办公室日常管理职责

1、办公室日常管理职责(征求意见稿为了加强办公室自身建设,弘扬企业精神,组织好后勤保障工作,及时详尽的掌握各项工作进展情况,特制定本管理工作制度并随时总结推广好的经验做法,提出改进的意见或建议,根据形势和任务的需要,不断充实和完善。一办公室主要职责负责办公室的日常清洁及相应整理后勤工作;负责办公室内部文件的收、发管理及存档工作;负责会前准备工作及会议记录的整理、传达。负责办公用品的购买登记和发放管理;负责办公设施的维护管理及添置的收发管理及登记;负责做好外来来访人员的接待、登记、管理工作;负责帮助提醒外勤人员检查出外活动前的准备工作是否到位及资料是否备足;负责做好公司每次活动、宣传的策划文稿、提案

2、及配合;负责办公室的日常清洁、维护、整理工作。负责整理、建立客户档案及会员卡的发放、管理工作。负责办公室人力资源管理及合同管理登记入档工作。负责办公室各种证照的年检、变更或升级及时提醒工作。二. 文件管理职责办公室负责文件收、发管理工作,并规定相应的职责。收到的文件、传真和其他与公司有关的原始资料后,要分清类别、等级、重要程度等,做好登记。然后及时转交给文件签收人,并将文件紧急情况、时限要求等有关事宜向接收人交代清楚。收到应上传给总经理的文件、资料、传真、信件等要及时转交到总经理处,介绍清楚紧急情况、时限要求等有关事宜,然后由总经理做出审验签收。收到应转交给各部门的文件、资料等,由各部门负责人

3、审验签收,部门负责人外出时,由其他人代收并做好登记。办公室人员在收到文件后要复印该文件以做好备份、存档等工作,并做好保密工作。收到领导下发的文件通知等要及时准确的转交或通知各部门负责人或其他相关人员,并做好备份、存档、保密工作。收到各部门签发的文件时,首先要复印存档,然后按文件要求的送达地点、送达部门、送达人、送达件数等及时送达给收件人并做好登记。收到文件后须由有关负责人签署分发意见,若需转交给多个部门或经手人,要做好数量统计工作,然后再复印、分发文件,原件要妥善保管或交付利害关系人收存,并做好相应地登记工作。失去存档意义或保存价值的文件和资料等,经过鉴定无误后交总经理签字批准后,方可进行销毁

4、。三会议职责参与公司召开的各种大小会议,做好会议记录,一般情况下,每周一必开一次小周总结,周五做一次下周规划;传达会议通知时,要明确会议时间、地点及参加人员。如有事应先请假,并附相关手续以备存档;负责会议记录,整理会议纪要,以及会议纪要的流转、存档工作;在会议期间,参加会议人员不得窃窃私语,做到有言即发,但在会上一旦形成决议,无论个人同意与否都必须认真贯彻执行;会后做好会议纪要,方便日后查询。四办公用品管理职责各部门所需办公用品添置前需提前报给办公室,根据办公室用品库存情况以及消耗水平,制定出办公用品采购计划,确定采购数量,经核准后实施采购。办公室采购办公用品应到批发市场购买,要货比三家,保证

5、价格合理、质量过关,要建立价格数据库和供应商目录,采购过程中严禁以次充好,营私舞弊,中间提成;办公室采购的办公用品须登记入册,并注明日期及经手人;所有发放物品必须填写物品领取单,写明分发日期、品名、数量等,办公室记录在帐,领取人签字。消耗品根据部门实际情况定量发放;自然损坏的要以旧换新,人为损坏的由个人赔偿;入职、离职人员:入职人员到岗时由该部门领导提出办公用品申请,向办公室领用;离职人员将剩余办公用品一并转给交接人,无交接人时交给办公室。五.办公设施的管理职责公司的办公设施包括:桌椅、计算机、计算器、打印机、复印机、传真机、电话、摆放样品、文具、文档等等;办公室统一采买、配备、管理公司办公设

6、施,并且要对各部门的办公设施做定期检查和维修,对各部门报修的办公设施要及时处理并做好登记,承办人不得推诿、拖延;每日做好办公用品的清洁整理工作。八考勤管理制度做好考勤记录、上报与考核。除外勤人员外,均应遵守规定好的上下班时间:临时事故,也应在事后说明事由,由总办核准落实。员工请假,调假均应及时通知办公室,得到答复后方可实施。公司按月进行考勤,办公室月底将考勤资料及请假凭证进行核实、汇总,以此作为工资及考核的依据。上班时间已到而未到岗者,即为迟到。早上有事不能到公司签到者应提前向领导请示,得到领导的批准后方可不到公司签到,待返回公司后补签,并注明原由。未到下班时间而提前离岗者,即为早退。有事外出不能及时返回公司签到者必须与办公室说明,于次日补上,并注明原由。员工迟到、早退一次罚款十元。员工无故旷工半日者,扣发当日工资;旷工一天罚款五十元。无故旷工超过三天者,视为自动离职;如因事必须亲自处理,应在前一日下午5:00时前申请,经领导认可审批后将请假凭证交由办公室备案方可实施;事后请假申请视为旷工。但