会务中的会前会中会后

1、1 1 会议概述会议概述2 2 会务工作流程会务工作流程3 3 会务工作具体内容会务工作具体内容4 4 常用会议的组织程序常用会议的组织程序5 5 会见与会谈会见与会谈6 6 技能训练技能训练 目目 的的 1.1 1.1 会议的涵义会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。信息、表达意愿的行为过程。1.2 1.2 会议的要素会议的要素、形式要素：、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会名称、时间、地点、与会人员、会议方式。议方式。、内容要素：、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作指导思想、议题、目的、任务

2、、作用。用。、程序要素：、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。会议结束、会议决定的贯彻落实。、财务要素：、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设会议经费、会议设备、会议服务设施。施。 1 1 会议概述会议概述 1.3 1.3 会议的作用及缺陷会议的作用及缺陷1 1会议作用会议作用 （）交流信息，互通情报（）交流信息，互通情报 （）发扬民主，科学决策（）发扬民主，科学决策 （）组织领导，推动工作（）组织领导，推动工作 （）带动消费，促进经济（）带动消费，促进经济 （）联络感情，塑造形象（）联络感情，塑造形象 2. 2. 会议缺陷会

3、议缺陷（）造成时间、精力的浪费（）造成时间、精力的浪费（）造成经济的浪费（）造成经济的浪费（）造成信息的重复、浪费（）造成信息的重复、浪费（）滋长不正之风（）滋长不正之风 1.4 1.4 会议的种类会议的种类1. 1.按规模分：按规模分： 特大型（万人以上）、特大型（万人以上）、大型（上千人）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.2.按性质分：按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性外事性 、专题性、综合性。、专题性、综合性。 3 3、按时间分：、按时间分： 定期

4、和非定期。定期和非定期。 4 4、按出席对象分：、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会联席会、内部会、代表会、群众会. . 5 5、按召开方式分：、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。电话会、电视会、广播会、网络会。 会议公开会议内部会议机密会议内容无需保密的会议。如联谊会、运动会、公制会、庆祝会内容只能在组织内部公开的会议。如企业营销策略研究会会议内容涉及组织的秘密，或不必扩大知情范围的会议 6 6、公司常见会议类型、公司常见会议类型 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、 股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、股东大会和董事会

5、、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会订货会、业务洽谈会. .新产品新闻发布会、联新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。谊会、表彰会。 1.4 1.4 会议的申报与审批会议的申报与审批 1 1、申报与审批的形式、申报与审批的形式 口头申报、书面申报、会议申报。口头申报、书面申报、会议申报。 2 2、会议申批的原则、会议申批的原则 精简从严原则、精简从严原则、“一枝笔一枝笔”原则。原则。1.5 1.5 会议成本意识会议成本意识 会议成本会议成本= 2ABT = 2ABT 式中式中 A A 与会者平均工资的与会者平均工资的3 3倍（以小时计）倍（以小时计）; ; B B 参加会议的人数参加会议的人数

6、; ; T T 会议的时间（以小时为单位）。会议的时间（以小时为单位）。 确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称 确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规确定会议规模与规 格格布置会场布置会场 准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住行安排食住行制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案 制作会议证件制作会议证件 会场检查会场检查明确会议组织机构明确会议组织机构 确定与会者名单确定与会者名单明确要点准备议题安排会议议程通知开会会场准备会

7、议名称一般由会议名称一般由“单位单位+ +内容内容+ +类型类型”构成构成, ,应根据会议应根据会议的议题或主题来确定。的议题或主题来确定。确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时时 本着精简效能的原则。本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的规格有高档次、中档次和低档次。会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。定会期的长短应与会议内容紧密联系。 会务组、宣传组、秘书组、文件

8、组、会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。接待组、保卫组。出席会议和列席会议的有关人员。应根据会出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。议的性质、议题、任务来确定与会人员。 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。放在会前放在后面放在会期两头工作会议的时间上班开始半小时后，工作会议时间一般不超过100分钟，中间安排一次短暂休息会议通知方式口头通知电话通知书面通知适用于小型例会，三五个人的碰头会一般是与会者比较分散，尤其是不同单位部门的不定

9、期会，常是以电话通知的形式通告便条式或卡片式的会议通知卡张贴式即黑板启事栏的会议通知秘书在通知开会时是口头和书面并用。即使采用口头通知，秘书也必须一一面告，不宜请人转捎口信。这是秘书会务工作的第三个原则n会议饮食管理本着会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约适合口味、方便节约”的原则，做好伙食的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作预算和伙食搭配与烹调工作. .n 会议住宿安排，根据实际情况，按照规定会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。求。n 安排好会议用车，为会议提供完备的交通安

10、排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。服务。要求秘书会务工作的第四个原则就是会场宁略小而勿失于大会场座位的不同排列是根据会议需要来设计的会场布置要与会议主题、性质一致事先制作一块挂在会议室外的牌子，写清正在开会，在什么时间结束，请勿打扰在会议召开前检查会场的桌椅、话筒、录音等设备，还要留意消防、安全因素做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到做好会议值班保卫工作做好会议值班保卫工作 报到及接待工作报到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 编写会议简报或快报编写会议简报或快报做好会议保密工作做好会议保密工作 会议信息工作会议信息工作 （1）与会人员的接送与会人员的接送; ; （2 2）

