制造业流程大全之采购管理制度

1、贰、采购管理制度贰、采购管理制度目录页次一、采购计划P011二、询比议价作业P021三、合约采购订约作业P031四、订购作业P041五、国外订购作业P051六、订购变更作业P061七、进口作业P071八、到货追踪作业P081九、验收作业P091十、数量验收不符作业P101十一、质量验收不符作业P111 十二、索赔作业P121 十三、应付帐款作业P131 十四、非仓储管理物品之请购作业P141 十五、非仓储管理物品之订购作业P151 十六、非仓储管理物品之验收作业P161流程图流程图流程图名称页次P01 询比议价作业P02-2 P02 合约采购订约作业P03-3 P03 订价作业P04-2 P0

2、4 国外订购作业P05-2 P05 订购变更作业P06-2 P06 进口作业(一 P07-2 P06-1 进口作业(二 P07-3 P07 到货追踪作业P08-2 P08 验收作业P09-2 P09 数量验收不符作业P10-2 P10 质量验收不符作业P11-2 P10-1 质量验收不符作业- 特采P11-3 P11 索赔作业P12-2 P12 应付帐款作业P13-2 P13 非仓储管理物品请购作业P14-2 P14 非仓储管理物品订购作业P15-2 P15 非仓储管理物品验收作业P16-2附表附表附表名称页次P01 原材料采购预计明细表P01-3 P02 询比议价呈核表P02-3 P03 订

3、购单P04-3 P04 进货日报表P08-3 P05 验收单P09-3 P06 进料检验日报表P09-4 P07 验退通知单P11-4 P08 特采认证单P11-5 P09 索赔通知单P12-3 P10 请购单(非仓储管理物品专用 P14-3 P11 订购单(非仓储管理物品专用 P15-3 P12 验收单(非仓储管理物品专用 P16-3一、采购计划一、采购计划P011.作业程序适用于配合公司销售计划、生产计划及库存政策拟定材料、商品之采购计划作业。2.本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一采购单位(二仓储单位3.采购单位对于各项材料、商品,应依其重要性不同,设定标准及

4、前置期间,以决定其订购时期,并提供仓储单位作为存量控制及提出请购时间之依据。4.所谓前置期间系指从开始请购材料、商品到验收、备料、发料所需的时间,包括:(一处理订购单时间。(二供货商制造准备期间。(三运送交货时间。(四进料检验、收料、备料、发料的时间。5.为使材料、商品供应顺利,并降低库存量,配合库存政策对不同材料、商品类别实施不同的采购计划,其区分如下:(一A类:每年耗用量大且值巨之主要原料,如CHIP,DRAM,PCB( 1 采购单位配合年度营运预算之编制,依销售计划、生产计划、对所需材料,做通盘规划,调查各种材料,商品未来市埸供需情形、市场行情、预计用量变动、前置期间等因素拟定原物料采购

5、预计明细表(附表P01,注明日期、编号、安全存量、计划进厂量、用量及预计单价、金额,经单位主管签核后,据以编制年度预算。P01-1( 2 采购单位对于主要原料之供应,应于平时即寻访市场上可供应本公司需求之供货商,且为确保供货来源的稳定,应依据采购计划对每项主要原料至少取得三家以上之供货商资料,以作为与供货商订定长期供应合约或订购之参考。( 3 为因应未来市场状况之影响,对主要原料之采购,采购单位得衡量现货,期货市场价格变化、经济动向、汇率要动等因素,规划最佳之采购数量及进货时机。(二B类:包括包装材料及被动配件等( 1 根据销售状况,以批次采购尽量降低库存为原则。( 2 得视存货性质,依实际接

