第六章Access数据库报表的创建和使用

1、6.16.1 报表概述报表概述6.26.2 创建报表创建报表6.36.3 报表的再设计报表的再设计6.46.4 排序和分组排序和分组6.56.5 子报表子报表第六章第六章 报表的创建和使用报表的创建和使用小节学习目标：学习目标： 了解报表的功能与类型；了解报表的功能与类型； 能够使用向导创建报表并对报表能够使用向导创建报表并对报表进行再设计；进行再设计； 能够对报表中的数据进行排序与能够对报表中的数据进行排序与分组；分组；6.1 6.1 报表概述报表概述6.1.16.1.1 报表的功能报表的功能6.1.26.1.2 报表的结构报表的结构6.1.36.1.3 报表的视图报表的视图6.1.46.1

2、.4 报表的类型报表的类型返回6.1.1 6.1.1 报表的功能报表的功能 报表是报表是AccessAccess用来打印数据库信息的对用来打印数据库信息的对象。它的象。它的主要功能主要功能就是根据需要将数据库中就是根据需要将数据库中的有关数据提取出来进行整理、分类、汇总的有关数据提取出来进行整理、分类、汇总和统计，并以要求的格式打印出来。报表可和统计，并以要求的格式打印出来。报表可以打印输出表、查询或窗体中的数据。以打印输出表、查询或窗体中的数据。 报表报表和和窗体窗体这两种对象有着本质的区别：这两种对象有着本质的区别：报表只能报表只能查看查看数据，而窗体可以数据，而窗体可以改变改变数据源数据

3、源中的数据。中的数据。 返回56.1.2 6.1.2 报表的结构报表的结构报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以报表的结构和窗体类似，也由节组成。报表可以包含这些节：主体、报表页眉、报表页脚、页面包含这些节：主体、报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚、组页眉和组页脚。页眉、页面页脚、组页眉和组页脚。返回主体主体页面页眉页面页眉报表页脚报表页脚报表页眉报表页眉页面页脚页面页脚6 报表页眉报表页眉/ /页脚、页面页眉页脚、页面页眉/ /页脚都可以通过页脚都可以通过“视图视图”菜单选定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有在创菜单选定显示或不显示。而组页眉和组页脚只有在创建分组报表时根据需要显示。

4、一个报表通常包含多页，建分组报表时根据需要显示。一个报表通常包含多页，整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚整个报表只有一个报表页眉和一个报表页脚，通常作，通常作为整个报表的封面和封底。为整个报表的封面和封底。 每一页由主体、页面页眉和页面页脚组成。每一页由主体、页面页眉和页面页脚组成。 组页眉和组页脚数随有无分组和分组的层数多少而定，组页眉和组页脚数随有无分组和分组的层数多少而定，其名称也随具体分组字段而定。其名称也随具体分组字段而定。 报表中，报表中，主体是不可或缺的主体是不可或缺的。绝大多数报表都有页面。绝大多数报表都有页面页眉和页面页脚。简单的报表可以没有报表页眉和报页眉和页面页脚。简

5、单的报表可以没有报表页眉和报表页脚。不分组的报表没有组页眉和组页脚。表页脚。不分组的报表没有组页眉和组页脚。7 主体是报表的主要组成部分，用来显示报表数主体是报表的主要组成部分，用来显示报表数据源中的记录。据源中的记录。 报表页眉是报表的首部，用来报表页眉是报表的首部，用来显示报表标题、显示报表标题、报表徽标、单位或部门名称、日期和说明性文报表徽标、单位或部门名称、日期和说明性文字等信息。字等信息。 报表页脚是报表的尾部，报表页脚是报表的尾部，用来显示整个报表的用来显示整个报表的统计数据统计数据、日期和说明性文字等信息。、日期和说明性文字等信息。 页面页眉在每一页的顶部，用来显示列标题、页面页

6、眉在每一页的顶部，用来显示列标题、页码、日期等信息。页码、日期等信息。8 页面页脚在每一页的底部，用来显示页页面页脚在每一页的底部，用来显示页面摘要、页码、日期和本页汇总数据等面摘要、页码、日期和本页汇总数据等信息。信息。 组页眉在组的明细部分的最前面，用来组页眉在组的明细部分的最前面，用来显示分组字段等分组信息。显示分组字段等分组信息。 组页脚在组的明细部分的最后面，用来组页脚在组的明细部分的最后面，用来显示分组统计数据等分组信息显示分组统计数据等分组信息96.1.3 6.1.3 报表的视图报表的视图 Access Access数据库的报表有数据库的报表有3 3种视图：种视图：设计视图设计视

7、图、打印预览视图打印预览视图和和版面预览视图版面预览视图。返回10“设计设计”视图视图 在在“数据库数据库”窗口选定某个报表后单击窗窗口选定某个报表后单击窗口上部的口上部的“设计设计”按钮，就打开了窗体的按钮，就打开了窗体的“设计设计”视图。视图。 “设计设计”视图用来创建或再设计报表视图用来创建或再设计报表。11“打印预览打印预览”视图视图 “打印预览打印预览”视图用来查看将在报表的每一页上显示视图用来查看将在报表的每一页上显示的数据。的数据。 在在“数据库数据库”窗口选定某个报表后单击窗口上部的窗口选定某个报表后单击窗口上部的“预览预览”按钮，就打开了报表的按钮，就打开了报表的“打印预览打

8、印预览”视图。视图。12“版面预览版面预览”视图视图“版面预览版面预览”视图用来查看报表的版面设置，其中视图用来查看报表的版面设置，其中只包括报表中部分数据，所以运行速度比打印预只包括报表中部分数据，所以运行速度比打印预览要快。览要快。单击工具栏中的单击工具栏中的“视图视图”按钮可以实现报表的按钮可以实现报表的“设计设计”视图、视图、“打印预览打印预览”视图间的直接转换。视图间的直接转换。但要转换为但要转换为“版面预览版面预览”视图则只能单击工具栏视图则只能单击工具栏中中“视图视图”按钮右侧的下拉箭头后选取按钮右侧的下拉箭头后选取. .返回节136.1.4 6.1.4 报表的类型报表的类型在在

