会计电算化培训教程系统操作与系统管理课件

1、第四章系统操作与系统管理第四章系统操作与系统管理 【学习要点学习要点】 会计软件安装和卸载方法会计软件安装和卸载方法 会计软件操作常识会计软件操作常识 系统管理的功能、地位和作用系统管理的功能、地位和作用 新账套建立新账套建立 操作员及其权限设置方法操作员及其权限设置方法4.1 4.1 会计软件的安装与卸载会计软件的安装与卸载 用友企业级财务软件与传统的财务软件产品有着根本的不同,它由多个产品组成，各个产品之间相互联系，数据共享，实现了财务、业务一体化的管理，覆盖了企业财务、购销和决策三个管理层次。财务软件由三大部分组成：企业财务系统以账务处理子系统为核心，包括应收款管理、应付款管理、资金管理

2、、工资管理、固定资产管理、成本管理等子系统，为企业的会计核算和财务管理工作提供了全面、详细的解决方案；企业购销存系统以库存管理和存货核算为核心，包括销售、采购和采购计划等子系统；企业决策系统以报表为核心，包括决策支持、财务分析等子系统。 1硬件环境（1）单用户版： 主机: P100或以上； 内存: 16兆或以上； 硬盘: 200兆或以上； 鼠标: 标准系列鼠标； 显示器: Windows系统支持的显示器,可显示256色； 打印机: Windows9x、Windows NT Server/Workstation 4.0支持的各类打印机。（2）网络版： 网络服务器: 主机P133或以上，其他同单用

3、户版要求。 工作站: 同单用户版要求。 4.1.1 4.1.1 系统运行环境系统运行环境 2软件环境 操作系统: 中文Windows 9x+DCOM 98、西文Windows 9x+Richwin For Windows 9x+DCOM98、Windows NT Workstation 4.0； 网络协议: TCP/IP、DCOM； 网络系统: Windows NT Server 4.0。4.1.2 系统安装与卸载 1系统安装 如果系统运行环境满足要求，则可以进行财务软件的安装。在安装前通常要关闭所有正在运行的软件，以免引起系统资源冲突。“用友U8系统”的安装方法如下：【操作步骤】将光盘插入光

4、驱，运行setup.exe文件，如下图所示。在屏幕显示的“用友财务及企管软件UFERP-M8.0安装”界面上单击需要安装的模块，如“总账系统”、“应收款管理”、“应付款管理”、“固定资产”、“工资管理”、“UFO报表”等模块。单击安装界面上的【开始安装】按钮，按照提示步骤完成安装过程。系统安装完毕后，将在桌面创建快捷图标。2系统卸载【操作步骤】单击Windows的 【开始】【程序】 【用友财务及企管软件UFERP-M8.11】【卸载用友软件】命令。选择需要卸载的子系统，按提示操作即可完成卸载过程。4.2 会计软件操作常识 在“用友U8系统”的应用中,会计软件的操作始终遵循Windows窗口所要

5、求的具有普遍意义的基本操作要求,如鼠标和键盘的使用、菜单和工具按钮的使用等。因此，进行会计软件操作之前必须要掌握Windows的基本操作方法。在此基础上，还要熟悉会计软件的操作技巧和操作流程，这对会计电算化应用将会起到非常大的便利作用。4.2.1 “用友U8系统”常用功能键和快捷键介绍 为了方便用户操作，“用友U8系统”提供了一些常用功能的快捷键，用户在熟练使用系统之后，可不用打开菜单，而直接在键盘上按下命令快捷键就可完成相应的操作。如下表所示。 功能键功能键/快捷键快捷键 作用或功能作用或功能 功能键功能键/快捷键快捷键 作用或功能作用或功能 Alt+字母键用来激活菜单栏上的指定菜单项 Ct

