照片档案整理方法

1、照片档案整理方法1照片档案整理流程照片档案整理流程 收集收集挑选照片挑选照片排列排列编号编号拟拟写说明写说明张贴张贴编页码编页码著录著录打打印目录印目录贴侧标签贴侧标签2 第一步、收集 收集范围收集范围:记录本单位主要职能活动和重要记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。工作成果的照片。 * *领导人和著名人物参加与本单位有关的领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的照片；重大公务活动的照片； * *本单位组织或参加的重要外事活动；本单位组织或参加的重要外事活动； * *记录本单位重大事件、重大事故及其他异记录本单位重大事件、重大事故及其他异常情况和现象的照片常情况和现象的照片;

2、* *3 第一步、收集 收集要求：收集要求： 应按照规定向本单位档案室或档案工作人应按照规定向本单位档案室或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有；有； 归档的数码照片应刻录成光盘，一式三套归档的数码照片应刻录成光盘，一式三套保存封存保管、供查阅利用、异地保存。保存封存保管、供查阅利用、异地保存。 收集时间：收集时间： 对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档及时整理，向档案室归档般在般在3个月内，并个月内，并尽量不跨年度。尽量不跨年度。4 第二步、挑选照片 对反映同一内

3、容的假设干张照片，应选择其主要对反映同一内容的假设干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。面完整、未加修饰剪裁等特点。5l主题不鲜主题不鲜明，可不明，可不归档归档。6l构图重复，构图重复，可选其一。可选其一。7l影像不清影像不清晰，不要晰，不要归档。归档。8 第三步、排列 按按“年度年度问题进行分类，在同一年度问题进行分类，在同一年度内按照片的问题结合形成时间排列。内按照片的问题结合形成时间排列。 注意：不要求区分保管期限，仅分为归档注意：不要求区分保管期限，仅分为归档与不归档两局部，归档的照

4、片保管年限为与不归档两局部，归档的照片保管年限为长期以上。长期以上。9 第三步、排列 、按形成时间、按形成时间专题组排列。专题组排列。 即将本单位的所有照片收集后，先排最早的年度，即将本单位的所有照片收集后，先排最早的年度，然后在一年内先排最早的某个活动或某个会议的然后在一年内先排最早的某个活动或某个会议的照片。照片。 2、每专题组照片排列张号。、每专题组照片排列张号。 例：在第例：在第1册内第一组照片有册内第一组照片有15张张 F 1 1 1 F 1 1 1510 第三步、排列 在第在第1册内第二组照片有册内第二组照片有6张照片，延续第张照片，延续第一组的照片编号，一组的照片编号， F 1

5、1 16 F 1 1 21 在第在第1册内排满照片后，再排第册内排满照片后，再排第2册。第册。第2册册的照片张号必须从的照片张号必须从1开始。开始。11 第三步、排列例：在第例：在第2册内第一组照片有册内第一组照片有10张张 F 1 2 1 F 1 2 10 在第在第2册内第二组照片有册内第二组照片有9张照片，延张照片，延续第一组的照片编号，续第一组的照片编号， F 1 2 11 F 1 2 19 第第2册排满照片后，再排第册排满照片后，再排第3册。册。 一组照片不可以排在两册中。一组照片不可以排在两册中。12这是一家企业收集到的所有照片。这是一家企业收集到的所有照片。13 将照片按不同的年度

6、分开。将照片按不同的年度分开。如如果每个年度的照片不多，在年度内果每个年度的照片不多，在年度内可以不分问题，直接按照片形成时可以不分问题，直接按照片形成时间排列归档。间排列归档。14 如果每个年度的照片较多，对如果每个年度的照片较多，对同一年度的照片按问题分开。同一年度的照片按问题分开。企业概况企业概况企业概况企业概况宣传营销宣传营销企业文化企业文化产品、商标产品、商标15 如果每个年度的照片较多，对同如果每个年度的照片较多，对同一年度的照片按问题分开。一年度的照片按问题分开。企业概况企业概况宣传营销宣传营销企业文化企业文化产品、商标产品、商标16第第1册册第第2册册第第3册册第第4册册第第5

