教案 秘书基础 第七章 第一节 公文的形成

1、第一节 公文的形成教学目标知识目标:了解公文的特点和功能,掌握公文形成的基本程序及要求。能力目标:熟练掌握公文的撰拟的基本内容并能运用于实践。德育目标:熟悉党和国家的法律法规和方针政策,明确公文制发的权威性。教学重点:如何撰拟公文的文稿。教学难点:掌握公文形成的流程。教学方法:问题导入法、案例法。教具安排:图板或幻灯片。课时安排:2课时。教学过程第一课时【导入新课】同学们在前面的几个章节中学习了秘书工作的一些基本理论,如秘书工作的基本原则、特点和作用等,可是在实际工作中,秘书人员的一项经常的、大量的基础性工作却是公文处理。这些公文信函,有的制定或传达方针政策,有的制定或发布规章制度,有的沟通或

2、加强与外界联系,有的说明办事程序和手续。不管哪一种公文,处理时都有许多规范化的程序和常规要求,秘书人员必须熟练掌握并遵循这些程序和要求,才能提高秘书的工作效率。(板书本课标题:公文处理要了解公文处理,首先必须了解什么是公文、公文的特点和公文的形成过程,下面就学习这方面的内容。(板书:第一节 公文的形成【讲授新课】一、公文及其特点1.公文的含义公文是文书的一个分类,要弄清公文的含义,首先必须搞清它们之间的种属关系。文书是各类组织及个人在社会活动中为了凭证和传递的需要,在一定的介质上记录文字、图象信息而形成和使用的文字材料的总称。根据处理事务的性质的不同,文书可分为公务文书和私人文书两大类。私人文

3、书是个人或家庭在自己的活动中为处理私人事务而形成并使用的文字材料,如日记、自传、契约、家谱等。公务文书简称公文,公文是国家机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中,为行使法定职权所制作的文件。公文又有广、狭之分。广义公文包括行政公文、专用公文(如外交公文、司法公文、经济公文等和公务常用文;狭义公文仅指行政公文和专用公文。教材所论述的主要是行政公文。所谓行政公文,是指行政机关在行政管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书。2.公文的特点由公文定义的内涵,同学们看出公文具有哪些特点呢?明确(1法定性它的制作者必须是依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的国家机构或其他

4、社会组织,而不是任何个人、家庭或宗族。这就要求实际撰稿人必须忠于法定作者制作公文的意图。它的形成和发布必须符合法定的职权范围和法定程序,任何组织只能在自己的职权范围内制作公文。(2公务性公文是合法组织公务活动的产物,是为特定组织的公务活动服务的,其公务性具体表现在功利性和现实效用性两方面。(3规范性公文在名称、种类、适用范围、标印格式等方面具有一定的标准和规范,必须严格执行。公文的具体标准应当由国家权威机关统一制定,并在全国范围内统一实行。二、公文形成的具体过程及要求公文的形成又叫“公文的制发”,属于公文处理中的办文阶段,秘书的助手作用,很大程度上体现在公文的办理中。教材将公文形成的七个阶段设

5、计成“公文形成过程示意图”,非常形象地展示了公文形成的各个阶段及每个阶段的重点,同学们必须熟练地掌握。公文形成过程的七个阶段分别是:(展示图板交拟议拟撰拟审核签发印制用印下面就这七个阶段分别作解析。1.交拟交拟又叫交办,是公文形成的第一个程序,是机关领导将撰拟的任务交给有关撰稿人员。机关的发文既有主动制发的,也有为答复来文而被动制发的,但对具体承担拟稿任务的秘书人员来讲,都是被动的,是奉命而作,是对机关领导人交拟的响应。交拟是领导者的职责,接受交拟是秘书人员的职责,双方沟通得如何,直接关系到公文撰写的质量与效率。交拟前,领导要周密考虑,然后向秘书人员交任务、交意图、交思想、交政策依据、交具体要

6、求,重点在交代写作意图,即行文目的、对象和指导思想等,而不能只简单地交代任务或时限要求。秘书人员在交拟阶段应该做到哪些呢?明确(1专心地听或读(读领导的批示,及时明白领导的意图;(2认真地记,努力记下领导所交代的全部内容,以便不折不扣地掌握领导意图;(3敏捷地想,以便迅速而全面地领会领导意图,及时发现疑点并加以解决;(4恰当地问,问明不清楚的地方,包括领导放弃或修正原来有误的意图,以求认识的一致。2.议拟这是公文形成的准备阶段。内容简单的,秘书人员可以直接撰写;内容复杂的,或比较重要的公文,秘书人员必须与领导一起进行公文写作的酝酿与准备。这个阶段可分为三个步骤:(1认真领会领导意图。这时的领会

