Word高级应用

1、目 录5.9 Word高级应用25.9.1 邮件合并25.9.2 艺术字35.9.3 公式编辑器45.9.4 宏55.9.5 手写和语音识别输入65.9.6 搜索75.9.7 翻译85.9 Word高级应用5.9.1 邮件合并在日常工作中，常有大量的信函或报表文件需要处理。这些文件的大部分内容基本相同，只是其中的一些数据有所变化。例如，某部门举办一场学术报告会，需向其它部门或个人发出邀请函。邀请函的内容除了被邀请对象、报告地点不同外，基本内容（如会议时间、主题等）都是相同的。为提高工作效率，减少重复工作，可以使用Word提供的“邮件合并”功能来对每一个被邀请者生成一份单独的邀请函。 邮件合并过

2、程中，要使用两个文档，一个是主文档，包括信函或报表文件中共有的内容；另一个是数据源，包含需要变化的数据，如姓名、部门名称、称谓等。合并时将主文档中的信息分别与数据源中的每条记录合并，形成合并文档。有两种方法进行合并邮件：图5-63邮件合并工具栏l 使用“邮件合并工具栏”。选菜单【工具】【信函与邮件】【显示邮件合并工具栏】，打开邮件合并工具栏。如图5-63所示。利用该工具栏可进行邮件合并操作。l 使用“邮件合并”任务窗格。 下面使用第二种方法，以上面的学术邀请函为例说明邮件合并的过程。 （1）建立主文档并作为当前窗口打开。主文档的内容如下：尊敬的 ：我中心定于2002年6月18日在南方科技大厦1

3、6层东会议厅举办“网络信息技术”学术报告会，诚邀您或您单位的有关人员参加。 S大学信息中心2002年6月8日 （2）建立数据源文件。建立如下的Word表格，保存在磁盘中，并关闭该数据源文件。部门名称姓名称谓A大学计算中心张辉副教授市信息中心李志工程师银河电脑公司洪华华经理X教委陈文文主任新世纪软件开发中心郑远高工 （3）选菜单【视图】【任务窗格】，然后再切换到“邮件合并”任务窗格。 （4）在任务窗格的“选择文件类型”标题下选“信函”，单击任务窗格底部的“下一步：正在启动文档”。 （5）在任务窗格顶部的“选择开始文档”标题下选“使用当前文档”。按提示单击“下一步：选取收件人”。如果主文档不是当前

4、文档，则选“从现有文档开始”，再打开主文档。 （6）在“使用原有列表”标题下选“浏览”，显示“选取数据源”对话框。在该对话框中选择上面保存的数据源文件并单击【打开】，出现“合并邮件收件人”对话框。单击【编辑】可以编辑数据源；单击【确定】可进入下一步。尊敬的部门名称姓名称谓：我中心定于2002年6月18日在南方科技大厦16层东会议厅举办“网络信息技术”学术报告会，诚邀您或您单位的有关人员参加。 S大学信息中心2002年6月8日图5-64 在主文档中插入合并域 （7）按提示单击“下一步：撰写信函”。将插入点定位于主文档“尊敬的”之后，在“撰写信函”标题下选“其它项目”，出现“插入合并域”对话框。分

5、别插入“部门名称”、“姓名”、“称谓”三个合并域至主文档中，如图5-64所示。（8）单击“下一步：预览信函”预览结果。如果需要修改，可单击“上一步”进行修改。 （9）单击“下一步：完成合并”。在“合并”标题下选“编辑个人信函”，弹出“合并到新文档”对话框。在对话框中选择“全部”，并单击【确定】按钮，即可生成合并文档。 （10）将合并文档作为一个新文件保存起来。5.9.2 艺术字 艺术字是一种特殊的图形对象。在文档中使用艺术字可以美化文档。 单击绘图工具栏上的【插入艺术字】按钮“”；或选菜单【插入】【图片】【艺术字】，均可打开“艺术字库”对话框，如图5-65所示。 在对话框中选择一种“艺术字”式