6、单状况采购。(三C类:一般消耗性物料( 1 依存货性质以定量采购或需要时再行采购方式处理。( 2 得视需要依合约采购订约作业与供货商签订长期供应合约于需用时,随时订货。(四商品:( 1 购进商品以零库存为原则,以批次采购为之,按每次客户订单之数量为采购数量。( 2 对来源不易,前置期间长及考虑经济采购量等因素之商品,则同A类原料管理,惟应注意其周转性,预防形成呆滞。P01-2二、询、比、议价作业二、询、比、议价作业P021.本作业程序适用于采购材料、商品、固定资产及工程发包之询、比、议价作业。2.本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一采购单位(二财务单位(三会计单位3

7、.采购单位人员收到请购单第一联后,如为合约采购,则依订购作业程序办理订购,如非合约采购,则依请购品名、规格、寻找供货商询价并建立协力厂商基本数据表,并依下列不同情况,以径行采购或透过书面比、议价方式办理订购事宜,兹叙述如下:合乎下列条件者由采购单位人员径行采购,勿须先行办理书面比议价。(一采购金额未达比议价额度者。(二采购金额虽超过比议价额度,但采购项目非首次采购,且价格未变动及前次之询比议价呈核表未逾有效期间者。除合乎上述条件者外,采购单位人员须透过书面化比议价作业办理订购。5.询比议价呈核表一式二联,依核决权限送呈签核,并加注有效日期,选定供货商后,分送如下:第一联:连同请购单由采购单位据

8、以办理订购事宜后,依编号顺序存盘备查。第二联:送会计单位依编号顺序存盘备查。P02-1三、合约采购订约作业三、合约采购订约作业P031.本作业程序适用于采购材料、商品、固定资产及工程发包之合约订立作业。2.本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一采购单位(二测试单位(三品管单位(四会计单位(五行政单位(六财务单位3.本作业程序中之大宗采购、项目性订购.其意义如下:(一大宗采购:系该项材料每年耗用量大且值巨,为产品之主要原料,如CHIP、DRAM(二专案性订购:系依市场行情及国外总代理权或总经销权争取或为开发主要原料之货源,项目申请属之。4.采购经办人员应调阅协力厂商基本

9、资料表了解过去采购及询价记录,并选出三家适合之供货商询价(若合格之供货商少于( 含三家.则应全选。5.采购单位若向新厂询价,应同时请该厂商提供样品,并由厂商提供规格书或承认书一式三份,经单位主管签核,连同样品交由测试单位测试。6.测试单位完成测试后,将测试结果填入承认书经由单位主管签核后,分送如下:第一份:送采购单位列为比价之对象。第二份:连同样品送品管单位作为进料验收之依据。第三份:测试单位依填单日期顺序存盘备查。P03-17.采购单位收到承认书后,根据测试结果于询出议价呈核表上签注意见经单位主管签核后应依规定会财务单位主管就资金状况及各供货商付款件签注意见,再依核决权限送呈签核,选定供应厂

10、商。8.采购单位签订合约时应会同行政单位与供货商订定合约书正本二份,依财务管理印鉴管理作业办理用印后,影印二份分送如下:(一合约书正本二份,一份送供货商留存,一份送行政单位存盘备查。(二合约书复印件一份,连同询比议价呈核表第二联送会计单位,作为付款核对之依据,另询比议价呈核表第二联则依编号顺序存盘备查。(三合约书复印件一份连同询比议价呈核表第一联承认书单依编号顺序存盘并据以登入供货商档案及办理采购事宜。P03-2四、订购作业四、订购作业P041 .本作业程序适用于采购材料、商品时之订购作业。2 .本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(-采购单位(二会计单位3 .采购单位

11、根据请购单第一联询比议价呈核表第一联,长期供应合约或项目核准之买卖契约,填写订购单(附表P03,注明订购日期、请购单及询比议价呈核表编号、付款条件、厂商名称、联络人、电话或传真号码、送货地址、材料编号、规格说明、数量、单价、金额,连同请购单第一联、询比议价呈核表第一联,依核决权限送呈签核。4 .订购单一式四联经核准后,请购单第一联、询比议价呈核表第一联,由采购单位存盘备查,如为国外采购则依国外订购作业办理订购事宜,如为国内采购,即将订购单分送如下:第一联:送会计单位第二联:依邮寄、快递、传真、电话等方式请供货商确认。第三联:送仓储单位依编号顺序存盘并作为验收核对之依据。第四联:由采购单位依编号

