做一个合格的秘书

1、如何做一个合格的秘书摘要:随着社会的发展, 办事的技巧越来越成为社会组织维系生存和 开拓发展的重要手段。 工作人员通过做事表现得体、 自如的个人风度, 不仅能给交际者留下美好的印象,而且能由此反映出组织的良好形 象。 秘书工作亦是如此, 秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个 部门或机构的形象及竞争力,因此作为秘书,做好办事、办文、办会 工作是很重要的。关键词:秘书 办事 办会 办文 合格秘书的工作繁杂、琐碎,辛苦又重要。在企业中秘书起着 承上启下的作用,是上司与员工之间的纽带。秘书还要能够 正确理解上司的意图,替上司过滤重要的事物。另外,秘书 是辅助型角色,而不是决策型角色,所以把握分寸是关

2、键。 秘书是传统的职业之一,就是负责掌管文档、安排事务并协 助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常 繁琐,大致有:接听电话,向电话询问者提供信息,记录留 言,转接电话; 收发与回复日常邮件; 撰写会议通知、会 议记要、日常信件和工作报告 ;会谈、会务安排;安排商 务旅行,做好预订工作; 将信件及其他记录归档;备份信 件及其他文档; 接待访客;采购、分发和控制办公用品等 等。这些都是秘书的基本工作。归类总结一下就是办事办文办会。如果做好这些我认为就可以说是合格的秘书了。 办事、办文、办会是各级机关尤其是秘书经常性的工作, 是秘书必须熟练掌握的基本功,也是各级领导常讲常抓的老 问题。

3、我们常用快、准、细、严、实概括秘书工作的标准和 要求。体现在具体工作中,就是三句话:办事要快捷,办文 要精确,办会要细致。用一般要求来讲,就是办事无遗漏, 办文无错漏,办会无纰漏。秘书办事、办文、办会主要包括以下六个方面的工作:一、请示报告工作。请示报告是秘书一项经常性工作。所 谓请示,是下级机关在工作中遇到问题,需要上级领导机关 给予答复和审批,而向上级领导机关提出的请示;报告是下 级机关向上级机关所作的情况反映和汇报。请示须在事前或 工作进程中进行,待上级批准后执行;报告通常在某项工作 完成和结束后进行。这就是我们常说的“事前要请示,事后 要报告”。请示报告主要分书面和口头两种形式。书面请

4、示 有两种:一种是请求批准性请示,指的是在本级对某一事项 无权解决或无权做出决策而请求领导或上级给予指示或批 准时提出的请示。另一种是请求解决性请示,指的是在本级 对某一事项无力解决而请求领导或上级给予具体帮助时提 出的请示。书面报告分三种:一是工作情况报告。二是建议 性报告。三是检讨性报告。另外请示报告也常遇到一些问题。请示报告工作程序性很 强,在实际工作中最常遇到的问题有 4个:1、程序遗漏。 一项工作请示后应该进行的阶段和步骤没有进行。往往有 “死角”、有“缺口”。比如承办一份文电,呈报领导后, 不注意及时把领导的指示意见及时反馈给部门领导,造成工 作被动。 2、程序简化。处理某一项工作

5、,图省事、怕麻烦, 故意简化工作程序;有的凭主观经验和习惯办事。 3、程序 异化,改变程序规定。办事情搞“变通”,该文字传阅的以 口头代替;该开会研究的以传阅代替;该通知机关的却通知 领导。 4、程序繁琐。简单的程序繁琐化,一般的问题复杂 化。有的不论大小、份量轻重,动不动建议领导挂帅,成立 小组,人为增加工作程序;有的一般性工作也要建议开会研 究,要领导审批。同时请示报告也应注意和把握这些问题。 俗话说:“没有规矩不成方圆。” 请示报告是一项程序性 较强的工作。漏项、缺项、错项、都会影响工作质效。必须 注意和把握以下几点:1、不能拖而缓报。对大事、要事、 急事要及时请示报告,需要领导了解和掌

6、握的一般性工作, 也要及时请示报告,不能拖拖拉拉,慢慢腾腾。 2、不能越 级行事。对需要请示和报告的问题,不能越级行事。部门领 导不在时,要想方设法联系,距离太远可通过电话,把主要 精神作以陈述,得到许可后,再逐级请示报告。 3、不能多 变请示。一件事情请示一位领导不同意后,又去请示另一位领导,这样做极易造成领导之间的误解和矛盾。 4、不能有 头无尾。请示工作要做到有头有腰有尾。 5、不能重能轻德。 不仅要有较强的业务能力,还要有高尚的道德品质。不能在 领导之间乱传话,打着领导的旗号乱办事,更有甚者模仿领 导笔迹乱签字等等。二、使用电话。随着信息技术的发展和工作节奏的加快, 电话在机关工作中的

7、作用越来越显得重要。正确使用电话是 一门基本功,也是一门艺术。使用的好,能增加工作效率, 提高工作质量,使用不好,既会误事漏事,又会影响上下、 内外的团结和谐。 根据我的体会, 使用电话应注意以下几点: (一接听要仔细,记录要认真。对来自直接领导和上下级 以及地方有关部门的电话,首先要问清单位、姓名和职务, 连同电话内容一一记清。(二态度要和蔼,语言要文明。 应提倡文明用语。 等对方放下电话, 你再放, 以示尊敬。 (三 处理要及时,办理要到位。紧急、重要电话及时办。一般性 电话抓紧办。业务性电话积极办。讲话内容要保密。三、陪同领导。陪同领导活动是秘书常遇到的事情。陪 同领导活动要注意做到四点

