新时期高校秘书必备素质浅谈(PDF X页)

1、文/金华职业技术学院季国叶新时期高校秘书必备素质浅谈【摘要】就高校的秘书工作来说,其与一般的秘书工作相比,所管辖的内容更加广泛,任务的门类也更多且服务性更加强。也正是因为这样的工作特点,使得高校的秘书工作对从业人员的素质有了更高的要求。在新时期的背景之下,大学校园正处在多文化相互交融的时期,思想极为活跃,在这样的情况之下,作为学校领导的助手与参谋的秘书,就必须要不断的提高自己的素质,强化自己能力,只有这样才能够做好秘书工作,为学校的发展提供重要的保障。【关键词】新时期;高校秘书;必备素质高等院校是我国培养高素质人才的重要阵地,肩负着培养社会主义建设者和接班人的重要任务。也正是因为这一情况,使得

2、高等院校聚集了很多具有专业技术和学习专业技术的人员,成为了一个知识密集性高、人才多的特殊之地。在这样的特殊环境之下,新时期的高校秘书工作者必须要不断地提高自身的素质,以此来更好的应对繁重且错综复杂的各项工作。一、要具有大局意识,能够保守秘密因为秘书工作的特殊性,所起秘书能够经常性的接触学校的各个高层领导,阅读大量的重要文件,参加许多会议,也正是因为这样的工作特殊性,使得秘书往往会比一般的教职人员、基层领导以及普通学生更早的获知学校的各项政策和决定。这样的情况下,需要秘书具有良好的大局意识,能够做到守口如瓶,具备优秀的保密习惯。在新时期,学校为了获得更好的发展指定的初期决策往往会使一小部分人的利

3、益受到损害,如果秘书因为口风不严或者是利益的诱惑而将决策的内容透漏给了这部分人,就会使正常的教学活动受到影响,严重时甚至会阻碍学校的发展,为学校带来巨大的损失。因此,在新形势下,高校秘书必须要加强对自己的大局意识的培养,养成守口如瓶的好习惯,做到该说的说,不该说的不说,明确自己的工作范围,不能够利用职务之便随意打听学校暂未公布的各项决策。要做好机密文件的保管工作,不能够随意摆放,防止被别有用心的人利用。要养成良好的大局意识,一切工作都要以“保证师生安全,维持正常教学活动”为出发点。此外,如果不慎发生泄密,就要及时的向相关领导进行反应、采取补救措施,不能够存在侥幸心理,避免造成更大的损失。二、要

4、具备“讲真话”的素质因为秘书工作的特殊性,所以秘书大多数的时间都是在领导身边。在工作中尊重领导是秘书最基本的工作素质,但是除此之外,秘书还必要具备“讲真话”的意识,并要将讲真话落实到实际的工作之中。这是新时期高校秘书必备的素质之一。俗话说:当局者迷旁观者清,很多领导在看待某些问题或者制定决策时,会因为个人情感因素的影响而出现偏差,这个时候,作为“旁观者”的高校秘书就必须要大胆的指出领导的错误,帮助领导重新正视问题,不能够因为惧怕领导的权威等原因而阿谀奉承领导,更不能够“知法犯法”。此外,如果劝阻无效、领导仍旧一意孤行的情况,秘书则需要向更高层的领导如实的反映情况,以此来阻止领导的错误行为,维持

5、学校的正常教学活动,避免出现重大损失。三、要具备任劳任怨的奉献精神高校秘书的工作是十分重要同时又是十分琐碎的,“迎来送往、上传下达、办会办文”这十二个字是对高校秘书工作的高度概括。尽管是一些琐碎的、细小的工作,但是一旦出现了问题可能会给整体的大局工作带来难以估量的影响,使正常的教学活动难以开展,严重时还会因此而给学校造成实质性的损失。如果将高校比作是一台机器,那么高校秘书就是这台机器中的润滑油、小齿轮,看似细小,却是维持机器正常运转的必要基础。所以,在新时期中,高校秘书必须要正确的认识秘书工作的工作性质和重要性,加强学习,以此来牢固树立任劳任怨的奉献精神,要时刻谨记:秘书工作无小事,并以将此作

6、为指导思想,使自己能够更好的完成全局工作中的细节工作。只有高校秘书具备了任劳任怨的奉献精神,才能够保证高校这台大机器正常运转。四、要具备谦虚谨慎的态度新时期下,谦虚谨慎也是高校秘书所必须要具备的一种基本的、重要的素质。对秘书来说,因为其常常接触各个领导,参加各类会议、阅读各类重要文件,所以往往会滋生出一种优越感,认为自己要比一般的教职员工的地位高,长此以往下来,使自己不能够接受与自己相反的意见,不容许他人的批评指正。这样的情况会严重的阻碍高校的发展,蒙蔽领导的双眼,使领导不能够正确的看待人和事物,影响了领导的判断。因此,在新时期下,高校秘书必须要具备谦虚谨慎的态度,要认清自己的地位,不能够因工

7、作的特殊性而滋生优越感,在工作中,要树立服务意识,不但要虚心接受领导的批评指正,更要积极的采纳一般教职员工的正确意见,并以此提高自己的工作水平,使自己能够更好的为学校服务,不能够摆架子、做官腔。此外,还要做到慎言慎行。在很多情况下,人们都会在秘书说的话和领导之间划等号,认为秘书所说的话就是领导的想法,因此在日常工作之中,高校秘书必须要做到以下两点:第一、不说没有根据的话。在工作之中秘书说的话,都必须要理论根据,不能够随意的将领导一时的想法透漏给其他人员,避免给学校的正常秩序造成影响。第二,不能够做没有把握的事情,即,在没有得到领导的确切指示事,不能够提前开展工作。例如,当秘书得知某位领(下转第

