内部控制合规流程-采购与应付款

1、XX股份内部控制合规工作文件业务流程：2. 采购合规工作年度: 截至YYYY年MM月DD日目录 A. 流程信息3A1. 流程概览3A2. 相关部门与责任4A3. 审批权限5A4. 关键文档 5B. 内部控制政策及原那么6C. 内部控制程序C1. 控制目标清单C2. 控制程序2.1 供给商管理2.2 预算编制2.3 请购与审批2.4 采购与验收2.4.1 采购 2.4.2 验收2.4.3 入账2.5 付款2.6 预付账款及应付账款管理2.7 不相容职责别离A. 流程信息A1流程概览 A1.1 目的加强对采购业务的内部控制，标准请购与审批、采购与验收、付款等行为，防范采购过程中的过失和舞弊，保证采

2、购业务合法、合规、有序的开展及在财务报表中反映的完整性与准确性。A1.2 适用范围采购业务政策及原那么适用于本公司集团内部各公司，包括总部及各子公司；各公司可在此管理政策及原那么下制订各自具体的采购业务内部控制程序。A1.3 定义与分类本文件中所称采购，主要是指公司外购商品并支付价款的行为。外购商品包括原材料、包装物、工程物资、低值易耗品等，但不包括固定资产、无形资产等资本性支出的采购。外购存货按照采购本钱进行初始计量，采购本钱包括购置价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购本钱的费用。A1.4 流程范围本流程主要描述了本公司对采购业务的内部控制环节，包括供给商的管理、请

3、购与审批、采购、验收、入账、预付账款及应付账款管理等。由于工程物资、低值易耗品的采购流程与存货非常类似。因此，本流程同样适用于这些商品的对外采购业务。固定资产、无形资产等资本性支出的采购政策及原那么请参见其对应流程。公司外购效劳并支付价款的控制，可以参照本流程的规定执行。本流程所描述的供给商管理的内部控制环节，适用于公司所有的供给商，包括存货供给商、固定资产供给商、无形资产供给商、效劳供给商等。以下与本流程相关的内部控制环节，在以下相关流程中有详尽的指引，本流程将不作详细描述：子流程控制活动相关流程2.2 预算编制P2.2.1 编制采购预算0 预算2.4采购与验收P2.4.1.3签订采购合同1

4、 合同协议2.4 采购与验收P2.4.2.3存货管理3 存货与本钱2.4 采购与验收P2.4.3.1采购发票管理19 税项2.5 付款P2.5.1 采购付款申请、审批与支付20 资金A2. 相关部门与责任1 采购部采购管理与执行部门1） 参与合格供给商的评审、选择和定期审查；2） 编制采购预算和采购方案。根据公司生产经营方案，编制与其相匹配的合理的采购方案，统筹安排采购； 3） 进行采购业务的预算管理。对请购部门提出的采购申请进行审核，确保严格执行采购预算。对于超预算和预算外采购工程，要求请购部门遵照预算外审批程序进行审批；4） 执行采购。严格按照公司的规定进行供给商选择、询价议价定价、发出采

5、购订单、签订采购合同、跟踪采购订单执行进度等；5） 参与来货验收。确保来货正确，及时处理验收过程中出现的异常情况；6） 办理采购付款。对采购合同协议约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并提交付款申请。2 仓库存货实物管理部门1） 参与合格供给商的定期审查；2） 实物管理。按照存货类别分别设立仓库和仓库保管员进行管理，确保实物平安；3） 组织验收。根据公司验收制度和经批准的订单、合同协议等采购文件，由仓库保管员会同其他验收人员对采购存货的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报告、计量报告和验收

6、证明；4） 台账记录。按照存货类别，建立存货台账，及时、准确地进行存货的采购入库记录。3 财务部1） 参与合格供给商的评审、选择和定期审查；2） 对采购合同中关于付款、结算、发票等财务条款进行审核；3） 与仓库核对采购到货情况，确保采购到货完整、准确入账；4） 审核、办理采购付款。对采购部门提出的采购申请进行审核，确保其审批手续齐全、付款申请真实合理，防止重复付款；5） 采购业务的财务核算工作。确保采购业务相关账务的完整性、准确性和及时性；6） 定期与供给商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，查明原因，及时处理；7） 定期对应付账款、预付账款进行账龄分析，对异常情况做进一步的

