EXCEL应用第一讲

1、EXCEL应用第一讲分列、行列互换、宏一、分列分列可实现将一个单元格的文本分隔在多个单元格中。步骤：1选择含有文本的单元格区域。该区域可以有多行，但只能有一列。 （ 注： 选中列的右边可添加一个或多个空白列，否则选中列右边的数据有可能会被覆盖。）2在“数据”菜单上，单击“分列”。 3按照“文本分列向导”的指示来设定如何将文本拆分到列中。案例1：制作“分列案例.xls”。要求：1）将“电子表单数据属性说明.doc”文件中的内容复制到“分列案例.xls”文件中的“答题1”工作表中（如“答题结果样例”表中图1所示），应用EXCEL的“分列”功能，将图1中每一行数据分成多列，并进行相应的格式化操作。结

2、果如“答题结果样例”表中图2所示。（注：将格式化的文档转换为EXCEL表格还有两个方法：1）将“电子表单数据属性说明.doc”转换为txt文本文件后，直接用EXCEL打开；2）将“电子表单数据属性说明.doc”转换为txt文本文件后，使用EXCEL的“导入外部数据”功能导入到EXCEL中）2）在“答题2”工作表中，如图所示，选择A1：A7单元格，单击数据、分列，打开文本分列向导，设“列数据格式”为日期：YMD。；这里选定YMD，还有很多日期格式，根据需要自行选择）；“目标区域”设为C1单元格，单击“完成”。选择A1：A7单元格，单击数据、分列，打开文本分列向导，原始数据设为“固定宽度”，设好每

3、一列分别为年、月、日的数据，再选定每一列的“数据格式”为文本； “目标区域”设为D1单元格，单击“完成”。3）在“答题3”工作表中，如图所示，先用公式求出表达式，复制粘贴成值，最后用Excel分列激活表达式。二、行列互换Excel中的行列互换功能，可使工作表的行变成列，列变成行。excel行列互换多用在打印的时候，根据不同的页面设置，有时页面不够用，这个情况就需要用到Excel行列互换。操作步骤：选中需要进行行列转换的单元格区域，复制。单击要存放转置表区域的左上角单元格，单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，勾选 “转置”复选框。 确定就完成了excel行列互换。案

4、例2制作“行列转换.xls”文件。要求：将“行列转换.xls”文件中的“素材”工作表中内容转换成如“样例图1”工作表所示的数据表，并按其形式进行格式化修饰；对上述完成的数据进行筛选，要求将“下拉选项列表内容”列中空白项记录筛选出来，并复制在本表格内容下边，筛选结果如“样例图2”工作表中所示。结果保存在“答题”工作表中。案例3制作“九九乘法表.xls文件”。请参照“1-素材”工作表中的图片“九九乘法表.jpg”制作Excel数据表，并保存在标签为“1-回答”的工作表中。要求从B2：J10区域中的81个单元格都要填入公式，并且在更改A2：A10，B1：J1区域内的数字时B2：J10区域内容要随之变

5、化。在仿照“1-素材”样式完成基本要求后，请设计第二个转置（上三角）乘法表。 步骤：工作表Sheet3的单元格A2到A10输入数字19，B1到J1输入数字19。把公式=IF($A2>=B$1,$A2&"×"&B$1&"="&$A2*B$1,"")写入A1单元格，向右填充9列，向下填充9行。三、 宏什么是宏？宏是通过一次单击就可以应用的命令集。它们几乎可以自动完成您在程序中执行的任何操作，甚至还可以执行您认为不可能的任务。宏，译自英文单词Macro。宏是一种编程吗？宏是编程，但即使您不是开

6、发人员也可以使用它们，您甚至不需要知道任何编程知识。在 Office 程序中可以创建的多数宏都是用一种称为 Microsoft Visual Basic for Applications（通常称为 VBA）的语言编写的。何时使用宏以及为什么使用宏？宏可以节省时间，并可以扩展日常使用的程序的功能。使用宏可以自动执行重复的文档制作任务，简化繁冗的操作，还可以创建解决方案（例如，自动创建您和您的同事要定期使用的文档）。VBA 高手们可以使用宏创建包括模板、对话框在内的自定义外接程序，甚至可以存储信息以便重复使用。请看本文提供的示例，该示例说明了如何在 Word 文档中设置多个表格的格式。假设需要在文

7、档中重新设置 50 个表格的格式，即使您是一个非常能干的用户，设置每个表格的格式只需五分钟，那么完成这项任务也要四个多小时。如果您录制一个宏来设置表格的格式，然后编辑该宏，使之在整个文档中重复执行更改，那么完成这项任务就不是几个小时了，只需几分钟就足够了。 如何创建宏？在许多 Office 程序中，您可以通过录制一系列操作创建宏，也可以直接编写宏。 录制宏：录制宏就像开关录像机那样简单。宏录制器会根据您执行的操作自动编写宏。您可以在 Office 的 Word、Excel、PowerPoint、Visio 和 Project 中录制宏。 举个例子，让我们看一下如何对本文开头提到的第一个任务录制