12、顺序存盘,并据以跟催供货商如期交货,其后续作业详见到货追纵作业。5 .会计单位收到订购单第一联后,应与请购单第二联核对,并将有关订购资料输入计算机后,依编号顺序存盘备查。P04-1五、国外订购作业五、国外订购作业P051 .本作业程序适用于采购材料和商品时之国外订购作业。2 .本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一采购单位(二会计单位3 .采购单位依订购作业填写订购单一式四联,依核决权限送呈签核后,将订购单分送如下:第一联:送会计单位依顺序存盘备查。第二联:送国外采购单位,据以依邮寄、快递、传真、电报、电话等方式发出订购承诺电子国外厂商。第三联:送仓储单位作为验收核对

13、之依据并依编号顺序存盘。第四联:由采购单位依编号顺序存盘,据以利于到货追踪作业。4 .国外采购单位收到国外厂商之拟制发票( PRO-FORMA INVOICE,应先与订购单核对后,订购单第二联存档备查,再依据国外厂商之拟制发票办理进口作业。P05-1六、订购变更作业六、订购变更作业P061 .本作业程序适用于订购后数量、单价、交期、付款条件、规格、变更或取消订单等作业。2 .本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一采购单位(二会计单位3 .采购单位接获供货商通知,必需变更订购单项目时,如为价格变动,则应依询比议价作业,办理询、比、议价,再根据变更项目填异动事项通知单,注

14、明日期、原单据号码、异动型态、原内容、异动内容及异动原因等数据后,依核决权限送呈签核。4 .异动事项通知单经核淮后,影印三份分送如下:(一送会计单位(二送供应厂自存。(三送仓储单位,置于原订购单下存档备查。(四正本由采购单位,连同订购单第四联依订购单编号顺序存盘,并将异动料登入供货商资料表。5 .会计单位收到异动事项通知单复印件,与原订购单第一联核对后将异动资料输入计算机更改原订购单数据后,依原订购单编号顺序存盘。P06-1七、进口作业七、进口作业P071 .本作业程序适用于向国外采购之进口处理作业。2 .本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一采购单位(二进出口单位(

15、二财务单位3. 采购单位收到拟制发票经单位主管签核后,若申请开立信用状时,进出口单位应与财务单位协商决定开状银行,自行填妥各项必要数据后,如为FOB TERMS交易时,应即查询船公司或船务代理或空运公司,安排最适当之船期,在FOB及C&F TERM S时,即依货物之性质,选定运输保险,以及其它必要之附加险。4. 进出口单位依一般费用报支作业申请开状费用,将信用状申请书(如为T/T则无信用状申请书交由财务单位至开状银行开立信用状。5. 财务单位于开状日后数日自银行取回有关单据文件后,送进出口单位存盘备查。6. 采购单位接获国外厂商之装船通知,应即通知进出口单位。7. 进出口单位收到国外厂

16、商送来之装船文件副本后,与信用状核对,不相符通知国外厂商补运后,再依一般费用报支作业向财务单位申请赎单用款,并备具赎单所需文件交财务单位向开状银行赎回全部进口文件正本,交采购单位。8. 进出口单位填进口货物到货通知单收到进口文件正本应影印一份副本送验收单位作为验收核对之依据。9. 进口货物到港时,进出口单位应备报关文件交报关行办理报关提货,并应负责催促报关行尽办理。10.进出口单位接到报关行转来之缴费通知,应即依一般费用报支作业向财务单位申请关税款,请报关行代缴后,据以向海关提货。P07-1八、到货追踪作业八、到货追踪作业P081.本作业程序适用于完成订购、国外订购、订购变更之到货追踪作业。2