6、rl+I 在单据中增加或插入一条记录 Tab 在对话框中各个选项或录入的数据项之间正向转换 Ctrl+D 在单据中删除一条分录 Shift+Tab 在对话框中各个选项或录入的数据项之间逆向转换 Ctrl+K 查询 Esc 输入时放弃输入内容；在对话框中等同于取消按钮 Ctrl+P 打印 PageUp 数据处理时，回到上一屏 Alt+F4 关闭当前窗口 PageDown 数据处理时，回到下一屏 Ctrl+X 剪切 Home 数据处理时，回到本行的开始 Ctrl+V 粘贴 End 数据处理时，回到本行的末尾 Ctrl+A 选中文本框中的全部内容 Backspace 删除当前光标左边字符 F1 帮助

7、 Del 删除当前光标右边字符 F2 参照 Enter 回车键，命令确认或录入换行 F5 增加单据或目录 F6保存单据 F7会计日历F8 代码与名称转换键 F9 计算器 1.使用帮助菜单 单击【帮助】菜单后，将弹出一个“帮助主题”对话框，帮助内容的正文全部在“帮助主题”对话框窗口中，对话框中有“目录”和“索引”两个选项卡。4.2.2 帮助的使用（1）使用目录。“帮助主题”对话框的“目录” 选项卡是按帮助内容主题进行的分类，通过多级目录查找可以显示帮助信息。 如果帮助项目中含有子项目，则帮助项目用一本闭合的书表示，双击书本形状图标，可打开下级。再次双击书本图标则由打开变为闭合，收藏下级子项目。有

8、的帮助目录前有问号图标，单击问号图标可直接打开相关帮助正文。 在帮助正文中，有的文字显示为绿色，这样的文字处为链接跳转点。把鼠标指针移动到链接跳转点上时，鼠标指针就变成手的形状，此时，单击链接跳转点可调出相关内容。（2）使用索引。使用帮助索引可以快速查找帮助内容。在索引编辑框中输入想要查找的名词，名词列表中的相同或相近的名词则自动被激活。双击此名词或单击对话框底部显示按钮，可以调出相应的帮助内容。有的名词被选中后会打开“找到的主题”对话框，其中列出名词出现的不同位置。2.使用对话框窗口中的“？帮助”按钮 单击工具栏上的【？帮助】按钮，屏幕显示出与当前操作功能直接相关的帮助内容。3.使用F1键

9、在没有进入某项具体功能的主窗口时，按“F1”键，弹出“帮助主题”窗口，可以从中查找帮助内容；在进入某项操作功能窗口后按“F1”键，屏幕显示出与当前操作功能直接相关的帮助内容。4.2.3 参照的使用 所谓参照，是一种直接调用或选择调用已定义或已存在的信息的一种功能，是信息输入的一种便捷方式，如常用摘要、常用凭证等。在会计数据的日常录入过程中，参照的使用比较频繁。1.参照使用的前提 参照内容必须是事先定义好或已存在的内容，否则参照内容为空。2.参照使用的目的 参照的目的是为了实现快速和准确的录入，减少差错发生，提高工作效率。3.参照使用的方法（1）不带参参照。用户进入要输入信息的栏目，按ENTER

10、键，或按参照功能键（用友软件通过“F2”键实现），此时，弹出参照窗口，相关信息项目从第一项开始进行列示，用户可从中进行选择。（2）带参参照。在需要输入信息的栏目中输入一个对照特征值，对照窗口中只显示含有该特征值的项目，与不带参参照相比，列示范围缩小，从而提高了参照使用的速度。4.2.4 系统操作流程 系统正确安装完毕后，必须按照正确的操作流程才能准确、及时地完成各项系统的操作。 “用友U8系统”操作流程如下图所示。2、以系统管理员的身份注册进入系统管理4、新建账套7、进入系统控制台，设置基础信息5.以账套主管的身份注册进入系统管理6、设置操作员权限8、启动各子系统1、启动系统管理3、设置操作员

11、4.3.1 系统管理的主要功能 系统管理模块的主要功能是对各个子系统进行统一的操作管理和数据维护，它具体包括以下几个方面的功能。 4.3 系统管理1账套管理 账套指的是一组紧密相关的数据。就企业财务的核算功能而言，可以将账套狭义地理解为是一个独立核算单位所建立的账簿文件体系。一般说来，一个独立的核算单位可以建立一个账套。系统最多允许建立999个账套。不同的账套数据之间彼此独立，没有丝毫关联。账套的管理包括账套的建立、修改、删除、引入和输出。2年度账管理 每个账套中一般存放不同年度的数据，为方便管理，不同年度的数据存放在不同的数据表中，称之为年度账。年度账的管理包括年度账的建立、清空、引入、输出