9、AccessAccess中，常用的报表可分为中，常用的报表可分为以下几种类型：以下几种类型： 明细报表；明细报表； 汇总报表；汇总报表； 交叉列表报表；交叉列表报表； 图表式报表；图表式报表； 标签式报表。标签式报表。返回节141 1、明细报表、明细报表152 2、汇总报表、汇总报表汇总报表显示报表数据源中相关记录的汇总数据汇总报表显示报表数据源中相关记录的汇总数据 。 图中所显示的报表中只包含按班级汇总的最高分和平均成绩。这图中所显示的报表中只包含按班级汇总的最高分和平均成绩。这个报表是按个报表是按“班级名称班级名称”分组的，在组页眉和页脚部分放置了汇总控分组的，在组页眉和页脚部分放置了汇总

10、控件。该报表隐藏了主体部分的控件。件。该报表隐藏了主体部分的控件。163. 交叉表报表 交叉列表报表是基于交叉表查询的报表，其数交叉列表报表是基于交叉表查询的报表，其数据的组织形式和交叉表一样。据的组织形式和交叉表一样。 图中给出的图中给出的“学生选课交叉列表学生选课交叉列表”报表的数据源是报表的数据源是“学生选课交叉表查询学生选课交叉表查询”。174. 4. 图表式报表图表式报表 图表式报表将报表数据源中的数据以图形方图表式报表将报表数据源中的数据以图形方式形象直观地表示出来。式形象直观地表示出来。18 上图为学生课程成绩按班级汇总的平均上图为学生课程成绩按班级汇总的平均成绩图表。成绩图表。

11、 图表中的水平坐标按图表中的水平坐标按“课程名称课程名称”分类，分类，图表数据是按班级汇总的课程平均成绩。此图表数据是按班级汇总的课程平均成绩。此图表清楚地显示每一个班各门课程成绩的相图表清楚地显示每一个班各门课程成绩的相对好坏。对好坏。 195. 5. 标签式报表标签式报表 标签式报表就是将报表数据源中少量标签式报表就是将报表数据源中少量数据以标签的方式组织在一起。下图就是数据以标签的方式组织在一起。下图就是一个邮政标签实例。一个邮政标签实例。6.2 6.2 创建报表创建报表 在在“数据库数据库”窗口选中报表对象，然后单窗口选中报表对象，然后单击击“新建新建”按钮就打开了按钮就打开了“新建报

12、表新建报表”对话框。对话框。返回21 报表报表只能有一个数据源只能有一个数据源。如果报表所需。如果报表所需的数据存储在多个表上，则必须先创建的数据存储在多个表上，则必须先创建一个基于多个表的查询，然后再以这个一个基于多个表的查询，然后再以这个查询为数据源创建报表。查询为数据源创建报表。 一般情况下一般情况下基于查询创建报表比基于表基于查询创建报表比基于表要好要好，这样做所返回的数据集会尽可能，这样做所返回的数据集会尽可能小，因而性能得到提高。小，因而性能得到提高。22本节内容本节内容6.2.1 自动创建报表自动创建报表6.2.2 使用报表向导创建报表使用报表向导创建报表6.2.3 使用向导创建

13、标签使用向导创建标签6.2.4 使用向导创建图表报表使用向导创建图表报表236.2.1 6.2.1 自动创建报表自动创建报表例例6-16-1 以以“学生情况学生情况”表为数据源建立名表为数据源建立名为为“学生情况表格式学生情况表格式1”1”的报表。的报表。返回节操作步骤：操作步骤： (1) (1) 打开打开“学生管理学生管理”数据库，选报表对象，单击数据库，选报表对象，单击“新建新建”按钮；按钮； (2) (2) 在打开的在打开的“新建报表新建报表”对话框中选择对话框中选择“自动创自动创建报表：表格式建报表：表格式”； (3) (3) 选定数据源；本题是选定数据源；本题是“学生情况学生情况”表

14、；单击表；单击“确定确定”按钮。按钮。6.2.2 使用报表向导创建报表使用报表向导创建报表返回节报表的特点是数据多、布局要求高，如果完全靠报表的特点是数据多、布局要求高，如果完全靠手工设定每一个控件会十分繁杂而枯燥。利用自手工设定每一个控件会十分繁杂而枯燥。利用自动报表功能创建报表虽然快捷，但格式单调。使动报表功能创建报表虽然快捷，但格式单调。使用向导创建报能避免上述两种方法的不足之处，用向导创建报能避免上述两种方法的不足之处，是是创建报表最主要的方法创建报表最主要的方法。使用向导创建报表，可以通过系统提供的一系列使用向导创建报表，可以通过系统提供的一系列对话框，输入自己的设计思想，依靠系统自

15、动完对话框，输入自己的设计思想，依靠系统自动完成报表的设计。如果系统生成的报表不够理想，成报表的设计。如果系统生成的报表不够理想，还可以还可以在在“设计设计”视图中视图中进行进行再设计再设计。25例例6-26-2 以以“班级简况班级简况”表为数据源使用向导创建名表为数据源使用向导创建名为为“班级简况纵栏表班级简况纵栏表1”1”的报表，包括所有字段。的报表，包括所有字段。操作说明操作说明：在：在“报表向导报表向导”对话框之三中（下页图）对话框之三中（下页图）设置排序字段，最多可以按设置排序字段，最多可以按4 4个字段排序，既可个字段排序，既可升序也可降序（单击升序也可降序（单击“升序升序”或或“