8、5页想政治觉悟和职业道德素质。要热爱自己岗位,热爱本职工作,富于无私奉献的精神,为教师及学生服务。要培养服务意识,服务于分管领导,服务于老师,服务于学生,把教师和学生当做亲人和朋友,多换思考,做到既不盛气凌人,也不唯唯诺诺,以诚相待,把全部的热情和精力投入到服务活动中去。2.严谨细致、团结协作。教学秘书的工作无小事,无论大小,都要细心,不能出差错。教学秘书对课程的安排、考试的安排等都关联到正常的教学秩序,如果做不好,将会造成严重的教学事故。有时可能是一个信息不及时反馈而导致各系部之间工作不协调,所以要用严谨细致的态度对待工作,在日常工作中做到严格有序,有始有终。教学秘书在教学管理工作中,与教师

9、、学生是一个集体,在与教师和学生交流沟通的过程中必须能够提供及时、准确的咨询、指导和帮助,做到既不“一问三不知”又不“信口开河”。要善于倾听,解释要清楚到位,杜绝冰冷生硬,在不违反原则的基础上,尽量从较适合学生的角度考虑问题,提供尽可能的帮助,才能实现同事之间相互理解和支持,才能进一步提高工作质量和效率。3.学无止境、勇于创新。作为一名高校教学秘书,应强化学习意识,养成不断学习的习惯,这样才能使自身的综合素质得到不断提高,才能真正胜任教学秘书工作。首先要学习现代化办公技术,目前教学管理工作中很多环节都实现了自动化办公,要求教学秘书能够熟练的使用OFFICE等现代办公软件,能够熟练掌握文字处理、

10、数据库、网络应用、教务教学管理系统等现代化办公软件,以提高工作效率此外,要做好教学秘书工作还要不断探索教务管理的规律,提高办事效率和准确性。把握高校教学改革的动向、内容和措施,及时掌握专业教学和管理的新要求。了解专业建设规律,了解社会对专业和人才培养的需求,在专业建设和人才培养方面提出建设性意见,促进教学改革。用于把教学管理中遇到的难题转化为教研课题,大胆创新,积极探索教务管理的规律,提高教务管理水平。总之,教学秘书工作看似简单而平凡,但却是教学管理过程中不可或缺的工作环节,必须加以重视和支持,改善教学秘书工作岗位存在的各种问题,提高教学秘书工作的积极性和创造性。教学秘书必须深入钻研业务,通过

11、不断提高教学秘书的个人综合能力和素质,做到在学中干,在干中学,不断探索创新、不断总结经验,尽快丰富、完善和提高自己,使自己早日成为一个优秀的教务管理人员。参考文献:2高林琴.创新高效教学管理工作的如干思3尹祝凤.高校教学秘书的教学定位变化与4卜丹.浅谈高校教学秘书工作职能与职业(上接第1页导的改革想法之后,会在领导下达确切的指示之前提前进行行动,但是领导的最终决定往往会和最初的想法有很大的偏差甚至是完全相反,如果秘书没有得到确切的指示就擅自行动,就可能打乱正常的教学秩序,给教学管理造成混乱。由此可见,谦虚谨慎是新时期下高校秘书必须要具备的一个重要素质,它对秘书的工作有着决定性的作用。五、要具备

12、良好的沟通能力高等院校的机构是一个十分庞大的机构,具有“人员多、部门多、事物多”的特点。这样的特点使得各个工作人员在工作中会产生许多的矛盾和问题。因此,为了使学校的领导能够有更多的时间和经历投入在重大问题之上,高校秘书就必须要具备良好的沟通能力,使自己能够更好的解决这些矛盾和问题。在这方面高校秘书必须要以维护全局利益为出发点,深入实际,在了解多方意见的基础上制定出问题的解决办法,不能够偏袒任何一方,要做到秉公办理;要善于发现资源并利用资源,力求通过多种的沟通渠道来进行协调和沟通,实现大事化小、小事化了,并使各个方面都能够得到一个满意的答复。此外,高校秘书还要加强与各个力量之间的沟通,力求使各个

13、方面的力量都能够正常的运转,为维持正常教学秩序、推动学校发展做贡献。六、要具备良好的应变能力尽管秘书并没有决策权,但是在一些特殊的情况之下,秘书还是要对一些问题进行处理和控制,以此来防止问题的扩大,避免更大的损失出现。应变能力,则是秘书处理问题是必备的素质。在出现突发问题而领导又不能够及时进行解决时,秘书必须要先保持自己的冷静,从整体上把握事件,划分轻重缓急,分出处理的优先级,对于较为严重的问题秘书可以先进行初期处理,以此来控制问题,避免问题扩大化,为领导的最终处理打下基础,对于影响较轻的问题,可以放到最后在进行处理,只有这样才能够保证学校的良好发展,避免出现损失。七、结束语总而言之,高校秘书是高校管理队伍中的重要组成部分,其所肩负的工作虽然繁杂琐碎,但却是十分重要的,在新时期下,高校秘书除