有关整个工程中小企业信息管理问题的研究

1、有关整个工程中小企业信息管理问题的研究摘要任何组织作为重要的问题被广泛接受的信息，从而更有效的战略，其管理的发展。这是特别为高级工程部门，系统化的知识资源，是实现和维持竞争优势的关键工程中小企业的案件。然而，相对较少经验的工作已开展，旨在探索和理解的障碍，以改善这一类组织的信息管理。为了解决这个问题，深入研究的问题在10个工程中小企业已开展。本文提出了一种研究方法的概述，并介绍问题的引出和过滤的过程中。使用筛选结果的核心问题是发展特点的工程中小企业目前面临的一系列问题。这些核心问题的相对重要性的指示得到重新分类，对问题的核心集的初始经验数据。它进一步指出，这些核心问题，在实践中很多涉及到另一个

2、。为了探讨这些关系，依赖和核心问题之间的因果关系进行了探讨。这揭示了一组可能被视为代表的主要障碍，以改善中小企业在工程信息管理的基本问题。工程中小企业的信息流和一些重要的考虑因素方面讨论这些障碍，提高信息管理的影响与高点亮。本研究和理解得到的结果是为提高信息管理与信息系统战略的发展和长远规划的关键。关键词：信息管理；工程中小型企业；基本问题；信息系统战略1 .引言在当今的信息依赖型产业和组织，信息化管理是一个重要和必要的活动。信息是中心的战略规划，管理，控制，战术规划和日常运作。事实上，许多组织的信息是他们的产品或服务的生产和交付的前提和关键是为下一代的产品或服务的创造。由于这些原因，信息化管

3、理已被广泛接受，是可以提高组织的性能及运行效率的关键机制之一在一般情况下，实施基础设施元素，以支持特定的业务流程或组织内的一个特殊的群体活动。这是强调了一个事实，即提高信息管理的战略往往对于一个给定的过程或活动的技术和工具的开发和应用处理。例子包括客户关系管理工具，产品数据。在这些过程中的具体制度的后果是，许多元素不完全一致的整体组织和承担的进程和活动的集合。例如，在工程组织的计算机辅助设计（CAD）系统和相关软件模块已开发的关注，特别是与工程师的具体需求的软件供应商。虽然会计及财务软件已推动治理商业实体的财务管理和财务运作所必需的法定要求。在实践中，金融和设计部门的代表都需要从个人的系统获取

4、信息，例如包括成本信息及部分代码的信息。从上述描述的信息化管理的目标和活动的两个关键尺寸变得明显。这些的是自己的输入和信息系统管理。这些方面应考虑涉及一系列技术，制度和行为方面，为了能够成功地实施信息系统及其基础设施，需要一个组织来解决。除了实施和管理的集合这两个方面的有效指定，许多学者认为以支持组织作为一个整体作为重点突出显示。例如，杜汉等人得出结论是“赋予的优势不是仅仅存在的使用和管理”。因此导致了信息化管理的第三个层面是基础设施的整体管理。在随后的章节中，特别提到了工程组织讨论以下三个方面：信息，信息系统和整体管理。1.1 信息系统自1980年代以来，相当大的进步，已经取得了在信息沟通和

5、技术（ICT）,尤其是处理电子信息。由于这些原因，大部分的新信息管理系统是基于计算机题库系统大多存在被转化为等效的计算机系统为了受益于自动化处理。事实上，合并后的消费信息系统和信息技术（IT）现在可以指挥一个相当大的比重一个组织年度预算在1%和4%之间为生产组织。生产组织已被证实具有七至12个不同的信息系统。其范围覆盖了从作业管理系统、产品数据管理的计算机辅助设计(CAD)系统、工资和报告系统。每一个这样的处理有特殊功能的要求可以支持特定的过程、部门或组和管理各种类型的信息。此外,相关的信息常常需要被管理在整个组织和众多部门,通常需要信息从其他过程和因此其它信息系统。1.2 信息在过去的十年里

6、的信息总量是创造,存储和访问一个组织内的指数上升了,继续上升。事实上,在2002年,69%的更多的信息被记录在1999年有大约800MB的记录信息每个体每年产生。这种日益增长的巨量资讯被品种、多样性和数量的资源和工具生成和访问信息,自己也在上升号码。其中一个例子包括分析工具,造型软件、数据库、网络爬虫、搜索引擎、客户及供应商外特网和留言服务。这种影响的后果不仅是数量的信息,需要被管理,这本身就是对信息超载,但是也在提供必要的管理许多不同种类的信息。在案件的工程组织各种类型的信息包括列表、工作报告、书信、草图、会议纪要、视频片段的计算机模型、音频文件,设计笔记和日志,具有特定的特性,因此采用了不