16、降序降序”按钮切按钮切换）；本题设置换）；本题设置“班级代号班级代号”为唯一的为唯一的排序字段排序字段，以以升序升序排序。排序。例6-3 分组（下页）例例6-36-3 以以“学生情况学生情况”表为数据源使用向导创建表为数据源使用向导创建名为名为“向导创建学生情况向导创建学生情况1”1”的报表，包括所有的报表，包括所有字段，以字段，以“班级代号班级代号”为唯一为唯一分组字段分组字段，布局方，布局方式为式为“分级显示分级显示1”1”。操作说明：操作说明：(1) (1) 在在“报表向导报表向导”对话框之二（下页图）中确定是对话框之二（下页图）中确定是否添加分组级别；如果是多级分组，还可以对分组字段否

17、添加分组级别；如果是多级分组，还可以对分组字段的优先级进行调整；本题就以系统预设的的优先级进行调整；本题就以系统预设的“班级代号班级代号”作为唯一的分组字段作为唯一的分组字段 。(2) (2) 在打开的对话框之三中设置排序字段在打开的对话框之三中设置排序字段 。(3) (3) 在在“报表向导报表向导”对话框之四（下页图）中设置报表的对话框之四（下页图）中设置报表的布局方式；本题在布局方式；本题在“布局布局”选项组中选择选项组中选择“分级显示分级显示1”1”选项，其它组取默认设置选项，其它组取默认设置 。关于使用向导创建报表的几点说明：关于使用向导创建报表的几点说明：(1) (1) 例例6-26

18、-2与例与例6-36-3最大的不同是：前者最大的不同是：前者没有分组，后者有分组。因此导致了没有分组，后者有分组。因此导致了“报表向导报表向导”对话框之四中布局的选项对话框之四中布局的选项不同。在没有分组的情况下，报表可以不同。在没有分组的情况下，报表可以选择的布局有纵栏表、表格、两端对齐选择的布局有纵栏表、表格、两端对齐3 3种。在有分组的情况下，报表可以选种。在有分组的情况下，报表可以选择的布局是另外择的布局是另外6 6种。种。(2) (2) 对话框之二中，对话框之二中， 按钮和按钮和 按钮分别用来添加和按钮分别用来添加和删除分组字段（双击字段名也行）。上箭头按钮和删除分组字段（双击字段名

19、也行）。上箭头按钮和下箭头按钮用来对分组字段的优先级进行调整。在下箭头按钮用来对分组字段的优先级进行调整。在这个对话框中，单击这个对话框中，单击“分组选项分组选项”按钮可以对分组按钮可以对分组字段的字段的“分组间隔分组间隔”属性进行设置。属性进行设置。“分组间隔分组间隔”属性会根据分组字段的不同数据类型给出不同的选属性会根据分组字段的不同数据类型给出不同的选项。对文本型字段，分组间隔有项。对文本型字段，分组间隔有“普通普通”、“第一第一个字母个字母”等选项。等选项。“普通普通”选项表示按整个字段值选项表示按整个字段值进行分组。如班级代号有进行分组。如班级代号有“10101”10101”和和“1

20、0102”10102”等，等，如果想按如果想按“101”101”分组，则应选择分组间隔中的分组，则应选择分组间隔中的“三三个首写字母个首写字母”，如下页图所示。，如下页图所示。(3) (3) 因为报表所基于的查询可能设定了排序，所以最因为报表所基于的查询可能设定了排序，所以最好在第好在第(2)(2)步的对话框之三中为报表设定排序，用以步的对话框之三中为报表设定排序，用以代替原来的排序。代替原来的排序。(4) (4) 第第(2)(2)步的对话框之三中还可以单击步的对话框之三中还可以单击“汇总选汇总选项项”，打开，打开“汇总选项汇总选项”对话框（下页图）对可汇总对话框（下页图）对可汇总的字段选择汇

21、总项。的字段选择汇总项。346.2.3 6.2.3 使用向导创建标签使用向导创建标签 标签以卡片式的小区域表示一些少量数据，标签以卡片式的小区域表示一些少量数据，通常用于名片、地址和各种标签。通常用于名片、地址和各种标签。 例例6-46-4 以以“学生管理学生管理”数据库中的数据库中的“学生情况学生情况”表为数据源，建立一个名为表为数据源，建立一个名为“学生情况标签学生情况标签1”1”的标签式报表。的标签式报表。返回节操作说明：操作说明：(1)(1)在打开的在打开的“标签向导标签向导”对话框之一（下图）中对话框之一（下图）中指定标签型号、尺寸和标签类型；如果系统预设指定标签型号、尺寸和标签类型

22、；如果系统预设的尺寸都不符合要求，还可以通过的尺寸都不符合要求，还可以通过“自定义自定义”按按钮来自定义标签的尺寸。钮来自定义标签的尺寸。在打开的对话框之三（下图）中确定标签的显示内容及布局；标签在打开的对话框之三（下图）中确定标签的显示内容及布局；标签中的内容可来自左侧的字段值，也可直接添加文字；右侧的中的内容可来自左侧的字段值，也可直接添加文字；右侧的“原型原型标签：标签：”矩形区域好比一个文字编辑器，它反映了标签的显示内容矩形区域好比一个文字编辑器，它反映了标签的显示内容及布局。其中，有及布局。其中，有的是字段值，的是字段值，无无的是直接输入的文字的是直接输入的文字；本题；本题选班级、学

23、号、姓名和家庭所在地选班级、学号、姓名和家庭所在地4 4个字段，并直接输入：个字段，并直接输入：邮政编邮政编码码和和清华大学清华大学等文字；布局如下图所示。等文字；布局如下图所示。6.2.4 6.2.4 使用向导创建图表报表使用向导创建图表报表例例6-56-5 以以“学生管理学生管理”数据库中的数据库中的“学生选课详学生选课详单查询单查询”为数据源，建立为数据源，建立“学生课程平均成绩图学生课程平均成绩图表表1”1”的图表报表。具体的图表报表。具体要求要求是：是：(1) (1) 图表类型选图表类型选“三维柱形图三维柱形图”；(2) (2) 以以“课程名称课程名称”为横坐标、为横坐标、 “ “考