6、样，单击【确定】，并在弹出的“编辑艺术字文字”对话框中输入文字、选定字体字号等，再单击【确定】，文档中便插入了艺术字，且同时显示“艺术字”工具栏，该工具栏如图5-66所示。利用该工具栏可对艺术字进行编辑。图5-67是几种艺术字的不同效果。 图5-65“艺术字库”对话框 图5-67几种艺术字不同效果图5-66艺术字工具栏5.9.3 公式编辑器 Word提供的公式编辑器可用于编写一些复杂的公式。选菜单【插入】【对象】，在弹出的对话框中选“Microsoft 公式 3.0”，可打开公式工具栏，如图5-68所示。工具栏分为上下两部分。上半部分为符号工具板，可插入100多个数学符号；下半部分为模板工具板

7、，可插入符号和空插槽（用来输入文字及插入符号的占位符）。图5-68公式工具栏图5-69 公式示例下面以插入如图5-69的公式为例说明插入公式的操作过程。（1）单击符号工具栏上【希腊字母(小写) 】按钮，选字母“”，再输入“（x，y）=”。2）单击模板工具板上的【分式和根式模板】按钮，插入分式符号，在分数线上面和下面分别输入“1”和“n”。（3）按“”键移动插入点，单击模板工具板上的【求和模板】按钮，选定求和符号“”，在该符号的上下空插槽中分别输入“n”和“i=1”。在右侧空插槽中输入“p”；单击模板工具板上的【上标和下标模板】按钮，插入“”，然后按“”或“”键，分别输入上标“2”和下标“i”。

8、（4）按“”键移动插入点，继续输入其它符号，直至完成。 插入的公式是一种类似于图形的对象，单击公式，从右键可打开图片工具栏对公式进行格式设置。要修改公式，可双击公式对象，弹出公式工具栏，在公式中移动插入点即可对公式进行修改。要删除公式，单击公式对象，按键即可。5.9.4 宏Word中的宏是指将一系列的Word命令和指令组合在一起，可以自动执行多个连续步骤的Word操作。创建并运行一个自定义宏，可使一系列复杂的、重复的操作变得非常简单，大大提高工作效率。 Word内置了许多预定义的宏。实际上，Word菜单中的每个命令都对应着一个宏。例如：【文件】中的【新建】命令便与一个名为“File New”的

9、宏关联。用户可根据实际需要录制（创建）并运行自定义的宏。Word提供两种方法创建宏：一是使用宏记录器，二是使用Visual Basic编辑器。第二种方法要求用户熟悉Visual Basic for Application（VBA）编程语言。这里只介绍第一种方法，即用宏记录器来录制宏。1. 宏的录制下面以录制一个关于页面设置的宏为例，说明录制宏的操作步骤。（1）选菜单【工具】【宏】【录制新宏】，打开“录制宏”对话框，如图5-70所示。（2）在“宏名”文本框中输入“自定义页面”。在“说明”文本框中输入必要的文字说明。（3）在“将宏保存在”中选“所有文档（Normal. dot）”或当前编辑的文档。

10、选择前者，该宏将对所有基于Normal. dot模板的文档均起作用，后者则只对当前文档起作用。（4）为宏指定菜单命令或快捷键。单击图5-70中的【工具栏】按钮并打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡，然后再打开系统的【文件】下拉菜单，将“命令”选项卡中的宏命令“Normal New Macros.自定义页面”拖曳至【文件】下拉菜单中。如果在图5-70中单击【键盘】则可为宏指定快捷键。（5） 单击【确定】，开始录制新宏。这时，鼠标指针变成，文档窗口中出现“停止录制”工具栏。（6）依次执行要录制到宏中的各项操作。如先选菜单【文件】【页面设置】，打开“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡中进行各种设

11、置，然后单击【确定】。接着再进入“页面设置”对话框，在“纸张”选项卡中进行各种设置，再单击【确定】。如果还要设置“版式”或“文档网格”，须再次重复上面类似操作，直至所有操作完成。（7）单击“停止录制”工具栏上的【停止录制】按钮，结束宏的录制。这时，打开【文件】下拉菜单，可以看到菜单中添加了【自定义页面】命令。图5-70“录制宏”对话框2. 宏的运行要运行上面录制的宏，选菜单【文件】【自定义页面】即可。3. 宏的删除要删除用户录制的宏，可选菜单【工具】【宏】【宏.】，选中要删除的宏，单击【删除】按钮即可。5.9.5 手写和语音识别输入手写和语音识别功能是Office XP的新功能。该功能改变了传

