强化高校学生档案管理,服务大学生成长成才

1、强化高校学生档案管理,服务大学生成长成才摘要高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分,在服务大学生成长、成才中具有重要作用。本文论述了加强高校档案管理工作的必要性,提出了加强档案管理,服务大学生成长、成才的具体措施。关键词高校学生档案管理成长成才高校学生档案是大学生在校期间学习、经历、品行、能力等方面文字材料的真实记录,是国家人事档案的组成部分,是学校考察、培养、教育学生的第一手材料,是大学生就业以及社会选拔考核人才的重要依据。教育部、国家档案局颁布的高等学校档案管理办法明确把高校学生档案列入高等学校档案管理的利用范围。这就对高校学生的档案管理工作提出了新的标准、要求以及制度保障。因此,强化高

2、校学生档案管理,更好地服务大学生成长成才在高校培养人才工作中至关重要。一.加强高校学生档案管理工作的必要性1.学生档案管理工作是衡量学校内部管理水平的重要标志,是学校进行科学化、系统化、规范化管理,培养合格人才的重要保证。完整、系统的学生档案概述了学生乃至学校管理日常工作的全貌,历史地反映了每一个时期学校学生管理工作的进程和具体内容,是学生管理工作内容的存在形式和存储手段,是客观、真实的学校管理信息,是形成学生在校期间个人信息的凭证和参考。充分开发利用学生档案,将教学、学生管理等各个环节所形成、积累的各种数据、资料等档案信息及时地、准确地反馈到相应的管理部门,有利于各管理部门对这些信息进行综合

3、分析,制定相应对策,用以指导和协调学校开展工作。完整的学生档案和科学化的学生档案管理,不但为考察高校的历史和现状、衡量其教学水平、师资队伍素质、学生素质等环节提供重要依据,而且能够促进高校内部管理水平的提高,强化高校管理、优化育人环境、提高人才质量服务水平。2.学生档案在高校学生思想工作中发挥重要作用。一方面,在开展学生思想教育工作中,通过学生档案了解学生具体的实际情况,从而开展有针对性的思想政治教育,这是学生工作取得有效成果的前提。另一方面,高校科学完整的学生档案的建立,对充分调动学生的积极性,培养学生的竞争意识,激励学生奋发向上,不断进取,充实自己的人生阅历,起到了积极的促进作用,促使学生

4、的综合素质得到提高。3.高校学生档案是国家人事档案的一个组成部分。它清晰地反映了大学生的教育成长背景,是大学生在校学习期间学习、生活以及参与各项校内活动、社会实践的真实记录和锻炼成才得历史见证,是大学毕业生就业及今后选拔、任用、考核的可靠依据。学生作为高校教育的特殊“产品”,最终必然要进入市场。在人才市场,毕业生是否能够成为用人单位所满意,除了看他的言谈举止与所持学历证书等外在表现外,还要看他的内在素质。因此,在保证学生档案真实可靠的前提下,为社会、用人单位提供一份尽可能详尽的学生档案,对于学生的成长、成材至关重要,是新形势下对学生档案工作的客观要求。二.加强高校学生档案管理工作的思路与对策1

5、.以人为本,适应形势,完善内容传统的档案管理模式在材料收集方面仅重视个人政治表现与学籍成绩,缺乏对个人的实际动手能力、人际交往能力、创新能力、组织管理能力和心理素质、诚信品质等情况的关注。即便是有,也往往是相关材料质量不高,缺乏重点和特色,严重影响材料的实用价值和使用质量。虽然目前教育部等有关权威部门没有对档案材料的收集范围及教师应从哪些方面评价学生作出统一、具体的规定。但高校应按照中央组织部、国家档案局干部档案工作条例的精神对高校学生档案进行规范化的整理和管理。从新生一入学开始就注意观察和了解学生在校各种活动中所表现出的能力并如实记载下来,保持材料的齐全和连贯,使学生档案材料能较好的体现当今

6、大学生在德智体美劳、心理素质、能力特征、发展潜能、适应岗位等方面的全貌,这样对于大学生的发展、成长成才非常有利。具体说来,根据目前的形势,除常规材料外,应重点涵盖以下几个方面的内容:1学习成绩及排序。大学期间的学习成绩因学校、专业、教师而异,可比性不强,但同校、同专业、同期毕业生成绩排序能反映学生学习及智力水平,是对学生综合竞争能力进行评价的重要方面。2与素质教育相关的材料。目前,在校大学生有三分之一的时间所接受的教育和从事的学习活动都与素质教育有关。许多用人单位在招聘和选拔人才时也都非常注重大学生在校期间的组织能力、团队精神、心理素质等。因此,应将大学阶段参与的学生工作、社团活动、各类竞赛以

