财务报销管理制度

1、财务报销管理制度（试行） 广元市金笑农业发展有限公司财务报销管理制度（试行）为完善公司管理，便于公司成本核算及其他财务工作的有序开展，加强对公司业务费用、支出报销的管理，结合公司的实际情况制定本制度。本制度中所称费用是指生产、销售、行后人员进行业务开拓所产生的差旅费及其他费用。报销人员报销业务开拓所产生的费用时，必须持真实有效的发票，如实填写有关财务报销审核表，整理、粘贴好相关凭证，经主管领导签字后交财务人员审核报销。若票据遗失，需写出书面说明，并凭相关关证明材料报销；超出规定标准的，超出部分费用公司不予以报销。所有费用必须及时报销，无特殊原因，费用报销时间应控制在费用产生时间的10天内，超过

2、规定时间，费用不予报销。公司人员必须本着合理、节约、高效的原则使用差旅费。能够通过其他方式解决的事务，尽量不安排出差，禁止以出差为由外出旅游或参加其他私人性质的活动；在时间允许的情况下，能乘坐火车的就不得乘坐飞机；能乘坐一般列车，不得乘坐特快或动车；同等住宿条件下，住宿费应就低不就高；能多人同住的应，安排标准间、多人间。出差完成后必须向上级主管汇报工作成果，上级主管有责任对差旅费使用情况进行了解和管理。一、出差管理规定差旅费是指因公到外地出差发生的交通费、车船费、住宿费、出差补助费、其他杂费等。1、出差是指员工因公离开本人工作单位所在地去异地办理公务的行为过程。2、出差申报程序的规定（1）一般

3、员工出差，由部门主管提出，部门经理或其授权人批准。（2）部门主管出差，由部门经理或其授权人批准。（3）部门经理及副总经理出差，由总经理批准。（4）出差人出差前需填“出差任务书”（见附表一）。“出差任务书”应明确以下内容：出差人姓名、离开工作地时间、返回时间、出差地点、出差日程安排、出差主要任务，经主管领导签字后，作为借支差旅费的附件附在借款单后面，方可借款（注：借款需特殊情况才可，并需总经理同意）。附表一：出差任务书出差人姓名：申请日： 年 月 日出差人部门：出差地点：出差主要任务：出差日程安排：离开工作地时间： 年 月 日 时 分预计返回时间： 年 月 日 时 分预计出差天数：往返交通工具：

4、 部门主管意见： 部门经理审核： 部门经理审批： 注：本表适用范围：公司员工因公出差填写。（5）出差人出差回来后，需填写“出差情况汇报书”（见附表二）。“出差情况汇报书”应明确以下内容：出差人姓名、日期、客户名称、联系人的姓名和职务、联系方式、具体拜访情况、反映出的问题、应对/思考及下步计划，经主管领导签字后，将影印件作为报销差旅费的附件附在报销单后面，方可报帐。（原件由分管经理归档）附表二：出差情况汇报书出差人姓名： 出差人部门： 汇报日期： 年 月 日日期客户名称联系人联系方式具体拜访情况反映出的问题应对/思考下步计划姓名职务部门主管签字： 部门经理签字：（6）差旅费报销标准：出差标准分四

5、个级别：经理、主任、主管、销售员。差旅费报销标准城区类别级别住宿标准单位（元/天）出差补贴单位（元/天）国内省会一级城市经理24090主管18070销售员16050国内二级城市及计划单列城市经理20050主管16040销售员14030除以上城市以外的三级城市经理16035主管12030销售员8025（7）在报销住宿费用时，凭酒店开具的正式发票，在规定标准之内的实报实销，超过标准的按标准报销。若有特殊原因超过标准的，要经分管副总审批同意后才能报销。正式发票上须有“税务监制或财政监制”字样，并要注明：住宿起止日期、住宿人数、住宿天数、住宿费单价、住宿费总金额、酒店盖章。请收到发票后注意审核，没有写

