Completed Staff Work- 完美员工工作

1、Completed Staff WorkTomorrowransforming 改变改变明天明天Tomorrowransforming 改变改变明天明天 完整的雇员工作完整的雇员工作为你的未来培养专业性为你的未来培养专业性Completed Staff Work学习目标学习目标p 理解完整的雇员工作，以及什么是专业行为理解完整的雇员工作，以及什么是专业行为p 识别常见的阻碍，以及了解十步的方法识别常见的阻碍，以及了解十步的方法p 在日常工作任务中应用所学的概念，以及提高关键的专业技巧在日常工作任务中应用所学的概念，以及提高关键的专业技巧2Completed Staff Work 为一个神经紧张

2、的老板工作很难，为一个神经紧张的老板工作很难， 特别如果你是那个使老板紧张的人！特别如果你是那个使老板紧张的人！Completed Staff Work你对完整的雇员工作的理解是什么你对完整的雇员工作的理解是什么? “完整的雇员工作”的定义是什么? “完整的雇员工作”靠哪些行为完成? 4Completed Staff Work雇员工作雇员工作雇员工作有时隐藏为:- 任务Assignment- 请求Request- 更多More?Occasionally, it comes in a subtle form.偶尔，它们也以很微妙的形式出现“What do you think about .?“”

3、你觉得怎样？”“Could you help co-ordinate .?“”你能帮助协调”I got an interesting call and thought you can help.“我接到一个很有趣的电话，我觉得你可以帮忙。”.5Completed Staff WorkAn end product done by you which requires一个由你完成的工作只需要决策者或者客户 only A signature 签字Minimum questions 最少地询问问题Approval or Disapproval 同意或不同意By a decision maker or

4、customerWhat is Completed Staff Work什么是完整的雇员工作什么是完整的雇员工作If you are the person to prepare parachute, Do your manager or customer, will take it and jump without any hesitation? 如果你是准备“降落伞”的人，你的经理或客户可以拿起它，毫不犹豫地跳下来吗？Completed Staff WorkCompleted Staff Work Professional Behavior完整的雇员工作完整的雇员工作专业行为专业行为Comp

5、leted Staff WorkWhat are the steps that lead to “Completed Staff Work” ?带来带来“完整雇员工作完整雇员工作”的步骤是什么？的步骤是什么？Recognize and define the assignment 认知并且定义任务认知并且定义任务Plan计划计划Gather the facts收集事实收集事实Analyze the information分析信息分析信息Develop alternatives 给出选择给出选择Choose your position 选择你的立场选择你的立场Documentation/packa

6、ging 记录记录/存档存档Preliminary reviews/reviews 初步评估初步评估/评估评估Revise 修订修订Deliver the package 交付存档交付存档7.PrepareDraft8.ConductReviews9.Revise10.Turn inAssignment6.ChooseOne2.Plan3.GatherFacts4.AnalyzeInfo5.DefineAlternatives1.Recognizeassignment8Completed Staff Work10 Steps to Completed Staff Work完整雇员工作的十个步骤

7、完整雇员工作的十个步骤StepsStep Results7.PrepareDraft8.ConductReviews9.Revise10.Turn inAssignment6.ChooseOne2.Plan3.GatherFacts4.AnalyzeInfo5.DefineAlternatives1.Recognizeassignment9Completed Staff Work1. Recognize and define the assignment认识并详细说明你的任务认识并详细说明你的任务 Understand the Objectives What & Why理解你的任务事情

8、&原因 Define the deliverable What & Where 详细说明所交付的事情&地点 Clarify with questions 问一些问题澄清 Whats the time parameter? When 时间参量是什么？时间 Whats the urgency & priority? When 紧急性和优先度如何？时间 Whos the work for? Who 为谁工作人物 Restate your Understanding in your own words 用你自己的话重述你的理解 Assess resources requ

9、ired 估计需要的资源7.PrepareDraft8.ConductReviews9.Revise10.Turn inAssignment6.ChooseOne2.Plan3.GatherFacts4.AnalyzeInfo5.DefineAlternatives1.Recognizeassignment10Completed Staff WorkCommon Obstacles 常见的阻碍常见的阻碍 Ambiguity of the request 要求模糊要求模糊 Your reluctance to ask questions 你不愿意你不愿意询问问题询问问题 Availability

10、 of the originator 组织者的可得性组织者的可得性 Never enough time 没有足够的时间没有足够的时间111. Recognize and define the assignment认识并详细说明你的任务认识并详细说明你的任务Completed Staff WorkLaunegayer s Observation观察观察Asking Dumb Questions 询问愚蠢的问题询问愚蠢的问题is easier than correcting Dumb Mistakes!比纠正愚蠢的错误容易地多！比纠正愚蠢的错误容易地多！12Completed Staff Work

