业务系统应用监测中的项目管理

1、谈业务系统应用监测中的过程管控2014年11月前后参与了2个网省的业务系统应用监测试点工作，第一个网省是后期进入的，第二个网省从前期进入。回顾2个试点工作过程，结合系统集成项目管理理论，整理编制本文，希望形成可复制的过程管控体系，在后续系统应用监测工作中逐步得到验证并完善，从而将系统应用监测过程模式化，也为系统应用监测方法固化工具提供必要的前提条件，提高工具系统建设的有效性、可靠性。文章内容包括以下几个部分：l 任务分解，制定有效工作计划。l 过程可控，创建并维护跟踪矩阵。l 资源协调，合理团队构成保障可靠执行成果。l 预见风险，提前规避。1. 任务分解，制定有效工作计划任务分解是我们接受领导

2、安排的工作后必须执行的第一步。在这个基础上，我们才可能去讨论资源、成本，才可能谈进度、质量，才可能做到人尽其用，然后有了计划。任务分解、制定计划，这都是技术活。1.1. 任务分解的目的和原则任务分解的目的是达到：根据分解结果制定的工作计划可跟踪。可跟踪意味着计划是有效的，工作量的评估基本可参照，意味着把监测工作纷繁复杂的任务和关系理顺，由近及远一目了然。总的来说，成熟团队的任务分解颗粒度可以比不成熟团队的颗粒度粗，同样可以达到有效进度和质量控制要求，并且时间成本还会得到有效压缩。但不论什么团队，任务分解必须遵循以下原则：Ø 工作量可估算原则。如果任务分解的结果工作量仍不可估算，那么这

3、个任务分解的工作是失败的，停留在形式，不具有操作性。任务分解是为了计划，工作量是制定计划的基本依据。如果达不到这个原则的要求，就说明分解工作还需要继续深入。影响到这个原则遵从的因素主要来自于2个方面：一是不了解任务的具体要求、内容，专业知识不够，无法继续分解；二是任务前提还不清晰，输入情况不足以对任务状态进行评估。第一种情况，没有别的办法，进行任务分解的人必须进行相关专业知识或管理知识的学习，或通过组织专家研讨的方式缩短学习进程。切忌盲目拍脑袋评估工作量，“感觉”这个东西运气好的时候影响不大，运气不好就是给自己埋下的大坑。第二种情况，不需要刻意处理。计划是有时效性的，作为基础的任务分解也同样。

4、有2种处理方式，要么就放一个较大粒度的任务在这里，加以备注，这是等待的方式；要么就放不同输入情况下不同方案任务分支在这里，这是积极应对的方式。积极的方式更有利于对风险的规避，是建议的方式，但对于任务分解的人的经验、素质要求都会高些。Ø 单一责任人原则。任务分解并不是简单的把一项任务拆开成多项更细节的任务。在分解任务的过程中，必须对可以获取的资源或预期投入的资源进行分析和判断，并在脑海中形成任务与干系人之间的关系，对干系人参与任务执行的过程进行预判，以确定是否需要进一步细化。所以，任务分解的过程，其实也是对监测工作执行团队综合能力的审视过程，每项最终叶子节点任务参与者可以是多人，但责任

5、人仅能是一个，一个可以对任务执行结果负责、并向上汇报的人。1.2. 如何制定有效的工作计划任务分解按照我们所要求的原则完成了，下一步是制定有效的计划。计划是一个可持续改进的过程，前提是整体可控。1.2.1. 有效的标准我们编写过形形色色各种计划，我们都会说“制定有效计划”，那么有效的标准如何定义？Ø 能够帮助发现资源需求或问题。有人会问，制定计划的时候，不是资源是前提吗？其实，并不总是这样，我们会在编制计划过程中，根据任务分解的结果、任务执行的要求和领导对工作的进度要求去匹配和协调资源。根据进度和任务反推工作完成所需要的必要资源、最佳资源和最低需求，从而对现有资源进行评估，发现需求和