12、统的文本录入方式。该功能可以识别各种语言的手写体；通过听写和声音模式，可实现对Word的徒手操作，功能强大。这里简单介绍手写输入与语音识别输入，详细的方法可参考第2章。1. 手写输入选菜单【工具】【语音】，打开语音工具栏，如图5-71所示。可以使用手写输入设备，如专业绘图设备、手写板或鼠标等进行书写输入。图5-71语音工具栏将插入点定位于要输入文字的地方，单击语音工具栏上的手写按钮和【任意位置书写】按钮，选择书写区域，便可使用鼠标或其它手写输入设备书写文字。手写的文字会自动被识别并添加到文档的插入点处。2. 语音识别输入使用语音识别功能可将文字听写到文档中，也可通过声音命令选择菜单项或工具栏上

13、的按钮。语音识别输入需要配备高品质的麦克风，对硬件系统（如CPU频率、内存等）的要求也较高。（1）语音训练。在系统进行语音识别输入前，需经过语音学习与训练。为了提高语音识别率，可多次进行语音训练。单击语音工具栏上的【语音工具】按钮，便可按语音训练向导的提示进行训练。（2）听写输入。单击语音工具栏上的【麦克风】按钮，即可进行语音输入。在听写模式下，对着麦克风讲话，语音经系统识别后转变为文字并被录入到文档中。开始使用时识别率往往不高，须经过多次训练与校正，才能提高识别率。在声音命令模式下，通过口述菜单项名称或工具栏按钮名称可激发相应的命令。例如，要插入剪贴画，可依次口述“插入”、“图片”、“剪贴画

14、”等。5.9.6 搜索Word 2002提供的搜索功能可以让用户在自己的计算机或者网上邻居的计算机中（要经过授权）中搜索包含特定文字的文档。相对于在一篇文档中的“查找”功能，搜索功能提供了文档间的检索。 图5-72 搜索任务窗格（基本搜索） 图5-73 搜索任务窗格（高级搜索）搜索是在“搜索”任务窗格中进行的。有三种方法进入“搜索”任务窗格：（1）选择菜单【文件】【搜索】。（2）单击常用工具栏上的搜索文件按钮。（3）如果任务窗格已经打开，单击任务窗格标题栏旁的下拉箭头，在下拉菜单中选择“搜索”。搜索分为基本搜索（图5-72）和高级搜索（图5-73）。搜索的基本方法是：（1）在“搜索文本”框中输

15、入要搜索的词。搜索词可以有多个，多个词之间用空格分开，表示“并且”关系。（2）在“搜索范围”中选择“任何地方”或“我的计算机”；（3）在“搜索文件类型”中选择“任意类型”，或者也可指定在某种类型的文件；（4）按【搜索】按钮即可。搜索完毕后，会在任务窗格中列出搜索结果，结果为包含指定文字的文件名，单击文件名即可打开该文件。在Word 2002中，可搜索的文件类型包括：Office文档（Word、Excel、PowerPoint、Access等）、网页文件、Outlook项目等。除了在文档中搜索文本串外，还可以基于文档属性执行高级搜索。在高级搜索中，通过指定文档属性、条件和值，输入更详细的搜索条件

16、。5.9.7 翻译Word 2002能够执行基本的翻译任务，例如翻译单词或短语，在文档中插入翻译文本等。Word的翻译功能主要通过“翻译”窗格（图5-74）来实现。有三种方法进入“翻译”窗格：（1）选菜单【工具】【语言】【翻译】。（2）在任务窗格的下拉列表中选【翻译】。（3）选中需要翻译的单词，按鼠标右键，在快捷菜单中选【翻译】。Word的翻译功能是以词作为单位的，相当于根据词典进行自动翻译。可使用的翻译方式（词典）有中文到英语、英语到中文、英语到法语、法语到英语、英语到西班牙语、西班牙语到英语几种。如果用户的机器上没有这么多词典，可以到Microsoft公司的网站下载。对于中国用户来说，主要使用的中文和英语之间的翻译。图5-74 “翻译”窗格1. 中文翻译成英语（1）在使用时，在“翻译内容”下的“文字”框中输入要翻译的中文词语。输入的中文词只有第一个是有效的。也可以在文档中选择要翻译的词语，按鼠标右键，在快捷菜单中选【翻译】，“翻译内容”