12、和结转上年度数据。3操作权限管理以及统一安全机制的设立 为了保证系统及数据的安全与保密，系统管理提供了操作员及操作权限的集中管理功能。通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所含的各个子系统的操作进行协调，以保证各负其责，流程畅通。操作权限的集中管理包括设定各子系统的操作员以及为操作员分配一定的权限。设立统一的安全机制包括数据库的备份、功能列表和上机日志。【说明】系统管理模块的作用具有双重性。如果以“系统管理员”的身份登录，则可以实现对整个软件系统进行管理；如果以某“账套主管”的身份登录，则可以实现对软件系统中所建立的某个账套进行管理。无论是对

13、整个系统进行管理，还是对系统的某个账套进行管理，系统管理的功能可以分为两大类：一是对涉及到整个系统或账套的主要参数和功能进行集中管理；二是对涉及到整个系统或账套的公共资源进行管理。1启动系统管理模块 进入“系统管理”模块的操作非常简单，只需单击Windows的 【开始】【程序】 【用友财务及企管软件UFERP-M8.11】【系统服务】【系统管理】命令，即可启动该模块。 “系统管理”模块采用的是后台运行模块，图标首先出现在屏幕下方的任务栏中，经单击该图标后才能将窗口展开，展开窗口如下图所示。4.3.2 系统管理功能的应用【说明】 “系统管理”模块为整个系统中的所有子系统提供运行的环境支持，因此可

14、以单独启动并打开该模块。另外，启动系统的任何子系统也会自动“触发”该模块。2系统注册 注册功能是为防止无关人员非法进入系统而设置的查验身份的一种安全机制，要想进入系统必须提供系统所认可的身份。 第一次以系统管理员“Admin”的身份注册进入“系统管理”模块，初次启动时，“Admin的密码为空，用户可以根据实际情况修改密码。当账套建立以后，既可以以系统管理员的身份登录“系统管理”，还可以以账套主管的身份注册登录。3.设置操作员（1）用户及其权限 为了保证系统及数据的安全与保密，需要对使用财务软件的用户加以管理。用户管理的内容包括对用户名、密码和权限的管理。系统中的用户分为两大类：一类是系统管理员

15、用户，系统默认的用户名为“Admin”；另一类是操作员用户，其用户名在系统安装完毕后定义。操作员用户又可以进一步分为账套主管和一般操作员。 系统管理员的主要工作是设置和修改管理员密码、设置操作员、建立账套、引入和输出账套。账套建好后，日常账套内业务数据的处理工作将全部由操作员来完成，系统管理员不具有操作账套内数据的权限。 账套主管负责所选账套的维护工作，拥有对该账套的除删除账套外的所有操作权限。对于初学者，一定要注意区分系统管理员和账套主管的职责与权限，其区别如下表所示。系统管理员账套主管建立、删除账套有无建立年度账无有修改账套的某些设置无有增加、注销操作员有无对操作员授权有有指定账套主管有无

16、清除异常任务和单据锁定有无引入、输出所有年度的账套某一年度的账套引入系统中不存在的账套自动创建新账套不能引入对总账等模块进行操作无有用户权限操作【操作步骤】 在“系统管理”窗口，以系统管理员的身份注册进入“系统管理”模块单击菜单【权限】【操作员】命令，即可进入操作员设置对话框。各栏目说明如下： 操作员全名：所设置的操作员的全名，必须输入； 操作员ID：用来标识所设置的操作员的编号，操作员编号必须输入且唯一； 部门：设置操作员的所属部门； 密码：设置该操作员初始登录系统时的密码。（2）设置一般操作员增加新操作员。单击“操作员管理”窗口菜单中的【增加】按钮，系统将弹出一个用于增加操作员的窗口。用户

