专业数据导出及导入档案程序通用方法

1、专业数据导出及导入档案程序通用方法沈阳市铁西区人民法院张强前 言当今社会信息化办公已成定局，每个单位不只一套办公系统软件，如何实现不同办公系统软件数据转换，消除信息孤岛，提高办公效率作为一个课题摆在我们面前。以法院系统档案室为例，正常情况下即有进行案件管理的专业系统，又有档案管理系统，如果不进行数据转换，就要同时使用两套甚至更多套办公系统软件；或在档案管理软件中重新录入专业信息（以铁西法院为例每年1万件案件，每件案件信息100字计算，增加了100万字的专业信息录入量）。制作数据接口是解决数据交换的好办法，但由专业公司制作数据接口需要高额费用，如“法院综合信息管理系统” 数据接口程序需付费3万元

2、，多数单位因办公经费及制作时间问题只好放弃，造成上述局面。为面向普通档案工作者，使档案工作者能够用最简单的方法实现最复杂的操作，2004年笔者自行摸索出一套专业数据导出的简便实用的途径，使用者无需懂得高深的编程知识，不必考虑使用的是何种专业、何种版本系统软件，不必投入1分钱，只要按本图解操作即可实现专业数据转出导入，经在沈阳市铁西区人民法院4年时间的实际应用证明该技术运行稳定、效果较好。2008年初笔者将这套简单实用的数据转换技术以图解的形式整理公布出来，对于采用第三方档案管理软件的各行业档案管理部门，应用此技术可减少2/3甚至全部的档案数据录入量。笔者现将这个技术免费提供给全国的档案同行们借

3、鉴使用。该项技术已经为提高法院系统的档案管理效率做出了积极贡献！目 录第一章 专业数据通用导出方法41.1 EUDI的安装41.2 EUDI注册步骤71.3 利用EUDI转出专业数据9 查询出所需专业数据9 专业数据的导出前识别范围设定10 数据导出到excel14第二章 专业数据如何导入档案程序152.1 导入MSSQL型档案数据库16检查修改已转出数据表头与待转入数据库结构一致16向档案数据库中导入专业数据182.2 导入VF型档案数据库的应用20 确认需导入档案数据库的英文名称20 按档案数据库的字段名称修改导出专业数据的表头21向VF型档案数据库导入专业数据24编 后 说 明27第一章

4、 专业数据通用导出方法 不论是何种软件程序、不管是什么软件版本，只要其有打印功能，就可转出所需数据，所有这些只需通过微软公司的EUDI插件实现，实为万能数据转出法。EUDI是一款让你可以把可打印的应用软件、文档或者屏幕抓取图片转换到 Excel 当中的通用数据转换工具.可以从任何应用程序(或pdf文件)通过Eudi转换数据至Excel或Word里。它使用非常简单，安装Eudi后会在您的计算机中建立一个虚拟的Eudi打印机，只要将报表或撷取屏幕图像以Eudi虚拟打印机打印输出至 Eudi，就可以以鼠标拖曳选择您要绘出的表格到 Excel或Word里。对系统系统要求如下：处 理 器：350MHz

5、(建议 1 GHz ) · 内 存：128MB / 256MB (建议256MB/512MB) · 操作系统：Windows 2000 (建议XP or 2003) · 硬盘容量：10MB (建议20MB) 其 它：屏幕分辨率 800x600,Microsoft Word 和 Excel,Office 97 (建议屏幕分辨率1024x768,Office 2000, XP, 2003)下载地址：演示地址：1.1 EUDI的安装打开已下载的EUDI安装文件，出现如图1.1，点击NEXT，然后在出现的界面中点YES，不改变任何选项，点NEXT，选择默认安装路径后点NE

6、XT，最后点Finish完成EUDI的安装，如图1.2。图1.1图1.2EUDI安装完成后会在系统打印机处添加一个虚拟打印机EUDI PRINTER,见图1.3,转出专业数据前把它设为默认打印机即可。图1.31.2 EUDI注册步骤EUDI为注册软件,未注册时可免费使用90天，可转换5页表格材料。注册后可无限制使用。注册步骤如下：A、在1.please type in the下两空白出填入购买软件获得的代码.见图1.4；在2.please下空白处填入你的电子邮箱地址，点下一步，图1.4B、在出现的图1.5激活界面选 点下一步 ，图1.5C、在出现的图1.6处填入另一组注册码，点击完成后启动EU

