浅谈关于建筑工程档案资料整理的注意事项

1、浅谈关于建筑工程档案资料整理的注意事项    摘 要：建筑工程资料整理工作是一项系统工程，是涉及各个专业技术部门的一项复合型工作。由于一般工程的施工周期较长，期间由于人员调动等原因会造成某些资料的遗失，对后期竣工资料整理带来很多问题，影响工程竣工验收。本文就各级档案部门职责和工程竣工资料整理注意事项进行了简要的说明，希望能对建筑工程档案资料整理工作有所帮助。关键词：建筑工程; 档案资料; 整理; 注意事项Abstract: The data compilation of construction project is a systematic proje

2、ct, is a complex work involved in various professional and technical sectors. The personnel movement and other reasons during the long period of the construction will cause some data loss, which will bring a lot of problems for the data compilation of late completion, and impact of project completio

3、n and acceptance. In this paper gives a brief description of the file sectors responsibilities at all levels and the matters needing attention for data compilation of project completion, hoping helpful for the construction project file documentation.Key words: construction; archives; compilation; ma

4、tters needing attention中图分类号：TU198文献标识码 A 文章编号：建筑工程档案资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工、调试、生产准备、试运行、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。工程档案资料工作是工程建设过程的一部分，应纳入建设全过程管理并与工程建设同步。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查，并负责工程技术档案资料的接收和移交。为了便于各个管理环节的衔

5、接，档案资料室配备专职档案员，为更好地管理好档案资料，应配置必要的库房、档案装具、档案保护设施和办公设备。工程建设中，各种技术资料交由档案资料室统一管理发放，各有关部门和单位指定专人办进领用手续。设备到货后，由物资组汇同有关部门开箱验收后，设备资料(归档的发给施工单位的)统交档案资料室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。购置技术资料、图书、标准由档案部门统一申请，经批准后按计划办理，或委托有关部门自行办理。凡购置技术资料、图书、标准的报销凭证，一律由档案室签收后

6、方可办理报销手续。为确保工程档案的齐全、完整、准确、系统，确保档案案卷合格率，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。一、各级档案部门职责参建单位(总承包、发包、建设、设计、施工、监理、承办单位)应按各自的职责，将负责承建、承办的项目文件材料进行收集、积累、整理，按照归档要求移交建设单位。项目承包商项目实行总承包的，由总承包单位负责对其总包项目的文件从形成到编制的全过程进行监督、检查与指导。并负责组织、协调分包单位的归档工作。按规定向建设单位提交全套完整、准确系统的符合档案规范标准的项目档案。由建设单位分别向几个单位发包的，

7、由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件。建设单位各机构：负责对形成或收到的有关建设项目的前期、设备技术、工艺、涉外、专利及商检索赔、竣工、试运行及验收等全部项目档案进行收集、组织及汇总整理。设计单位：负责对形成的基础材料和项目设计等文件进行收集、积累、整理。施工单位：整理现场的译文及安装、调试形成的非标准图、(竣工图)、设计变更、试运行及维护、工程事故处理文件。监理单位：负责对各参建单位在工程建设中文件的形成及竣工档案的编制进行监督与审核，特别是对竣工图完整、准确、系统进行监督和审查。负责收集、积累、整理、归档项目监理文件。建设单位委托监理单位负责监督、检查项目文件的收集、积累和

8、完整、准确、系统情况，并审核、签署。同时向建设单位提交有关专项报告。验证材料及其他监理文件。试运行单位：负责收集、积累、整理在生产技术准备和试运行中形成的文件。施工单位归档范围负责提交施工，安装全部技术记录(含隐蔽工程的各种资料)。负责提交分部试运记录及验收签证书。负责提交分部试运阶段的方案、措施。负责提交移交试生产前的消缺记录。负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。调试单位归档范围负责提交所承担的调试项目的调试方案、措施与调试报告等。负责提交调试过程中设备缺陷处理记录。负责提交调整试运质量验评表。负责提交调试过程中变更设计资料及调试工作总结。

9、负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)。设计单位归档范围负责提交项目(工程)各设计阶段的设计文件。负责提交全部设计修改通知单。负责按时提交全套完整的竣工图(一式八份)。并切实执行竣工图编制的有关规定。负责按时提交符合国家档案局相关制度的全套完整的竣工图光盘一套负责提交设计总结。负责提交档案归档的目录清单(含电子版目录)质量监督部门(质量监督中心站与质量监督站)监理部门归档范围负责提交监理过程中形成的有关工程质量，工期、投资监理等方面的全部文件材料。监理各专业负责人对施工单位、调试单位、质量监督部门的归档案卷实施审查，对被监理单位归档文件的完整性、准确性、系统性负责，并在案卷内备考表审核人栏