6、上述要求的将不能报销：报销住宿费要填“住宿费用明细单”（见附表三），将住宿费发票附后。附表三：住宿费用明细单单位名称： 日期： 部门票号旅店名称旅店地址住宿日期离开日期入住人及人数金额合计：¥（8）凡享受出差补贴的，不再报销餐费。购买车票、飞机票的，原则上由办公室前台统一办理，购票款由出差人垫付，回所在地区报销。（9）使用交通工具标准：A、公司总经理可乘坐公务仓或火车软卧；B、公司副总可乘飞机经济仓或火车软卧；C、其他人可乘火车、汽车等，经总经理特批，可乘坐飞机经济仓；（10）差旅费报销单各项目填写方法。A“部门”栏：按出差人员所属部门填写。B“年月日”栏：填写报销日期。C“附单据

7、张”栏：按单据实际张数填写阿拉伯数字。D“出差人”栏：按费用负担人填写，如属俩人以上（含）出差，必须在差旅费报销单背面注明每个人负担费用金额，且每个人负担费用金额之和=差旅费报销单合计。E“出差事由”栏：填出差工作内容。F“出发月日时”栏：按车票上自然月日时顺序填写。G“到达月日时”栏：按实际到达月、日、时填写。H“出发、到达地点”栏：按车票出发、到达地点填写。I“交通工具”栏：按火车、飞机、长途汽车、轮船分栏填写。J“交通费”栏：“单据张数”栏按火车、飞机、长途汽车、轮船票张数填写，“金额”栏按车票金额填写（注：车票、机票等交通工具的保险不包括在内）。如果火车票、机票等由公司支票支付的，在交

8、通费单据张数栏注明“支票付”字样，并在交通费金额栏注明相应金额（计算交通费合计金额时该金额不计算在内）K“出差补贴天数”栏：不填写L“出差补贴金额”栏：按出差补贴申请单合计金额填写。M“住宿费金额”栏：按实际发生金额填写，N “其他”栏：填写交通工具的保险费、订票费等其他费用。O “预借旅费、补领金额、退还金额”栏：不用填报。二、车辆油费报销标准为方便工作所使用的车辆油费实行实报实销政策。报销车辆油费时，必须认真、详细填写 “费用报销单”报部门主管签批后由财务进行审核，再由总经理签批。报销单据填写、保管应注意以下几点：（1）“费用报销单”中用途栏填写“车辆油费”即可，不需要写明具体情况，详细支

9、出情况在“车辆油费报销申请单”中注明，“车辆油费报销申请单”必须按格式详细、认真填写。（2）“车辆油费报销申请单”要与“费用报销单”一起报公司领导签批。财务部办理报销手续后，按规定单独保管“车辆油费报销申请单”；（3）财务部每月装订凭证时，须将“车辆油费报销申请单”从费用报销单中抽出妥善保管，并应定期整理，按时间顺序装订、保存。（4）“车辆油费报销申请单”未经公司批准不得销毁。待公司财务主任审计检查无误后，经批准方可销毁。（5）为了保证“费用报销单”填写的真实、可靠性、方便领导审批及财务部的审核工作，对“费用报销单”的填写要求如下：A、每位报销人员在报经领导审批前必须将除“车辆油费报销申请单”

10、外的所有报销单粘贴于“费用报销单”后面，并在“费用报销单”附单据张数栏按所粘贴的票据张数如实填写。B、“费用报销单”中单位栏按报销人所在部门填写。C、“费用报销单”中金额大、小写必须一致，金额必须顶格填写，字间不能留空隙。D、“费用报销单”按公司审核程序，由主管领导签字审批后到财务部报销。三、因公借款规定借款须本着“前款不清、后款不借”的原则。财务应严格把关。根据公司财务制度中借款条款中的标准严格执行。若发现未按规定执行者，将处罚责任人200元以上的罚款。1、根据工作需要，员工出差或业务活动可预先向公司借支备用金，并填写“备用金借支单”（见附表八），“备用金借支单”必须按格式详细、认真填写。借