17、可根据实际需要填写相关栏目的内容。各栏目填写完毕后，单击【增加】按钮表示确认，该系统没有专设【保存】功能按钮。单击【放弃】按钮表示放弃。修改和删除操作员。单击欲修改或删除的操作员，然后双击鼠标或单击功能菜单中相应的按钮，便可进行有关的操作。刷新。当设置的操作员发生变动后，单击【刷新】按钮，系统将适时地刷新系统管理中有关操作员设置的内容。此功能在网络版中尤其重要。 退出。单击功能菜单中的【退出】按钮，便可退出本功能的操作。（3）设置账套主管 为某账套设置账套主管，只能是以系统管理员的身份登录，并且在该账套已建立后才能进行。【操作步骤】以系统管理员的身份注册进入操作员权限设置窗口。 单击菜单【权限

18、】【操作员】命令，系统将弹出“操作员权限”对话框。设置或取消账套主管 首先单击欲设定或放弃账套主管资格的操作员用户行，如想将该操作员用户设定为该账套的主管，则用鼠标单击窗口最上一行的【账套主管】选项框，标上打钩标记即可；如果对已设定的账套主管进行取消时，执行相同操作去掉标记即可。（3）设置账套主管 为某账套设置账套主管，只能是以系统管理员的身份登录，并且在该账套已建立后才能进行。【说明】为账套设置账套主管的操作应该是在该账套已经建立后才能进行。只有系统管理员才有权进行账套主管的设定与放弃操作。如果以账套主管身份登录，则窗口中的【账套主管】设置栏不能进行任何操作；系统默认账套主管自动拥有该账套的

19、全部操作权限，因而对账套主管来说，就不存在在该账套中对其增加或删除权限的任何设置操作，此时权限设置的【增加】和【删除】按钮呈灰色。操作员队伍是系统中建立的所有账套的“公共资源”，因此为账套分配权限的操作员只能在已有的操作员队伍中选择。个操作员可以兼任多个账套的操作，个操作员也可以兼任多个账套的主管。原则上，一个账套中只设一个账套主管。系统管理员不可以从事账套的具体操作，而账套主管自动拥有所辖账套中的所有操作权，因此系统管理员与账套主管之间应该是属于“互斥”的岗位，即二者不可以相互兼任。4为普通操作员分配账套操作权限本功能用于为非账套主管的普通操作员进行授权。【操作步骤】继续以上窗口；单击窗口左

20、侧操作员显示区中的非账套主管操作员行，选择相应的账套和年度，单击功能菜单中的【增加】按钮，系统即弹出“增加权限”窗口。4为普通操作员分配账套操作权限本功能用于为非账套主管的普通操作员进行授权。如果要删除操作员权限，则只要选中要删除权限的操作员，在右侧的权限显示区中单击欲被删除的权限，单击【删除】按钮即可。可以批量删除权限，方法是：接住“Shift”键，同时移动鼠标选定一批权限，然后单击功能菜单中的【删除】按钮，便可执行批量删除功能。当操作员权限变动后，可单击功能菜单中的【刷新】按钮，系统将根据有关操作员权限的变化，适时地刷新系统管理中有关操作员权限设置的内容。单击功能菜单中的【退出】按钮，便可

21、退出权限设置功能的操作。【说明】为普通操作员分配账套操作权限，必须是在该账套已建立后才能进行。为非账套主管的其他普通操作员进行赋权，也可以由账套主管来进行。二者的区别是：以系统管理员身份操作时，可以为任意操作员分配任意账套的操作权限；而以账套主管身份操作时，只能为任意操作员分配账套主管所管辖账套的权限。注意各子系统及其各明细权限的ID号，它们的编码有一定的规律性，明细权限ID的前两位一定是其所属子系统的ID号。另外在分配权限时，一定要注意所分配权限的操作员、账套、年度、子系统及各岗位明细权限之间的对应关系，否则就会出现错误。所设置的操作员权限一旦被该操作员使用(即进入过相应的功能)，则该项权限