10、签署。负责提交设计、施工、安装、调试等单位归档完整齐全的证明材料。对不符合归档要求档案的处理：对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，档案资料室有权退回立卷归档单位,立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料归档不完整,不符合有关归档规定者,不能进行工程决算,各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。工程档案的鉴定和销毁.对归档和发放后多余的工程文件和各部门使用后回收的图纸资料，先由申请销毁的部门登记造册，再由档案部门提出销毁意见，报公司总工及经理批准后方可销毁。.对各单位修改替代后的档案，档案部门应列

11、出销毁档案清册,提出销毁报告,经公司总工及经理批准后实施,并对被销毁档案目录进行清除。.档案销毁必须严格执行保密规定，由保安部门确定销毁地点。销毁档案时，档案部门、保安部门均应指派专人监销，监销人必须在销毁清册一签字，档案销毁清册应存档。.在鉴定销毁档案时，处于两种保管期限之间的档案，一律从长处理。其它工程档案的分类、编目、按本工程档案分类编号办法及规定执行。档案、资料、图书的提供利用，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。档案库房管理按本工程档案库房管理规定执行。各职能部门工程文件材料立卷归档按各职能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的

12、规定执行。二、工程竣工图编制管理1.编制竣工图的形式和深度1.1凡按图施工没有变动的，则由施工单位(包括总包和分包施工单位，下同)在原施工图上加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。1.2凡在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图(必须是新蓝图)上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明。加盖“竣工图”标志后，即作为竣工图。1.3凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变以及有其他重大改变，不宜再在原施工图上修改、补充者，应重新绘制改变后的竣工图。由于设计原因造成的，由设计单位负责重新绘图;由于施工原因造成的，由施工单位负责重新绘

13、图;由于其他原因造成的，由建设单位自行绘图或委托设计单位绘图。施工单位负责在新图上加盖“竣工图”标志并附以有关记录说明，作为竣工图。重大的改建、扩建工程涉及原有工程项目变更时，应将相关项目的竣工图资料统一整理归档，并在原图案卷内增补必要的说明。1.4竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做到规格统一，图面整洁、字迹清楚。不得用圆珠笔或其他易于褪色的墨水绘制。竣工图要经承担施工的技术负责人审核签认。2.编制竣工图的分工2.1建设项目实行总包制的各分包单位应负责编制分包范围内的竣工图，总包单位除应编制自行施工的竣工图外，还应负责汇总整理各分包单位编制的竣工图。总包单位在交工时应向建设单位提交

14、总包范围内的各项完整、准确的竣工图。2.2建设项目由建设单位分别包给几个施工单位承担的，各施工单位应负责编制所承包工程的竣工图，建设单位负责汇总整理。2.3建设项目在签订承发包合同时，应明确规定竣工图的编制、检验和交接等问题。2.4建设单位应组织、督促和协助各设计、施工单位检验各自负责的竣工图编制工作，发现有不准确或短缺时，要及时采取措施修改和补齐。3.竣工图编制的套数大中型项目、重要公用工程和其它特殊性项目的竣工图至少应编制三套，一套送城建档案部门归档，二套由生产或使用单位保存。一般小型项目至少编制二套，一套送城建档案部门归档，一套由生产或使用单位保存，作为维护、改造、扩建的依据。项目竣工图

15、套数应该在签订施工合同时明确规定。4.竣工图编制费用竣工图编制费用以第二条的分工及第三条规定的套数为基准，增加部分的费用由筹建单位负责。竣工验收后需要复制的，复制费用由使用单位负责。三、如何做好建筑工程档案资料整理1.建立健全档案管理制度，是做好建筑工程档案管理工作的基础。为了加强对工程建设各个阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期(从工程立项开始)就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自应

16、承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案管理跟踪同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。2.严格把好竣工验收档案资料的质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求，对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行建设工程质量管理条例和工程竣工验收备案制的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程

17、竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给建设工程档案合格证，建设单位不结清尾款，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。3.加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，档案工作的特点也有了新的变化，从而提高档案管理干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务素质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更好的服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关

18、法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用，要有较强的责任心，严把工程档案质量关。4.加强施工管理，强化档案材料编制工作。按照标准编制工程档案资料，是施工单位最基本的业务条件。一个施工队不会编制工程内业材料，就不具备承包工程的资格。工程档案材料的质量，关键在于编制形成过程。施工单位应明确自己的责任，加强对施工技术人员编制档案材料的训练，不断提高编制工程档案材料的业务水平。5.充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源，做好档案信息统计工作。各部门应有效地利用计算机资料，建立本部门的档案检索系统，提高各部门的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类和编号;对外来文件记录与单位的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成的编号。6.及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录，才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