系统操作流程

1、 PURCHASE ORDER PROCEDURE 采购订单处理程序 1.0 目的接收到采购需求信息时,如何在BAAN系统录入和更新采购订单（以下简称P/O）2.0 系统的进入双击桌面图标进入系统 输入用户名双击出现用户信息对话框 输入密码 进入BAAN系统后出现用户使用的流程菜单。3.0主数据添加与设定3.1 采购相关初始数据的添加 新物料的添加由R&D(产品研发部)编制的ITEM DATA FORM在各个部门间流转,填入相应的数据后由R&D部门输入BAAN系统,再由R&D把数据表交由财务部核算成本价格。 PURCHASE PLANNER TECHNICS INVEN

2、TORY R&DFINANCESALES3.2 新增供应商的添加 在BAAN系统中每增加一个新的供应商，都须填SUPPLIER MASTER FORM，交由财务部审核后由财务部输入BAAN系统。PURCHASE FINANCE 3.3 P/O的编号规则 每新建一个P/O都需输入相应的P/O编号，每个订单号由6位数组成。以前2位数字来区分不同的ORDER SERIES NUMBER（订单类型），后4位为流水号。当输入新的P/O时，只要输入前2位，后4位系统会自动生成，无需再输入。COMPANYORDER SERIES NUMBERDESCRIPTIONEAGLE（10-29）代表依格公司

3、不同的采购订单类型10Eagle Domestic PO国内采购订单15Eagle Subcontracting PO外购商品采购订单20Eagle Oversea PO国外采购订单25Eagle Consumable PO低值易耗品（Unit priceRMB500）26Eagle Correction PO采购订单更正27Eagle General PO一般非生产性采购28Eagle Fixed Asset PO固定资产（Unit priceRMB2000）29Eagle Return PO退货（不合格品）订单ANSUL（30-49）代表安素公司不同的采购订单类型30Ansul Domes

4、tic PO国内采购订单35Ansul Subcontracting PO外购商品采购订单40Ansul Oversea PO国外采购订单45Ansul Consumable PO低值易耗品（Unit priceRMB500）46Ansul Correction PO采购订单更正47Ansul General PO一般非生产性采购48Ansul Fixed Asset PO固定资产（Unit priceRMB2000）49Ansul Return PO退货（不合格品）订单 3.4 P/O流程分类 不同的采购订单类型所要经过的流程也不相同.ORDER TYPEDESCRIPTIONPROCEDU

5、ERTP1PO with QC需质检的订单1. Maintain purchase order2. Print purchase order3. Print goods received notes4. Maintain receipts5. Print claims6. Maintain approvals7. Print return notes8. Print purchase invoices9. Process delivered purchaseTP2PO without QC非质检的订单1. Maintain purchase order2. Print purchase ord

6、er3. Print goods received notes4. Maintain receipts5. Print claims6. Print purchase invoices7. Process delivered purchaseTP3Subcontracting PO外协采购订单1. Maintain purchase order2. Print purchase order3. Print goods received notes4. Maintain receipts5. Print purchase invoices6. Process delivered purchase

7、TP4Misc. PO杂项采购订单1. Maintain purchase order2. Print purchase order3. Print goods received notes4. Maintain receipts5. Print claims6. Print purchase invoices7. Process delivered purchaseTP5Return PO退货的采购订单1. Maintain purchase order2. Print purchase order3. Maintain receipts4. Print purchase invoices5

8、. Process delivered purchaseTP6Purchase Correction采购订单更正1. Maintain purchase order2. Print purchase order3. Maintain receipts4. Print purchase invoices5. Process delivered purchase3.5 仓库的分类COMPANYWAREHOUSE CODEEAGLEB01 EAGLE 原材料仓库/Raw material B02 EAGLE 在制品仓库/WIPB03 EAGLE 产成品仓库/Finished GoodB04 EAGL

