学校行政如何推动档案制作(上)

1、學校行政如何推動檔案製作上台中國小 劉倩梅老師檔案製作不是資料堆砌庫，更不是短時間速成的。所以要事前預告!檔案製作不是平空想像的，更不是制式的交作業。所以要教育指導!檔案製作不是來秤斤論兩，更不是計算後薄多寡。所以要著重品質!學校行政如果有心要推動檔案製作，那就要自我先釐清檔案製作的意義與 重要性，站在教師立場 設想：如何提供助力？如何化解阻力？有了根本認知後，落實與發揮執行力便需要一些技巧。以下提供的一 些竅門，為筆者走訪數所學校觀察後所見，並以自己本身製作檔案之經驗綜合 彙整而成，希望能提供給有需要的學校參考。探提前作業檔案製作的推動，非一人可為。假设能先找尋數個有共識之 夥伴，再行規劃

2、推動事宜較佳。夥伴成員最好能有兼任與無兼任行政之成員，較能有多元觀點 呈現，計畫成行與推動時，會更能考量與適應學校特殊文化傳統與組織氣氛之 各種狀況。在暑假中，團隊夥伴多閱讀及了解檔案製作方式，訂定本年推動方針與最 低的期望水平，並討論推動工作的大約進度。茲舉例如下：在開學前：建立推動期程與進度，準備好發放之相關文字資訊。在開學初：於校務會議預告今年推動重點項目。在開學後：分發檔案夾及相關範例、說明。於學期中：安排相關參觀與研習。於寒假前：預告下學期相關檔案展示時間與方式，第一年時，建議只提供 一次約3至5天之觀摩週。等。請各校依照校況，加以增刪或調整假设教師本身即有自發性需求與動機是最好的狀

3、況，然而此種情況是可遇不 可求的。所以，以行政的立場而言，為幫助老師尋回專業地位與尊嚴、塑造同 儕合作分享的教場優質文化、多元激發教師成就動機、融入教改潮流，推動檔案製作之活動，是應該努力的方向之一！而且必須由外而內運作：經 由行政組織之計畫，由外力推動、吸引，而轉化為個別教師，由內在動力而行。如此，檔案製作之活動才能真正落實於永續之教育現場！順水推舟總比逆流而行要省力，是以行政人員敏於覺察可借力 使力的環境因素，善用機會開展推動檔案製作之活動。各處室在每週之 教師晨會中，可不定期的常常提到最新之教育趨勢：製作檔案、未來之教育趨 勢：教師評鑑與分級。宣導此類工作之時代意義與價值，並添購及介紹相

4、關 書 籍與研習資訊讓老師接觸。假设有他校之檔案展，可帶隊或給予公假 參觀學習。 甚至可情商借至校內。每年的固定行事中，校務評鑑、期末教學成果展、班親會作品展覽、校慶 展覽、新生家長座談等，有系列的 規劃參展重點內容，將發揮一物多用之 功，也可使其製作之投資有足夠之報酬率。其他可資借用之外力來源尚包括：課程改革相關研習的輪流參與與本市教 育局國教輔導團網路專業工作坊之參與，甚至是邀請國教輔導團團員的經驗分 享座談會提供利用週三進修，指名所需研習主題進行、實務行動工作坊92 學年度社會領域將推動之專業成長研習等，都值得各校運用！探供給利器巧婦難為無米之炊，所以工欲善其事，必先利其器。行政人員可規

5、 劃經費購置資料夾等必備品，提供教師便利製作的好開始。有了硬體物質之提供外，軟體之搭配更重要。軟體是指：製作範例提供數 種模式，但鼓勵自創、檔案評鑑項目介紹等，有助老師構思檔案架構與 走向之說明。假设能將學校網站架設出一個知識分享平台，當更能有助於與其他教師分享 教學記錄，公開教學知識，將更能展現檔案製作之最正确效能呈現。 當然，這 一點之做法是推動幾年後，可以建構的願景在第一年的運作與推動後，一定要多多鼓勵與表揚。可在學校業務費預算 下或與申請學校家長會預算，給予獎勵金或獎品 數量上採用定額式或定質式 的獎勵辦法，各校可依狀況來考量與做變化。經過第一年之後，教學檔案展之活動便可列入每年學校固

6、定行事中， 甚至可結合學校本位、學校特色、班級本位等活動，每年逐項的納入行事 中，增加檔案之曝光率，並加強教師專業形象及強化成就。在第二年暑假中， 團隊夥伴訂定本年推動方針與提高前一年的期望水平，並討論繼續推動與提升 工作的大約進度。茲舉範例如下：在開學前：建立推動期程與進度，準備好發放 進階學習之相關文字資訊。 在開學初：於校務會議預告今年推動重點項目、 相結合之活動項目與期望 目標。在開學後：再次分發檔案夾及 其他相關範例、說明。建議推動三年後， 此項可免除，老師請自備材料於學期中：安排相關參觀與研習非講授式，對外以參加經驗分享與行動 研究發表類為主，對內最好由領域內教學研討會中互相觀摩報 告做起，再推派代表於全校與學年家長會、班親會中報告。於寒假前：預告下學期相關檔案展示時間與方式，第二年時，除觀摩週外, 亦併入校務評鑑、深耕計畫等大型學校或校際觀摩活動 中。等。請各校依照校況，加以增刪或調整每年檔案展如何防止新瓶裝舊酒，也是行政人員須注意之處。以積極 正向的做法上，有學校將數位老師之檔案 集結出書；以消極防範的做法上，有 學校將內容資料列入 評鑑項目中，列