7、册册第第6册册第第7册册 如果照片数量较多，可以一个年度组如果照片数量较多，可以一个年度组成数册。比方，成数册。比方，1999年的照片，共组成年的照片，共组成3卷。卷。 2000年的照片，组成年的照片，组成2册。册。 2001年的年的照片，组成照片，组成2册。册。17第第1册册第第2册册 如果照片数量不多，可以一个年度组成如果照片数量不多，可以一个年度组成1册，或者几个年度的照片组成册，或者几个年度的照片组成1册。册。18 第四步、编号 按按“类别号类别号册号册号张号的模式张号的模式 F 1 3 . 1 张号第三册的第一张张号第三册的第一张 册号第三册照片档案册号第三册照片档案 一级属类照片档

8、案一级属类照片档案 大类代字声像档案大类代字声像档案19照片号的格式照片号的格式l类别号：档案分类表中表示照片类别号：档案分类表中表示照片档案的代号。档案的代号。20照片号的格式照片号的格式l册号：按排列顺序对照片册从册号：按排列顺序对照片册从“1开始编制的流水号。开始编制的流水号。21照片号的格式照片号的格式l张号：格式一中的张号：格式一中的“张号是指在一本照片册内张号是指在一本照片册内对照片按排列顺序从对照片按排列顺序从“1开始编制的流水号；开始编制的流水号；l格式二中的格式二中的“张号是指在一个立档单位内对照张号是指在一个立档单位内对照片按排列顺序从片按排列顺序从“1开始编制的流水号。开

9、始编制的流水号。22 第五步、拟写说明 以一组照片为单位拟写总说明。以一组照片为单位拟写总说明。 总说明的内容：总说明的内容： 1、标题、标题根据本组照片的内容，由整理者拟出根据本组照片的内容，由整理者拟出标题。标题要概括出这组照片的根本内容，并作标题。标题要概括出这组照片的根本内容，并作为照片档案卷内目录的著录条目。为照片档案卷内目录的著录条目。 2、时间、时间 3、地点、地点 4、主要人物、主要人物 5、根本内容、根本内容 6、注明本组照片共多少张照片。、注明本组照片共多少张照片。 整理时，用白纸尺寸可大于整理时，用白纸尺寸可大于3R照片将上述内照片将上述内容打印，贴在这组照片的上方容打印

10、，贴在这组照片的上方23 第五步、拟写说明 以每张照片为单位拟写小说明以每张照片为单位拟写小说明 位置：在照片的右侧、左侧或正下方位置：在照片的右侧、左侧或正下方24 第六步、张贴 用白乳胶，正反两面粘贴照片用白乳胶，正反两面粘贴照片 整齐美观整齐美观 留位张贴总说明和小说明留位张贴总说明和小说明25竖式说明的粘贴方法竖式说明的粘贴方法26横式说明的粘贴方法横式说明的粘贴方法27 三照片的粘贴方法实例：芯页正面装订线总说明每张照片说明页码照片28 三照片的粘贴方法实例：芯页反面装订线每张说明照片2930 第七步、编页码 在照片档案薄正面的右上角、反面的左上角盖在照片档案薄正面的右上角、反面的左

11、上角盖页码，目录页不用编页码。页码，目录页不用编页码。31第八步、著录 照片名称：照片名称：根据本组照片的内容，由整理者拟出的标题名根据本组照片的内容，由整理者拟出的标题名称。称。 照片号：照片号：是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，例如的一组字符代码，例如:机关的档案分类中照片的编号方机关的档案分类中照片的编号方法，法，F111 参见号：参见号：参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。案的档号。 时间：时间：照片的拍摄时间照片的拍摄时间 填写格式：填写格式：2006年年4月月

12、10日写成日写成20060410。 摄影者：摄影者：摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。 文字说明：文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。版权、来源等。3233第八步:著录34第九步、打印目录一

13、式二份 照 片 档 案 卷 内 目 录类别号F1案卷号1照片号照 片 题 名拍 摄 时 间照 片所 在页 号底片所在卷 号页 号 底 片 号备 注F1-1.11993年5月14日三水市社会保险事业局成立全局工作人员留影1993.5.141F1-1.291994年10月12日三水市社会保险事业局在西南镇工人文化宫举行三水市退休职工庆祝广东省第六届老人节游园活动1994.10.122F1-1.101995年春节醒狮队在三水市社会保险事业局门前采青1995.211F1-1.111998年6月20日三水市社会保险事业局与中国工商银行三水市支行举行市属企业离退休人员养老金社会发放会议1998.6.2012F1-1.12201998年6月20日三水市社会保险事业局在西影广场开展宣传广东省社会养老保险条例广东省社会工伤保险条例咨询活动1998.6.1913/1835 第十步、贴侧标签36*大幅照片的管理 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如定在专用的纸板上，再