合同归档管理办法(董巧婷讲义)

1、石家庄铁道学院 管理工程系 董巧婷1合同归档管理石家庄铁道学院管理科学与工程系董巧婷 教授Email:；石家庄铁道学院 管理工程系 董巧婷2课程主要内容介绍课程主要内容介绍合同合同归档的含义（归档的含义（静态与动态静态与动态）、作用与意义）、作用与意义合同归档管理（建设工程文件归档整理规范合同归档管理（建设工程文件归档整理规范 ）文档管理的职责文档管理的职责文件归档总体要求文件归档总体要求 文件归档的形式与范围文件归档的形式与范围 保存期保存期 文档资料的保管期限根据重要程度和资料类型确定。文档资料的保管期限根据重要程度和资料类型确定。采购文件保存期限为从采购结束之日起至少十五年。采购文件保存

2、期限为从采购结束之日起至少十五年。石家庄铁道学院 管理工程系 董巧婷3文档（件）交接文档（件）交接 归档文件交接时，由文档管理人员按照文档管理的统一编号归档文件交接时，由文档管理人员按照文档管理的统一编号登记备案，注明交接人及交接时间，并由经办人签字确认。登记备案，注明交接人及交接时间，并由经办人签字确认。应设立专门的文档存放区域，配备文档存放、保管所需的设应设立专门的文档存放区域，配备文档存放、保管所需的设备用品，保证文档存放具备良好的环境及安全防范措施。备用品，保证文档存放具备良好的环境及安全防范措施。文档借阅文档借阅 文档归还文档归还归还文档须经文档管理人员核对无误后，文档资料方可再次归

3、归还文档须经文档管理人员核对无误后，文档资料方可再次归档。文档资料在借阅过程中出现散乱、缺页、丢失的应追究借档。文档资料在借阅过程中出现散乱、缺页、丢失的应追究借阅人责任，情节严重者予以处罚。阅人责任，情节严重者予以处罚。 石家庄铁道学院 管理工程系 董巧婷4文档管理的职责（文档管理的职责（制度制度） 认真执行文档管理的认真执行文档管理的相关规定相关规定，及时，及时收集、汇总、分析收集、汇总、分析需归档需归档的文件资料，按照归档要求加以核对、系统整理，组成保管单元的文件资料，按照归档要求加以核对、系统整理，组成保管单元（卷、册、袋、盒）。（卷、册、袋、盒）。建立健全建立健全文档簿记登记制度文档

4、簿记登记制度，及时登记文档的归档、借阅、归及时登记文档的归档、借阅、归还、销毁等相关事宜还、销毁等相关事宜。注重文档资料的平时维护，经常检查文档的保管情况，及时发注重文档资料的平时维护，经常检查文档的保管情况，及时发现保管隐患，提出补救措施。现保管隐患，提出补救措施。接受领导及相关部门的监督、检查，逐步完善文档管理工作制接受领导及相关部门的监督、检查，逐步完善文档管理工作制度，确保文档安全和方便利用，提高文档管理工作水平。度，确保文档安全和方便利用，提高文档管理工作水平。相关工作人员应注意各类文档资料的及时收集、整理。相关工作人员应注意各类文档资料的及时收集、整理。石家庄铁道学院 管理工程系

5、董巧婷5文件归档的形式与范围文件归档的形式与范围形式形式文书资料以文书资料以A4版式为统一尺寸，图纸宜采用国家标准图幅；版式为统一尺寸，图纸宜采用国家标准图幅；照片、磁带、碟片等影像资料应注明内容、时间、地点及主要参加人员等；照片、磁带、碟片等影像资料应注明内容、时间、地点及主要参加人员等；所有归档的文字资料的手写体部分必须采用耐久性强的书写材料，如碳素墨所有归档的文字资料的手写体部分必须采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔复写纸、铅笔等。笔复写纸、铅笔等。文字

6、清晰，一般应为原件归档。文字清晰，一般应为原件归档。工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；图纸一般工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备；图纸一般采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，一般不使用计算机出图的复印件。采用蓝晒图，计算机出图必须清晰，一般不使用计算机出图的复印件。 文档资料以电子文档的方式保存的，应进行备份，并将备份与原件分别保存。文档资料以电子文档的方式保存的，应进行备份，并将备份与原件分别保存。范围范围凡与合同管理工作相关的、具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料，凡与合同管理工作相关的、具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料，均属合同管理文

7、档的归档范围，具体包括合同协议书及所有的附件和合同中所均属合同管理文档的归档范围，具体包括合同协议书及所有的附件和合同中所有提到的文件。有提到的文件。石家庄铁道学院 管理工程系 董巧婷6文件归档总体要求文件归档总体要求文件归档管理单位，对合同管理过程中的有关文件文件归档管理单位，对合同管理过程中的有关文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁；应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁；有关单位应安排专人负责文件资料的保管及存档，有关单位应安排专人负责文件资料的保管及存档，并单独存放，建立目录，除工作检查外不得带出单位，并单独存放，建立目录，除工作检查外不得带出单位，确保文件及资料保存完好

8、、完整并不被外泄；确保文件及资料保存完好、完整并不被外泄；所有归档的文件资料的借阅及查询应办理有关手续，所有归档的文件资料的借阅及查询应办理有关手续，对于重要的、涉及机密的文件资料不得翻拍、复制及对于重要的、涉及机密的文件资料不得翻拍、复制及涂写。涂写。石家庄铁道学院 管理工程系 董巧婷7文档借阅文档借阅各单位内部工作人员因公借阅文档，需由经办人在文档借阅各单位内部工作人员因公借阅文档，需由经办人在文档借阅登记簿上登记后，方可查阅；重要会议记录、纪要，保密文件登记簿上登记后，方可查阅；重要会议记录、纪要，保密文件等重要资料借阅时，须经文件归档部门负责人审核批准；等重要资料借阅时，须经文件归档部门负责人审核批准；单位外部人员一律不得直接借阅本单位的合同文件归档资料，单位外部人员一律不得直接借阅本单位的合同文件归档资料，确需借阅的应由有关负责人批准，由合同管理工作人员代借并确需借阅的应由有关负责人批准，由合同管理工作人员代借并注明借阅人；注明借阅人；借阅文档的人员，应对所借阅文档的安全、保密、完整负责，借阅文档的人员，应对所借阅文档的安全、保密、完整负责，不得擅自拆卷、翻拍照、复制或在文件上涂改、乱划；不得擅自拆卷、