22、便不能再被修改或删除。5建立账套 在设置了密码和操作员之后，在运行其子系统之前，首先要为本单位建立一个新的账套。建立账套即是采用财务软件为本企业建立一套账簿文件体系。其过程主要包括两个环节：首先由人工为所建账套输入并定义一系列相关参数，如账套信息、单位信息、核算信息、分类信息、编码方案和数据精度等；然后由软件系统根据这些参数信息自动建立一套账簿文件体系。输入账套参数信息 现存账套栏：显示在系统中已建立的账套。用户只能参照，而不能输入或修改。999演示账套是系统内置的账套。 账套号：输入新建账套的编号，账套号不得为空。新建账套时，系统自动从“001”号开始编号，账套号要求唯一。如果与已有的账套重

23、号，则系统拒绝向下运行。【操作步骤】以系统管理员身份注册进入“系统管理”模块，在“系统管理” 窗口单击【账套】【建立】命令，即进入“创建新单位账套”对话框。 账套名称：输入新建账套的名称，可以是核算单位的简称。它将随时显示在正在操作的财务软件窗口上，账套名称不得为空。 账套路径：输入新建账套所要被放置的路径，系统默认的路径是“C：WINDOWSSYSTEM32UFSYSTEM”。用户可以手工输入，也可以单击【】按钮进行选择。建议使用系统的默认路径。启用会计期：输入新建账套被启用的日期，即原手工系统到电算系统的交接日期。规定启用日期是为了便于确定电算化方式下账务处理的起点，以保证账、证、表数据的

24、连续性。启用日期具体到“月”。系统缺省时设置为计算机的机器时间。用户也可用鼠标单击【会计日历】进行更改。【会计期间设置】用于确定会计月份的起始日期和结账日期，单位可根据实际情况自行设定。如果单位的会计年度与日历年度不一致，则可双击【会计期间设置】中的第一行进行修改。系统自动将启用月份以前的日期背景设为蓝色，标记为不可修改部分，而将启用月份以后的日期(仅限于各月的截止日期，至于各月的初始日期则随上月截止日期的变动而变动)背景设置为白色。单击【确定】按钮，输入完成。单击【下一步】按钮，继续进行其设置。 输入单位信息。单位名称必须录入。如果用户有发票业务处理，则应将相关的单位信息输入完整，如单位全称

25、、税号、用户开户银行等。企业全称只在发票打印时使用，其余情况全部使用企业的简称。输入完成后，单击【下一步】按钮继续设置。输入核算信息。按单位实际情况录入本单位的基本核算信息。 企业类型：从下拉框中选择输入。系统提供了工业、商业两种类型，如果选择了工业模式，则系统不能处理受托代销业务，如果选择商业模式，委托代销和受托代销业务均可处理。 行业性质：从下拉框中选择输入。行业性质的选择决定着企业所适应的会计制度，确定会计制度将影响到软件系统内预置的会计科目体系和报表格式等。 账套主管：输入新建账套的账套主管姓名，只能从下拉框已有的合法操作员中选择。 是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的标准一

26、级科目，则单击该项打上对勾标志。输入完成后，单击【下一步】按钮，继续设置。 输入分类信息。如果单位的存货、客户、供比商相对较多时，可对它们进行分类核算，单击相应选项使其打上对勾标志。如果此时不能确定是否进行分类核算，则可在分销软件启动时再设置分类核算。如果这里选择了各项分类核算，则在后面进行基础信息设置时，须先设置分类方案(即建立类别档案)，然后才能设置相应的基础档案。需要说明的是，如果这里不选择分类核算，则在后面的“基础设置”窗口中，将不会列示有关建立分类方案的相关目录。 输入完成后，单击【完成】按钮，便完成了创建账套的参数设置。稍后系统将自动打开“分类编码方案”对话框，如图所示。定义编码方

27、案 由于系统中的很多对象(如往来客户、供应商、存货等)都是采用分级核算和管理的，因此需要预先对这些对象设置分级的编码规则，然后在此基础上建立其相关的基础档案。这些编码规则一般采用群码方案，这是一种分段组合的编码模式，每一段有固定的位数。所谓编码规则，就是要确定分类编码共分几段，每段有几位。我们把一级至最底层的段数称为级次。每级(或每段)的编码位数称为级长。编码总级长等于每级编码级长之和。在编码时，要注意各级之间的隶属关系，即对象的全编码应由本级以上的各级编码和本级编码共同组成。 在账套参数设置完毕后，系统会自动打开“分类编码方案”对话框。用户可根据单位的实际情况修改系统编码方案的默认值，然后单