17、 .本作业程序之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:采购单位3 .采购单位依据订购单第四联或异动事项通知单由计算机打印预定进货日期、供应商名称、电话或传真号码、订购单号码、料号、品名规格、数量、单价、金额累积进货数、未交数等资料,据以查核各供货商并督促交货进度。4 .采购单位查核供货商,获悉将如期交货,应通知验收单位排定收料时间其后续作业详见验收作业,如供货商不能如期交货,应即填写异动事项通知单通知相关单位,其后续作业详见订购变更作业。P08-1九、验收作业九、验收作业P091 .本作业程序适用于采购材料及商品之验收作业。2 .本作业程序之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下

18、:(一仓储单位(二品管单位3 .仓储单位于收到订购单第三联及异动事项通知单复印件后,依采购类别、数量及约定送货日期预先安排适当储位及卸料工具之准备。4 .供货商交货时,门禁人员应就供货商交货卡车数据输入进出厂登记薄,并通知仓储单位收料。5 .仓储单位办理验收时应先查阅订购单、异动事项通知单复印件无误后,指示供应商卸货地点,且要求依规定之堆栈方式卸料。6 .卸货完毕后,仓储单位应核对订购单、异动事项通知单登载之数量,如数量不相符则依规定办理收料或退货,其作业详数量验收不符作业。7 .仓储单位经验收数量后,依实际交货量填写验收单(附表P05注明验收日期、厂商编号、名称、料号、品名规格、单位、送货量

19、、累计交数量、订购单号码、订单量,品管单位依材料检验规范检验或使用单位抽检样品。8 .品管单位检验后于验收单上签注验收意见后送回仓储单位并将验收结果登入进料检验日报表(附表P06。如检验不合格应填验退通知单,其后续作业详质量验收不符作业。9 .仓储单位收到品管或使用单位签注合格之验收单将交货量及累计交货量填入送单位主管签核后,分送如下:第一联: 送会计单位依序存盘备查。第二联:连同厂商送来之发票二、三联,送货单送会计单位据以核对入帐。第三联:送采购单位存盘备查。第四联:仓储单位据以登入材料卡并按编号顺序存盘,材料、商品则存放于适当储位。10 .采购单位收到验收单并于窗体上加注单价、金额、营业税

20、、应付金额及付款条件,如注明补货或扣款者,应即通知厂商,其后续作业详见索赔作业。P09-1十、数量验收不符作业十、数量验收不符作业P101 .本作业程序适用于采购材料、商品及固定资产之数量验收不符作业。2 .本作业程序之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一仓储单位(二采购单位3 .仓储单位办理验收发现数量不符时,如系供货商超交,应通知采购单位,了解超交之原因决定是否收料,如超交部份拒收,采购单位应通知供货商限期取回.如超交数准予收料,则将实收数填入验收单办理质量验收其后续作业详验收作业。4 .仓储单位于办理验收时,经核对发现供货商短交时,应通知采购单位,了解供货商短交原因,如短交

21、不予收料应由采购单位通知供货商限期取回,如短交不拒收则依实际验收数量填入验收单办理质量验收。P10-1十一、质量验收不符作业十一、质量验收不符作业P111 .本作业程序适用于采购材料及商品之质量验收不符作业。2 .本作业程序之功能单位依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一仓储单位(二会计单位(三品管单位(四采购单位视购置物品授权状况区分:3 .品管单位或使用单位人员检验后,如检验不合格,应填验退通知单(附表P07一式三联,注明单号、供货商名称、材料/商品名称、编号、订单、验收单编号、交货数量、抽验数量、收料日期、检验日期、检验结果及建议等数据,送单位主管签核并判定处理方式后¸分送如