7、比交拟阶段更加全面、更加深刻,要将领导意图同党和国家的方针政策、法律法规,以及本单位的实际情况结合起来,加以分析、比较,融会贯通,使公文准确地表达出领导的意图。(2调查研究、收集材料。在接受交拟并真正明确了公文的主旨和基本内容之后,秘书人员便要根据主旨和内容,去查阅、收集和选择有关的材料,为拟稿奠定基础。公文撰写所须的材料主要有两类:一类是经过深入基层调查研究,如开调查会、座谈会等方式收集实际材料;另一类是有关理论、政策法规及其他参考材料,包括内部参考材料(如机关在以往工作中形成和积累的有关材料和外部参考材料(如报刊资料和公开出版的图书资料。(3明确构思、拟写提纲。随着收集材料、阅读思考的深入

8、,秘书人员的撰稿思路逐渐趋于明晰,逐渐进入“角色”。这时就需要将构思的结果,如基本观点、主要材料、框架结构等,合理地加以组合,并用文字记录下来,形成写作提纲。内容单一的普通公文,提纲可简略点;内容较多、较重要的公文,要有纲有目,显示公文的格式安排、内容的处理、关键词语的使用等。3.撰拟撰写公文是一项非常严肃细致的工作,公文的质量关系到党和国家方针政策的贯彻执行,关系到机关的工作效率。那么,撰写公文有哪些具体要求呢?明确(1符合政策,切实可行。文稿提出的观点和措施要符合党和国家的路线、方针、政策和法律法规。(2材料真实,准确无误。真实是信息资料的生命,选用材料必须实事求是,对材料的加工处理,要去

9、伪存真、去粗取精,人名、地名、数字、时间、引文必须准确。(3表达明确,力求简练。文稿的观点要明确,条理要清楚,避免引起歧义。(4文面符合规范。标点符号、数字、缩略语、计量单位的使用,都必须符合国家的有关规定。【案例分析】案例:小孙从大学中文系毕业应聘到某机关担任秘书,自恃在大学时曾经在校刊上经常发表一些诗歌和散文,心里想在机关里写这些四平八稳的公文应该是一点不费力的事。一次,机关领导分配给小孙一项任务,写一份在某地农村实行退耕还林、发展果林经济的实施意见,并交代了机关领导对这一问题的指导性意见,还要求小孙到该地进行实地的调查。小孙接受了任务,花了一天的时间,到该地走马观花地看了一下,当地的农林

10、负责人也向小孙吹嘘了本地多种经营的“成功经验”。回到机关之后,小孙就党和国家的农业政策、国内外的农林现状进行一番观照,富于激情地描绘了实行退耕还林后的美好图景,文章写得得心应手。可是,当领导将这篇文章看到一半,就提出了否定的意见,并要小孙回去后能看一看有关秘书公文写作的书籍,向有经验的“老秘书”请教,并作深入的调查,写出一篇有分量、有实际内容的实施意见来。小孙按领导的要求,认真地学习,虚心地请教,深入地调查,没过多久,一篇8000多字的实施意见获得了领导的审核通过。分析:1.在这个案例中,小孙的第一稿为什么遭到领导的否定?分析在第一稿中,小孙没有搞清公文写作与文学创作的区别。公文是一种特殊的文

11、章,写作过程中,除了要遵循文章写作通则以外,还必须遵循一些特殊要求,如符合客观实际,实事求是,讲求实效;用语要严谨庄重,平实得体等。2.领导为什么还要小孙再去作一次调查?分析在第一次调查中,小孙只是走马观花地看了一下,并未了解到实际情况。这对公文的制作不仅没有好处,反而还有坏处,因为虚假不实的材料写进公文,会给工作带来误导。领导要求小孙深入调查,就是要了解实际情况,掌握第一手材料,为拟稿奠定基础。第二课时(承接第一课时内容,讲授新课4.审核审核又叫“核稿”,中办条例称“校核”,是指文稿在送交机关领导人签发前,对文稿进行的检查、核对和修改。审核工作一般由办公厅(室的负责人承担,也可由经指定的有经