7、DI软件，见图1.7。图1.6图1.71.3 利用EUDI转出专业数据转出数据原理：利用虚拟打印机EUDI PRINT，将符合条件的数据“打印为”excel格式，从而实现专业数据转出。1.3.1 查询出所需专业数据在要导出专业数据的软件程序中，设定转出项目字段，查询出符合条件范围的数据（可根据本单位软件情况具体设定，这里就不多加叙述），然后选择其打印功能（此时系统默认打印机应为EUDI PRINT），以转出法院流程数据为例,如图1.8,随后系统启动eudi 进行excel数据的导出前识别范围设定。图1.81.3.2 专业数据的导出前识别范围设定A、对单元框中数据为单行文字的设定在出现的如图1.

8、9右中部窗口按住鼠标左键划黑要转出的数据部分，见图1.10。图1.9图1.10随后在选择区域就出现了黄虚线框，将鼠标指针放到黄虚线处，指针变成左右箭头，左右调整黄竖线至合适位置（类似于ocr识别时划定识别区域）见图1.11图1.11特别说明对自动给出的多余黄色列线的删除：划黑要删除列线的相邻两列，右键在出现的菜单中选择merge，即可删除多余列线；反之要填加列线的则要选择split项目，见图1.12。图1.12B、对单元框中数据为多行文字的设定如图1.13若不进行行列设定，就会发生个别单元框内文字转成多行excel数据情况，这是不符合专业数据转出要求的，故这种情况还应进行行列线设置。图1.13

9、点击工具栏上按钮去掉原黄虚线框，点击其右侧，划黑选择区域后就可出现全部行列黄虚线框如图。按前述步骤调整行列线至合适区域后导出到excel即可。图1.14C、对多余行列线的删除（或添加行列线）：点击EUDI界面工具栏上按钮右侧下拉菜单，其中表示选择列区域用于添加删除列线；表示行区域用于添加删除行线；用于选择单个单元格，按前述1.3.2步骤特别说明删除（或添加）即可。1.3.3 数据导出到excel点击EUDI界面左上角第二行工具栏上的按钮，选择要导出专业数据的页数，如图1.15，EUDI即可启动excel实现将专业数据导出到excel中起名存盘退出即可，最终效果如图1.16。图1.15图1.16

10、第二章 专业数据如何导入档案程序 目前，各单位档案管理软件一般有MSSQL型数据库（适用大型档案数据库）和DBF型数据数据库（适用中小型数据库），它们都支持excel格式数据的导入。将转出的专业数据导入档案管理程序后，对使用第三方档案管理软件的各单位档案管理部门，至少可减少2/3 的档案信息录入量，极大地提高档案管理效率，为一线工作提供更好的服务。下面按档案数据库类型分别讲解专业数据导入全过程。2.1 导入MSSQL型档案数据库以导入北京博阳信息工程研究所的GE2008档案管理系统为例，该软件是通过国家鉴的光盘档案管理软件，曾获得国家科技三等奖。系统是以大型数据库MSSQL SERVER为基础

11、，采用最新高级编程语言开发的符合国家档案管理标准的新一代产品。利用软件系统提供的引进excel数据功能将导出的专业数据（*.xls）导入到GE2008中。下面以前面导出的专业数据为例，介绍如何将其导入到GE2008中。特别说明：向已有的档案数据库中转入专业数据，专业数据（*xls）的表头必须和要与转入数据库的结构一致方能转入专业数据。检查修改已转出数据表头与待转入数据库结构一致点击GE2008中编辑数据设计数据结构设计，在出现的图2.1界面中看框内部分是否与转出数据表头（如图2.2中画框部分）是否一致，如不一致按档案数据库结构对应修改已转出专业数据（*xls）表头部分，直至两者一致，否者转入的

