信息和档案管理

1、银川市全球基金艾滋病项目银川市全球基金艾滋病项目信息和档案管理要求信息和档案管理要求银川市疾病预防控制中心银川市疾病预防控制中心全球基金艾滋病项目办全球基金艾滋病项目办苗志峰苗志峰2010年年5月月13日日主要内容主要内容l信息管理信息管理u 工作通讯u 工作简报u 项目文件l档案管理档案管理u 归档资料u 归档形式u 归档要求一、信息管理一、信息管理信息发布信息发布基本要求基本要求l建立信息审核发布制度、明确分工和职责建立信息审核发布制度、明确分工和职责。 省、市和县级信息联络员和信息审核人。l联络员信息逐级上报备案。联络员信息逐级上报备案。 县级信息联络员名单报市级备案；4月1日前 市级信

2、息联络员名单报省级备案；4月1日前 省级信息联络员名单报国家级备案。 4月1日前l县、区（市）级项目执行机构：县、区（市）级项目执行机构：每月结束后5日内，挑选项目工作通讯，经编辑、审核后，发至银川市项目办。邮件标题为县、区（市）项目通讯。邮箱地址：l市级项目执行机构：市级项目执行机构：活动结束后3个工作日内完成，经本级审核人审核后，根据需要发布于网站、报纸、广播等媒体，并反馈给本级相关单位和人员。工作通讯要求工作通讯要求工作简报要求工作简报要求l市和县级项目执行机构：市和县级项目执行机构： 每季度制作一期电子版工作简报，用以全面反映本级项目工作进展，篇幅不限。u县级：县级： 每季度后的5个工

3、作日内，编写上季度项目电子版工作简报，报市级项目执行机构，并同时反馈至本级有关部门和人员。u市级：市级： 每季度后的7个工作日内，编写上季度项目工作简报电子版，报自治区项目办，并同时反馈至本级有关部门和人员。有条件者，上传至市级相关机构网站。项目文件要求项目文件要求根据自治区项目办制定的相关工作规范。根据自治区项目办制定的相关工作规范。 各类技术方案、会议资料和培训课件，根据各类技术方案、会议资料和培训课件，根据辖区情况，经编辑、审核后，供学习与交流。辖区情况，经编辑、审核后，供学习与交流。 每年每年11月，各级项目执行机构，编写本级艾月，各级项目执行机构，编写本级艾滋病防治进展报告（滋病防治

4、进展报告（3-4页），提交本级艾滋病页），提交本级艾滋病防治工作委员会防治工作委员会/艾滋病防治领导小组，供相关艾滋病防治领导小组，供相关成员参阅。成员参阅。二、档案管理二、档案管理p归档资料分类归档资料分类l常规资料：常规资料：管理制度、收文、发文、工作计划和总结、报表、财务管理资料、设备供应品管理资料、项目工作动态/简报/通讯、项目协议、会议记录等。l项目活动资料：项目活动资料：会议、培训、专题活动、招标、参加上级或其它部门或单位组织的活动、督导评估。l业务资料：业务资料：感染者/病人个人档案、各业务领域管理和技术操作流程相关资料、技术指导方案、培训教材和其它参考资料。l宣传材料宣传材料归

5、档资料归档资料常规资料常规资料l管理制度：管理制度：组织管理、财务管理及经费使用、设备供应品管理、请示报告、定期例会、档案管理、信息管理和督导评估以及项目官员工作职责及分工等。l收文：收文：上级单位或其它部门的文件和公函（包括重要的电子邮件函）。及时登记，转交相关人员传阅、批示、签字后归档。收文可以按照发文部门分类，每类按收到的时间排序。l发文：发文：本级发出的各类文件和公函（包括重要的电子邮件函）等。按发文时间排序。归档资料归档资料常规资料常规资料l工作计划和总结工作计划和总结：项目季度和年度工作计划、总结，各类项目进展报告。可按地区分类，每类按时间排序。l项目报表：项目报表：包括季度和年度

6、要求上报的项目进展报告和财务报表。可以按照地区分类，每类按时间排序。l财务管理资料：财务管理资料：财务报告、审计报告等，按相关会计制度归档。l设备供应品管理资料：设备供应品管理资料：出入库记录、库存报告等，按时间排序。归档资料归档资料常规资料常规资料l项目工作通讯项目工作通讯/简报：简报：国家、省、市和县各级项目管理单位编写的项目工作信息报道。可以按照编写单位分类，每类按时间排序。l项目协议：项目协议：与项目执行单位签署的协议。l会议记录会议记录/纪要：纪要：包括上级下发的会议纪要，本级例会的会议记录和项目执行机构其他重要会议的会议记录。归档资料归档资料活动资料活动资料l归档原则：归档原则：按

7、领域分类，集中保存。按领域分类，集中保存。l会议、培训班资料：会议、培训班资料：请示报告、通知、会议日程、签到册、讲话稿、讲义、总结（时间、地点、参与人员、主要目的、内容、效果评价等）、预算和决算等其它相关资料。l专题活动资料：专题活动资料：请示报告、项目活动计划和实施方案、实施过程材料、督导评估、活动总结、预算和决算以及声像资料、新闻报道等。归档资料归档资料活动资料活动资料l招标项目资料：招标项目资料：项目计划书、审核意见、协议书、项目实施方案、实施过程材料、督导评估材料、活动总结、预算和决算以及声像资料、新闻报道等。l参加上级或其他部门组织的活动资料（参加上级或其他部门组织的活动资料（包括

8、会议、例包括会议、例会、座谈会和讨论会等）：会、座谈会和讨论会等）：通知、日程安排、其它相关材料、活动总结（时间、地点、参与人员、活动内容、主要产出等）、出差报告等。归档资料归档资料业务资料业务资料l感染者感染者/病人个人档案：病人个人档案：包括感染者检测报告、确证报告、个案流行病学调查资料、定期随访/咨询记录、定期体检记录、抗病毒治疗情况等。l业务领域管理和技术操作流程相关资料业务领域管理和技术操作流程相关资料：监测和检测、VCT、高危行为干预、抗病毒治疗、预防性治疗、关怀/支持/救助等原始记录和其他资料，可以在具体实施的部门或机构保存。l技术指导方案和培训教材等技术指导方案和培训教材等：各

9、类现行的技术指导方案或手册等。归档形式归档形式l纸质档案：以档案盒（袋）的形式保存。纸质档案：以档案盒（袋）的形式保存。l声像资料档案：指与项目有关的声音、图像和声像资料档案：指与项目有关的声音、图像和影像资料，各类资料可以根据不同的载体形式影像资料，各类资料可以根据不同的载体形式分别保存。分别保存。l电子文件档案：包括所有电子版的文档和声像电子文件档案：包括所有电子版的文档和声像资料，可以保存在硬盘或光盘内。资料，可以保存在硬盘或光盘内。归档要求归档要求l及时归档，定期整理：及时归档，定期整理：每年归档的资料应于次年3月底前按照年度和分类立卷装订。按时间排列，依次编写页码，并逐件填写卷内文件目录。l建立档案信息一览表：建立档案信息一览表：针对不同保存形式的资料，应分别建立档案信息一览表，详细说明存档资料的内容，包括分类信息（包括档案盒/袋编号、类别、序号等）和资料信息（名称、数量、