7、调查和处理。4 质量部1） 合格供给商的管理。编制并更新合格供给商清单，保管合格供给商资料；2） 组织各部门进行合格供给商的评审、选择和定期审查；3） 对采购合同中的质量、售后等条款进行审核；4） 按照公司规定对采购商品的质量进行检查和化验，确保其符合公司的质量要求。A3. 审批权限采购流程各环节的审批权限如下：类别权限范围审批人合格供给商的选择n/a采购部经理->质量部经理->财务部经理->采购副总合格供给商审查与评估的结果n/a采购副总->生产副总->财务总监->总经理采购方案n/a采购副总->生产副总->财务总监->总经理采购申请方案

8、内n/a请购部门经理->采购部经理采购申请方案外n/a采购部经理->采购副总->生产副总->总经理采购价格采购限价以内n/a采购部经理采购价格超出采购限价超出采购限价%超出采购限价%采购部经理采购部经理->采购副总采购订单n/a采购部经理A4关键文档 文档名编制者关键内容单据联次?合格供给商评审表?采购员备选供给商的根本信息、合格供给商的审批意见一份，质量部保管?合格供给商清单?供给商管理员经过评审被纳入合格供给商的供给商信息以及对应的采购物品的名称和采购限价一份，质量部保管?供给商考核表?季度采购部经理、质量部经理合格供给商的供货质量、交货及时性、售后效劳、付款

9、条件、提供发票、信用等级、企业经营状况等方面考核情况记录一份，质量部保管?供给商审查报告?年度采购部经理、质量部经理对合格供给商进行年度综合评价结果以及审批意见一份，质量部保管?采购预算?采购部经理年度采购总体预算，含各类货物的采购数量、金额等数份，相关人员保管?采购方案?采购部经理每月方案对外采购的物料数量、品种等信息数份，采购部、各请购部门等各保管一份?采购申请表?请购部门请购部门的采购需求，含名称、数规格等信息两联，请购部门、采购部各留存一联?询价单?采购员采购货物名称、数量、备选供给商、供给商报价等一联，采购部留存?采购订单?采购员供给商名称、采购货物名称、数量、单价、交货日期、质量条

10、款、付款条款等两联，采购部、仓库各留存一联?采购合同?采购员与供给商就采购相关事宜签订的书面协议采购货物名称、数量、单价、交货日期、质量条款、付款条款等一份，原件由行政部保管。采购部、财务部保管复印件。?采购订单跟踪表?采购部助理采购订单根本信息、采购验收、采购付款、采购发票等信息两份，采购部、财务各保管一份?送货清单?或?验收单?验收人采购货物名称、数量、供给商名称、验收日期、验收人、验收情况说明等两联，供给商、仓库各留存一联?计量报告?计量人员使用计量工具进行货物数量计量的书面记录，含货物的名称、数量等两份，供给商、仓库各保管一份?抽样检验报告?质量部货物名称、供给商名称、检验工程、检验结

11、果、检验日期等两联，仓库、质量部各留存一联?材料入库单?仓库保管员货物名称、数量、供给商名称、入库日期等三联，采购部、财务部、仓库各留存一联?仓库台账?仓库保管员仓库登记的存货收、发、存明细账，按存货类别分别建账一份，仓库保管?对账单?材料本钱会计供给商名称、核对工程应付账款/预付账款/应付票据、对账日期等两份，财务部、供给商各保管一份?应付账款账龄分析表?材料本钱会计应付账款余额、应付账款账龄、特殊情况说明等一份，财务部保管?预付账款账龄分析表?材料本钱会计预付账款余额、预付账款账龄、特殊情况说明等一份，财务部保管B. 内部控制政策及原那么B1. 供给商管理- 公司所有的供给商必须通过公司供

12、给商评审，获得合格供给商资格。特殊情况下需要与非合格供给商发生业务，必须经过总经理书面批准。- 长期、大额采购，原那么上必须有三家及以上的合格供给商作为备选。- 公司应对紧急、小额零星采购的范围和供给商选择做出明确规定，可指定固定供给商。- 公司客户对产品原料的质量、产地、厂家有特定要求的，可进行定向采购。- 采购部、生产部、财会部、仓库、质量部等相关部门应共同对合格供给商业绩进行季度考核和年度综合评估。关注商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供给商的资质、经营状况、信用等级等，及时发现与供给商合作中的问题。合格供给商清单应根据考核评估结果进行更新。- 质量部应指定专人进行供给商资料的保管

