档案管理作业指导书

1、公司档案管理作业指导书1、目得：建立公司档案立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序,确保公司档案 完整、齐全、高质，档案资源得到妥善保管、有效利用与持续补充。2、适用范围：适用于公司级档案及资料得收集、整理、归档、移交、使用、保存及销毁等 管理工作。3、定义：3、1资料:阐明所取得结果或提供所完成活动得证据得文件。3、2档案:就是指公司过去与现在得日常经营管理工作中形成中得对国家、 社会与公司有保存价值得各种文字、图表、声像、实物等形式得历史记录。4、职责：4、1行政部4. 1. 1行政部负责对公司各部门移交得各类档案进行检查、整理、分类、编 目、输入信息库、装盒、并及时入库定位排架，并负责

2、档案得日常借阅与销毁管 理。4、2各部门4.2. 1负责本部门业务记录及档案资料得日常收集、整理、归档与使用等管 理工作，月终向行政部移交业务记录及档案资料。5、管理作业5、1档案资料管理原则5.1.1 公司档案资料管理分为两个层次：1）行政部得文件资料管理2）各部门得文件资料管理5. 1.2公司档案管理遵循统一存档、分级管理得原则。所有业务记录及档案 资料必须按规定及时移交，统一管理，确保档案得完整、系统、准确与安全，便于 开发利用。5、2档案管理职责5. 2. 1行政部1）就是公司档案资料得归口管理部门，负责档案管理制度得制定与指导 执行。2）负责对应归档业务记录及档案资料得接收、标识、整

3、理、保存与日常 管理。3）根据实际情况,负责对失去保存价值得档案资料提出处理、销毁意见。5. 2. 2行政部设置专职档案管理员1）对各部门移交得成套得业务档案资料进行整理、归档。2）对个部门档案管理人员得档案管理工作得监督、检查与指导。5、3归档范围5. 3.1重要得会议材料，包括会议得通知、报告、决议、总结、典型发言、 会议记录等。5. 3. 2本公司对外得正式发文与有关单位来往得文书。5. 3. 3本公司得各种工作计戈人总结、报告、请示、批复、会议记录、统计 报表及简报。5. 3.4本公司与有关单位签订得合同、协议书等文件材料。5. 3. 5本公司职工劳动、工资、福利方面得文件材料。5.

4、3. 6本公司得大事记及反映本公司重要活动得剪报、照片、录音、录像等。5、4档案得收集、归档.4.1文件材料得收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。5.4. 2一项工作由几个部门参与办理得,在工作中形成得文件材料，由主办部 门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。5.5. 3行政部档案管理人员对收到得资料得有效性进行核查并及时办理收 文登记,根据资料来源及重要性对资料进行分类,并编制档案目录表，资料存 放在档案袋盒中须与档案目录一一对应。附件1:档案目录表5、5文件材料归档要求5. 5.1档案质量总得要求就是:遵循文件得形成规律与特点，保持文件之间得 有机联系，区别不同

5、得价值,便于保管与利用。5. 5.2在归档得文件材料中，应聘每份文件得正件与附件、印件与定稿、清 示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。5.5.3归档文件材料必须完整、准确，能如实反映各项活动得真实内容与历 史过程;必须层次分明，符合其形成规律。5. 5.4归档得文件材料，必须做到书写材料优良,字迹工整，图样清晰,有利于 长期保存,手写部分一律用碳素墨水钢笔或者碳素墨水签字笔书写,禁用铅笔、圆 珠笔等书写。5. 5. 5各类归档材料一般为一式一份。5. 5. 6不同年度得文件一般不得放在一起立卷;跨年度得总结放在针对得最 后一年立卷;跨年度得会议文件放在会议开幕年。

6、5. 5. 7档案文件材料应区别不同情况进行排列，空不可分得文件材料应依序 排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后;其 它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间得密切联系并进行系统得排 列。5. 5. 8归档资料、图纸幅面大小应按A4规格折登，装订结实、编号连续。5.5.9文件材料移交归档时，要编制文件交接清单，一式二份，经交接双 方签字后,双方各执一份,档案管理员那份需存放在文件交接清册档案里归档 保存。附件2:文件交接清单5. 5. 10如不符合归档要求得,行政部有权拒绝接收,直至需要移交得单位整 改符合要求后再接收。5、6档案得整理5. 6.1归档文

7、件以“件”为整理单位进行装订。正本与定稿为一件;正文与 附件为一件;转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件;来文与复文为一 件;文件处理单与文件为一件;报表、名册、图册等每册（本）为一件。5. 6. 2装订时 正本在前，定稿在后；正文在通附件在后；原件在前，复制件 在后;转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；有文件处理单得文件，文 件处理单在前,正文在后。不同文字得文件，中文文本在前，外文文本在后。5. 6. 3装订文件要力求整齐、结实、美观。采用左侧装订得,应将文件左、 下边对齐，采用左上角装订得，应将文件左、上边对齐。5. 6. 4装盒。归档文件应按件号顺序装入档案盒，并填写备

