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文档简介

1、装饰公司总务部记录管理制度1.目的公司建立并实施记录管理制度，明确记录的管理职责，规定记录填写、标识、收集、保管、检索、保存期限和处置等要求。2.适用范围本程序适用于公司记录的控制。3.职责：3.1 工程管理部负责工程记录（材料）的审核、归档、保管和处置。3.2 总务部负责公司公司记录的统一编号、归档和监督检查。3.3 各部门负责本部门记录的填写、保管。4.内容4.1 规定记录填写记录在使用过程中应认真填写，做到内容真实、项目完整、数据准确、字迹清晰，卷面整洁，要求使用不褪色的墨水笔填写。记录原则上不应涂改、损坏，如有特殊情况确需修改记录，应由修改人签字或盖章确认；签字、盖章不清晰的视为无效的

2、记录，应重新填写。记录签字按规定填写，签字齐全，不允许他人代签。4.2 标识本公司制定的记录实行统一编号，受控管理，编号采取以下方式：JL *-*JL- “记录”简拼*- 部门代号（以各部门第一个字和第二个字的大写字母开头）*- 顺序号与工程有关的记录执行建设工程资料管理2010 版中相关编号。工程记录表格经批准后，由工程管理部统一编号；其他记录表格经批准后，由总务部统一编号；记录表格送交总务部统一印制。4.3 收集公司各职能部门、项目部所有管理人员按管理权限进行收集整理记录。项目资料员负责工程记录的收集、整理和确认工作。项目部各管理人员负责本岗位控制范围的记录的收集、整理和确认工作。公司各职

3、能部门负责部门记录的收集和整理，并指导基层单位记录的管理。项目部质检员、安全员应随时检查其填写情况；项目资料员在工程竣工时，负责收集审查其质量记录。安全员负责收集审查职业健康安全和环境记录。工程竣工时与工程有关的记录，由项目质检员填写，资料员汇总整理， 移交工程管理部审核。 各部门记录每年汇总，年底移交总务部审核、装订、存档。经总务部审核后的记录可归档管理。4.4 保管记录由各部门专职或兼职人员管理。应贮存在铁制的文件柜中，并具备防潮、防火、防盗、防蛀的条件，且置于通风干燥处，避免发生发霉、鼠害、虫蛀等现象，并且便于查阅和管理。4.5 检索与工程有关的记录，由工程管理部将所有审批手续办完后，按工程名称进行编目、归档管理；其他记录由各部门进行编目、归档管理。4.6 保存期限各部门记录保存期为三年，项目部工程的记录保存期与建筑物同寿命。4.7 处置等要求记录保存到期由原保管部门进行销毁,销毁方式为焚烧或粉碎 ,销毁

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