24、试成绩考试成绩”为纵坐标、为纵坐标、 “ “班级名称班级名称”为数据序列；为数据序列；(3) (3) 将纵坐标改为平均考试成绩。将纵坐标改为平均考试成绩。返回节38后有操作说明39操作说明：操作说明：(1) (1) 在打开的在打开的“图表向导图表向导”对话框之一（下图）对话框之一（下图）中选择用于图表的字段（最多中选择用于图表的字段（最多6 6个）；本题选个）；本题选班级名称、姓名、课程名称、学期成绩。班级名称、姓名、课程名称、学期成绩。(2) (2) 在打开的对话框之三（下页图）中选择数在打开的对话框之三（下页图）中选择数据在图表中的布局方式；对本题，将据在图表中的布局方式；对本题，将“课程

25、名课程名称称”拖放到横坐标位置，将拖放到横坐标位置，将“考试成绩考试成绩”拖放拖放到纵坐标位置，数据序列按到纵坐标位置，数据序列按“班级名称班级名称”排列；排列；双击纵坐标中的双击纵坐标中的“求和考试成绩求和考试成绩”，选取，选取“AVG”AVG”函数，即得到该图所示的函数，即得到该图所示的“平均值考平均值考试成绩试成绩”。41上机实验上机实验实验五实验五 报表的创建与应用（报表的创建与应用（一一）6.3 6.3 报表的再设计报表的再设计 报表向导虽然可以快速地创建报表，但这样创建的报表向导虽然可以快速地创建报表，但这样创建的报表一般还不能达到最终的要求，需要进行再设计。报表一般还不能达到最终

26、的要求，需要进行再设计。 报表的再设计在报表的再设计在“设计设计”视图视图中进行，包括对由向中进行，包括对由向导设计的初始报表作各种修改。导设计的初始报表作各种修改。 报表的报表的“设计设计”视图与窗体的视图与窗体的“设计设计”视图一样，视图一样，为报表的再设计提供了一些工具和格式选项。这些为报表的再设计提供了一些工具和格式选项。这些工具工具包括：包括：工具箱工具箱、属性窗口属性窗口、字段列表字段列表等。格式等。格式选项包括：选择多个控件的方法、网格及对齐网格选项包括：选择多个控件的方法、网格及对齐网格特性、调整控件大小及对齐控件、控件字体格式调特性、调整控件大小及对齐控件、控件字体格式调整等

27、。整等。返回 利用利用“设计设计”视图可以向报表添加各种控件、视图可以向报表添加各种控件、调整控件的大小和位置、对控件进行分组和其调整控件的大小和位置、对控件进行分组和其它一些设计工作。经过再设计的报表不但美观，它一些设计工作。经过再设计的报表不但美观，而且更加方便实用、功能更强。而且更加方便实用、功能更强。 少量的报表也可直接使用少量的报表也可直接使用“设计视图设计视图”创建，创建，直接使用直接使用“设计视图设计视图”创建报表和报表的再设创建报表和报表的再设计性质相同。计性质相同。 主要内容主要内容6.3.1 报表设计工具6.3.2 使用设计视图创建报表6.3.3 在报表中创建计算字段6.3

28、.4 添加分页符和页码6.3.5 调整报表的外观6.3.6 报表的属性设置返回6.3.1 6.3.1 报表设计工具报表设计工具 工具箱、工具箱、“属性属性”窗口、字段列表都窗口、字段列表都可以通过单击工具栏中对应的按钮让其显可以通过单击工具栏中对应的按钮让其显示或隐藏。示或隐藏。“属性属性”窗口窗口工具箱工具箱字段列表字段列表返回节6.3.2 使用设计视图创建报表 虽然可以通过向导或自动功能快虽然可以通过向导或自动功能快速地创建报表，但也可能要利用速地创建报表，但也可能要利用“设设计视图计视图”从空白报表开始设计从空白报表开始设计。利用。利用“设计视图设计视图”创建报表有许多技巧，创建报表有许

29、多技巧，这些技巧对报表的再设计是很有帮助这些技巧对报表的再设计是很有帮助的。下面介绍利用的。下面介绍利用“设计视图设计视图”创建创建报表的基本操作。报表的基本操作。返回节1. 1. 选择报表的记录源选择报表的记录源 报表可以使用与窗体相同类型的记报表可以使用与窗体相同类型的记录源：表、查询、录源：表、查询、SQLSQL语句等。语句等。 显示明细数据的报表可用选择查询作显示明细数据的报表可用选择查询作记录源，只显示汇总数据的报表可用有汇记录源，只显示汇总数据的报表可用有汇总计算的查询作为记录源。总计算的查询作为记录源。为报表选择记录源的方法有两种：为报表选择记录源的方法有两种：(1)(1)在在“

30、新建报表新建报表”对话框对话框中选定中选定“设计视图设计视图”后立即选择绑定到后立即选择绑定到报表的数据源。报表的数据源。(2)(2)如果在如果在“新建报表新建报表”对话框中没对话框中没有选择数据源，可以在有选择数据源，可以在“设计设计”视图中打开视图中打开报表报表“属性属性”窗口窗口，在在“数据数据”选项卡的选项卡的“记录源记录源”属性框中输入或选择数据源。属性框中输入或选择数据源。2. 2. 为报表添加控件为报表添加控件 为报表添加控件，可以使用字段列表，也可以使用工为报表添加控件，可以使用字段列表，也可以使用工具箱，操作方法与窗体一样。具箱，操作方法与窗体一样。向报表添加字段时，它的关联