12、数据为空数据。如图2.1中画框部分各字段名称为英文字母，则转出的专业数据的表头各部分也应改成对应的英文字母。如图2.3示例。图2.1图2.2图2.32.1.2 向档案数据库中导入专业数据启动2008档案管理系统软件，选择要导入专业数据的数据库（必须在数据增加或修改状态），点击系统获取外部数据引进excel数据如图2.4：图 2.4选择已导出的专业数据存放位置，如图2.5， 图 2.5点击出现界面上的保存图标，档案系统询问是否为引进数据作历史纪录（建议选是，以免发生导入错误时恢复原来的档案数据，如图2.6），在随后的出现界面点确定完成专业数据导入到MSSQL档案数据库中，最终效果如图2.7。图2

13、.6图2.72.2 导入VF型档案数据库的应用以沈阳市档案局开发的SA系列档案管理软件为例，它是以Microsoft Visual FoxPro（以下简称VF）作为数据库，适用中小型数据量使用。专业数据导入档案程序步骤与2.1章节类似，用户可参照执行。为用户更多地掌握其它的方法，现讲述在Microsoft Visual FoxPro程序中直接导入专业数据的方法。确认需导入档案数据库的英文名称登录SA系列档案程序，在出现的图2.8界面选择左中窗口处的下拉箭头，在显示的数据库列表中选择要导入数据的数据库，本例中如民事档案，图中画框部分即为选择的数据库英文名称。本例中档案程序中民事档案对应英文数据库

14、名称为Msda.dbf。图2.8按档案数据库的字段名称修改导出专业数据的表头1) 查看档案数据库的结构，类似2.1.1章节部分点击档案软件工具栏上的格式系统编辑选择民事档案结构修改，如图2.9，窗口左部画框部分即是execl文件表头需对应修改的标准，点击右部工具条可看清数据库全部结构；若想打印出来便于观看，可按窗口中打印按钮将民事档案库结构打印出来方便修改已转出excel数据表头。图2.92)、在excel中修改已导出专业数据的表头达到与档案数据库结构一致3)、为转入数据库方便，将excel数据另存为 * .dbf形式，就这样可免去不少选择上的麻烦。具体如下：在图2.3的界面：点击excel窗

15、口的文件另存为，在出现的保存窗口，见图2.10，保存类型处选择dbf4类型，文件名处还用导出数据时使用的原名，点击保存，不必理会弹出的警告提示，一直选择是完成。图2.104） 设定日期格式为保证导入数据与原民事档案中日期型数据格式一致，必须进行日期格式设定。如结案日期项目，原民事档案库中形式为2007.07.05，而转出的专业数据中却为2007年2月5日。为导入后变成形式与原数据库格式对应，设置两处如下：a、打开操作系统控制面板区域和语言选项区域选项自定义日期，在短日期格式日期分隔符处，选半角的“点”， 见图2.11。图表 2.11b、另外一处设置：打开VF程序，点击工具选项区域，在使用系统设

16、置选择，确定退出，见图2.12。图2.12向VF型档案数据库导入专业数据1） 找到msda.dbf的存放路径并打开：一般存放在安装盘符X:SAAS2000WTMSDA.DBF，双击即可启动VF程序将MSDA.DBF打开（当然前提是系统中已安装VF），见图2.13。图2.132） 在打开的msda.dbf数据库界面，如图2.14，点击表追加记录，在随后出现的图2.15窗口，在类型处点倒选 Table（DBF）;在来源处选择已转换成dbf4型的专业数据（如民事.dbf），点击选项字段在出现的图2.16窗口点击全部一路确定即可完成流程导出数据“民事.dbf”向SA系列软件中民事档案数据库“Msda.dbf”的导入，最终效果如图2.17。至此完成专业数据向VF型档案数据库的导入。特别说明：导出文件 民事.xls 第一条数据各类时间处 不能为空，否则会引起导入数据时格式混乱；若时间处空缺可用自定义时间代替，在完成数据导入后再修改为正确的时间。图表 2.14图2.15图2.16图2.17编 后 说 明1、 本书写作过程中参考的相关软件、说明书及网络文章，相关内容版权归原作者所有。2、 Excel、Visual F