11、 understand: what, when, where, who and why明白：事情，时间，地点，任务和原因明白：事情，时间，地点，任务和原因 know the priority of the assignment 知道任务的优先性知道任务的优先性 know whom to review with知道和谁一起评估知道和谁一起评估 have accepted/negotiated the due date 已经接受已经接受/商讨了交付日期商讨了交付日期 I know I have finished step #1 when I我知道我已经完成了第一步，当我我知道我已经完成了第一步，当

12、我:131. Recognize and define the assignment认识并详细说明你的任务认识并详细说明你的任务Completed Staff WorkResponsibilities Assignee 责任责任受托人受托人Understand the assignment 明白明白任务-What is needed: 所需要知道的事情：所需要知道的事情： What is the deliverable (Memo, meeting, presentation, approval, etc) 要交付什么（备忘录，讲演，同意，等）要交付什么（备忘录，讲演，同意，等） Who is

13、 the end user and reviewer group 谁是最后的使用者谁是最后的使用者或者评估团队或者评估团队 When is it needed 什么时候需要什么时候需要 Where will the deliverable be provided 需要被交付到哪里需要被交付到哪里-Purpose / objectives (Why?) 目的目的/目标（为什么？）目标（为什么？）Negotiate商讨商讨 -(Priority优先性)-Hint: Write it down while getting the assignment 提示：当你得到任务时把它们写下来提示：当你得到任

14、务时把它们写下来Know how to do it 知道如何去做知道如何去做Communicate 沟通沟通Remember: Communication does not happen without understanding记住：记住：没有理解，沟通不会发生没有理解，沟通不会发生14Completed Staff WorkResponsibilities- Assignor职责职责委托人委托人Define详细说明详细说明-Purpose 目的目的-Scope 范围范围-Deliverable 交付细节交付细节Negotiate商讨商讨 -Due date 截止日期截止日期 -Priori

15、ty 优先性优先性 -Constraints / limits局限局限/限制限制 -Approval / reviews 批准批准/评估评估15Completed Staff WorkA Tool to Help Understanding帮助理解的工具帮助理解的工具Who requested the information? 谁要求这些信息？谁要求这些信息？Why does he/she want it? 他他/她为什么需要？她为什么需要？How will he/she use it? 他他/他将怎么使用这些信息？他将怎么使用这些信息？What are their task prioriti

16、es? 他们任务的优先度如何？他们任务的优先度如何？What are their success criteria? 他们成功的标准是什么？他们成功的标准是什么？What are their deadlines? 他们的截止日期是什么？他们的截止日期是什么？How will you both know when to stop? 你们双方如何知道什么你们双方如何知道什么时候需要停止？时候需要停止？Who gets the final outcome? 谁得到最后的产出？谁得到最后的产出？How will he/she use it? 他他/她如何使用？她如何使用？Did he/she want

17、 it in the first place? 他他/她需要第一时间得到吗？她需要第一时间得到吗？Return to step A and recycle until each step has a simple, direct, and objective answer. 回到步骤回到步骤A,并且重复这个循环，直并且重复这个循环，直到每一步有个简单，直接和客观的答案到每一步有个简单，直接和客观的答案16Completed Staff Work2. Plan 计划计划 Net out the problem 找出问题找出问题 Plot a course of action 策划一系列的行动策划

18、一系列的行动 Organize what I already know 组织我所知道的事情组织我所知道的事情 List others involved or affected 列出需要参与和影响的其他人列出需要参与和影响的其他人 Plan timeline to respond 计划回应的时间点计划回应的时间点 List resources available/needed to help 列出可用的资源列出可用的资源/需要需要的帮助的帮助 Procedure 程序程序 Precedence 优先权优先权 Policies 规定规定 People 人人7.PrepareDraft8.Condu

19、ctReviews9.Revise10.Turn inAssignment6.ChooseOne2.Plan3.GatherFacts4.AnalyzeInfo5.DefineAlternatives1.Recognizeassignment17Completed Staff Workhave a step plan to get to the end 已经已经有一个得到结果的有步骤的计划有一个得到结果的有步骤的计划have a timeline that will meet required due date 已经有了一个可以满足所需要的已经有了一个可以满足所需要的交付日期的时间点交付日期的

20、时间点take into account what I already know 考虑了我已经知道的考虑了我已经知道的I know I have finished step #2 when I我知道我已经完成了第二步，当我我知道我已经完成了第二步，当我:182. Plan 计划计划Completed Staff Work3. Gather the Facts 收集事实收集事实 Understand the organization 明白组织结构 Multiple sources for information关于信息的多方来源-People 人人-Old presentations 旧的讲演旧

21、的讲演-Consultant咨询顾问咨询顾问 Unbiased Data Collection无偏见的信息收集-Dont presume/assume 不要前设不要前设/假设假设 Document your sources 记录你的来源Reports 报告报告-Other staffs 其他成员其他成员-Library/Internet/Intranet 图图书馆书馆/网络网络/内部网内部网7.PrepareDraft8.ConductReviews9.Revise10.Turn inAssignment6.ChooseOne2.Plan3.GatherFacts4.AnalyzeInfo5.