31、标签会同时添加到报表向报表添加字段时，它的关联标签会同时添加到报表的同一节。如果想创建表格式报表，就需要把关联的的同一节。如果想创建表格式报表，就需要把关联的标签标签“剪切剪切”下来，下来，“粘贴粘贴”到报表的页面页眉或组到报表的页面页眉或组页眉中。也可以用页眉中。也可以用5.3.35.3.3节介绍的改变控件节介绍的改变控件“自动标签自动标签”属性值的方法实现单独添加字段。这样做可以更方便属性值的方法实现单独添加字段。这样做可以更方便地手动设计表格式报表。地手动设计表格式报表。报表设计还可能需要调整报表外观、设置相关属性、报表设计还可能需要调整报表外观、设置相关属性、设置排序与分组等，其中的大

32、部分操作与窗体设计相设置排序与分组等，其中的大部分操作与窗体设计相同。同。6.3.3 6.3.3 在报表中创建计算字段在报表中创建计算字段例例6-66-6：以：以“选课及成绩选课及成绩”表作数据源，使用表作数据源，使用报表向导创建报表向导创建“选课及成绩选课及成绩”报表，以报表，以“学学号号”分组，以分组，以“课程号课程号”升序排序，并创建升序排序，并创建计算每人每门课程学期成绩的计算字段：计算每人每门课程学期成绩的计算字段：学学期成绩期成绩。返回节操作步骤：操作步骤： 先创建好不包括计算字段的先创建好不包括计算字段的“选课及成绩选课及成绩”报表。报表。然后创建计算字段。然后创建计算字段。(1

33、)(1)将新建的将新建的“选课及成绩选课及成绩”报表切换到报表切换到“设计设计”视视图，在报表的图，在报表的“主体主体”节中节中“考试日期考试日期”字段的字段的右侧添加一个右侧添加一个未绑定文本框；未绑定文本框；(2)(2)选定未绑定文本框的关联标签（标签中的文字为选定未绑定文本框的关联标签（标签中的文字为Text13Text13），选择），选择“编辑编辑 剪切剪切”；(3)(3)单击单击“学号页眉学号页眉”，再选择，再选择“编辑编辑 复制复制”；关联；关联标签已复制到标签已复制到“学号页眉学号页眉”的左上角；将其移到的左上角；将其移到“考试日期考试日期”标签的右侧；并将标签中的文字改标签的右

34、侧；并将标签中的文字改为：为：学期成绩学期成绩；操作步骤：操作步骤：(4)(4)调整未绑定文本框和调整未绑定文本框和“学期成绩学期成绩”标签的大小和标签的大小和位置，和其左侧控件一致；位置，和其左侧控件一致；(5)(5)选定未绑定文本框；打开它的选定未绑定文本框；打开它的“属性属性”窗口；在窗口；在“数据数据”选项卡中的选项卡中的“控件来源控件来源”栏输入：栏输入：=平时成绩平时成绩 * *.3+.3+考试成绩考试成绩 * *.7 .7 ；关闭；关闭“属性属性”窗窗口。口。 在报表中创建计算字段主要用于在报表中创建计算字段主要用于对全部记录或分组记录进行汇总。对对全部记录或分组记录进行汇总。对

35、每一个记录单独进行计算的计算字段每一个记录单独进行计算的计算字段一般应放在查询中，报表就以这个查一般应放在查询中，报表就以这个查为记录源。这样可以提高报表的运行为记录源。这样可以提高报表的运行速度。而且可以在合计函数中使用计速度。而且可以在合计函数中使用计算字段的名称。算字段的名称。6.3.4 添加分页符和页码 一份精美的报表，不仅要求报表中的数据安排得当，一份精美的报表，不仅要求报表中的数据安排得当，还要求合理地分页并以恰当的方式显示页码。自动还要求合理地分页并以恰当的方式显示页码。自动创建或利用向导创建报表时，创建或利用向导创建报表时，AccessAccess会根据具体的会根据具体的报表内

36、容、页面设置以及报表和节的相关属性的设报表内容、页面设置以及报表和节的相关属性的设置决定分页位置，并以某种方式显示页码。置决定分页位置，并以某种方式显示页码。 分页不应破坏每一页报表的相对完整性和相邻页之分页不应破坏每一页报表的相对完整性和相邻页之间的关系。页码应放在报表的间的关系。页码应放在报表的“页面页眉页面页眉”或或“页页面页脚面页脚”中。中。 需要时可以人为强行分页，也可以更改页码的设置。需要时可以人为强行分页，也可以更改页码的设置。返回节1. 1. 添加分页符添加分页符 利用利用“工具箱工具箱”中中“分页符分页符”按钮添加分页按钮添加分页符。需要注意的是：如果在节中间设置分页符，符。

37、需要注意的是：如果在节中间设置分页符，应避免拆分控件中的数据；如果在节的起始处或应避免拆分控件中的数据；如果在节的起始处或结尾处设置分页，可打开节的结尾处设置分页，可打开节的“属性属性”窗口，将窗口，将“强制分页强制分页”属性项设为属性项设为“节前节前”、“节后节后”或或“节前和节后节前和节后”之一。之一。2. 2. 添加页码添加页码 利用利用“插入插入”菜单中的菜单中的“页码页码”命令添加页码。命令添加页码。在报表在报表“设计设计”视图中打视图中打开相应报表，选择开相应报表，选择“插入插入 页码页码”，打开，打开“页码页码”对对话框话框( (下图下图) )；在该对话框；在该对话框中设置页码的

38、格式、位置、中设置页码的格式、位置、对齐方式和首页是否显示对齐方式和首页是否显示页码。页码。【说明】【说明】自动创建报表和使用向导创建报表时，自动创建报表和使用向导创建报表时，系统会在系统会在“页面页脚页面页脚”自动设置页码。自动设置页码。6.3.5 6.3.5 调整报表的外观调整报表的外观 由于报表不但要表达数据间复杂的关系，还要满由于报表不但要表达数据间复杂的关系，还要满足人们的各种习惯，因而报表的格式比窗体更复足人们的各种习惯，因而报表的格式比窗体更复杂、外观比窗体更重要。在报表中对控件位置和杂、外观比窗体更重要。在报表中对控件位置和大小的调整，精度要求更高。大小的调整，精度要求更高。