7、同的要求他们管理。这一卷和品种是有必要的,因为工程公司不仅需要大量的信息,对关键业务流程也是一种财富的附加信息进行违法活动的设计、制造和支持产品在它的一生中。1.3 全面管理一般来说,整个信息系统基础设施的一个组织的由大量的信息系统,通过各种各样的个人、团体、各部门、各过程分布在整个组织,而越来越多站点。这个复杂的系统相互关联的元素最终需要的功能作为一个整体,以有效地支持组织的核心竞争力。需要一个统一的集成信息系统基础设施重点是在大量的文本。然而,设计和实现一个统一的系统很少承担因为一般情况下,这是太复杂,需要巨大的资源。达到这个目的进一步沮丧的经常的力学性质组织和他们的环境。尽管有这些、企业

8、资源计划(ERP)系统可以支持大量的核心业务流程,也许是最近市面上买得到的单一的统一体系。然而,这些系统是非常昂贵的实施需要或重要的业务流程或定制定制变性。也有一个不同的执行情况进行与之相关的系统,为中小企业提供可以严重影响组织绩效。1.4 中小企业基于知识工程此前表示已经信息管理是关键操作和最终的长期商业成功的组织。改善的信息管理的发展特别重要工程组织,并解决这些需要拥有一个重大的挑战。如果仅仅因为大量、丰富的信息所需的事物来支持产品设计、制造和产品在它的一生中。例如,在工程组织有关信息,或者代理,CAD(计算机辅助设计)文件,文件、电子邮件、信函、供应商文献,分析模型、服务报告、会议记录、

9、生产进度,交货期,采购信息和考勤都需要被管理。有些信息是高度结构化的和可以举行正式的结构化的信息系统。这可能包括产品数据管理(PDM)或客户关系管理(CRM)系统。相反,大量的信息可能低于结构化和不那么正式,并居住在来源(如记录表,电子表格和维修报告。这是尤其如此机械制造商使用先进的工程部门(加工、包装、医药、食品技术和测量)经常处理大量的客户和种类繁多的供应商。这些组织也因此高度依赖于系统的知识资源,实现和维持竞争优势。这样的组织可能会因此被描述为中小企业基于知识工程。1.5 研究的焦点探讨了这些问题产生的原因,在其他部分重点信息管理的上下文以内以知识为基础的中型工程组织运作的先进的工程部门

10、。特别是为基础的研究旨在开发识别、理解和表征的核心议题所面临的这些组织和精心的关键障碍,提高信息管理在这类组织。为了解决这一问题需要结果的问题进行了详细的研究在10工程提出了中小企业。首先,研究方法和样本人口是描述。这项研究的结果再讨论,和一个分类的核心问题的有关信息管理是发达。这种分类的意义进行了讨论,对三个关键方面的信息管理,信息、信息系统和他们的全面管理。此外,核心问题之间的依赖和伤亡和研究一套基本问题,阐述了。结果的意义然后讨论了关于一个抽象的信息流模型在工程中小企业。2 .研究方法为了了解当前信息管理的有关问题,在基于知识工程的组织,尤其是中小型机械制造商,实证研究必须识别和表征这些

11、各种各样的问题。重要的是,研究的范围问题不应该仅仅局限于特定的技术、特殊的硬件或软件系统,而且所有的各种各样的方面的信息管理,对整个组织。为了研究这个问题,全面的问题,其研究方法应用于该研究旨在将被采访者的偏见,同时仍能在数据采集过程中面试都是对参与者的组织，包括董事(s),代表从技术部门和财务部门，它。在大多数情况下,参加者从每个组织进行集体的一组三名。这使得一个一致实相的组织和降低水平的方向需要重点讨论。正如上文所言参与者被介绍给研究及其定义藉由一个信息表,并呈现出:1 1)总结了目标和原则活动的信息管理,关键维度的信息、信息系统和他们的全面管理。2 2)一个范围的考虑信息管理在工程中小企

