外贸展会参展经验之——展会前的准备

1、第一步：展会前的准备1、申请展位 国内展的话，因为好沟通就不用说太多，这里还是说国外展的一些程序吧A、首先先上展会的网页，了解一些细节，找到你要参加的展会，仔细看需要哪些文件 申请等B、报价，是否能接受，一般他们都会报几种价格，比如一面开口多少钱一个平方，两 面开口多少钱一个平方。我们所参加的法兰克福展是不报标准展台的价格的， 报的都是光地， 至于你要什么样的 墙板、灯、门楣板之类的是在一种专门订这些东西的页面上进行的。一般展览公司都会有一个政策，在几一个规定日期前下 定单 的话，会有一定的折扣可以节省点钱。C选展位，位置的选择太重要了，但是新的展商很难拿到好的位置，一般是他们给你 什么位置你

2、就是什么位置， 这个时候你可以在这个国家的客人帮你订， 这样的话拿到的位置 肯定比你的好。D、展位位置确认，一般展览公司都会给你一个这样的文件确认你的展台位置E、展台发票， 一般要尽快让展览公司传给你，并告知你发票号，有发票号才能去申请 邀请函F、 邀请函的申请：邀请函需要提供申请人的公司名称，英文姓名（如果是在展览公司的 中国办事处申请， 则同时需要提供中文 ）、性别、 护照 号码或者身份证号码， 出生年月日， 颁发 护照 的地区， 护照 签发日期，护照截止日期， 签证 日期，职位等，现在大多的申 请都是在网上进行， 所以很方便如果是中国办事处处理发邀请函的话， 一般两天就可以到手 上，国外

3、也大概是一周 在网上申请后，一般都有系统的一个自动回执，可以在网上随时查 询进度。 如果申请人超过了认输限定， 一般 18平方限定是 4个人免费申请， 如果再增加的 话，就要交钱，但不是与展商的身份，而是观众的身份。观众的身份和观众的身份，不同的 是，展商可以进去布展，展会期间可以比观众提前一小时进展馆而观众不能。额外的人申请的费用要尽快支付， 支付款以后他们才给办理， 一般是收到款两天内就给 你办理完。 邀请涵早点到手更好， 万一错了可以有时间改， 而且可以提前一点申请 签证 。 所以一定不要大意，弄得不好就搞砸了今年我就差点犯了这个错误， 因为邀请函到得太晚了， 正好那个时候德国使馆申请的

4、人 很多，差点就赶不上，这一点我会在下文中提到G、展台的付款，我们的展会规则是，一般你可以先下一部分定金，剩下的在开展前两周内 付完就可以了。 如果有些公司没法汇外汇的， 可以让当地的客人帮你们垫付， 从货款中扣除， 这样比较方便。 或者你们也可以联系把样品到时候卖给客人抵展台费用。 感觉这样会比较好， 一个是加强了你和客户之间的合作， 关系又更进了一层。 二是提前处理了你的样品， 也就不 用在展会上头疼卖不完展品 当然其实展会结束的时候会有很多观众来买便宜，但是感觉不 好，好象摆地摊的感觉，有损公司的形象。我一般是事先就联系好客户，我们的样品分三类，第一类是不能卖的，是少数，我们自己带回来，

5、 第二类是可以卖给客人的，把清单给客户，最后那天下午撤展的时候，让客户来点数，并在清单上签名确认，还有写上日期。第三类是不卖的，是送给客人做样品的，这些 的话，事先去那些客人展台上和客人打个招呼， 说什么时候送过去， 是什么型号， 多少数量。 这个下文还会提到。H、电力申请，一定要事先预选好需要多大的电力，否则到现场要加电力的话，收费是 很贵的。I、确保展览公司已经收到了你的付款，让他们给个收条，展会期间的进门的卡，还有 布展和撤展卡。 这些卡都很重要，特别是进门的卡，在德国只要有这个卡， 展位期间乘车都是免费的。但是这种卡是只能乘坐 2 等仓的卡，所以不要坐到 1 等仓了。2、邀请函：A、告

6、诉客人你们的位置，展位的时间这一步非常重要，如果你能把你的老客户都约到 你的展位上， 只要你有新产品， 基本上有新订单是很容易的事情。 对于那些在你们这里订单 量不是很大的客户，最好的方法就是多介绍品种给他做，这样订单量也就自然上去了。B、给客人的邀请信，除了告诉你们的展位号和新样品的新信息外，最好还是能附上你 们的装修图给客户，这样的话能方便客人找你。因为展馆如果大的话，客人一下就转晕了， 有些展位没有写展位好是比较难找的，如果有装修图的话，就很方便了。在这里提醒大家， 展位号最好显示在比较明显的地方， 这样对客人来说方便很多。 我自己经常去客人展位上拜 访的时候，发现很难找，因为大多数自己