39、调整窗体中的控件有多种方法。调整窗体中的控件有多种方法。鼠标鼠标、“格式格式”菜单菜单、“格式格式”工具栏工具栏和和“属性属性”窗口窗口都可以用都可以用来完成报表的外观调整。来完成报表的外观调整。返回节1. 1. 调整网格点调整网格点默认情况下，在默认情况下，在“设计设计”视图中打开窗体或报表时，视图中打开窗体或报表时，整个背景有许多网格线，水平和竖直间距都是整个背景有许多网格线，水平和竖直间距都是1 1厘米。打厘米。打开报表的开报表的“属性属性”窗口窗口，可以看到，可以看到“格式格式”选项卡选项卡（参（参见下页图）的见下页图）的“网格线网格线X X坐标坐标”和和“网格线网格线Y Y坐标坐标”

40、属性属性项的默认值都是项的默认值都是1010。如果在。如果在“格式格式”选项卡的选项卡的“网格线网格线X X坐标坐标”和和“网格线网格线Y Y坐标坐标”属性项分别输入比属性项分别输入比1010小、比小、比1 1大的整数，则会显示网格点。如果分别输入大的整数，则会显示网格点。如果分别输入5 5和和8 8，则水，则水平方向每厘米有平方向每厘米有5 5个网格点，竖直方向每厘米有个网格点，竖直方向每厘米有8 8个网格个网格点（图点（图6-316-31）。如果输入的数有一个是）。如果输入的数有一个是1 1或者或者1010（包括默（包括默认的两个认的两个1010），则网格点将被隐藏。），则网格点将被隐藏。

41、2. 2. 用对齐网格放置控件用对齐网格放置控件 用网格点控制控件的位置是一个好方法，操作简便而且用网格点控制控件的位置是一个好方法，操作简便而且直观。可以根据实际需要调整网格点间的距离。直观。可以根据实际需要调整网格点间的距离。 用网格点控制控件的位置有用网格点控制控件的位置有两种方法两种方法。第第1 1种方法种方法是利用是利用“格式格式”下拉菜单中下拉菜单中“对齐对齐”下级菜单的下级菜单的“对齐网格对齐网格”选项。选项。第第2 2种方法种方法是利用是利用“格式格式”下拉菜单中的下拉菜单中的“对齐网格对齐网格”选项。选项。这是一个单选项。如果选中它，则在以后向报表或窗体添加这是一个单选项。如

42、果选中它，则在以后向报表或窗体添加控件时，添加的控件的控件时，添加的控件的4 4个角都在网格点上。这种设置对此前个角都在网格点上。这种设置对此前已经添加的控件不起作用。但是，移动控件时这种设置都起已经添加的控件不起作用。但是，移动控件时这种设置都起作用。如果在移动控件的同时按下作用。如果在移动控件的同时按下CtrlCtrl键，能够暂取消这种键，能够暂取消这种设置的作用。设置的作用。【说明】（1 1）在）在“设计设计”视图中打开报表或窗体，通过是视图中打开报表或窗体，通过是否选定否选定“视图视图”下拉菜单中的下拉菜单中的“网格网格”选项，选项，可以决定显示还是隐藏网格点和网格线。可以决定显示还是

43、隐藏网格点和网格线。（2 2）上述两种方法对网格点的设置在下次改变设）上述两种方法对网格点的设置在下次改变设置前都将起作用，即使关闭该报表或窗体后置前都将起作用，即使关闭该报表或窗体后再打开。再打开。（3 3）只要用介绍的两种方法之一设置了）只要用介绍的两种方法之一设置了“对齐网对齐网格格”，无论网格点处于显示状态还是隐藏状，无论网格点处于显示状态还是隐藏状态，网格点都在起作用。态，网格点都在起作用。6.3.6 6.3.6 报表的属性设置报表的属性设置 在报表的设计过程中会经常用在报表的设计过程中会经常用“属性属性”窗口对窗口对报表的各个元素，包括控件、节和整个报表，报表的各个元素，包括控件、

44、节和整个报表，进行属性设置。单击工具栏上的进行属性设置。单击工具栏上的“属性属性”按钮按钮便可以打开便可以打开“属性属性”窗口查看所选元素的属性。窗口查看所选元素的属性。双击某元素就在选择该元素的同时打开了它的双击某元素就在选择该元素的同时打开了它的“属性属性”窗口。窗口。 不同元素的属性项不完全相同。不同元素的属性项不完全相同。 报表的大部分属性项与窗体是一样的。对于每报表的大部分属性项与窗体是一样的。对于每一个属性项，当插入点进入该属性域时，一个属性项，当插入点进入该属性域时，“数数据库据库”窗口的任务栏都会显示关于该属性项的窗口的任务栏都会显示关于该属性项的简要说明。简要说明。返回节1.

45、 1. 报表的属性报表的属性 为了查看报表的属性，必须先选择报表。为了查看报表的属性，必须先选择报表。选择报表有两种方法：选择报表有两种方法：单击单击“报表选择器报表选择器”( (位于水平标尺和垂直位于水平标尺和垂直标尺交叉处的灰色按钮标尺交叉处的灰色按钮) )。选择选择“编辑编辑”菜单中的菜单中的“选择报表选择报表”。(1) (1) 报表的格式属性报表的格式属性报表的格式属性影响报表的外观，它的主要属性项如下：报表的格式属性影响报表的外观，它的主要属性项如下： 标题标题：用来设定用户预览报表时在报表的标题栏上显：用来设定用户预览报表时在报表的标题栏上显示的文本。示的文本。 页面页眉和页面页脚