12、业。(3)讨论的品种和类型的信息用于工程组织。(4)定义的信息系统,它们的目的和他们的各种形式。2.1 中小企业的工程总的来说,10个工程研究中小企业在2004年第一及第二季。这些组织通常足以包含独立部门员工的250名员工和/或营业额少于比800万。所有组织都基于的英国位于南西和西米德兰的。更确切地说,是样本人口被选中为提供一系列的组织分布在允许的范围之内的标准定义一个中小企业。机构的传播这个范围图1显示的是。尽管使用了什么可以被当作“集中的非结构化访谈,收集了大量的数据为代表的问题超出了本研究的范围。为了消除这些数据从每次访谈法对过滤,然后删去。这些过程及其影响计划性地结果显示在图二和随后的

13、章节描述的。此外,各阶段的分析过程也突出了。这包括开发的一种分类的信息管理问题和调查的依赖关系及因果关系问题之间。将讨论这些部分3-5。2.2 过滤过滤阶段移除这些问题被认为是研究的范围之外。这些问题不是无关或非代表性机构经营先进的工程部门。更确切地说,问题是排除不涉及方方面面的信息管理,包括信息,它与信息系统,或业务和操作过程的工程组织,包括设计、制造、产品生命周期。这个过滤工艺消除了20多个问题,减少了一些具体问题的180个问题.2.3 修剪修剪阶段进行分离问题的有关信息管理和与其他业务和运营方面的工程中小企业。这是指所取得的又一次信息表和三维信息管理中突出的第二节。修剪阶段导致的去除71

14、期离开109的一个总数特定问题。传播的不同组织之间的问题是相对均匀的组织与个人贡献8-17具体问题给予平均低于11问题从每个组织。过滤和修剪的程序,均是重要的要素以全面分析,确保问题处理,在后续分析共享一个共同关注的焦点和最终能够被用来通知广义的角度和有代表性的行业考虑。2.4 条款本文采用四个学期代表各种层次的分类问题。这些术语如图2和定义下面。(1) 记录的问题-所有问题都有记录的采访(4200)。(2)特定问题-问题的一个子集,记录相关信息管理(109)。(3)核心问题-广义的套高水平的问题,展现了具体问题(18)。(4)根本问题-核心问题的一个超集,要么独立问题或日常问题。随意的问题可

15、以被认为有助于或引起其他依赖于问题(9)。3 .一个分类的信息管理问题由于过滤和修剪过程一节描述的109的一个总数问题特别关于信息管理在中小型工程组织鉴定。下一个阶段的分析涉及到比较、分组和划分的各种具体问题以确认和发展特征类问题。在这部作品中,这些课是被称为核心问题,并被认为是一个广义的观点的问题。这一阶段的分析揭示了十八个核心问题,从而对各种109具体问题可能是专门分类。特别有趣的是有一个事实,这些核心议题涵盖许多不同地区、主题相关的各种各样的不同的学科和科学领域。这些包括信息科学、计算机科学、管理及工程领域。这种多样性突出间的所有方面的组织和组织过程对信息管理。这还反映出各种各样的利益相

16、关者和需求驱动信息系统基础设施和可能解释为什么系统已经开发出在一个特设的态度。3.1 核心问题下面的章节定义18核心议题,并提供一个总体描述和许多具体的例子。这是为了提供读者感觉受测者很关心。3.1.1 信息交换这类问题代表总数的11%,另一部分问题而产生的一个直接后果和交换信息的相关的问题。事实上六12引用问题可以归结为无法自动信息交换系统之间的不同。这种情况的原因包括硬件和软件的问题和实施问题。在对比中,在某些情况下,数据是手动进入克服一个新系统的局限性。例如,一个组织保持遗留系统输入数据纯粹是因为用户可以“标签”在作品,而不是“点击鼠标的。后者是更费时进入大量的数值数据。此外,一个机构实

17、现了一个手动程序,为数据传输的设计与办公室和MRP系统,并以此作为一个重要元素的质量管理体系。3.1.2 监测、控制和成本这类问题被广泛引用了由超过一半的组织和共10相关议题的标识(总数的9%)。通常,这集中在无法准确的成本项目报价的目的,进行方差分析,完成项目,无法监控时间,工作正在进行中,工艺对车间。后者有明显的影响能够有力的时间表的制造过程和评价现有能力和能力。3.1.3 从客户和销售信息流动供应的有关问题,客户和表现的信息与销售额挂钩超过7%的所有问题,引用一共有8次七个不同的组织。在大多数情况下,这种相关不良信息传递,特别是对组织所提供的信息被他们的销售代表。一个组织的也发现,他们的