7、及社会实践的总结、鉴定、评价、获奖成果证书等及时、准确地装入学生档案中。对于反应身体素质、心理素质、性格特征方面的体检表、健康卡及体育考试成绩、体能测试表、心理健康调查表、心理素质测验等也应及时归档。3建立健全学生的诚信档案及评价机制。大学生诚信档案是社会诚信评价体系中的重要组成部分,加强高校学生诚信档案的完善与建设,是提升大学生道德素养,促进大学生思想教育管理的重要途径。当前,由于各种因素的影响,部分大学生诚信意识淡薄,言行不一,甚至发生欺诈行为。考试作弊、合同毁约、贷款违约、造假等是当前大学生缺乏诚信的表现,给学校也给学生自身的发展带来很大的负面影响。因此,要积极探索科学的诚信档案建立和评

8、价机制,发挥好诚信档案的评价和约束功能。一是要积极探索如何通过诚信档案的建立,在学生与诚信之间建立契约关系,使大学生存在不愿意留下不良诚信记录的心理顾忌,自身产生一定的压力,从而使诚信档案在一定程度上约束其行为。二是要发挥好诚信档案对学生未来发展的影响功能。通过“个人信用档案”评价展示自己的良好信誉,以博得用人单位的认同,得到更多的发展机会。三是要加强学生诚信行为的跟踪管理与评价,完善诚信档案信息记载渠道。根据学生在学习、生活等方面的表现,对学生的学习活动、经济活动、社会交往、家庭经济情况、个人交往中的诚信状况进行及时测评,划出不同的测评等级,定期做出诚信评价报告,归入学生诚信档案。要积极拓展

9、诚信信息来源途径,增强诚信信息的丰富性与真实性。2.完善机构,加强专兼职学生档案管理人员队伍建设高校学生档案管理要做到组织机构落实、人员落实、经费落实,理顺管理体制和领导关系。不论当前高校对学生管理采取何种模式,都要根据学校工作的实际情况,建立大学生档案管理组织机构,要有专人负责学生档案的管理工作。要根据学生档案的数量,配备适当编制的专业人员,做到人员落实,管理规范,运作有序。要采取有效措施,不断提高档案人员的自身素质和业务水平,建立科学、优化、稳定的档案管理专兼职人员队伍,使支队伍既掌握学生档案管理的规律,又熟悉学生工作,能经常与班主任或辅导员联系,及时收集需要归档的材料,保证完整性和时效性

10、。要重视档案人员的思想道德建设,经常开展相关业务培训和学术活动,提高档案人员的业务知识、科学文化知识和运用现代化设备的能力。3.增强档案意识,做好整理审核工作,提高档案质量高校档案部门应利用一切机会和可能,向学校各部门做好宣传工作,宣传应归档案材料的各种要求及规范档案材料的实际意义,增强师生的档案意识,使他们认识到搞好高校学生档案管理工作是关系到落实中央决定、深化教育改革,全面推进素质教育的大事,是为社会主义经济建设的各条战线输送跨世纪人才的大事,是关系到客观公正地反映一个学生的实际情况,使他们能够顺利地毕业,较好地就业的大事,只有各方面提高了思想认识,才能形成人人都来关心高校学生档案管理的良

11、好局面。要根据本校学生毕业时间,安排时间统一对毕业生档案材料进行收集整理。采用计算机管理的学籍档案和行为表现方面的档案材料,统一打印格式和纸张型号以及字型大小,整理时要按照学生档案的形成特点,按基本情况材料、思想道德素质材料、科学文化素质材料、党团组织材料、个人信用材料、身体和心理素质材料等进行分类整理,努力做到内容完整、条例清楚、规格统一、装订整齐的标准。同时,还要把好学生档案材料最后审批关,审查档案材料是否缺项,相关材料是否加盖公章,保证档案材料的完整,提高档案质量。4.完善制度,实行规范化管理高校学生档案从建档、归档、到转档,经历的时间长,经手的部门多,工作量大,如果归档制度不健全,转递

12、手续不严格,各个部门之间的工作不能有效衔接,就必然造成管理上的脱节。由于学生档案的产生过程具有连续性和周期性,要保持学生档案的完整性,必须建立健全一套完整的学生档案管理制度。在国家教育部还没有正式颁布高校学生档案管理条例的情况下,档案管理部门首先应根据学生档案工作的实际情况,与形成学生档案材料多的部门,共同制定出相应的材料收集归档联系制度。实行规范化管理,做到有章可循,以保证学生档案的真实、准确、全面、系统。首先,应建立健全学校档案管理制度,明确形成学生档案材料有关部门的职责,提出专兼职档案管理人员的任务和要求,制定新生档案的清理建档和归档材料的审核归档,以及学生档案的调阅利用、保密、安全、交接转递等方面的规章制度。特别是要注意及时收集、整理学生档案材料,要从学生进校起就做好建档工作,学生各种材料一经形成,就要尽快存入学生档案,保证学生各个阶段的各种档案及时归档。其次,要建立完善