电子文件管理标准规范汇总

1、电子文件管理标准规范（汇总一些）   一、        国外标准1. 文件管理ISO 15489：信息与文献-文件管理（Information and Documentatio Records Management），是如今最知名的电子文件管理标准，由国际标准化组织于2001年发布。该标准分为两部分。第一部分称为“通则”，提供用于文件保存的顶层架构。重点强调了电子文件管理的益处，调整因素对电子文件管理工作的影响以及正式指定一个机构负责电子文件管理的重要性。还有文件管理要求、优质文件保存系统的组成部分和涉及文件管理的真实过程，例如文件

2、捕获、分类、利用、存储、访问等等都有描述。结尾部分为文件管理审计操作分析和相关的培训要求。第二部分称为“指南”，针对第一部分描述的框架提出更为详尽的指导。例如，描述了文件管理政策的元素和责任声明，总结了设计和实现有效的文件管理系统的步骤。也提供了文件处理和控制发展相关的实际指导，例如创建标准术语辞典、开发利用方案、创建文件的安全和访问控制、存储和处置。最后对创建监控和审计文件系统的程序，对员工文件管理培训提供了指导。此外，其它正在被使用的文件管理标准还有，澳大利亚的AS ISO 15489、英国的BS ISO 15489 等。   2 功能需求（1）美国：DOD 5101.

3、20DOD 5101.20 是美国国防部(简称：DOD)于1997 年发布的正式文件管理标准，2007 年升级后，命名为DOD 5015.02-STD，即电子文件管理软件应用设计评价标准。该标准阐述了用于美国国防部的文件管理应用软件的功能需求，包括对系统接口的需求和文件管理应用必须支持的搜索条件，描述了文件管理最低限度的要求，也就是必须遵照执行美国国家档案和文件管理（NARA）的规定。DOD标准并没有集中于综合性的文件管理规范，而是具体提出选用电子文件管理软件必须遵守而又合乎需要的功能需求。因此，该指南特别专注于计算机化的文件保管环境。（2）欧洲：MoReq2电子文件管理模型需求（简称为MoR

4、eq）出版于2001年，描述了用于管理电子文件的合适要求。2008 年，MoReq升级为MoReq2，主要关注电子文件管理系统应当能够实现的功能，为的是实现电子文件的真实证据价值。例如，MoReq2要求任一被选用的软件都能够履行若干重要文件管理功能。表1 列出了MoReq2标准中确认的重要功能需求。为了确保电子文件的真实可靠性，文件管理机构必须能够履行这些要求。与美国DOD 标准不同的是，MoReq2 并非仅仅关注计算机系统的操作方面，而且还描述了电子文件管理操作时应该遵循的基本要求，目的是确保电子文件能够妥善管理，不管何时均能保证存取，然后妥善处置。3 档案元数据数字档案馆的元数据是用来描述

5、数字档案的内容、结构及背景特征的数据，目的是对数字档案信息资源进行组织、管理、发现、识别、选择、定位、开发、利用和评价，追踪档案在管理和使用过程中的变化，有助于实现数字档案信息资源的凭证价值、集成整合与长期保存。目前常见的档案元数据标准主要有：（1）ISAD（G）ISDA（G）即国际档案著录标准（总则），由国际档案理事会（ICA于1993年制定发布，并于2000 年发布了第二版。ISDA（G）的目标是通过建立准确、恰当的档案著录项目，将它们组织在一个具有一致性的预设模型中，达到对档案背景和内容的鉴定和解释，并使这些档案具有较强的可用性。对档案的相关著录过程开始于文件形成之前，并且连续贯穿于文件

6、的整个生命周期，从而确保文件的可靠性、可信性、可理解性和可持久性。ISAD（G）第二版为多级著录。档案多级著录的原则是以档案的尊重全宗理论为基础。（2）EADEAD 即档案编码著录主要用于著录档案和手稿资源，包括文本文档、电子文档、可视材料和声音记录。最早是美国伯克利加利福尼亚大学图书馆发起的伯克利检索工具项目中提出的，1998年完成了第一版EAD 标准，主要有四部分组成，其中EAD DTD 是该标准的主体部分。EAD DTD 是基于ISAD(G)之上的一部档案著录交流标准。它是以通用标准语言(SGML)和扩展标记语言(XML)文件类型定义(DTD)的形式存在的。EAD2002 版在第一版的基

