记 录 控制 程 序

1、记录控制程序1 目的建立有效运行的记录管理系统,为质量/环境/职业健康安全/产品有害物质减免过程管理体系的有效运行提供客观证据;通过统计分析为产品质量符合规定要求、环境/职业健康安全绩效达到预期目标要求的持续改进提供依据。2 适用范围本程序文件适用于家用空调所有与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质减免过程管理相关的记录。3 职责3.1 品质管理部负责编制汇总表格总览表(第二、三层文件引用,内容应包括:各种记录表格的编号、版次、名称、保管责任部门及记录保存期限等;负责本程序文件的归口管理。3.2 各相关部门负责本部门有关记录的编制、正确使用、维护和各项记录的处理流程的管理工作。3.3 各部门

2、主管负责本部门作废记录的处理的批准,处理方式与部门作废文件相同,必要时部分作废记录的处理由管理者代表批准。4 工作流程4.1 记录的范围凡是质量/环境/职业健康安全/产品有害物质减免过程管理体系要求(含供方的记录、报告、检验和验证报表等均属记录范畴。包括:a 与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质减免过程管理体系有关的记录:管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正和预防措施记录、人力资源培训记录、基础设施和工作环境管理记录、产品和过程监视和测量记录、法律与其它要求的记录等管理体系相关记录;b 与质量/环境/职业健康安全/产品有害物质减免过程活动有关的记录:与产品有关要求的评审记录、设计

3、开发评审/验证/确认和更改记录、供方评价记录、产品标识记录、监视和测量设备检定记录、不合格品控制记录、质量计划相关记录、环境因素/危险源识别及评价记录、运行控制记录、紧急事件及应急措施、能源/资源的消耗记录、服务及顾客投诉记录等体系活动相关记录。4.2 记录的编码标识及填写要求公司现行记录编号及格式(版次/修改次数。放置于表格/记录标题的下一列的右上角,如该记录有部门编号,则位于公司文件/记录编号之下。其格式如下:a 第一类:在第二层程序文件中引用的记录表格编码具体编号方法如下:“*表(记录或表格标题 ”ZG/JL - 版次/修改次数例:(A/0同一类型的表式用顺序号用01,02表示顺序号用0

4、1,02来表示与该程序文件相同的顺序号部门自有的编号b 第二类:在第三层文件中使用的记录表格具体编号方法如下:“*表(记录或表格标题 ”ZG/JL- 版次/修改次数例(A/0同一类型表式用顺序号用01,02表示该文件顺序号用01, 02来表示文件编制代号部门自有编号(注:1.如该记录在部门有其编号,则位于公司编号的下方,对本部门较复杂的自有编号方法应有部门相关的文件支持。4.3 表格的管理4.4 记录的保管和贮存要求4.5 记录的保存期限记录保存期限根据记录的用途来确定,一般按以下原则进行:a 与产品质量、环境绩效、职业健康安全绩效、产品有害物质监测无关,属行政或事务性的记录,保存期为三个月;b 顾客或政府法律、法规有特殊要求或合同约定,则按其规定的保存期限保存。a 涉及产品设计开发的相关记录,应保存三至五年;b 监测和测量设备的校验记录,特种设备定期检验记录,应保存至校验的有效期延期半年;c 产品和生产检验相关的记录、设备及工装档案、供应商档案,保存期为产品保修期延期一年;d 环境监测报告、工作环境职业卫生监测报告、防雷监测报告、职业病体检报告的保存期为三年。e 目标、指标及管理方案监控记录应保存到设定期限后延期一年;5 引用文件 无 6 相关记录 表格总览表 文件/记录销毁申请单 ××部门表格一览表 文件更改申请单 文件借阅记录