6、风险，寻求规避策略，如加班、借人，或缩小工作范围等，并向领导提出改进建议。脱离资源评估的计划，是无效的计划。Ø 发现进度安排中的风险。作为执行者，我们的目标是实现领导的要求，做出好的成绩，让领导满意、让自己满意。进度要求一般都是满意的最基本要求，所以通过制定计划的过程，发现进度安排中存在的风险，是有效计划的标准之一。进度的风险总是和资源紧密结合在一起。具体来说，风险往往来自于以下几个方面：首先是一人多责。一人多责意味着要更好的分配自己的时间、精力，考虑工作安排要更有综合性。要有较高的时间管理能力的人，才可能承担好这个角色。其次是并行的任务。任务并行意味着资源抢夺，所以资源的分配必须更

7、精准，这就要求承担并行或部分并行任务的人具有全局观，能够站在更高一层的视角考虑工作安排。再者是时间压缩。总体进度往往要求任务节点的时间进行压缩，而资源保障不可能是无限的，甚至本来就捉襟见肘，这个时候的风险眼见就会变成问题。“合理组织，优选高效”，这是理想的做法。加班是必须的，加班还要保证效率和质量，非常考验组织者的组织能力，激扬斗志，共同努力！如果可能，优化资源。把合适的人放在合适的岗位上是种艺术，会让周围的人都感觉赏心悦目。Ø 进度可执行、可跟踪。这条标准理论上在任务分解阶段已经得到保证，在这里是突出强调一下；同时，要求有人对计划的执行情况进行跟踪，而不是安排下去就结束了。计划是用

8、来执行的，不是用来的看的。所以，每个任务都应该有完成的标准，这个标准可量化、可参照。计划的跟踪建立在统一的认识基础之上，管理者和执行者之间对任务的统一认识、对完成标准的统一认识、对时间节点要求的统一认识。计划执行情况的跟踪一般都会借助工具，而不是靠自己年轻有力的大脑。后面提到的跟踪矩阵是一个简单易行的办法，没有太高的技术含量，当计划评审过后，安排一个最不起眼的人去跟踪都没有问题。Ø 明确的里程碑提示。几乎所有人都知道里程碑，都知道这是关键节点，必须掌握，不能随意变更。但不知道有没有人注意过，经常当领导突然问你“某某，那件什么什么事怎么样了”的时候，你往往不知道怎么回答？最简单明了的方

9、法，就是说“这个什么什么工作有什么什么里程碑点，目前已经进展到哪个里程碑，前面里程碑的主要成果是什么什么，质量如何如何”。一定要通过潜移默化，让团队每个人的脑海中都深深刻画里程碑的要求，在计划表上把里程碑用突出显眼的方式标示出来，时刻提醒大家眼前的目标和要求，这是很切实保证质量和进度的思想教育工作。1.2.2. 如何制定工作计划水到渠成，可以编制计划了。Ø 基于任务分解结果建立计划任务。任务分解的结果拿过来，作为计划的任务，标记里程碑节点。Ø 对可用资源进行评估，对任务工作量进行可靠评估。建一个不限格式的资源库，对团队成员的人、能力、状态进行评估，备用。对任务的工作量进行评

10、估。工作量以人日或人月为单位，其实隐含了对资源工作效率的预判，一般用中等标准进行估算。所以，对团队的整体能力一定要做好预判。Ø 指定资源，并对资源-工作量-进度要求之间满足度进行评估，明确资源需求、发现资源不足。最后把资源指定到任务，综合考虑后对日期进行调整，存在资源严重不足的进行标识，并以风险报告的方式呈现给领导，提出参考意见和建议。一个有效的计划初步制定完成。2. 过程可控，创建并维护跟踪矩阵领导关注的是结果，但我们必须通过控制过程来保证结果。跟踪矩阵是一个简单易行的过程控制工具。2.1. 跟踪矩阵的意义跟踪矩阵的目的是以计划为基础，对工作的过程进行跟踪记录，客观反映工作整体的进