7、础上新增了“实体技术”这个元素，由EAD DTD1.0 版的145 个元素变为146 个元素。（3）ISAAR(CPF)ISAAR(CPF)即法人、个人及家庭背景信息国际档案规范文本。修订和完善1996 年第1 版ISAAR（CPF）是ICA 著录标准委员会2001 年至2004 年间的主要任务，它为描述形成档案的法人、个人以及家庭提供了一个标准工具。在著录系统中创建既相互分离又互有联系的档案形成者的描述，为获取以及管理最有助于发现、利用和理解档案的背景信息提供了一个有效而灵活的手段。（4）ISDF2008 年，ICA 发布了ISDF 即职能著录的国际标准第一版。其目的是为法人团体履行职能提供

8、一致性的认定标准。职能著录意在对根据ISAD（G）产生的文件和按照ISAAR（CPF）产生的官方文件补充著录，因此可获取文件创建者与完成工作相关扩展信息，而不管他们是否法人团体、个人或是家庭。（5）ISDIAH2008 年，ICA 发布了ISDIAH档案保存机构著录的国际标准。该标准的发布意在将其与ISAD（G）和ISAAR(CPF)联合使用，从而捕获有关档案保存机构的信息并使该信息标准化，从而支持用户访问档案馆藏。4 数字保存用于数字保存的最重要的规范是OAIS 即开放档案信息系统参考模型，起初是由空间科学团体开发，目的是为电子档案馆的组织和管理提供通用架构。次后，该模型被全世界信息管理共同

9、体用作数字保存的有效方法。OAIS 模型提出了全方位的档案功能，包括摄取、存储、管理和访问文件。该模型也描述了数字资源归档要求。OAIS作为国际标准ISO 14721：2003：空间数据和信息转换系统：开放档案信息系统-参考模型，其术语和概念如今被档案和信息专业人士广泛接受。二、  国家标准（一）  CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GB/T 17678-1999）由国家质量技术监督局批准，于1999年10月1日起实施。该标准包含“电子文件归档与档案管理”和“光盘信息组织结构”两部分。其中，第一部分：“

10、电子文件归档与档案管理”主要适用于“光盘存储CAD产生的电子文件及电子档案”，“已归档的纸质文件、图纸输入光盘的情况不属本标准范围，但可参照本标准中的规定”（见第一条）。第二部分主要介绍以光盘为存储介质的CAD电子文件光盘档案系统，详见标准原文。（二）  CAD电子文件光盘存储归档一致性测试（GB/T 17679-1999）CAD电子文件光盘存储归档一致性测试（以下简称一致性测试）全篇共七条，该标准规定了CAD电子文件光盘存储归档一致性测试的基本框架和测试方法，主要适用于CAD电子文件光盘存储格式的一致性测试，也适用于CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理系统的一致性测试，

11、但不涉及CAD电子文件以外的光盘存储和归档管理测试（见第一条）。该标准的使用者可以是软件测试人员及开发人员。 （三）  电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）电子文件归档与管理规范（以下简称规范）于2002年12月4日起发布，并于2003年5月1日起正式实施。该标准对我国电子文件归档与管理做出了统一规范，使数字档案馆建设的具体操作有了较为详尽的参考标准。该标准适用于“党政机关产生的电子文件的归档与管理”。邱晓威等撰文强调“规范中所指的电子文件主要是公务活动中产生的电子文件，及公文类电子文件。其中不包括艺术类和科技电子文件，当然更不包括图书等类型的

