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文档简介

1、Q：機密公文歸檔需注意哪些事項？A：依據機密檔案管理辦法第四條規定的事項有：1、 承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封。2、 詳實填註封套封面欄位。3、 專用封套封口處簽章。檔案管理人員點收機密文書時，僅得依封套上記載事項檢視，不得拆開封套；封套上記載不全者，應退回補正。Q：機密專用封套上之來文、收文日期字號、單位創簽稿文號及本校發文日期字號，如何填寫？A：1、來文日期字號：請填寫校外來函上之公文字號。例：97年5月5日台社（一）字第0970123123號。來文機關請填寫校外來函機關之全銜。例：行政院國家科學委員會。2、本校收文日期字號：請填寫黃色條碼上之日期及數字。3、單位創簽稿文號（追蹤碼）

2、：創簽稿者請填寫公文追蹤碼，回覆來函者免予填寫。4、本校發文日期字號：由文書組填寫。Q：辦理機密文書歸檔，案由應如何填寫？A：案由著錄應扼要表達案件主旨或事由之文字，並避免洩漏機密內容或名稱。例：林訴訟案。Q：機密檔案專用封套上之頁數、件數、附件數如何計算？A：頁數指封套內所承裝檔案之總頁數，當檔案件數超過1件時，其頁數得個別著錄或加總著錄。件數指封套內所承裝檔案之總件數，每1件公文號為1件，若併2案為2件。附件數指封套內所承裝檔案之附件數量。Q：國家機密與公務機密如何判別？A：國家機密指為確保國家安全或利益而有保密之必要，對政府機關持有或保管之資訊，經依國家機密保護法核定機密等級者，區分為絕

3、對機密、極機密、機密3個等級。公務機密指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者，列為密等級，包括職務秘密及業務秘密等，由業務承辦人員報請單位主管以上人員核定。Q：來文機關之機密文書辦畢歸檔時，解密條件應如何填寫？A：他機關來文之機密文書，其解密條件應與來文相同（發文後解密者除外），來文未定解密條件者，承辦單位宜先洽詢來文機關解密條件，如仍無法確定解密條件，得註記另行檢討後辦理解密，惟不得空白或自行訂定其他解密條件、解密日期。Q：可否以機密檔案之保存年限作為解密條件之依據？A：保存年限不因機密檔案或一般檔案而有不同，請參考本校檔案分類號查詢系統內分類號規定之保存年限。 保密期限者指依機關業務或職掌，於國家安全、利益或公務機密之維護，有必要保密至一定期限或成就解密之條件。（未填寫解密條件者，每年需辦理檢討解降密事宜）。解密條件日期請勿填寫大於保存年限之日期。Q：他機關來文之機密文書，註明為密件並已敘明解密條件，而已符合解密條件，是否可逕行註銷機密等級？A：解密條件已屆解密日期或為發文後解密、附件抽存後解密、公布時解密、工作完成或會議終了時解密等情形，若解密條件成就（承辦人依據該

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