11、展情况。通过揭示工作过程的各个环节，跟踪每个任务的进展、变化，协助积累监测过程信息和数据，实现过程监督，发现进度延误或工作范围变化等重要风险。2.2. 跟踪矩阵的定义跟踪矩阵应包含以下内容：监测场景、监测主题、2.3. 跟踪矩阵的使用如何填写跟踪矩阵，如何通过使用跟踪矩阵里的数据实现过程控制。3. 资源协调，合理团队构成保障可靠执行成果团队建设是最难的。现在社会以实际告诫所有人，爱人先要爱己，舍己先要舍人，“你都不疼自己了，还指望谁来疼你呢”。这样的精神世界里，团队协作所要求的舍己为人、集体主义、互爱互助都难很多。“要对得起你的工资”！这不是现在职场的主论调。所以，怎么能够让团队成员各司其职、

12、彼此契合，从而构成一个整体向前推进，就完全靠团队的leader，ta的能力、魅力、状态，同时，还要有一些运气，否则做计划的时候一定记得多留一些磨合和应对意外的时间。3.1. 最优团队构成最优的团队构成预期可获得较好的监测效果，利用同样的时间可能实现更多的监测点或进行更为深入的分析。总部指导人员：进行方向性的把握，避免网省公司开展工作时偏离预期方向。省运监人员：省应用监测组主要责任者、牵头人，是应用监测工作的组织者、协调者。信通人员：信通公司是信息系统的技术支撑单位，协调项目组相关资源必须通过信通公司。地市运监人员：充分发挥地市运监的优势，利用他们掌握的基层应用的情况，使应用监测工作更有针对性和

13、目的性。业务顾问：为系统应用监测工作提供业务支撑，在业务监测和应用监测之间架设桥梁，把握应用监测的业务方向，为业务监测做好支撑工作。3.1.1. 省运监人员省运监人员主要对系统应用监测工作进行组织和资源协调，因此对统筹协调能力要求比较高。3.1.2. 信通人员信通人员包括联系人和项目组人员2类。联系人主要负责沟通协调；项目组人员为应用监测提供技术保障，根据监测主题提出相关数据的提取方案，参与分析策略讨论等工作。3.1.3. 地市运监人员地市运监人员是系统应用监测工作的参与者。最理想的地市运监人员具有相关专业工作经验，深入了解地市相关专业工作情况、可能存在问题等，在应用监测方案设计阶段可以提出主

14、题或场景选择上的意见和建议，并可通过与业务顾问、项目组人员研讨，完善设计细节，形成可操作的设计成果，并执行监测分析过程。3.1.4. 业务顾问业务顾问可以来源于业务部门或项目组。一个良好的业务顾问可以帮助应用监测组快速定位问题、明确监测分析思路，在较短时间内将无效或监测意义不大的监测点排除掉，是有效控制监测范围、保证监测质量的要素之一。好的业务顾问应有非常强的工作积极性、参与性，能够基于省运监人员的工作安排、相关的信息资料，迅速判断预选的监测点的可行性和意义，从而在设计方案研讨过程中给出明确意见。3.2. 基本团队构成基本团队的构成能够保证应用监测工作按部就班的开展，监测成果满足监测要求。基本团队主要缺少了最优团队中业务顾问的角色，但仍然可以按照监测指南逐步完成监测数据的提取、监测分析等工作。3.3. 不同团队构成的利与弊几种典型的人员类型不同比例的差异。4. 预见风险，提前规避我们习惯对很多风险视而不见，也许，如果我们正视它，结果会更令人惊喜。4.1. 建立风险库一个人的智慧总是有限的，为了把有限的智慧汇聚成无限，可以建立风险库，把你的、我的、他的经验和智慧汇集起来，供大家共同使用。风险库的定义应该至少包括以下信息：Ø