7、装修的展位都没有展位号，我觉得这点可以改善。C注意约见客人的时间，基本上可以半小时约一个，对于那些事先有很多内容要谈的 客户，而且谈话内容估计比较艰难的客人可以预算一个小时。D、约客人的时候，要考虑如果约的是大客人，尤其是一个国家和地区，或者互相是竞 争对手的， 千万不要约的时间很近， 这样职能对自己没有好处。 大客人通常都希望竞争对手 越少越好， 而且经常会要求公司进行产品的市场保护。 所以要小心， 千万不能在一个客户面 前提及同一地区和国家的大客户。E、以上做好了还有最后一个环节， 就是要客人在展会期间的手机号， 或者是酒店号码， 这样的话即使他没有来的话，如果忘记了，你都可以及时提醒他，

8、F、关于约会时间上其实也有一定的讲究，就是那些非常重要的客人最好约在最前面， 因为万一他没来的话，你可以打电话给他，不至于束手无策3、展台装修：A、装修简洁大方就好。颜色要和产品有对比度，很重要。B、但是灯光的效果很重要，灯光可以烘托出产品的质感，如果没有选对，反而降低产 品质感，所以要稍微研究一下， 选择一个对比度好的灯光来展示产品， 灯光一定要够亮，但 是又不能太热， 如果太热的话， 一个可能会破坏产品，另外就是太热了会另客人很烦躁，影 响谈判C有个能隔音的房间也很重要，那些大客户就可以在这里谈，来一个收拾一个。D、展台上的公司品牌的 LOGO 定要注意，你打出去的品牌一定要经过专业的公司

9、查 询，要确定没有被其他国家公司注册， 否则你如果在国际性的展会上这样做的话， 就会被要 求把牌子摘下来。 现在国际上这种侵权行为查得很严。 不过即使是真不运气遇上了这种事情， 也不要太紧张，在展会工作人员警告你的第一次就把牌子摘下来就不会有事了。这里插个花絮：去年的时候，有一个朋友的公司，很不走运， 自己的牌子是没有注册的，但是也没有去 查就用了，而且装修展台的时候牌子打得还挺大的，谁知道离他们展台不到10 个位置的地方，也有这个牌子， 但是人家已经是在国际上注册了的。 当时大会的工作人员就到他们展台 来警告过，让他们马上把牌子摘下来，就没说什么了。但是他们这帮人，没在意，没放在心 上，还以

10、为交了钱参展就是上帝了， 可能他平时也这样黑着干惯了，第二天，大会的工作人 员再次来的时候， 发现牌子还在， 就马上叫保安来撤台了， 把所有的文件包括接的客人的名 片资料，和所有的产品都没收了。在此也提醒大家，有客人信息的文件一定要妥善保管，一 般在展台上用了，晚上就带回宾馆，展会上人多手杂，难免会出以外。还好这个朋友是在最后一天的上午被撤走的， 否则真是白来了。 但是他们公司从此不能 申请去参加这个展会了。 还好， 他们还有一个工厂，可以以工厂的名誉去申请。这件事情的 发生， 影响的不光是他们自己， 其实对其他的中国展商都有一定的影响。 展会会对中国展商 特别的严格， 还会设置一些 贸易壁垒

11、 之类的。 所以在某个圈子了， 还是要遵守一点游戏规则，否则会吃亏。E、地毯不要用深色的，要不然很容易脏，浅色会比较好，灰色感觉是最耐脏的。F、所有与装修公司确认的工程图要带上，妥善保存，以便核对各个细节。G、隔音房不要用含甲醛或者化学药味太浓了的夹板，否则坐里面会熏得很，受不了， 客人比较注意这些。4、样品的准备：a样品的准备好，就要发货运了，最好准备好两个月的时间（如果到德国的话）从出货开始，这样就不会很赶。b、关于样品的运输，我们一般都是用大会指定的运输商，因为他们有进入会场的优先 权，德国这些工作都有很严格的部属的， 车是不能随便乱进的。 不过指定的运输商一般都很 贵，C、如果你在那有

