水电建设工程档案管理有关要求(一)

1、（一）水电建设工程档案管理有关要求档案收集、积累、整理的责任划分1水电建设工程项目文件的形成和积累。项目文件产生于项目建设全过程，项目文件的形成、积累的管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。1.1建设项目各阶段文件的收集、积累。项目准备阶段形成的前期文件，以及设备、工艺和涉外文件，应由建设单位各承办机构负责收集、积累；勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、积累，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。项目施工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总包单位

2、汇总；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理文件由监理单位收集、积累。建设单位授权的项目监理单位应负责监督、检查项目建设中文件收集、积累的完整、准确情况，以及竣工验收中文件资料审核情况，并经审核、签认后向建设单位提交其监理业务范围内的有关专项报告、验证材料及监理文件。项目调试及试运行阶段形成的文件，由试运行单位负责收集、积累；项目器材供应、财务管理单位应负责收集、积累承建项目器材供应及财务管理形成的文件。1.2项目文件的整理。建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监

3、理等）进行整理。建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行（生产）及验收文件，由建设单位根据文件的性质、内容，分别按年度、项目的单项或单位工程整理。勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件（施工图除外），由勘察、设计单位按项目或专业整理。施工技术文件由施工单位按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件由监理单位按单位工程整理。设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。2 竣工文件的要求流域水电建设的竣工资料、竣工图

4、应准确、清楚、完整、规范、修改到位、真实反映项目竣工验收时的实际情况。2.1 竣工文件的编制要求1）编制竣工文件，应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件的成套性和有机联系，使组成的案卷既能准确、系统地反映工程的全貌，又便于保管和利用。2）竣工文件编制完毕后，项目法人应督促有关单位（监理、施工等）对竣工文件的编制情况进行审查，发现不准确、遗漏或短缺时，应及时修改和补齐。国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工资料应由外方确认。3）将已按照工程档案分类大纲进行分类的文件进行组合，管理性文件按阶段问题或重要程度排列；同一问题（事件）的请示、批复、合同、协议、来往文电等应放在一起，

5、依时间顺序排列；一般文字材料在前，图样在后。2.2 竣工图的编制要求各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目，在项目竣工时必须编制竣工图。除了行业主管部门有特殊要求外，项目竣工留应由施工单位（包括总包和分包单位）编制。凡行业规定施工单位编制竣工图的，应同时规定更改单位责任，加更改单位及竣工图更改情况，并明确责任者。1）凡按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图空白处加盖并签署竣工图章。2）凡一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图（新图）上修改，加盖并签署竣工图章。3）凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过30%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号

6、，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”并签署竣工图章。4）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。5）建设单位应负责或委托编制项目总平面图和综合管线竣工图。6）编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目标及编制情况。2.3 竣工图的更改方法1）更改一般是杠（划）改；局部可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。2）利用施工图更改，必须在更改处注明更改依据，如设计变更通知单的名称、编号、变更日期及洽商记录等的文件编号。3）无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏

7、上方或左边用文字说明。4）图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。5）有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，可采用注记说明的办法。6）新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。2.4 竣工图的审核1）竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助各设计、施工单位负责检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。2）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。3）竣工图按单位工程或装置（专业）编制，并有详细编制说明和目录。4）竣工图应使用新（干净）的施工图，并按要求加盖、签署竣工

8、图章。5）一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。6）国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。（二）水电建设工程档案管理网络流域公司水电建设的档案管理要实行“统一领导、分级管理”的档案工作管理机构网络；建立综合档案管理网络；建立档案系统计算机管理网络。1 .档案管理机构网络水电流域公司成立时就要规划设置档案管理机构，并赋于两种职能，即档案行政业务管理指导职能和管理综合档案的职能。根据工程建设的不断发展，成立各梯级水电站档案室，并对设计、施工、监理单位档案、资料室实行档案业务指导、监督、检查职能。2 .

9、档案管理对象网络档案管理对象网络。各项目公司综合档案室负责保管本单位形成的文书、科技、声像会计、荣誉、实物档案及图书、编研资料。3. 计算机管理网络计算机管理网络。利用计算机等现代化设备和管理信息系统对收文、发文、档案的全过程进行管理，提高工作效率和质量。档案管理机构网络是纽带，档案管理对象网络是核心，计算机管理网络是手段，三者有机地结合在一起，形成了一个上下统一的科学网络。各档案室人员利用计算机等现代化设备和管理信息系统，对各门类、各载体的档案实行了从公文的电子化到档案的自动分类、自动立卷、自动标引、自动编目、自动统计、自动标识、全文检索等功能，实现水电建设信息的资源共享。（三）水电建设工程

10、档案管理建议1坚持档案工作与工程建设同步要坚持档案管理与水电工程建设同步，不能只重工程建设而偏废档案，要对档案工作予以足够重视，在做好工程建设的同时做好档案工作。工程开工档案工作启动，人员、设施、制度到位；工程建设过程中，注重档案资料的形成积累、收集、整理；工程竣工，档案资料只需短时间稍加整编就可移交归档，具备了竣工验收条件。2建立档案工作责任制流域公司主管领导与各二级单位的项目负责人签定档案管理责任书，各项目负责人与设计、施工、监理单位负责人签定档案管理责任书，工程建设中涉及的项目延伸到哪里，档案管理就延伸到哪里。层层负责，各自实现目标管理，既确保工程竣工资料的完整性、准确性、系统性，又确保

11、了工程质量。3在工程管理各个环节中加大档案控制力度3.1工程管理要实行以项目责任制为核心、以合同为中心、以结算为纽带的管理体制。在合同条款中对档案资料提出明确的要求。在项目签订合同时，应有竣工资料专门的条款。档案资料条款应规定竣工资料的质量要求、整编要求、份数要求、提交时间要求，从源头上为竣工档案资料整编打好基础。3.2 档案人员参与工程建设管理。在工程项目施工过程中严格执行档案人员“四参加”制度，确实做到档案人员参加有关会议、参加设备开箱验收、参加工程竣工验收。使档案人员了解工程项目的建设进展情况，了解工程项目档案资料的形成情况、流转情况，及时制订档案工作计划；定期进行指导、监督、检查做好跟踪服务，实现重点工程项目竣工资料的完整、准确、系统、规范。4 .实行竣工档案监理制，确保工程档案系统真实完整建设单位要严格执行国家有关规定，实行建设项目全面监理制。它是确保