9、E 待处理仓库/PendingB05 EAGLE 供应商退货仓库/RTVB06 EAGLE 客户退货仓库/Customer ReturnB07 EAGLE 报废仓库/ScrapANSULA01 ANSUL 原材料仓库/Raw material A02 ANSUL 在制品仓库/WIPA03 ANSUL 产成品仓库/Finished GoodA04 ANSUL 待处理仓库/PendingA05 ANSUL 供应商退货仓库/RTVA06 ANSUL 客户退货仓库/Customer ReturnA07 ANSUL 报废仓库/ScrapA08 ANSUL 外协仓库/Praxair Warehouse 在

10、输入订单时，根据订单类型来选择不同的仓库。4.0 Maintain Prices by Item 物料单价的维护 图例1： Maintain Prices by Item 物料单价的维护目的：按供应商报价单将物料单价输入系统路径：Maintain Purchase Prices & Discount Business Flow/Maintain Prices by Item程序：(见图例1)Tab 输入：单击(注:每输入一个数据用 键移动至相应框) 物料: 输入相应的物料代码 价格: 输入此次新价格 （注：不列的项目为系统默认项） 在表格1内输完以上数据后,表格2内的数据无须改动,单击

11、存盘退出。5.0 采购订单的录入 5.1采购订单输入的来源 在输入采购订单前,通常会有两种采购需求来源1. 由PLANNER(计划)出物料需求采购计划交由物流部经理审核批准后,给采购经理审核,再交由订单录入人员在BAAN系统中输入P/O.(此种采购通常为10,15,20及30,35,40类型的P/O)2. 由各部门提出的请购报告,请购单交由自已部门经理审核批准后,给采购经理审核,再交由订单录入人员在BAAN系统中输入P/O.(此种采购通常为25,27,28及45,47,48类型的P/O)5.2 国内采购订单, 外购商品,国外采购订单的输入（10，15，20；30，35，40） 收到采购经理确认

12、的PLANNER物料需求采购计划,即可在BAAN系统中输入P/O.1. Maintain Planned MRP Purchase Orders 维护计划需求计划采购订单 图例2： Maintain Planned MRP Purchase Orders 维护计划物料需求计划采购订单目的：将物料需求计划采购订单由固定计划状态转成已确认状态。路径：Manage MPS/MRP Purchase Plan from planning Business Flow/Maintain Planned MRP Purchase Orders程序：(见图例2)输入：单击,出现如下对话框. 点击此键可在所有的

13、订单号中找到相应的订单号在此输入PLANNER提供的订单号 物料：核对是否与计划相符 订货数量：核对是否与计划相符 固定交货：可根据实际情况更改日期（即要求供应商的实际交货日期） 仓库：采购部件的国内，国外P/O使用B01库，而外购商品及国外采购的转卖品使用B03库。供应商：可根据实际做更改采购员：根据供应商所对应的采购人员财务公司：此物料为EAGLE的需求使用451，为ANSUL的需求使用452，相应的公司编号决定此项采购业务为哪个公司的应付账款。订单状态：由“固定计划”更改为“已确认”输入以上数据后，单击存盘退出。2. Transfer Planned MRP Purchase Order

14、s 传送计划物料需求计划采购订单图例3：Transfer Planned MRP Purchase Orders 传送计划物料需求计划采购订单目的：将已确认的计划物料需求计划采购订单转成实际的订单路径：Manage MPS/MRP Purchase Plan from planning Business Flow/ Transfer Planned MRP Purchase Orders程序：(见图例3)输入：物料需求计划采购订单：输入由PLANNER提供的计划中的订单号采购订单系列：按不同的订单类型输入前2位号，例：一个依格的国内P/O可直接输入10。采购订单类型：根据不同的订单选择输入不同