46、页面页眉和页面页脚：用来确定页面页眉和页面页脚：用来确定页面页眉和页面页脚中的内容是否要打印出来。中的内容是否要打印出来。 宽度宽度：用来确定报表中节的宽度。：用来确定报表中节的宽度。(2) (2) 报表的数据属性报表的数据属性 报表的数据属性用来控制报表的数据来源信息，它报表的数据属性用来控制报表的数据来源信息，它的主要属性项如下：的主要属性项如下： 记录源记录源：用来指定报表的数据源。：用来指定报表的数据源。 过滤器过滤器：允许使用一个特定的筛选条件来打开报表。：允许使用一个特定的筛选条件来打开报表。 打开过滤器打开过滤器：用于确定是否应用该报表的筛选条件。当：用于确定是否应用该报表的筛选

47、条件。当这个选项设为这个选项设为“否否”的时候，用户不能使用筛选。的时候，用户不能使用筛选。2. 2. 控件的属性控件的属性 控件的属性绝大部分在第控件的属性绝大部分在第5 5章已经介绍过。章已经介绍过。下面介绍报表中的控件所特有的属性。下面介绍报表中的控件所特有的属性。 隐藏重复控件隐藏重复控件：用来确定是否隐藏报表内主体：用来确定是否隐藏报表内主体节的重复数据值。节的重复数据值。 例如例如，在，在“学生课程成绩明细表学生课程成绩明细表”中将主体节中将主体节中的中的“姓名姓名”字段的字段的“隐藏重复控件隐藏重复控件”属性项属性项设为设为“是是”，则显示和打印报表时每个学生仅，则显示和打印报表

48、时每个学生仅在他的第在他的第1 1行显示姓名，以后的各行都隐藏。行显示姓名，以后的各行都隐藏。这样的报表更清晰。这样的报表更清晰。 可以扩大和可以缩小可以扩大和可以缩小：用来确定在打印的时候：用来确定在打印的时候控件是否会根据需要进行垂直放大和缩小。控件是否会根据需要进行垂直放大和缩小。 运行总和运行总和：用来确定是否按记录或按组进行总：用来确定是否按记录或按组进行总和计算。不：不对记录进行累加；工作组之上：和计算。不：不对记录进行累加；工作组之上：在同一分组级别对记录进行累加，遇到下一个在同一分组级别对记录进行累加，遇到下一个分组级别时停止；全部之上：对整个报表按指分组级别时停止；全部之上：

49、对整个报表按指定分组级别对各分组都进行累加。定分组级别对各分组都进行累加。6.4 6.4 排序与分组排序与分组 实际的报表往往要将相同类型的数据集中在一实际的报表往往要将相同类型的数据集中在一起，并按一定的顺序排列。这就要在报表中对起，并按一定的顺序排列。这就要在报表中对记录进行排序与分组。记录进行排序与分组。 只有对记录进行了排序与分组，才能对数据进只有对记录进行了排序与分组，才能对数据进行分类、汇总，这正是报表的最主要的功能。行分类、汇总，这正是报表的最主要的功能。 在报表中，排序只影响记录在报表中的次序，在报表中，排序只影响记录在报表中的次序，分组则用于为报表添加分组则用于为报表添加“组

50、页眉组页眉”和和“组页组页脚脚”。返回 在在“设计设计”视图中打开报表，系统就会显示视图中打开报表，系统就会显示“报报表设计表设计”工具栏。是新增的。单击工具栏。是新增的。单击“排序与分组排序与分组”按钮会弹出按钮会弹出“排序与分组排序与分组”窗口，用以添加、删窗口，用以添加、删除和修改报表中数据的排序方式和分组选项。除和修改报表中数据的排序方式和分组选项。 例例6-36-3的操作步骤表明，使用向导创建报表可以的操作步骤表明，使用向导创建报表可以设置记录的分组和排序方式。但是，这样生成的设置记录的分组和排序方式。但是，这样生成的报表只能按一个或几个字段排序，而不能按字段报表只能按一个或几个字段

51、排序，而不能按字段的表达式排序。的表达式排序。 如果要实现按字段的表达式排序，就只能在如果要实现按字段的表达式排序，就只能在“排序与分组排序与分组”窗口中设置。已有的排序方窗口中设置。已有的排序方式和分组选项也可能需要修改。式和分组选项也可能需要修改。 在在“排序与分组排序与分组”窗口设置或修改报表中记窗口设置或修改报表中记录的排序方式和分组选项非常方便灵活。录的排序方式和分组选项非常方便灵活。 在在“排序与分组排序与分组”窗口最多可按窗口最多可按1010个字段个字段（向导中是（向导中是4 4个）或表达式进行排序。个）或表达式进行排序。 主要内容主要内容6.4.16.4.1 记录记录排序排序6

52、.4.26.4.2 记录记录分组分组返回6.4.1 6.4.1 记录记录排序排序虽然报表的数据源可能是按某些字段排序的，但不虽然报表的数据源可能是按某些字段排序的，但不一定符合各种报表的要求，而且每个报表都可能对一定符合各种报表的要求，而且每个报表都可能对记录的排序有特定的要求。这就需要在报表中设定记录的排序有特定的要求。这就需要在报表中设定排序。在报表中设定的排序将覆盖它的数据源给出排序。在报表中设定的排序将覆盖它的数据源给出的排序。的排序。例例6-76-7 以以“学生选课详单查询学生选课详单查询”为数据源创建报表为数据源创建报表“学学生课程成绩明细生课程成绩明细_ _排序排序”，包含的字段

53、为班级名称、，包含的字段为班级名称、学号、姓名、课程名称、平时成绩、考试成绩和学学号、姓名、课程名称、平时成绩、考试成绩和学期成绩期成绩7 7个字段。要求该报表的记录按个字段。要求该报表的记录按“班级代号班级代号”、“课程号课程号”、“学号学号”升序排序。升序排序。操作步骤：操作步骤：使用使用“报表向导报表向导”创建创建“学生课程成绩明细学生课程成绩明细_ _排序排序”报报表，在向导中设置数据查看方式为表，在向导中设置数据查看方式为“通过选课及成通过选课及成绩绩”，但不设置任何排序，但不设置任何排序然后在报表中利用然后在报表中利用“排序与分组排序与分组”窗口为记录设置排窗口为记录设置排序：序：