12、合作得好的客人的话，他也要参展的话可以考虑让他帮一起送过去， 这样更安全稳妥，个人意见，最好不要用那些没有和大会合作的运输商，以免误事。样品的 运输费用和整个展会投资一比的话，不算什么。d、所有样品上都要打上产品的型号，另外再备一些额外的，以免展会上损坏的话可以 及时替补e、样品出去前，对所有的样品都拍照并整理好，作为客人下订单的参考。f、样品的质量外观和功能都要反复检验，如果你样品都有问题，客人如何相信你的大 货能做好。g、每个箱外都要贴上详细的产品型号的清单，然后自己再备份一份，这样在展会的时 候方便拆箱。5、机票、保险 提前买，一是有折扣，位子也比较多，二是去签证的时候都会要用的。 要反

13、复和卖机票点确认是否有位置， 最好提前 2 个半小时到机场， 如果是国际航班， 以免有一些突发情况处理不了。 我们上次有 5 个人去， 但是其中有两个人的位置卖票点忘记最 后的确认了，还好我们去得早， 让他们赶紧联系航空公司这边，还好只是有惊无险。如果去 得不是早的话，这次有两个人要漏飞机了。还有如果转机的话， 一定要确认所有的票是否都是同一家航空公司的， 有个客户就是出 了这个问题，不是同一家航空公司的，广州出发， 在北京转机到法国， 但是从广州出发的票 和在北京转机的票不是同一家航空公司的票， 而且转机的时间只有 2 小时， 这样的话， 他要 到了北京以后先去拿行李然后再转， 但是这样的话

14、即使是飞机十分准点， 还是赶不上飞机的。 为了避免麻烦，要注意。另外，换登机牌的时候也要注意，我有一次在德国FRANKFURT机场的时候，因为我们一起 8 个人，可能中国人的名字对他们来说有点难，把那办理登机牌的小姐的头都搞晕了， 结果他给的登机牌和我们飞机的航班号不是一样的， 我们是要到广州， 但是她确办了上海的， 而且行李已经送过去了。 我们当时并没有发现，在免税店买东西， 还没过安检，因为时间很 早，但是后来我还是再看了一下登机牌差点晕倒， 航班号全错，幸好时间还早，要不然就惨 了，也是有惊无险，后来我每一次都很小心。人总是在不断的吃亏和教训中成长的吧。6、展会上人员和时间的布置 无论什

15、么时候，工作都要系统且有条理，但是很惭愧我一直都是一个很没有条理的人，很多时候下决心想改，一两天还可以，但是却没有坚持下来。哎，人为什么学好那么难，学 坏却那么容易都不用教。A、到老客人展台上去拜访的业务员这个工作， 需要对业务和客户十分了解， 最好让跟这个客户的人去， 但是如果人员有限 的话， 一定要请一个思路清晰、 冷静而且很礼貌的业务员去， 去之前先把要客人谈的重点纪录下来，去的时候带上这个谈话内容，一点一点和客人说。引导客人的思维。（这里要说，有时候很多客人本身不是很有条理，而且有时候展会现场一混乱就更没有 条理了， 这时候你要引导他跟着你的思维走， 如果跟着他的思维的话， 可能谈一上

16、午都不会 谈到重要内容，这点在展会中会说到 ）做好每一个老客人非常重要， 开发新客人实在太耗费精力和时间了， 过程过于漫长， 句老话，珍惜眼前人。B、上不认识的客人的展会上推销的业务员这一个人员很重要， 他所去的目标都是大公司， 所以比第一点比 A 类的业务要求要高。 但是只要抓住几个重要的特点其实工作也并不是很困难，关键是要把适合的人员培植在适合的地方，最大发挥所长。 这个人首先必须是很有激情的一个人， 而且自信， 很善于微笑的一个人。 我觉得那种年 龄稍微小点，刚毕业不久，在公司做了一段时间， 也懂公司的产品的人比较适合。 因为他们 通常都没什么很大的担心。 在展会上可能会被客人一次又一次

17、的拒绝， 所以你要培训他的心 理承受能力。告诉他一些调整心态的办法。基本上就差不多了。当然， 有一些客人情景式的 回答是必须先草拟好并背诵的。包括一些突发问答都要事先想到。老客户的保持虽然很重要， 但是这一步工作是关系到新的客户， 所以必须同样重视， 因 为这是很有目的的推销。C展台上留守人员的安排其实一个展会， 我建议全部用自己的业务员或者是 翻译 ，费用当然高很多， 但是绝对 值得，因为展会上的时间是非常宝贵的，客人不喜欢把太多的时间花在没有效率的沟通上。 公司的业务他们都很了解业务和公司的现状， 所以和有意向合作的客人来说会比较顺利。 但 是同时我觉得还要请一个在国外当地生活了很久的 翻译 ，因为他的一些建议和谈话会帮你 更多地了解客人，很重要，他带给