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文档简介
1、享斛国际有限公司 办公用品管理制度办公用品管理制度(试行)文件编号: 版次:1.0文件履历表版次制/修订日期制/修订内容概要制/修订人1.02016-4-15为规范办公用品的管理和流程,减少铺张浪费,节约成本,提高办公效率。周勇兵文件分发部 门分发/签收部 门分发/签收部 门分发/签收总裁办营运部微商部财务部企划部教育部核算部人力资源部行政部文件签核制订部门制订日期制 订审 核核 准行政部2016-4-15办公用品管理制度1. 目的为规范办公用品的管理和流程,减少铺张浪费,节约成本,提高办公效率,特制定本制度。2. 适用范围2.1适用于享斛国际有限公司全体人员;2.2适用于办公用品的需求申请、
2、办公用品领用及相关管理。3. 定义序号名词定义1办公用品指员工日常办公所用物品(单价低于100元的低值易耗品),不包括IT资产;办公用品按使用性质分为非消耗性办公用品和消耗性办公用品。2IT资产如:电脑、投影仪、复印机、传真机、打印机、扫描仪、路由器等。3非消耗性办公用品如:计算器、打孔机、剪刀、小刀、白板、文件栏/架等。4消耗性办公用品如:笔记本、水笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、回形针、钉书钉、笔芯、修改液、纸巾、中性笔、白板笔等。4. 关键角色及应负责任序号角色应负责任1各中心/部门负责办公用品的需求申请;负责办公用品的领用。2各中心/部门负责人负责对本中心办公用品需求的合理性及真实性进行
3、审核。3行政专员负责办公用品的入库、发放、保管、盘点、离职回收等各项工作。4行政负责人负责对办公用品申购汇总,并核查办公用品台账和库存。5人力行政中心副总负责对办公用品需求申购进行审批。5. 工作程序 活动编号活动名称执行角色活动描述输入输出010需求提交各中心/部门1、每季度最后一个月的25日前,依人员编制提报下季度办公用品需求计划,逾期视为无需求。2、临时急需的办公用品(计划外)由中心/部门相关人员填写申购单。办公用品需求计划办公用品申购单020审核各中心/部门负责人负责对本中心办公用品需求的合理性及真实性进行审核。办公用品申购单办公用品申购单030审核行政负责人负责审核提交的办公用品需求
4、是否符合办公用品标准配置。办公用品申购单办公用品申购单040审批人力行政中心副总结合各中心/部门负责人及行政负责人意见,对办公用品统计表进行最终审批。办公用品申购单经人力行政副总审批通过的办公用品统计表050申购汇总行政专员负责对季度办公用品需求进行汇总统计,临时需求的申购无需统计汇总;办公用品申购单办公用品统计表060库存确认行政负责人负责查核各部门办公用品需求计划与办公用品台账和库存,确认需求有库存的,行政专员通知需求中心/部门进行申领,确认无库存的按照办公用品采购流程进行采购申请。办公用品统计表确认办公用品是否需要采购还是直接通知部门领用070办公用品入库行政专员负责办公用品采购后的入库
5、,入库时应检查办公用品品名、规格、数量、质量等办公用品收料单080领用通知行政专员通知需求中心/部门进行办公用品申领。办公用品领用通知090领用办公用品各中心/部门凭审批通过后的办公用品申购单向行政部行政专员领取办公用品。办公用品领用登记表领用的办公用品6、其他要求6.1 办公用品发放原则6.1.1新员工入职办公用品按标配准备(具体见办公用品标准配置表),由行政部统一办理。6.1.2已领取计算机、订书机、文件栏、笔筒、剪刀等非易耗品,原则上不再发放。如重复申请应说明原因或凭损坏原物以旧换新,杜绝虚报、冒领。6.1.3非消耗性办公用品一般以部门为单位发放,部门内共同使用,个别办公必需品须经部门/
6、中心责任人批准后,以个人为单位发放。6.2办公用品的使用6.2.1办公用品由各使用部门或使用者管理,如有损坏应以旧品换品,如人为损坏或遗失,由个人赔偿或自购。6.2.2公司办公用品应做公用,私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣出。6.2.3公司办公用品应本着节约的原则,如有浪费者一经发现将给予通报批评,并视情况严重给予处罚。6.3办公用品的交接与回收6.3.1员工因离职或工作岗位变动等原因须进行办公用品交接或回收程序, 移交人需逐项列出物品清单、交接人应仔细点验,行政专员根据移交清单进行核实、如有损坏或遗失,需照价赔偿。6.4办公用品的盘点与保存6.4.1行政部需定期查看库存,
7、根据办公用品的消耗或领用情况,确定和保持合理的库存种类和数量,以保证正常办公需要,提高供给效率。6.4.2备用的办公用品由行政部统一保管,公司划定相应的存放区域,实行封闭保存,防止办公用品的受潮、虫蛀、损坏或丢失,保证办公用品的功用和性能。6.4.3行政部根据办公用品台账,定期或不定期盘点,查对台账与实物,保证帐物相符。7.相关表单7.1办公用品申购单7.2办公用品统计表7.3办公用品领用登记表7.4办公用品标准配置表.办公用品申购单序号品 名规格型号单位数量申请部门需求时间备 注12345678910111213141516171819202122申购人:职 务:部门负责人:中心负责人:行政
8、负责人:人力行政中心负责人:办公用品统计表序号品 名规 格单 位需求量库存量申购量备 注1234567891011121314151617181920212223242526办公用品领用登记表序号日期品 名规 格单位数量领用部门领用人备 注1234567891011121314151617181920212223232425办公用品标准配置表部门/中心: 姓名: 日期: 序 号 总监级/副总级主管级/经理级职员级领用情况品 名单位数量领用情况品 名单位数量领用情况品 名单位数量1高级笔记本本1普通笔记本本1文件栏个12文件栏个1文件栏个1黑包水笔支13文件架个1文件架个1红色水笔支1420页文件册本1纽扣文件袋本2圆珠笔支1540页文件册本1抽杆文件袋本3铅笔支16纽扣文件袋个3硬质文件夹个1A4软本本17抽杆文件袋个5笔筒个18硬质文件夹个2黑色水笔个19笔筒个1红色水笔个110黑色水笔支2圆珠笔支211红色水笔支1铅笔支112圆珠笔支1订书机支113铅笔支1订书钉支114订书机个1计算器个115订书钉盒
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