54、 (1)(1)切换到切换到“设计设计”视图，单击视图，单击“排序与分组排序与分组”按钮按钮，或选择或选择“视图视图 排序与分组排序与分组”，打开，打开“排序与分组排序与分组”窗窗口，如下页图所示；口，如下页图所示；(2) (2) 单击单击“排序与分组排序与分组”窗口的窗口的“字段字段/ /表达式表达式”行，再单击右侧的下拉按钮，从弹出的字段列表行，再单击右侧的下拉按钮，从弹出的字段列表中选择要排序的字段；对本题，依次选择中选择要排序的字段；对本题，依次选择“班级班级代号代号”、“课程号课程号”、“学号学号”，如上图所示；，如上图所示；(3) (3) 在报表页眉中添加一标签，标签上的内容是：在报

55、表页眉中添加一标签，标签上的内容是：学生课程成绩明细学生课程成绩明细_ _排序。排序。【说明】【说明】(1)(1)上述操作接受了系统默认的上述操作接受了系统默认的“升序升序”。如果需。如果需要，可在要，可在“排序次序排序次序”的下拉列表中选择的下拉列表中选择“降降序序”。(2)(2)如果有多项排序，第如果有多项排序，第1 1行最优先，第行最优先，第2 2行次之，行次之，余类推。余类推。(3)“(3)“排序与分组排序与分组”窗口的窗口的“字段字段/ /表达式表达式”行是行是可以输入表达式的。可以输入表达式的。(4)(4)本题不考虑分组，在本题不考虑分组，在“排序与分组排序与分组”窗口的窗口的“组

56、属性组属性”框全取默认值。框全取默认值。 6.4.2 6.4.2 记录记录分组分组 一个一个组是相关记录组成的集合。组是相关记录组成的集合。报表中的记录分报表中的记录分组后，相关的记录将集中在一起，还可以为每个组后，相关的记录将集中在一起，还可以为每个组设置要显示的说明文字和汇总数据。这样就提组设置要显示的说明文字和汇总数据。这样就提高了报表的可读性和信息的利用率。报表的分组高了报表的可读性和信息的利用率。报表的分组可以嵌套，最多嵌套可以嵌套，最多嵌套1010层。层。 记录的记录的分组必须建立在排序的基础上分组必须建立在排序的基础上。但是，设。但是，设置了排序的字段不一定按其分组。置了排序的字

57、段不一定按其分组。 对记录设置分组就是通过设置排序字段的对记录设置分组就是通过设置排序字段的“组页组页眉眉”和和/ /或或“组页脚组页脚”的属性来实现的。的属性来实现的。例例6-86-8 将例将例6-76-7中的中的“学生课程成绩明细学生课程成绩明细_ _排序排序”报表报表复制为复制为“学生课程成绩明细学生课程成绩明细_ _分组分组”报表，并在其中添报表，并在其中添加分组，具体要求是：加分组，具体要求是：(1)(1)为报表添加为报表添加“班级代号班级代号”分组，在分组，在“班级代号班级代号”分分组中嵌套组中嵌套“课程号课程号”分组；分组；(2)(2)在在“班级代号班级代号”和和“课程号课程号”

58、组页眉中分别添加组页眉中分别添加“班级名称班级名称”和和“课程名称课程名称”字段及相关文字；字段及相关文字；(3)(3)在在“课程号课程号”组页脚中添加求学期成绩平均值的计组页脚中添加求学期成绩平均值的计算字段。算字段。 操作步骤：操作步骤：(1) (1) 在在“数据库数据库”窗口的报表对象中，选择窗口的报表对象中，选择“学生课程学生课程成绩明细成绩明细_ _排序排序”，单击工具栏中，单击工具栏中“复制复制”按钮，再单击按钮，再单击工具栏中工具栏中“粘贴粘贴”按钮，在对话框中输入：按钮，在对话框中输入：学生课程成学生课程成绩明细绩明细_ _分组分组。(2) (2) 在在“设计设计”视图中打开视

59、图中打开“学生课程成绩明细学生课程成绩明细_ _分组分组”报表，并打开报表，并打开“排序与分组排序与分组”窗口。窗口。操作步骤：操作步骤：(3) (3) 在在“排序与分组排序与分组”窗口中单击窗口中单击“字段字段/ /表达式表达式”行行中的中的“班级代号班级代号”，通过下拉列表将，通过下拉列表将“组属性组属性”中的中的“组页眉组页眉”和和“组页脚组页脚”的属性值都改为的属性值都改为“是是”；此时；此时报表中就添加了两个节：报表中就添加了两个节：“班级代号页眉班级代号页眉”和和“班级代班级代号页脚号页脚”。(4) (4) 参照第参照第(3)(3)步再设置步再设置“课程号课程号”分组，此时报表中分

60、组，此时报表中又添加又添加“课程号页眉课程号页眉”和和“课程号页脚课程号页脚”两个节如霞页两个节如霞页图所示，这里添加的页眉和页脚就是前面介绍的图所示，这里添加的页眉和页脚就是前面介绍的“组页组页眉眉”和和“组页脚组页脚”。 操作步骤：操作步骤：操作步骤：操作步骤：(5) (5) 打开打开“字段列表字段列表”窗口，从窗口，从“字段列表字段列表”窗口中拖放窗口中拖放“班级名称班级名称”字段到字段到“班级代号页眉班级代号页眉”中，并将其关联标中，并将其关联标签文字修改为：签文字修改为：班级名称：班级名称：；再从；再从“字段列表字段列表”窗口中拖窗口中拖放放“课程名称课程名称”字段到字段到“课程号页