8、宏 在一个 Word 长文档中重新设置多个表格的格式。您可以应用一个表格样式来设置许多表格的格式，不过，您可能还需要应用不属于某种样式的格式，如表格宽度或表格行高。 要录制该宏，请从要设置其格式的第一个表格的插入点开始，执行以下操作： 在“工具”菜单上单击“宏”，然后单击“录制新宏”。 在“录制宏”对话框中（如此处所示），您可以命名该宏，为其指定一个工具栏或键盘快捷方式以便访问，自定义保存宏的位置并添加对宏的描述以便日后参考。或者，如果愿意，现在即可跳过所有这些步骤，只单击“确定”来开始录制宏。 您可以重命名为宏自动分配的数字名称。宏名称可以包括字母和数字，但不能包含空格。 默认情况下，录制的

9、新宏保存在名为 Normal.dot 的全局模板中。还可以将宏保存在活动文档或模板中，或保存在其他自定义模板中。 您可以为宏指定访问方式：通过工具栏或通过键盘快捷方式进行访问。如果跳过此部分，还可以在创建该宏后的任何时间执行这些分配。 宏描述包括录制宏的日期和录制宏的用户的名称。可以根据需要编辑此描述。 单击“确定”后，将打开一个包含以下两个按钮的小工具栏：“停止录制” 和“暂停录制” 。执行设置表格的格式所需的每个步骤。例如，可以应用表格样式、将表格的宽度设置为可用页宽的 50%，选择表格，然后从所有表格行删除行高设置。在应用完所有的格式之后（这些格式对需要设置格式的所有表格都是相同的），单

10、击“停止录制”按钮。 现在可以在文档中的任何表格内单击，然后运行此宏以自动重复您在第一个表格中执行的所有操作。 注意 如果没有为宏分配一个工具栏或键盘快捷方式，则可以通过“宏”对话框访问它。为此，请在“工具”菜单上单击“宏”，然后单击“宏”，从“宏名”列表中选择所需的宏，然后单击“运行”。 编写宏在可以录制宏的 Office 程序中，以及在 Access、Outlook、FrontPage 和 Publisher 中，您可以编写自己的 VBA 宏。要编写宏，您需要了解一些有关 VBA 的知识。别担心，既然您已经知道了相应程序的操作方法，这学起来非常简单。VBA 就是自动执行您每天使用的功能。例

11、如，在 Word 中，VBA 术语不外乎文档、表格、段落或章节这样的内容。 通过编写一个宏，或者编辑一个已录制的宏，您可以使宏更加强大。例如，对于上面的宏录制示例，可以通过添加一个循环（一个简单的 VBA 代码，可让宏立即将格式应用到文档中的所有表格，而不必对每个表格分别运行宏）来编辑该已录制的宏。编写或编辑 VBA 宏的最大好处是，只要在一个 Office 程序中学会了编写 VBA 的方法，就可以使用这些知识在其他 Office 程序中编写或编辑宏。虽然不同程序对于特定的功能所使用的术语不同，但构建宏、添加功能（如循环）所需要知道的语言对于使用 VBA 的任何程序都是一样的。 提示 学习 V

12、BA 的最好入门方法是录制宏，然后在 Visual Basic 编辑器中查看该宏。为此，请在“工具”菜单上单击“宏”，然后单击“宏”。从“宏名”列表中选择已录制的宏，然后单击“编辑”。什么是宏安全性？事实上，尽管多数宏是无害而且有益的，但宏是一个重要的安全问题。如果有人抱着恶意目的创建宏，这些宏可能包含损害您的文档或系统的破坏性代码。为保护系统和文件，请不要启用来源未知的宏。如果您希望能够有选择地启用或禁用宏，同时仍可以访问任何需要的宏，请在 Office 程序中将宏的安全性设置为“中”。这样，在任何时候打开包含宏的文件时，您都可以选择启用或禁用宏，同时能运行任何选定的宏。 要在任何提供 VB

13、A 宏的 Office 程序中设置宏安全性，请在“工具”菜单上单击“宏”，然后单击“安全性”。选择您需要的安全级别，然后单击“确定”。注意，建议不要把安全性设置为“低”。案例4设置“Office提高班学生表效果1.doc”和“Office提高班学生表效果2.doc”，效果如“Office提高班学生表效果.doc”文档所示。打开“Office提高班学生表.doc”，另存为“Office提高班学生表效果1.doc”。光标放在第一个表格的第一行。开始录制宏。插入空行（在上方），分别输入“班级”、“学号”和“姓名”。设置表格自动调整为“根据窗口调整表格”。设置第一行的底纹为浅黄。停止录制宏。选中第其他表，应用宏。打开“Office提高班学生表.doc”，另存为“Office提高班学生表效果2.doc”。打开刚才添加的宏进行编辑，在第一行sub语句下填写如下代码：Dim I As Long For I = 1 To ActiveDocument.Tables.Count ActiveDocument.Tables(I).Select在最后一行End Sub之前插入一行如下代码： Next保存。应用宏。可实现对文档中所有表格进行格式设置。案例5打开案例2中“行列转换.xls”。