18、销售过程并不是很好。此外,缺乏有关信息电流能力和产品的范围也经常被引用为一个原因导致销售团队没有被充分了解。为了解决这个问题一个组织正在考虑合作销售与工程团队的成员要克服的一些信息流动问题。3.1.4 信息系统的功能计算机信息系统的失败送到需要的功能是引用了八次由四个不同的组织每一种确定两种截然不同的问题。这些问题涉及到他们的无能,MRP系统管理成本及联络资料和他们的产品数据管理系统的失败处理图档以内创造不同的CAE系统。后者的方面是特别常见给要求组织管理遗产2维图纸为备件和现有客户的支持。它也化合物的有关问题编号和可追溯性的机器,组件和组件。3.1.5 信息存储问题进行存储的信息而受到表彰的

19、七次(6%),7个不同的组织。这些问题和遗产的开销信息以及特殊的扫描和归档。这包括:硬件、软件许可证和物理空间。此外,大量的引文量的增加相关信息,需要被管理组织为了符合信息系统O9000/2质量标准。一个组织保持两个档案房间充满了文件的目的是很少使用。3.1.6 定做办公应用软件电子表格,数据库和相关的文件用除了,或者相反,某些元素的核心信息系统。本课程特色具体问题被提到了超过一半的组织和代表的近6%,其中的问题。一般来说,桌面或办公应用软件是用来补充MRP系统、PDM、销售/CRM系统。原因很可能是一个昂贵的地方”相结合的核心信息系统和高水平的功能和相对较小的成本的最新一代的办公应用软件。3

20、.1.7 信息系统的使用和维护有关问题,使用与维护资讯系统的五次提到(总数的4%)由四个不同的组织和分为两类整合和培训。整合问题涉及到经常相当必要的时间,以便全面实施,佣金,接受一个新的信息系统,特别是MRP系统。培训问题涉及到显著的成本必须培养一个或多个个人。由于这些原因往往只有极少数用户能够熟练操作一个给定系统和有效地作为守门的。这可能会引起的一个重要问题,当个人要么无法或离开。此外,缺乏资源培训可能导致长时间的全面实施所必需的。3.1.8 信息的可用性和可及性这类问题代表近5%的总问题的表彰和被引用由四个不同的组织。这个问题特别聚焦在必须使收集的资料,通过技术部门和服务工程师提供给整个组

21、织,特别是销售。它的重要性并通知信息,以支持新产品介绍过程也被认可。除此之外,要求一个集中的方法来管理电子档案和文件,对整个组织观察一个机构。事实上,该组织正在实施一项计划,管理一个大比例的文件和信件公司联网。该组织不再分发全部内容的文件链接到每一位员工都相当的参考文件内部网是通过电子邮件分发。3.1.9 实施和定制的信息系统议题设定的核心信息系统由五个不同的组织十分突出(5%)。所有这些相关问题需要相当大的地方定制的MRP系统,如前面所提到的也可能是原因之一微软办公软件现在被更广泛的应用。事实上的三个机构,引用一个问题有关设定还强调了日益广泛使用的办公应用软件而不是元素定制的信息系统的核心。

22、3.1.10 信息识别、定位和组织这类问题代表近5%的总问题,引用了由四个不同的组织。一般来说,问题集中在能力,它能够确定、查找和组织文件,信件和文件在各个工作站和用户文件服务器上的空间。显然无法识别商业关键信息已严重影响的结果。它也使备份系统的能力存在的文件系统和移动到新的个人电脑和服务器。实际上,很多组织实际上迁移整个文件系统,即使在用户已经离开,因为害怕失去一个或多个重要的潜在的文件。分布式性质的文件在部门和不同的机器也使能力构建电子手册,现在预计由许多客户。3.1.11 信息的完整性和准确性这类问题关系到信息的完整性或准确性管理的一个组织。一般来说这是内部信息,在大多数情况下,是因为信