22、DefineAlternatives1.Recognizeassignment19Completed Staff Work4. Analyze the Data分析数据分析数据 Organize the data into logical form将数据整理成逻辑的方式将数据整理成逻辑的方式 Credibility get rid of garbage可信性可信性去除不相关信息去除不相关信息 Relevance applies to the problem相关性相关性适用于问题适用于问题 Understand what it means明白这意味着什么明白这意味着什么 Use experts

23、使用专家使用专家 Test analysis with disinterested person和非兴趣方检测分析结和非兴趣方检测分析结果果 Touch base with vested interest 和兴趣相关方达成一致和兴趣相关方达成一致7.PrepareDraft8.ConductReviews9.Revise10.Turn inAssignment6.ChooseOne2.Plan3.GatherFacts4.AnalyzeInfo5.DefineAlternatives1.Recognizeassignment20Completed Staff Work5.Develop Alt

24、ernatives 给出选择给出选择Refocus on the objective 重新聚焦于目标重新聚焦于目标Identify alternatives 找出选择找出选择-PROs & CONs 好处好处&坏处坏处-Include the “Do nothing” case 包括包括“什么都不做什么都不做”的情况的情况 Take a broad perspective 从一个广阔的视角从一个广阔的视角-What would abc think of? Abc会怎么想？会怎么想？-Include even unlikely choices 包括那些不可能的选择包括那些不可能的

25、选择7.PrepareDraft8.ConductReviews9.Revise10.Turn inAssignment6.ChooseOne2.Plan3.GatherFacts4.AnalyzeInfo5.DefineAlternatives1.Recognizeassignment21Completed Staff Work6. Choose Your Position 选择你的立场选择你的立场 Position must address the assignment 立场必须可以立场必须可以解决问题解决问题 Be very clear about the evaluation crit

26、eria consistent & objective 对评估标准十分清晰对评估标准十分清晰一致一致&客观客观 Assess all impacts 评估评估所有所有方面方面-Short term 短期-Long term 长期-Financial 财政-Morale 道德-Resources 资源-Other departments, functions 其它部门 Remember, you are the “expert” 记住，记住，你你是是“专家专家”7.PrepareDraft8.ConductReviews9.Revise10.Turn inAssignment6.

27、ChooseOne2.Plan3.GatherFacts4.AnalyzeInfo5.DefineAlternatives1.Recognizeassignment22Completed Staff Work7. Documentation & Packaging 记录记录&存档存档 Project book / file项目手册项目手册/文档文档 Action items - final form行动点行动点-最终形态最终形态-Memos备忘录备忘录-Transmittals可传递可传递 For meetings Take-away package对于会议对于会议-可拿走的方

28、案可拿走的方案 Primary vs. back-up material 基础的基础的 vs. 后备资料后备资料 Know audience 知道你的听众知道你的听众-Knowledge levels 知识层面知识层面-“Hot buttons” “热键热键”-Vested interest 既得利益既得利益 Represent both sides 代表双方代表双方 Choose appropriate media 选择合适的媒介选择合适的媒介7.PrepareDraft8.ConductReviews9.Revise10.Turn inAssignment6.ChooseOne2.Plan

29、3.GatherFacts4.AnalyzeInfo5.DefineAlternatives1.Recognizeassignment23Completed Staff Work8. (Preliminary) Reviews （初步）评估（初步）评估Reviews occur throughout the process在整个过在整个过程中都要不断评估程中都要不断评估Cover ALL the (needed) bases 包含所有（需要）包含所有（需要）的基础信息的基础信息Know the Opinion Maker 知道知道 “选择制造者选择制造者”Provide an “Open” f

30、orum 提供一个提供一个“开放开放”平台平台Choose the correct forum / guest list 选择合适的选择合适的平台平台/客人名单客人名单7.PrepareDraft8.ConductReviews9.Revise10.Turn inAssignment6.ChooseOne2.Plan3.GatherFacts4.AnalyzeInfo5.DefineAlternatives1.Recognizeassignment24Completed Staff Work9. Revise修订修订“If at first you dont succeed如果起初你没有成功如果起初你没有成功.” Compromise is not a sign of total defeat妥协并不是完全失败的妥协并不是完全失败的记号记号 Establish new sources完