8、考表、盒内文件 目录、档案盒封面及盒脊项目。移交时，盒内必须有完整得归档文件目录。文件 装入盒时应严格区分类别，并按件号顺序装入盒内，一盒装满后再顺次装下一 盒。5. 6. 5档案排列要按照案卷顺序从上至下，从左至右存放。各种资料要分门 别类编号存放。声像材料要集中保存。5、7档案得保管5. 7.1按有关管理规定确定公司档案资料保存期。5.7.2目录与档案相符。保障档案材料完整无缺，档案资料收进、移出、保 存、销毁都必须严格得手续，做到增减有据,数字准确,确保档案不散不丢。5. 7. 3档案柜设专人负责管理,非档案管理人员未经批准,一律不准翻阅档案 柜资料及文件。5. 7. 4档案要装放在档案

9、柜内,排列要整齐、美观，保持库房内空气流通。5. 7. 5存储档案资料得磁盘、光盘等磁性介质应妥善保管。备份盘装在保护 封套与包装盒中，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁得场所。5、8档案日常管理5. 8. 1借阅1)借阅手续：(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时,应由其部门负责人出示书面 借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。附件3:借阅登记表(2)档案员接到借阅条,经核查后,取出该项档案,并在借阅登记表上注 明借出日期与归还日期，以备及时催还。(3)档案归还时,经档案员核查无异后,档案即归入档夹，填写归还日期,取 消借阅记录。2)借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借得档

10、案,不得在文件上圈点、画 线与涂改,未经批准不得复印与摘抄档案。3)借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件,需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。4）借阅人应于规定期限内归还。如有其她人借阅同一档案时,应变更借阅登 记，不得私自授受。5. 8. 2销毁1）每年保管期限已满得档案由档案员编制纸质与电子得档案销毁清册， 报公司负责人审核批准,并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清册需 注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。附件4:档案销毁清册2）销前,按照清册清点;销后,在清册上签名盖章,并将监销情况报告本单位 负责人。档案销毁清册需永久保管。3）保管期限

11、已满但仍不能销毁得档案有下列四种:未结清得债权债务;未了 事项;正在项目建设期间得建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出 立卷,直到事项完结时为止。5. 8. 3移交D需要进行移交得档案,需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人 审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档 案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、 移交原因。附件5:档案移交登记表2）移交前，按照清册清点;移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两 份,移交方与接收方各一份并永久保管。5. 8.4保密1）档案规得任务就是集中统一管理公司已形成得全部文件资料档案,维

12、护档 案得完整与安全，主动做好档案得提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入 翻阅。2）档案员应忠于职守,遵守纪律，保守秘密,树立全心全意为公司各项工作服 务得思想,主动,准确,迅速地为利用者提供档案资料。5、9档案得密级密级:档案资料按密级分类，有如下儿种: 绝密:就是最重要得公司秘密，泄露会使公司得利益遭受特别严重得损害。即公司发展经营中，直接影响公司权益与利益得重要决策文件资料。机密:就是重要得公司秘密，泄露会使公司得利益遭受严重得损害。即公司 得财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等。秘密:就是一般得公司秘密，泄露会使公司得利益遭受损害。即公司人事档 案、合同、协议、尚未进入

13、市场或尚未公开得各类信息。内部公开:就是公司可以内部公开，但不可以对外传播得档案。5、10档案得分类编号：5. 10. 1档案分类得原则：以本公司所形成得全部档案为对象,依据公司得职 能、结合档案内容与档案得载体形态得特点，以便科学管理与开发利用。全宗内档案类别及排列代号类别A行政综合文书档案B财务档案C固定资产类D办公用品E劳保用品F声像档案J业务档案001人事档案5. 10. 2编号方法：一般档案得编号,按档案分类代号编大流水号,其结构模式为:类别代号+二级名称。业务档案按相关规定编号。人事档案以员工姓名为档案名称,编号为以入职时间为大流水号，第一号 为001,以此类推。5、11行政综合文

14、书档案分类与保管期限表档案分类类别名称范围名称保管期限A行政综合 文书档案1公司资质长期2公司发文长期3公司收文长期4公司规章制度、管理办法永久5工作标准、工作规范长期6法律文件长期7公司出具证明复印件长期8各种模板短期9文件交接清册长期11员工培训长期10档案销毁清册永久11其她B财务档案1原始凭证长期2会计报表、审计报告永久3工资表长期4各种账簿永久5原始凭证清册长期C固定资产不设2级固定资产永久D办公用品1以月为单位得办公用品档案长期2高值办公用品管理档案长期E劳保用品不设2级以月为单位得劳保用品档案长期J业务档案人事档案001以员工姓名为档案名称永久6、相关记录6、1附件1:档案目录表6、2附件2:文件交接清单6、3附件3:借阅登记表6、4附件4:档案销毁清册6、5附件5:档案移交登记表附件1：档案目录档案名称:XXXX档案编号：建档日期： 年 月 日中检兴XXXX档案目录序号文件名称单位数量总页数归档日期备注附件2:中检兴公司文件交由长清单序号名称单位数量备注移交人:签收人:日期:日期:附件