23、息不是被部分的输入或在转会市场时发生了一个错误。这不仅是因为手工之间的数据传输系统,而且也在原点的进入。这些问题是引用了四次,而这有助于只有4%的总问题,影响这些错误可能是有意义的和昂贵的。特别是在生产是24/7和部分包含错误可以大量生产编号。3.1.12 信息复制有关信息复制也间接相关的无法自动交换和协调信息和直接关系到手动输入数据。后者总会导致多个实例的信息。此外,哪里的手工过程是实施有经常延迟,也影响信息的货币。这类问题代表一共有四引文E4%)。在所有情况下,另一个实例的信息被关押在MRP系统。这是一个特别突出的问题材料的费用(8)主要产品定制,经常在客户处所委托。如果单独实例的BOM关

24、押在MRP和产品数据管理系统中很难决定哪个是目前考虑到小的变化,经常是由机械制造商在委员会。3.1.13 信息货币虽然有关信息数据货币质量(完整性是引用三次(3%),不同组织和特别与这一事实有关设计更改,备件和机器上述变化而自动上传至其他信息系统。这意味着最新建立很难识别具有意义,不仅有助于销售而且零件和维修。3.1.14 信息系统战略与规划这类问题是引用了3次,三个不同的组织和涉及的决策过程和相应的信息系统规划。在每种情况下有一种感觉,这一策略,在很大程度上仍然是被会计需求和个人最终负责财务监督机构。研究发现,一些组织似乎没有一个正式的长期战略信息系统用于特定的部门。虽然,MRP系统经常被引

25、用为组织长期信息系统战略。4 .分配的核心问题对三个维度的信息管理这聚集了问题与三维信息管理显示,将近三分之二的问题在工程中小企业可以归因于或起源于信息系统本身。在对比中,相关议题信息和综合管理代表只有三分之一的问题。虽然这并不证明一个相对重要性为这些维度它的确表明了更多的利益可以意识到所面对的问题伴随着信息系统。然而,正如上文所言解决一系列问题有关的一些特定的元素的信息系统基础设施或一个特殊的维度的信息管理可能仅仅作为带来新的少了解问题或其他问题的进一步加剧。因此,必须处理好具体领域的焦点在一起可能地址数量最多的问题,实现最大的改进。支持这是必要的检查及因果关系的依赖关系的核心问题之间建立的

26、基本问题,从而提高信息的关键障碍管理。5 .影响中小企业工程本研究的结果也强调需要考虑信息系统基础设施作为一个整体。这包括所有的各种各样的信息系统和它们的相互作用。支持这个、工程中小企业需要理解内部-和额外的组织的信息流动的重要阶段,尤其是那里的信息产生、交换和访问。这些信息过程所涉及的各种各样的计算机和书面系统,以及一系列的演员”包括客户,供应商,和部门。重要的信息流程有关该研究是说明图6。这表明了信息流的上下文以内中小企业和一个典型的工程设计过程。特别是各部门之间的信息流程、客户、供应商和其他网站中被描述。另外,各种各样的信息系统实施和大量的电子文件于个人电脑和服务器了。这种广义的信息流动

27、模型在工程中小企业提供依据映射问题研究确定在这学习和突出它们的含义。特别是,图6强调了克服这些问题要求和关键区域需要考虑信息管理的发展战略。这些考量在图6中显示,在某一顺序相应的章节5及其影响进行了后续章节。为了帮助讨论的基本问题分为部门、组织、系统和长远的考虑。5.1 部门考虑有两个关键部门要求从这项研究中。第一个涉及的过程正规化发电、表达和交流销售情况和客户信息组织内部。这是至关重要的,在早期设计过程的准确、完整的信息提供给整个组织。这是必要的,不仅对设计团队也为有效的计划和承诺的资源。此外,它克服了需要完成信息的遗漏在后来的过程。第二部门考虑与服务部门。从这些部门代表经常拜访客户并产生大量的有关信息产品（s）。这个信息是销售的潜在价值的设计部门尤其对新产品开发、可靠性及维护。5.2 系统考虑本研究的结果提出了一个特别重要的系统问题,它是一个主要的原因很多的信息管理问题在工程中小企业。这涉及到电子信息交换。所以很有必要为厨房设计自动信息交换,以确保整个组织最新的信息、准确、完整和原子。这涉及到技术问题对于物理通讯电子信息、重要的是需要一个统一的接受特定的信息元表示。这包括文档结构、档案格式,规范和语言。这与本研究的资料在多个实例相同的信息出现数个不同的格式在每一个组织。