备货通知单管理制度-sc-05-待改

1、销售备货通知单管理制度 LT/GL-XS-01 版次：A 控制标志：山东蓝天消毒科技有限公司管理制度编号：LT/GL-XS-01 控制序号：销售备货通知单管理制度撰稿：刘琳 审核：常世忠 批准：王茂君 蓝天科技2011-01-25制定 2011-01-25实施1.目的：为规范加强公司销售过程管理，确保为客户提供优质、高效的销售服务，保证生产、备货、物管、检验等各公司内部管理环节的紧密衔接 ，杜绝发生销售差错或延误事故，订立本制度。 2. 销售备货管理的基本要求、职责：2.1. 公司销售的各种产成品，必须有以经总经理签署批准的备货通知单形式正式下达到各相关单位确认。无备货通知单物管不得发货。门卫

2、无销售副总经理或二名销售人员同时签署的出门证不得放行。2.2. 备货通知单的下达由销售部门负责。销售在与接到客商购货意向后，应及时与物管、生产、车间部门确认供货日期的可行性，然后依产品销售价格核定单程序确认产品售价，在与客商正式签约合同后的同时及时下达备货通知单到车间、物管、质检、供应、生产、财务等部门。备货通知单下达程序为：销售与物管、车间供货可能期限核实签约正式合同客商意向价格核定单总经理确认下达到各相关部门报总经理批准销售填写备货通知单2.3.销售部门职责 2.3.1明确备货的品名、规格、质量、包装、发货期限；采购落实包装物的准备、唛头核实准备；企业有关报关、核销、注册资料、货代资料的提

3、供准备；国内运输的合同签约及准备；备货过程中的监督与装货现场监管、现场拍照记录；铅封。2.3.2销售合同正式签约后二日内，填报备货通知单并经总经理签署批准后下达到车间、物管、质检、生产、财务部门，以方便各部门提早准备。2.3.3妥当管理保存备货通知单以核对实际发货、质量规格、合同、台账等项。备货通知单的保存期限不得少于二年，并按月整理存档。备货通知单的签发与落实要及时与合同台账相衔接、核对。2.3.4与物管、质检部门现场共同监督发货。及时认真记录发货工作情况。2.3.5内销产品，与运输单位明确运输过程中的防雨、防火、放分解等安全责任。2.4. 车间职责2.4.1按备货通知单要求及时保质保量地完

4、成备货任务，严格控制生产现场管理，保证数量、质量、包装、批次等符合备货通知单要求；保证包装完好无污渍、唛头齐全端正；2.4.2严格监管包装现场管理，加强包装责任者落实，防止发生异物、杂物等混入包装，严格计量管理与复磅核实。2.4.3根据公司安排，参与装货、发货的必要现场监管。2.5.物管职责2.5.1随时掌握库存各规格成品的数量情况，随时掌握库存包装物的规格、数量情况，为备货工作提供信息保障。 2.5.2根据备货发货要求，及时联系确定装卸人员进入现场装货，并认真核实计量装卸费用。2.5.3确定已备货的仓库存放位置，保证仓库管理现场整洁、有序，监督车间的成品和备货入库工作。2.5.4与销售、质检

5、部门现场监管备货的装车、装箱管理，检查确认车厢车辆清洁卫生，符合装货安全要求，防止装货过程中出现包装破损、数量差错、发货批次差错问题。2.5.5发货结束，及时记载发货台账及库存台账。2.6. 质检职责2.6.1根据备货通知单要求监管车间的备货质量是否符合。监督复查单包装量的重量符合情况，发现问题及时通知车间纠正。2.6.2按销售部门要求，及时出具产品质量检验报告单对客商提供。2.6.3发货完成，及时记载产品质量台账，就发货的质量、数量、批次、日期、合同编号情况予以记录供备追溯。2.6.4按有关制度，认真妥当保存发货样品。2.6.5与销售、物管部门共同监督监管发货现场的各项管理，防止差错。2.8

6、财务职责2.8.1定期核对按备货通知单实施的已发货货款回收情况，及时督促销售部门的货款回收工作，防止货款损失。2.8.2与销售部门会同，每月末向总经理书面提报已发货的货款应收已收情况报告，供公司决策参考。 3.奖惩： 3.1. 违反本制度，发货无备货通知单的，每次扣罚责任人200元。3.2. 现场销售部门签署备货通知单不严格，发生差错、漏项等错误，致使其他部门被动的，每次扣罚责任人20-200元；造成客商影响的，扣罚500元。3.3. 相关部门执行本制度不力、不认真，致使发货出现问题、导致公司工作效率低下或延误出货的，每次扣罚责任人50元。3.4.部门之间在备货过程中推诿扯皮、推卸责任、工作进行程度不能及时掌握受控的，每次扣罚责任人100元。3.5备货工作不细致而导致发生包装破损、货物受淋、变质、途中丢失等问题的，责任人承担责任赔偿。 附：备货通知单格式： （印发1份：报常总、物管、质检、三氯、二氯、压片、财务审议，回传王总.） 印发：总经理 1 副总经理1 三氯1 二氯1 压片1 保卫1 物管1 销售1 办公室1 存档1 共印10份 山东蓝天消毒科技有限公司备货通知单表号：LT/GL-XS-01 年 月 日品名备货数量质量规格 唛头合同号确单人入库期限要求： 年 月 日 时发货监管签字部门签名日期监管内容车间包装、数量、