8、:(一精心做好出发准备。当 接受任务后,首先,要弄清领导到哪去、干什么、怎么走、 什么时间走、怎样活动。努力做到“五清”:领导活动的时 间清、地点清、方式清、日程清、任务清。其次,要熟知所 去单位的基本情况、行车路线和路况,特别是陪同刚到本单位工作的领导,更要注意这些。同时,做到领导所询问的问 题能回答上来,领导有疑问的能解释清楚,领导拿不准的问 题能提出建议。第三,安排车辆或订购车票,通知或联系所 去单位,讲清出发时间、到达时间、人员、工作任务和活动 日程。第四,根据领导指示和意图拟定活动计划。第五,准 备好生活用品。必要时可根据以上情况列出详细的活动日 程,确保不误时、不误事。(二细心安排

9、各项活动。 要 想在领导前, 谋在领导先。 (三 尽心尽力办好每一件小事。 作为陪同人员要注意小节,注意礼节,严格自身要求,树立 良好形象。(四、用心搞好归队汇报。注意留心掌握领导 想什么、讲什么、抓什么、作为秘书应该做什么。四、接待工作。接待工作是一个单位的门面,是透视一 个单位作风的窗口,也是联系和增进感情的纽带。搞好接待 还是为上级领导机关和来访者创造良好工作环境的前提。所 以,作为一名秘书绝不能把它看作是一件小事,应以高度负 责的态度认真做好。一般接待程序通常分三个阶段:一是准 备阶段,二是实施阶段,三是收尾阶段。一般应做好以下工 作:1、了解情况。当受领任务后,首先弄清对方的人数、

10、职务、乘座车种(车次、到达时间、活动意图、可能停留 的时间及我方领导在接待方面的意图和要求,视情协调管理 部门安排好食宿。 2、搞好迎接。事先在来人预定到达的车 站、码头、机场等候,对带车来的、职务比较高、路线不熟悉的，建议在明显的路口、标志物或开阔地等候。客人安排 就绪后，要及时向领导报告，双方领导接触时，要向对方介 绍我方领导的身份。3、安排活动。及时通知所到单位做好 相应准备。对上级领导临时改变活动方式和工作安排的，处 置要灵活，并及时报告领导。4、组织送行。提前了解客人 返程的时间、预订好车票（机票、船票），预先准备好车辆， 通知我方领导送行。如到下一个单位活动，要及时通知客人 所去单

11、位按时迎接。同时接待中我们还需注意的几个问题， 无论什么样的接待，都应坚持做到：热情、周到、朴实、勤 俭。要思想端正。不管接待对象从哪里来、来干什么、职务 大小、有无权势，都要一视同仁，笑脸相迎，欢颜相送。另 外要做到住宿安排细心，陪同活动细心，迎来送往细心。同 时要吃苦耐劳。接待是一个苦差事，人家休息自己忙，遇到 一些矛盾和棘手问题，往往很难处理，稍有疏忽可能还要受 埋怨、挨批评。 五、处理文电。文电是秘书开展工作的重要工具，通 过文电指导工作是秘书发挥职能作用的基本途径。因此，及 时正确地处理好各类文电。按文件处理要求划分，可分为需 办和参阅、急件和平件；按内容保密要求划分，可分为绝密、

12、机密、秘密和普通文件。处理文电要注意做到以下三点：一 是办理要及时。二是表达要准确。三是文电要保密。 六、承办会务。所谓会务，就是承办会议事务性的工作。 办会能力的强弱，直接关系到会议效果，关系到上级意图能 否得到圆满实现，还直接影响着上级的声誉。所以，提高办 会能力是加强机关建设的一个重要方面。会议的类型繁多。 由于会议的作用和规模不同，会务工作重点和要求也必然各 有侧重，但基本的工作套路大同小异，一般分为会前准备、 会间服务和会后处理三个阶段。1、会前准备工作的主要内 容和程序。准备阶段主要有六个方面：（1）制定会议方案。 一般包括下列内容：会议名称、指导思想、会议时间、会议 日程、会场地

13、点等。（2）起草会议文件。主要包括工作报 告、领导讲话、经验材料、汇报提纲、通知和会议须知等。 会议须知的内容比较多、比较具体，主要包括：日程安排、 会议编组、作息时间、住宿房间、就餐桌位、会务组房间及 电话号码、文化生活安排、注意事项。负责起草文件要特别 注意四点：一是吃透上级精神、领会领导意图；二是紧扣会 议主题；三是了解掌握单位的情况；四是早动手、早呈送。 （3）搞好协调保障。大型会议保障任务重，要组织召开协 调会，明确分工、明确时限、明确责任、明确要求。要成立 筹备处，下设会务组、材料组、宣传组、后勤保障组（包括 医务人员）、安全保卫组等。会议开始后，筹备处即转为大 会秘书处。办中小型

14、会议则不必设筹备处，只需安排几个固 定的人负责会务工作即可。（4）下发会议通知。会议通知 一般包括：会议名称、主要内容、参加人员、报到时间、会 期、会址、着装、注意事项。注意事项主要有需要携带的材 料或物品，提前报告与会者名单，报到的方式和时间，是带 车、还是乘坐火车和公共汽车，以便安排接站。（5）报告 上级。（6）设置会场。主要是三项工作：一是布置主席台。 主要包括悬挂会标（会标要悬挂于主席台前沿上方）、摆放 背景、排定座次、架设并调试话筒。主席台座次要按照“中 为主、左为上”的惯例排定，按照编制序列安排。如上级领 导参加会议，应安排中间就座，拿不准的要及时请示。二是 会场座区的布置。按照与会人员的多少摆放桌椅，一般要将