11、支额度根据实际需要确定，由公司领导签批。A、差旅备用金借款出差人员差旅备用金借款时必须出示经主管领导签字后的 “出差任务书”，作为借支差旅费的附件附在借款单后面，方可借款。出差人员差旅备用金借款限额：公司员工出差五日内（含五日）借款最高限额1500元，超过五日者，每超出一天增加200元。总经理出差五日内借款最高限额3000元，超出五日者，每超出一天增加500元B、业务备用金借款当月业务费借款总额限制为：当月销售目标总额的3%为上限。每次业务费借款必须事先填写“备用金借支单”（见附表八），报经营销主任、总经理签字批准后，才能进业务费借款。所借款项于领取当月工资时直接冲抵。在业务备用金借款时填写的

12、“备用金借支单”中“备用金借支事由”必须详细填写招待客户的单位名称、客户姓名、职位、招待方式、招待日期、地点、顾客方面同席者和本次招待理由及可获得的效果等。所借支的业务备用金包含因业务拓展所包含的所有费用，已借支业务备用金不再另行借支借款人的车辆使用维护费及油费备用金。2、借支程序A、程序付款批准复核审核 签批审核填借款单公务借支人员部门主管部门经理财务部总经理出纳经办人领款B、备注 部门主管需借支款项的，填请款单， 财务人员进行事项重点复核，总经理审核、签批。 财务部对不符合规定、不合理、不合法的借款事项，不予办理。 借款金额超过2000元，应提前一天向财务部预约。 3、备用金借支后应及时冲

13、帐，备用金占用时间应不超过15天。如遇特殊情况不能按时冲帐，可书面申请，经公司领导签字同意后方可延期，但最长不可超一个月。凡催收超过三次未还者，财务部有权在其工资中直接扣减。4、对于长期占用备用金的，财务部将从占用备用金人员的个人收入中扣减，直到完成冲销，在此之前不允许再借支备用金。附表八：备用金借支单所属部门： 申请时间：20 年 月 日备用金借支事由借款金额(大写)人民币 万 仟 佰 拾 圆整￥： 元财务审核总经理审批意见营销主任审核意见借款人四、差旅费的报销流程费用报销程序A、程序结算审核批准审核 签批预算及标准复核票据形式复核审核粘帖报销单普通员工部门主管部门经理财务部出纳总经理B、备

14、注 部门主管需报销费用的，粘贴报销单，分管领导进行事项审核，财务人员对预算及费用标准、票据形式进行复核，报总经理审核、签批；营销主任需报销费用的，粘贴报销单，财务部对预算及费用标准、票据形式进行复核，总经理审核、签批。 报销单据按费用性质分类粘贴，财务部负责审核票据的合法性、完整性及预算标准，并签署意见。按合同管理办法需要签署合同的费用报销时应附合同。 不属于固定资产的物资在采购后必须办理入库手续方予报销； 如董事长或财务人员不在，情况特殊的，须电话请示同意后可先行办理借款或者报销事项，但事后必须办理补签手续。（一）出差前借款1、出差前填写“出差任务书”；2、报经主管领导审批签字；3、将“出差

15、任务书”附在借款单后面；4、到财务部借款。（二）出差后报销1、出差回来后先填写“出差情况汇报书”、“住宿费用明细单”、“差旅费报销单”、“出差补贴申请单”；2、报经主管领导签字；3、报经总经理审批签字；4、将“出差情况汇报书”影印件作为报销差旅费的附件附在报销单后面，原件交由销售主管归档；5、将所有差旅票据分类粘贴于报销单后面，并在“差旅费费用报销单”附票据张数栏按所粘贴的票据张数分类如实填写，“住宿费用明细单”中填写内容必须与实际报销的票据内容一致；6、到财务部报销。五、审批制度 1、公司人员的报销票据由财务部审核签字后交由公司领导签字。然后在财务部进行报销。2、所有票据必须是合法的正式发票，除定额票据外，其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的票据，收据（财政票据除外）及白条不予报销，公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。六、处罚条例为了很好的贯彻报销制度的实施，避