13、和合格供给商清单的更新。B2. 预算编制- 采购部门年末根据下一年的生产经营方案、仓储方案、销售方案等进行采购预算的编制；预算需经过公司的预算审批程序；采购预算包含在公司整体财务预算中。- 采购执行事前预算控制原那么，各部门应按照审批后的预算提出采购需求，预算外的采购需求必须严格按照预算外审批权限和程序进行审批。B3. 请购与审批- 公司采购实行归口管理，指定采购部为统一采购部门，明确采购业务的审核批准制度，办理采购业务必须按照规定的权限和程序进行。采购职责权限应当尽量集中，以提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低本钱和费用。- 公司采购部门应考虑到企业需求、市场状况、行业特征、实际情况等因素。在年

14、度采购预算的指导下，合理的统筹安排每月的采购方案。采购方案应具有经济性和科学性，一方面满足企业生产经营的需要，一方面尽可能降低库存或实现零库存。 - 采购方案由公司采购部统一编制，经管理层审批后执行。- 请购部门提出采购需求应当与公司的生产经营方案相适应，具有必要性和经济性。请购部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。- 公司严格按照经管理层批准的采购方案和采购申请的审批权限规定进行采购申请的审批。方案内采购申请经采购部经理审核后，即可由采购员进行采购。方案外采购申请应按照公司规定执行严格的审批程序。B4. 采购与验收- 企业应建立明确的采购方式

15、确定、供给商选择、采购价格确定、验收程序及计量方法确保采购过程的透明化以及所购商品在数量和质量方面符合采购要求。B4.1 采购- 采购部采购员应从合格供给商清单中选择供给商，并进行充分的比质比价。采购部经理根据询价结果确定供给商。采购部经理应从公司利益出发，选择出最适合的供给商。- 采购价格不得高于合同供给商清单中规定的采购限价。假设确实需要以高于采购限价的价格采购，那么根据涨价的幅度，由采购部经理及采购副总进行审查批准。超出采购限价%以内含，由采购部经理批准。超出采购限价%以上，由采购副总批准。- 采购员及时、正确发出采购订单，进行采购。采购部经理需对此过程严格管理和监控。- 采购业务签订采

16、购合同的，应严格按照公司合同协议编制、审核和签订的程序进行。- 公司应根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害企业利益的风险。B4.2 验收- 供给商送交的货物，仓库应会同采购部、请购部、质量部等人员对货物的数量和质量进行严格的验收，确保货物的完整、正确无损失。防止出现货物短缺，残破，质量不合格等情况出现。 - 仓库应对入库做及时、正确的记录。仓库经理需定期审核确保记录的完整性和正确性。B4.3 入账- 采购人员应协助财务部门及时取得采购发票。采购发票直接邮寄到财务部；采购发票信息必须与采购订单、入库单相符，三单匹配以防止供给商开出的发

17、票与实际采购不符。- 财务部及时、正确地进行采购入账。货到票未到的存货，应在货物收到的当期暂估入账。B5. 付款- 采购部应按照采购订单，采购合同以及采购执行的进度，提出采购付款申请。采购部在办理付款业务时，应当对采购合同协议约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并提交付款申请，财务部依据合同协议、发票等对付款申请进行复核后，提交公司规定的采购付款审批人进行审批，审批完成前方能办理付款。- 原那么上，公司不鼓励采用预付款方式进行货物结算。财务部应加强对预付账款的控制，预付账款支付必须按照公司规定经过严格的审批程序。财务部和采购部应确保预付货款的及时清理，减少预付货款对公司资金的占用，加强预付货款的平安性。 B6. 预付账款及应付账款管理- 应付账款余额、预付账款余额、应付票据余额的核对：内部核对：财务部应确保应付账款、预付账款、应付票据余额的完整、正确，每月与采购部进行适当的对账。外部核对：对主要供给商、大额交易或频繁交易供给商，通过发送对账单的方式来核对应付账款、预付账款、应付票据等往来款项。- 预付及应付账款账龄分析：财务部应关