12、电子文件”。 但标准同时指出“其他社会组织的电子文件管理可参照本标准”。三、 行业标准（一） 磁性载体档案管理与保护规范（DA/T 15-1995）国家档案局于1996年2月26日发布磁性载体档案管理与保护规范，并于1996年10月1日起正式实施。作为较早的标准文件，该标准根据当时的技术发展水平对磁性载体文件在归档前、归档时、归档后的一系列过程提出管理要求。（二） 纸质档案数字化技术规范（DA/T 31-2005）“数字档案馆的（档案）来源有两种形式：一种是传统档案数字化。另一种是电子文件直接进馆。由于我国计算机的起步较晚，存在着大量的传统纸质档案，因而组建数字档案馆就需首先将90%的传统档案

13、数字化。” 纸质档案数字化技术规范就是应此需要而制定的，并于2005年9月1日开始正式实施。该标准“规定了纸质档案数字化的主要技术要求，适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理”。其援引的规范性文件包括信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码和电子文件归档与管理规范等，并对相关术语做出了定义说明。（三） 公务电子邮件归档与管理规则（DA/T32-2005）国家档案局于2005年4月30日发布行业标准公务电子邮件归档与管理规则（以下简称规则），并于2005年9月1日起实施。规则适用于“公务电子邮件的归档与管理”，所辖范围具体包括“国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公

14、务邮件”。（四） 中国档案机读目录格式（GB/T 20163-2006）中国档案机读目录格式是指导数字档案馆建设最为重要的标准之一，对于档案目录数据库的建设具有重要作用。本书第六章第二节曾经介绍过该标准与数字档案元数据之间的关系。该标准由国家档案局提出，根据国际标准化组织ISO2709：1996信息与文献 信息交换格式编写。该标准的执行格式是根据国际图书馆协会和机构联合会制定的国际机读目录格式和国际档案理事会制定的国际标准档案著录规则（总则）并结合我国档案机读目录著录的实际编写的，于2006年正式颁布。标准规定了与国际和国家相关标准互相兼容的档案计算机机读目录格式，适用于档案目录数据库的建立和

15、档案目录数据的处理与交换。（五）档案目录通用数据元规范（征求意见稿）档案目录通用数据元规范（征求意见稿）（以下简称规范（征求意见稿）是国家档案局联合各相关部门仍在制定之中的行业标准之一。2009年3月19日，国家档案局在上海召开国家档案行业标准专家评审会，与会专家对上海市档案局研究编制的规范（征求意见稿）进行审议并提出了修改意见。本标准规范了档案目录管理业务中对于最核心和通用部分的数据最小单元及其描述；明确了档案目录管理业务中各个业务模块需要的最核心和通用部分的最小数据单元。（六） 电子文件元数据标准（征求意见稿）国家档案局中央档案馆办公室于2008年3月公开征集全国各相关部门对该标准的反馈意

16、见。该意见稿以各级机关、团体、企事业单位和社会组织的电子文件核心元数据（包括原生电子文件与数字化文件）为研究对象，对数字档案馆建设设计的通用术语和专有概念进行了定义说明，并对元数据建设过程中所涉及的概念模型、元数据集、元数据元素定义方法、定义及其描述等进行了详细规范。文后还包括“电子文件元数据标准应用指南”、“信息总体封装格式”、“电子文件元数据相关编码体系”、“电子文件元数据与都柏林核心元数据（Dublin core）的映射关系”及文件类型方案等四大附录，对标准的具体实施提供了详尽说明，从一个方面体现出该标准的中国特色及其国际通用性，是为数字档案馆标准化建设所做的积极尝试。（七）  电子文件管理细则（征求意见稿）随“电子文件元数据标准”同时征求意见反馈的还包括“电子文件管理细则”。该标准包括“文书电子文件元数据方案”、“电子文件长期保存格式需求”和“基于XML的电子文件封装规范”三个部分。第一部分对电子文件形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕捉、著录提出了一般要求；第二部分则关注于电子文件长期保存格式的需求，为数字档案的长期存取提供了技术规范参考和选择标准；第三部分规定了基于XML的电子文件封装格式和要求，其中封装对象主要包括文本文件和静态图像文件