11、会议交通工具的安排）会议交通工具的安排; ; （3 3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买; ; （4 4）会议文娱活动的安排和组织）会议文娱活动的安排和组织; ; （5 5）其他属于招待方面的工作。）其他属于招待方面的工作。 2 2、组织签到、组织签到 （1 1）秘书人员代签到。）秘书人员代签到。 （2 2）簿式签到。）簿式签到。 （3 3）电子计算机签到。）电子计算机签到。1) 1)记录头记录头: : 会议名称与会者的发言。议定事项。与会者的发言。议定事项。散会。主持人、记录人签字。散会。主持人、记录人签字。准确、完整、简洁、明确。准确、

12、完整、简洁、明确。会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动；n 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；n 权威人士或代表人物的言论；权威人士或代表人物的言论；n 会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；n 会议已议决的或议而未决的事项；会议已议决的或议而未决的事项；n 对会议产生较大影响的其他言论或活动。对会议产生较大影响的其他言论或活动。1) 1)会前保密工作会前保密工作 （1 1）涉及秘密的会议，严格确定出席、列席）涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及

13、会议服务人员。人员及会议服务人员。 (2)(2)召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部书部 门要与保卫、保密部门取得联系，共同采门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。取保密措施。 (3)(3)根据实际需要，确定会议印发的文件及其根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。的范围印发。 (4)(4)选择会址要注意保密，会前对会场环境及选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。密、

14、泄密检测。(1)(1)加强保密教育。加强保密教育。 (2)(2)加强文件管理。加强文件管理。 (3)(3)加强重要涉密会议管理。加强重要涉密会议管理。(1)(1)做好保密文件的回收工作。做好保密文件的回收工作。 (2)(2)秘密文件通过机要通信部门递送。秘密文件通过机要通信部门递送。 (3)(3)对会议驻地、房间、会议室进行保对会议驻地、房间、会议室进行保 密检查密检查。 问题讨论问题讨论 1 1、会议记录的内容有哪些？、会议记录的内容有哪些？ 2 2、如何做好会议记录？、如何做好会议记录？ 3 3、如何做好会议期间的信息沟通？、如何做好会议期间的信息沟通？4 4、会议期间值班、保卫工作有哪些

15、内容？、会议期间值班、保卫工作有哪些内容？ 5 5、会议后勤保障、会议后勤保障 工作包括哪些？工作包括哪些？ 撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会安排与会人员离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档会议的宣传报道会议的宣传报道 归档秘书在会后的善后和落实工作的四个部及时清理会议室，使一切复原，以便其他会议正常进行及时下发会议文件，并对会上布置的工作做好催办整理 发通知应注意的事项 一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要发预备性通知，然后再发正式通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作，如：准备发言材料或方案的会议; 对于一些区域性、

16、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票; 发会议邀请函和请柬的方法，与发送会议通知基本相同。 行政办公会议行政办公会议 是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛是各级领导为研究和处理日常工作、协调矛盾而召开的会议，在企业中也称领导（厂长）盾而召开的会议，在企业中也称领导（厂长）办公会。办公会。 议题安排议题安排发送会议通知发送会议通知做好会议记录做好会议记录撰撰写办公会议纪要写办公会议纪要议定事项的贯彻执行议定事项的贯彻执行 搜集搜集信息，进行反馈信息，进行反馈 职工代表大会是企事业单位依据职工代表大会是企

17、事业单位依据职工职工代表大会条例代表大会条例召开的具有法律效力的会召开的具有法律效力的会议。议。 其组织程序如下其组织程序如下: : 1. 1.筹备会议筹备会议 确定大会议题确定大会议题 做好宣传发动工作做好宣传发动工作 征征集和处理提案集和处理提案 准备会议文件准备会议文件 准备会议准备会议文件文件 2.2.预备会议预备会议 （1 1）由工会向全体职工代表报告大会的筹备工）由工会向全体职工代表报告大会的筹备工作情况。作情况。 （2 2）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成）酝酿大会主席团人选，民主选举主席团成员。员。 （3 3）确定大会议程，主席团审议通过大会议程，）确定大会议程，主席团审议

18、通过大会议程，然后向然后向 全体职工代表宣布。全体职工代表宣布。 （4 4）酝酿职工代表大会专门小组的设置及组成）酝酿职工代表大会专门小组的设置及组成人选名单人选名单. . （5 5）听取代表资格审查小组关于代表资格的审）听取代表资格审查小组关于代表资格的审查报告。查报告。 3.3.召开会议召开会议 （1 1）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出）听取主要行政领导工作报告，组织讨论，提出意见，在修改和补充的基础上，大会通过。意见，在修改和补充的基础上，大会通过。 （2 2）听取各专门小组的报告。）听取各专门小组的报告。 （3 3）民主评议行政领导。）民主评议行政领导。 （4 4）选举通过各专门小组人员名单。）选举通过各专门小组人员名单。 （5 5）讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制）讨论职工代表大会自身建议的有关规定和制度。度。 （6 6）通过大会决议。）通过大会决议。 4.4.会后整理及大会决议事项的落实会后整理及大会决议事项的落实 （