装饰有限公司档案管理制度

1、文件编号：WS12A02 XX建筑装饰有限公司XX公司档案管理制度一、档案的种类1法规性文件：由企业发行的各种标准，规章制度。2. 企业的重大决议：包括由总经理办公会和相关会议形成的决议和办公文件。3计划性文件：包括企业总体规划、财务计划、项目规划、开发计划、质量计划、营销计划、财务计划等。4总结性文件：年度月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。5批示性文件：包括企业各类命令、工作指示等。6凭证文书材料：企业各部门上报的，在日常活动中形成的原始记录和凭证。如合同书、协议书、销售记录等。7 证件性文书资料：包括营业执照、税务登记证、银行开户证明、企业和产品获得的各类荣誉证明。8 劳资人力资源

2、:包括企业人力资源任命，人力资源调整、人力资源管理、员工工资审核记录等资料。9 声像制品资料：企业在经营活动、或政治、文体娱乐中以及考察、培训等活动中留下的照片资料、录像资料、影音资料等。10 技术性资料：包括各类工程图纸，竣工资料等。11题赠性资料: 包括上级领导和友好企业提供的题词、书画、工艺品等等。二档案管理的程序档案管理包括档案的收集、整理、保管、编码、鉴定、保管、检索、统计、销毁、利用等9道工序。1 收集：凡符合本制度第一条的所有文件资料均应立档。2 立卷归档时间：办理完毕具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室归档。3 归档文件必须完整真实准确，请示和批复，印本和底稿、正

3、文和附件必须在一起。同时填写入档清单，移交人签字。4 入档要求：1） 编号目录，把标题、日期、等项目填写清楚，装订整齐。2） 注明保管日期。3） 填写案卷一律使用碳素笔。字迹清楚准确。4） 立卷以部门为主存放。保持文件的关联性。5） 各种实物档案归档必须有原件，并保持其完好无损。6） 声像资料必须记录时间、地点、人物、缘由、拍摄者，归档的资料必须是原件。7） 重要文件及工程文件必须扫描后存档。5 档案借阅1） 档案主要有由本企业使用，一概不外借。如需外借，必须有档案关联领导或总经理签字。2） 本部门员工可直接查阅本部门业务范围内的的档案，超范围必须由领导签字。3） 档案的借阅者要负责档案的完整

4、，不能私自复印或私自拆散、调换、抽取、污损、加注标签等；不得转借。4） 档案不借出档案室。5） 对珍贵易损档案，一般只提供复印件。6 档案设普通级和有密级。1） 有密级档案只限归档人使用。其他人员查看，必须经总经理签字通过。2） 档案管理员丢失或擅自提供要追究法律责任。3） 企业职工调离时，要归还所有借阅档案。核查无误签字后才能调离。7 超期档案销毁必须经由办公室主任和总经理签字，在专门场合销毁，不得卖废纸。8文件管理流程文件资料编制 yes文件会审批准 yes文件归档登记 表1文件归档登记表表2归档案卷目录 yes文件开始执行 yes到期销毁三、档案编号 1编号原则： WS12A001WS表

5、示一级类目为文书类。 12表示为2012年文件 A 表示二类项目代号为管理文件 001表示文件序号为001号 2.项目详细类别一级类目名称及代号代码二级类目名称及代号备注1文书类WS管理文件 A企业经营决策、企业发展规划保管期限：长期保管部门：财务往来信函 B与相关部门所有传真，信函等（电子版打印存档，原件保留公司在公司邮箱）各类通知 C罚款通知、维修通知等所有书面资料管理制度 D各部门、供应商、施工人员等管理制度行政工商资料 E会议记录 F会议记录行政类合同 G2采购管理类CG供应商资料 A供应商标书、产品样册等保管期限：长期保管部门：采购采购合同、协议B定价、合同、变更通知等产品证件 C产

6、品消防、功能性检验等单独证书设备证件 D设备使用合格证等3财务管理类保管期限：长期保管部门：财务部CW会计报表 A会计账薄 B会计凭证 C其他 D4项目管理类保管期限：长期保管部门：财务部XM标书 A项目投标、招标证书合同 B项目开发施工等合同、协议、手续 C项目施工所有手续技术资料 D项目技术交底、施工标准、图纸、现场照片等工程预决算 E工程预算书、决算书。5实物管理SW设备 A设备说明书，保修卡，维修记录等印章 B各类印章企业证书 C营业执照、税务登记等宣传资料 D各类企业宣传资料电子档、文本档其他 E照片、赠品、影视资料、领导题字、荣誉证书表1 文件归档登记表 编号：文件名称：文件编号：文件总页数：归档编号：归档存档处：保密等级保管期限：说明：归档时间：送交人：接收人： 修改变更记录修改日期更改编号送交人接收人存档变更