试论档案管理现代化

1、 试论档案管理现代化【摘要】档案管理现代化是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，它是现代档案工作发展的必然趋势。本文通过分析档案管理现代化的含义和当前存在的问题，提出加快档案管理工作现代化进程的相应措施。【关键词】档案管理现代化；主要内容；问题；对策一、档案管理现代化概念档案管理现代化是社会现代化的重要组成部分，如果从过程的角度理解，档案管理现代化是档案部门主动连接新科学技术的挑战，为促进社会现代化而进行的变革传统档案量展现代档案管理的过程。二、现代化档案管理工作的主要内容（一）档案技术现代化它是指档案的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等用先进的

2、科学技术装备起来，实现工作手段的现代化、计算机技术与现代化的缩微技术、网络技术有机结合起来，将会有效地实现档案管理自动化。（二）档案工作管理现代化档案事业的建设和档案工作管理，经系统论、信息论、控制论等现代化的科学理论为指导，运用管理科学的原理，遵循档案工作的客观规律，研究和处理工作的各种问题，可以做到管理方法科学化管理机构高效化，管理工作现代化，档案工作标准化，使档案管理与组织工作更趋于完善。档案管理手段包括理论手段和技术手段，即档案管理的各种管理方法、管理理论以及先进的技术手段、技术成果，管理手段现代化是档案管理现代化水平的具体体现，是档案管理现代化理论的基础之一。首先是档案现代管理方法和

3、理论的应用，通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，形成行之有效的档案科学管理理论，这些理论与档案工作实际相结合，不断地指导档案管理实践，在实践中加以总结和发展，最终形成档案管理现代化的理论体系。其次是先进的技术手段应用，要不断地将当代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入档案管理中，实现档案管理的专业化、自动化。（三）档案知识化现代化由于设备的现代化和管理的科学化，需要建设一支具有现代化科技知识和业务知识的档案专业干部队伍。他们不仅要具有较高的政治素养和积极进取的精神，还应懂得电子计算机的基本理论和基本技能，能够进行技术操作和管理，在档案专业有较深的造诣和较高的文化和历史知识，这样才能适

4、应档案工作现代化的需要。（四）档案资源信息化在信息时代，信息化已成为各行各业现代化的主导，以信息化推动现代化是今后国民经济与社会发展的方向。档案资源信息化作为信息技术在档案管理领域的创新实践，是将档案资源和档案各项管理过程，通过信息和系统加工和计算机网络和传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开开利用，实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的核心内容，其主要包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化可共享的目录数据库和内容数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立

5、档案作息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化档案管理现代化的出路在于信息化，档案资源信息建设作为档案管理现代化的核心内容，将不断推动档案管理现代化的发展。（五）档案管理标准化档案管理标准化也是档案管理现代化的一项重要基础，档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的，档案标准化通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有了统一的科学准则和依据，保证了档案各项工作能够有机地联系起来，并且在档案的管理中得最佳的效益。在信息时代，信息的共享与网络和沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台

6、的链接等等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。三、面临的主要问题（一）对档案管理现代化还存在模糊认识有人认为档案管理现代化就是多买现代化设备，有了钱、买了计算机、缩微机、光盘之类，就是现代化了；还有人认为，档案管理现代化，没那么容易，我们这里是要钱没钱，要人才没人才，要设备没设备，现代化的事，先往后放放再说。其实这都是对档案管理现代化的误解，有了设备不很好利用，不等于现代化，消极等待等不来现代化。档案管理现代化是一个二维概念，在时间方向上具有严格的时效性与特指性，如20世纪与22世纪的档案管

7、理现代化目标肯定不同；在空间方向上具有一定的区域性，如当代中国与当代美国的档案管理现代化的内容也不尽相同。档案管理现代化就是在现有基础上，应用现代管理的理论、思想、技术、设备、方法对档案和档案工作实行科学管理，提高工作效率和效益，以适应社会政治、经济、文化发展对档案的需求。（二）现代化的人才队伍不足，技术问题没能解决档案管理现代化的前提是人才现代化。实现档案管理现代化要求档案人员既要掌握先进的科学技术知识，能够进行新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养，相应的文化水平。据统计，1996年全国档案系统中专职和兼职档案人员共计211554人，其中档案专业的研

8、究生27人，大学本科2946人，大专学历的12865人，初中及以下程度的占了相当的比例，且分布不均，学历较高的大都集中在中央或省一级的档案部门，同时由于各种原因，造成人才流失严重。这种状况，严重影响着档案管理现代化的进程。（三）资金短缺，困绕档案工作现代化的进程档案部门直接创造的经济效益极其有限，主要依靠财政支持，但是由于社会上档案意识普遍偏低，在市场经济条件下，人们主要注重眼前利益而忽视了档案工作的重要性，因而对档案方面的投入严重不足，资金缺短，无力购买现代化的设备，也造成人才引进困难甚至人才流失。（四）时空差异明显，发展极不平衡中央一级和省一级档案馆发展快，中小城市和地县级档案案馆发展慢，

9、基层档案科（室）更慢，这种发展不均的状况严重影响我国档案管理现代化的整体进程。四、相应对策（一）加强宣传和教育，提高对档案管理现代化的认识，充分理解档案管理现代化的意义和作用开展丰富多彩、形式多样、切实有效的宣传教育活动，纠正对档案管理现代化的糊涂认识，努力提高全民性档案意识。一方面要加强在职人员的再教育，采取多种形式切实提高档案工作者的业务素质和现代化的知识技能。另一方面加强在校档案专业学生的培养，他们是未来档案事业的脊梁，如果想让他们适应现代化管理的需要，成为档案科学化管理的中流砥柱，必须调整课程、课时设置，加大计算机、缩微等现代技术的课程与课时，同时，把档案学概论作为一门公修课，使未来的领导者都能对档案有个较系统、全面的了解。（二）要科学地制定，贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的，要适应经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。（三）要强化服务意识，拓宽服务领域要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来，做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技