15、的类型，例：一个需要质检的P/O可输入TP1。继续（C）单击左上角的 键，出现以下图例：图例4：选择设备（打印界面）目的：打印并查看转化后的数据。路径：Manage MPS/MRP Purchase Plan from planning Business Flow/ Transfer Planned MRP Purchase Orders/继续程序：(见图例4)输入：设备：（A3L） A3纸横版打印；（A3P） A3纸直版打印；（A4L） A4纸横版打印；（A4P） A4纸直版打印，（D） 打印在屏幕上；（NOTEPAD） 打印在记事本上（可另存至其它文件下）。在此可选择（D）。继续（C）单击

16、左上角的 键，出现以下图例：图例5：显示浏览器 此显示的为传送后的P/O号 3Maintain Purchase Orders 维护采购订单图例6：Maintain Purchase Orders 维护采购订单目的：输入采购订单路径：Manage Purchase Orders Processing Business Flow/Maintain Purchase Orders程序：（见图例6）输入：单击,出现如下对话框.输入P/O号，找到计划物料需求计划采购订单转成P/O（如上图例6）行单击左上角的 键，出现以下图例： 图例7：维护采购订单行此订单的信息都是由需求计划采购订单传送过来的，可查看

17、此订单的实际采购物料有几项，并可根据实际情况修改订单。表格1：价格：确认当前价格表格2：税务代码：输入相应的税务类别，根据供应商实际开的发票来确认，一般国外采购订单为无税（001-增值税 17%；002-普通发票 17%；无税）4Print Purchase Orders 打印采购订单图例8：Print Purchase Orders 打印采购订单目的：打印P/O路径：Manage Purchase Orders Processing Business Flow/Print Purchase Orders程序：（见图例8）输入：采购订单：输入要打印的P/O号准备打印的订单行类型：（全部行；不包

18、括已打印的行；包括已打印的行；仅限于已更改的行；已更改行和其它行）可相应选择。是否按订单行列出交货地址（是/否）：可做相应选择，一般选择（否）继续（C）单击左上角的 键，出现以下图例：图例9：选择设备操作如图例4，设备：A4P 打印的P/O交由采购经理审核签字，复印两份，一份交由采购员传与供应商，另一份交由财务部备查。 5Print Goods Received Notes to Warehouse 打印收货票据 图例10：Print Goods Received Notes to Warehouse 打印收货票据目的：打印收货单路径：Manage Purchase Orders Proces

19、sing Business Flow/ Print Goods Received Notes to Warehouse程序：（见图例10）输入：计划交货日期：自（当前日期）至（交货日期）采购订单：输入要打印的P/O号继续（C）单击左上角的 键，出现以下对话框：确定单击 键，出现如下图例：图例11：选择设备操作如图例4，设备：A4P 打印的收货票据（GRN）交由仓库。6Maintain Receipts 维护收货仓库处理7Print Claims 打印索赔单仓库处理 如供应商送至公司的货物，送货单数<入库数，由仓库打印后交由采购部处理。8Maintain Approvals 维护来料检验质

20、检部处理 仅限于定单类型为（TP1）9Print Return Notes 打印退货通知单质检部处理 如供应商所送的货物，经质检不合格，由质检部打印后交由采购部处理。10. Cancel related order line(back order to zero)维护延期交货 路径：Manage Order Change/Cancellation Business Flow/Cancel related order line(back order to zero) 程序：(见图例12) 输入：单击,出现如下对话框. 输入需要修改的PO号，点击确定，出现如下对话框图例12：Cancel rela

21、ted order line(back order to zero)维护延期交货注意：在没有延期货物的物料号后改为0，则此物料不再可以收货。11Print Final Purchase Invoices 打印采购发票 图例13：Print Final Purchase Invoices 打印采购发票目的：打印P/O发票路径：Close Purchase Orders Business Flow/Print Final Purchase Invoices程序：（见图例13）输入：采购订单：输入要打印的P/O号最终发票：是 最终数据，不能再做修改；否 可再修改单价！*修改单价时的操作Change