22、下:第一联: 送采购单位据以转销订购单及联络客户。第二联:送生管单位据以规划制程。第三联:送品管单位存盘备查。4 .品管单位于验收单上注明检验结果¸若不良品经判定拒受后送仓储单位办理退货,经单位主管签核后,一式四联分送如下:第一联:送会计单位入帐附于传票后。第二联:送会计单位依序号存盘备查。第三联:送采购单位据以转销订购单及联络客户。第四联:仓储单位并据以办理退料作业。6 .不良品经判定以特采方式处理收料时,另填写特采认证单一式四联(附表P08,注明编号、日期、供货商名称、材料、商品名称及编号、进料日期、特采方式、数量、特采原因、不良内容及建议事项,送相关单位主管签核决定特采之处理方

23、式后¸分送如下:第一联:送生管单位据以排定制程并存档备查。第二联:送品管单位作为验收之依据并存档备查。第三联:送生产单位存盘备查。第四联:送采购单位存盘备查。7 .品管单位或使用单位人员依相关单位主管签核后判定处理方式,如为有条件特采其后续作业详见索赔作业不论有无条件特采,均将特采认证单第二联依编号顺序存档,并将验收单、验退通知单、特采认证单送采购单位。P 11-1十二、索赔作业十二、索赔作业P121 .本作业程序适用于采购材料、商品及固定资产数量、质量验收不符之索赔作业。2 .本作业程序之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一采购单位(二会计单位3 .采购单位取得数量及

24、质量不符验收单,如属进口之材料、商品、固定资产,应即找公证行公证并出公证报告影印寄给厂商及保险公司,如属非进口之材料、商品、固定资产应即通知供货商补足数量或以折让扣款。4 .采购单位依据验收单、验退通知单、特采认证单填索赔通知单(Credit Note一式三联(附表P09注明编号、日期、供货商名称、订购单号码、验收单号码、处理情形、索赔或扣款金额,经单位主管签核后,分送如下:第一联:送会计单位据以填折让单或索赔款收入入帐事宜。第二联:送交供应厂商。第三联:连同验收单、验退通知单、特采认证单依编号顺序由采购单位存盘。P12-1十三、应付帐款作业十三、应付帐款作业P131.本作业程序适用于采购材料

25、、商品之应付帐款作业。2.本作业程序之功能单位¸依本公司现行组织系统及职掌划分如下:会计单位3.会计单位收到验收单厂商之统一发票第二、三联及送货单等相关单据¸应审核其记载是否符合下列规定:(一买受人: 耕宇股份有限公司(二统一编号:12479560(三开立发票日期:应与交货或预付货款之日期相同(四品名及数量:应与所购材料商品相符(五单价及金额:审核单价是否与订购单或异动事项通知单相符¸并验算其金额。(六营业税属应税(七统一发票应盖妥供货商之统一发票专用章(八前项供货商名称应与实际交货之供货商相符¸并以统一发票所载供货商为付款对象(九所载买受人名称及营利事

26、业统一编号¸如有错误不得任意删改¸应请供货商作废重开¸如于次月使发现错误;亦要求作废重开¸不得按销货退回或折让处理。5.会计单位核对无误后¸应即将验收单输入计算机(应付帐款管理系统¸定期打印进货明细表核对无误后¸送单位主管签核后¸编制传票及有关凭证依编号顺序存盘。6.本公司之采购付款¸除特殊情形或与供货商合约规定须实时付款外¸每月按供货商汇总于次月一次支付之¸会计单位应于付款日前打印应付帐款明细表送财务单位开立支票¸其后续作业详见财务管理出纳支出作业。P13-1十四、非仓储管理物品请购作业十四、非仓储管理物品请购作业P141.本作业程序适用于非仓储管理物品之请购作业。2. 本作业程序中之功能单位,依本公司现行组织系统及职掌划分如下:(一总务单位(二会计单位3. 请购单位依实际需求填请购单(附表P11注明请购单位、需求日期、品名、单位、需求量等数据,依核决权限送呈签核。4. 请购单一式三联经核准后分送如下:第一联:送总务单位办理采购事宜