28、击【确认】按钮，即可完成了分类编码方案的设置。稍后系统会自动打开“数据精度定义”对话框。 【说明】 用户也可以在后面的“基础设置”模块中，打开“分类编码方案”设置窗，进行与上面类似的相关设置。 在会计信息系统中，对核算涉及到的对象“分级”管理和“分类”管理是不同的两个概念。分级管理是属于对象编码档案本身的范畴，而分类管理则是属于对象类别编码档案的范畴。在后面的学习过程中，应仔细加以理解、区分。定义数据精度 定义数据精度即是定义数据的小数位数。由于各单位对数量、单价的核算精度要求不一致，为了适应不同的需要，系统提供了自定义数据精度的功能(要求输入06之间的整数)。需要进行数量核算时，就需要认真填

29、写该项。然后单击【确认】按钮。数据精度的定义也可以在后面的“基础设置”模块中进行。 以上七步工作全部完成后，系统将提示“创建账套成功”信息，此时单击【确认】按钮便完成了账套的创建工作。 （1）引入账套引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。增加该功能将有利于集团公司的操作，子公司的账套数据可以定期引入母公司系统中，进行账套数据的分析和合并工作。对于定期将子公司账套数据引入到总公司系统中的用尸，可在建立账套时就进行规划，使各公司之间的账套号不一致，这样在引入外部系统的子公司数据时就不会出现覆盖本系统其它公司账套数据的情况，因为系统是以账套号来唯一辨识不同账套的。6账套的引入、输出、修改和

30、删除账套的输出和引入，即通常所指的数据的备份利恢复。（2）输出账套输出账套功能是指将所选的账套数据备份或将源账套删除。（3）账套修改账套修改功能仅供账套主管查看和修改其主管账套的账套信息。年度账 系统可以创建多个账套，每个账套中又可以存放一个单位不同年度的会计数据，即账套是由年度账组成的。系统规定，对年度账的管理只能由账套主管来完成。（1）建立年度账以账套主管的身份选定账套，注册进入“系统管理”窗口。单击窗口菜单中【年度账】【建立】命令，屏幕显示两个栏目，都是系统默认的，用户不得进行任何有选择的操作，用户对新建的年度账进行确认即可。账套：自动显示的是用户注册进入时所选的账套。会计年度：自动显示

31、的是所选会计账套当前会计年度加1的年度。用户若对新建的年度账确认，则单击【确认】按钮即可。（2）清空年度数据 如果用户发现某年度账中错误太多，或不希望将上年度的余额或其它信息全部转到下一年度，这时候，便可使用“清空年度数据”功能。“清空”并不是将年度账的数据全部清空，而是还保留一些信息，保留的信息主要有基础信息、系统预置的科目及报表等。保留这些信息主要是为了方便用户使用清空后的年度账重新做账。清空年度账数据前一定要备份数据，然后再进行操作。（3）引入和输出年度账 年度账操作中的引入利输出与账套操作中的引入利输出的含义基本一致，作用都是对数据的备份利恢复，所不同的是年度账操作中的引入利输出不是针

32、对某个账套，而是针对账套中的某个年度的年度账数据。由系统卸出的年度账的备份文件，前缀名统为uferpyer。 （4）结转上年数据 在企业持续经营的情况下，企业的会计工作是一个连续性的工作，只是人们人为地把它进行了会计分期。每到年末，在启用新年度账时，就需要将上年度中相关账户的余额及其它信息结转到新年度账中。【操作步骤】以账套主管身份选定账套，注册进入“系统管理”窗口。 单击窗口菜单中【年度账】【结转上年数据】命令即可。【说明】以系统管理员身份和以某账套主管身份，在进入“系统管理”的注册窗口时均有很大的区别。如以系统管理员身份登录时，不需要选择账套；而以账套主管身份登录，则只能选择自己主管的账套。如果用户使用用友财务软件系统中