22、Prices/Discounts afterMaintain Receipts “维护收货”后更改价格/折扣图例14：Change Prices/Discounts afterMaintain Receipts “维护收货”后更改价格/折扣目的：调整P/O物料价格与供应商发票匹配路径：Close Purchase Orders Business Flow / Change Prices/Discounts afterMaintain Receipts程序：（见图例14）输入：单击,出现如下对话框.输入P/O号，查找到相应的订单已更改价格：输入当前实际的价格更新物料文件中的价格：是 更改数据库中

23、的价格，否 更改当前订单的价格单击存盘退出*接（图例13）继续（C）单击左上角的 键，出现以下图例： 图例15：选择设备操作如图例4，设备：A4P 打印发票附付款申请、供应商开具的增值税发票连同仓库的入库单交由财务申请付款。12Close Purchase Orders 处理已交货的采购订单图例16：Close Purchase Orders 处理已交货的采购订单目的：关闭并完结已交货的采购订单路径：Close Purchase Orders Business Flow / Close Purchase Orders程序：（见图例16）输入：继续（C）Tab按键盘上的 键，并按 即可，无需更改

24、任何数据。5.3 低值易耗品，一般非生产性采购，固定资产P/O的输入（25，27，28；45，47，48） 收到经采购经理审批后的请购报告及请购单后在BAAN系统中输入P/O。1Maintain Purchase Orders 维护采购订单图例17：Maintain Purchase Orders 维护采购订单目的：输入采购订单路径：Manage Purchase Orders Processing Business Flow/Maintain Purchase Orders程序：（见图例17）输入：单击，开始输入新P/O采购订单：按此次采购的物品分类，以依格采购一件价值500元的低值易耗品为

25、例，只须在空格内输入前两位序号25即可。供应商：输入相应的供应商编码。订单类型：TP4 无论是低值易耗品、一般非生产性采购、固定资产的采购都属于杂项采购财务公司：451为EAGLE，452为ANSUL订单日期：为当前日期交货日期：供应商送货日期确认的交货日期：（同上）参考A，参考B：如有必要可输入请购单号（此项输入可在P/O上反映）交货地址如有第二交货地点，可点击 键，出现如下图例：图例18：维护特定交货地址（采购订单）填入所需填的项后，单击存盘退出。继续（C）单击左上角的 键，出现以下图例： 图例19：维护采购订单行表格1：物料：Z9999001 固定资产采购物料号，Z9999101 低值易

26、耗品采购物料号，Z9999102 研发部开发新产品所需采购物料号仓库：无仓库文本：点击菜单行上的键，出现如下对话框：创建单击 键，出现如下图例：图例20：文本编辑器此处所填的文本是为之前所购买的物料做说明，列明具体的采购件。订货数量：按请购报告或请购单上的需求数输入价格：输入扣除17%之后的不含税价其它为默认项表格2：税务代码：输入相应的税务类别，根据供应商实际开的发票来确认2Print Purchase Orders 打印采购订单（如前52第4步）3Print Goods Received Notes to Warehouse 打印收货票据（如前52第5步） 4Print Claims 打印

27、索赔单仓库处理5Print Purchase Orders 打印采购发票（如前52第10步）6Close Purchase Orders 处理已交货的采购订单（如前52第11步） 5.4 订单更正，退货P/O的输入（26，29；46，49）已收货或已完结的P/O如数据有误，须输入26（46）类型的订单更正，再重新输入正确数据，退货P/O是在仓库已收货后需输入的订单。1Maintain Purchase Orders 维护采购订单图例21：Maintain Purchase Orders 维护采购订单目的：输入采购订单路径：Manage Purchase Orders Processing Business Flow/Maintain Purchase Orders程序：（见图例21）输入：操作如(5.3第1步)*注意：采购订单：序列号输入前两位（26，29；46，49） 订单类型：TP5 退货订单采购订单行 物料：根据相关单据仓库：B05（A05） 退货订单使用29（49）；更正订单使用原有仓库代码订货数量：输入数字后显示为负数，总金额也为负数。2Print Purchase Orders 打印采购订单（如前52第4步） 因退货，更正订单其收货票据无法打印，须交一份采购