采购部门制度及职责-

1、采购职责范围:1、日常采购2、验收入库3、采购咨询(向供应商咨询价格4、以书面报告形式向公司反馈信息,经总部同意后方可采购5、采购谈判6、每周采购计划的制定7、供应商往来账目核对、采购数据报表的提交8、应付账款统计、发票催缴9、资质/证件/彩页/授权书辨认、索要、管理10、厂家培训的预约11、与供应商退换货的协调12、与厂家的售后协调采购工作细则一、日常采购:1、制作订货单:厂家有固定模板的使用厂家固定模板;如果没有要求的则使用公司默认模板2、在管家婆软件中制作进货订单,交由财务部门进行审核3、发送采购订单传真4、与供应商确认5、发货后索要快递日常采购需要掌握的是:1、供应商名称、产品规格、采

2、购价格2、供应商截止发货时间一般厂家规定是当日的15:30后不再发货厦门新创:财务收到款后才发货,一般为订单发送的第二天发货北京德善康:每日的10:30 3、发货免运费金额的要求广州万孚、北京热景:单笔订货金额超过5000元宁波普瑞柏、北京华宇亿康、厦门新创:单笔订货金额超过1000元北京德善康:单笔订货试剂类产品9000元,耗材类产品7000元日常采购特殊情况紧急订货客户要求当日发货的,但公司没有库存的,采购部门需要与供应商的区域销售经理或供应商内勤主管人员协调直接将产品发到客户手中特别注意:需在订货单中或口头告知供应商不能提供含有产品单价的单据二、验收入库1、来货后,采购内勤按照供应商提供

3、的单据核对产品数量、批号、有效期2、查看产品外包装是否有破损有破损的直接告知供应商内勤,安排退换货(发生该情况的必须在CRM软件中客户关联日志体现出来,并抄送给相关人员3、管家婆软件产品录入:按批号、有效期、数量记录。随货携带进项发票的,同时录入到管家婆中三、采购咨询:1、接收需咨询的产品名称、用途、是否指定品牌要求2、同种咨询的供应商至少应保持3家及以上3、将结果告知相关人员特别说明:结果指的是产品的市场成交报价或者是公益建议的客户成交价格而不是公司实际的采购(进货价格4、进行采购谈判5、采购申请、审批、合同签订6、采购,索要供应商资质、合同等相关证件汇款7、货物追踪特别备注首营企业和首次经

4、营品种1、首营企业系指购进体外诊断试剂或者医疗设备时,与本企业首次发生体外诊断试剂或者医疗设备供需关系的生产企业或经营企业;2、首次经营品种系指本企业向某一体外诊断试剂或者医疗设备生产企业首次购进的体外诊断试剂,包括体外诊断试剂或者医疗设备的新规格、新剂型、新包装。二、首营企业的审核:1、采购部对供货企业的法定资格进行审核,包括医疗器械生产许可证/医疗器械经营许可证和营业执照、税务登记证、组织机构代码并索取加盖供货单位原印章的复印件。医疗器械生产许可证/医疗器械经营许可证:范围中必须包含“体外诊断试剂”字眼2、审核供货方销售人员的合法资格,即供货方法人对其销售人员的盖有鲜章的授权委托书和销售人

5、员身份证复印件。三、首次经营品种审核:1、对首次经营品种审核必须具备的资料包括:体外诊断试剂生产批件(批准文号、注册证(含注册登记表质保协议。2、购入首次经营品种入库验收时,应凭该品种同批号的产品检验报告书验收入库,否则拒收。以上资料均由采购部门归档备案四、采购谈判1、已合作供应商:每年的3月份前与供应商就合同的任务量、返利及其他附加条件进行谈判,达成一致后签订采购合同。需要注意的是:返利形式,是以货物的形式还是以抵扣货款的形式进行返利。返利的时间一般为3月份之前完成对经销商上一年度的赠送任务量由公司总经理具体规定,但采购内勤必须出具月度及年度采购数据报表辅助完成2、首次合作的供应商必须将采购

6、合同及供应商代表提及的各项优惠政策进行整理分析后交由公司相关部门人员审批后方可进行合同的签订五、每周采购计划的制定1、制定时间:每周四上午2、完成制定时间:每周四下午17:00之前完成3、时间段规定:完成下周一至周五客户订货数量的评估4、评估依据:由库管提供实时库存状况、商务内勤按产品订货周期进行估算、商务内勤实际联系情况、最低库存标准要求5、提交审核时间:周五上午12:00之前6、提交方式:CRM客户管理软件六、供应商往来账目核对、采购数据报表的提交1、供应商往来账目核对:每季度要与供应商进行往来账目的核对;对于频繁合作的供应商争取做到每月进行账目的核对,最长不得超过2个月进行一次的核对1.

7、1核对的内容:订货明细(产品及数量、汇款金额及日期、机器的数量、押金的扣减、进项发票开具等1.2要求必须有书面或者电子表格的形式,双方必须加盖公司公章1.3核对结果必须在汇款本中和CRM中具体进行记录2、采购数据报表的提交1.1 报表内容:采购内勤需每月定期提交当月的采购数据报表,涵盖内容为当月的采购金额总计、分项统计、主要合作产品数量的统计1.2 提交时间:次月的5号之前提交七、应付账款统计、发票催缴1、采购内勤每月应对有账期的供应商统计未付账款金额,提交时间为每月的10号之前2、发票催缴:每月应及时催缴进项发票3、对于已收的发票要及时录入到电子表格中备注:每月20日采购内勤必须将当月已收的发票金额总计告知公司相关人员八、资质/证件/彩页/授权书辨认、索要、管理1、采购内勤在订货时检查供应商资质/证件/彩页是否缺少,如有缺少应在订货时告知供应商2、采购内勤应及时索要并更新供应商的开具的授权书3、资质、证件:等同于首营资质和首营品种公司证件为:医疗器械经营/生产许可证、营业执照、税务登记证、组织机构代码证产品证件:注册证及登记表医疗器械经营许可证有效期为5年,经营/生产范围必须标注有“体外诊断试剂或者生