12、验、拟稿水平较高的秘书人员负责办理。为什么要审核?明确有了审核这一环节,就可确保文稿的质量,杜绝不必要的发文;可节省领导人在以后的审批工作上所花费的时间和精力;经秘书部门的审核平衡,可以避免各业务单位起草的公文出现相互矛盾、重复和脱节的现象。公文的审核有哪些方面?明确审核公文主要是“六查”:(1查有无矛盾抵触。文稿的基本精神同党和国家的方针政策、法律法规有无抵触;公文本身的各章节、段落条款之间有无矛盾;本文稿与平行机关发布的公文有无矛盾;与本机关以前的发文有无矛盾等。(2查政策界限。每件公文中规定要做什么、不要做什么,应当怎样做、不应当怎样做,界限必须明确。应该查明,有没有该划界限而没有划的情

13、况;有没有界限规定得过死、过宽、烦琐、笼统等情况;有没有党政不分、内外不分的情况等。(3查措施落实。公文提出的措施的理由是否充足,措施是否符合实际,是否切实可行,由谁执行、怎样执行,涉及其他部门的措施,是否已经征得有关部门的同意等。(4查程序和手续。审批手续是否符合要求;应当用什么名义发布;是否应交会议讨论通过;是否需要与有关机关会签或上报主管机关批准等。(5查文字表达。公文的字词是否规范,语句是否遵守语法、合乎逻辑;是否简明扼要、通俗易懂;是否正确使用了标点符号等。(6查公文体式。是否准确地体现了发文机关与受文机关的关系,如文种、语气选择是否恰当;行文形式是否正确;标题、发文字号、主送、抄送

14、机关、密级、时限等是否准确;是否便于受文机关办理等。审核的方法主要有以下三种:(1审阅修改法。边审阅边在有问题处作下标记,审阅结束后再逐一修改存在的问题。(2讨论修改法。组织有关人员对文稿作深入细致的研讨,集思广益,形成修改意见。(3特邀修改法。邀请熟悉政策的领导和有关专家对文稿中的政策性问题、专业性强的问题进行把关,提出修改意见。5.签发公文的签发包括会签、签发、复核和注发。(1会签秘书人员在将文稿送领导签发之前,要会同有关方面进行讨论,征求对文稿的意见。这是公文会签的准备阶段,也叫会稿。经过征求意见而修改的文稿,各有关方面必须签上同意印发的意见,这是会签的主要环节。联合发文或内容涉及其他部

15、门的公文,应该实行会签。联合行文一般由主办机关首先签署意见,协办单位依次会签。一般不使用复印件会签。行政机关联合行文时,主办机关的排列在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文,按照党、政、军、群的顺序排列。(2签发签发是机关领导人核准文稿并在文稿上签署发印,这是制发公文的最关键性环节。文件一经签发,即成定稿并生效。签发公文不能超越权限,必须遵循以下基本原则:凡以组织名义发出的、内容重要的或涉及面广的公文,要经机关领导集体研究决定,或由有关领导依次审阅后,由组织的正职领导人签发;业务性公文,由分管领导签发;在会议上讨论、修改、通过的公文,由会议主席或其他被授权人签发。签发

16、公文,签发人应当明确签署意见,并签署姓名和审批时间。其他审批人圈阅,则视为同意。公文签发人代表组织机关行使法定职权,应对签发的公文负责。(3复核国务院办法规定:“公文正式印刷前,文秘部门应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。”中办条例规定:“已经领导人审批过的文稿,在印发之前应再作校核。”校核的内容是“人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种的使用、公文格式是否符合本条例的规定”。同时又规定:“经校核如须作涉及内容的实质性修改,须报原审批领导人复审。”复核是公文制

17、发的重要一环,它审核、签发的基础上,为文稿再次把关,可促使审核人、签发人更加重视自己的责任,确保公文的质量。(4注发注发是公文发文前的一个办文环节。经过复核的文稿,在送印前,秘书部门为公文编定发文字号,确定发送范围、印制份数、标注主题词及附注,并提出具体意见,加以实施。行政机关之间联合行文,标注主办机关的发文字号;与其他机关联合行文原则上应使用排列在前机关的发文字号,也可以协商确定,但只能标注一个机关的发文字号。标注公文的主题词是为了适应办公现代化的要求,便于计算机检索和公文管理,因此,主题词的选用必须准确、规范,可参见国务院公文主题词表。6.印刷印刷与校对是交互进行的。(1印刷印刷又叫“缮印

18、”,就是将领导签发的定稿缮写或印刷成正式文本。经过缮印,定稿转化成正本。缮印要保证质量,做到文面清晰,字体适当,用纸规范,美观大方。急件要有时限要求,密件要指定专门的印刷单位,专人打印,必要时派人监印。公文缮印要建立登记制度。(2校对校对是指对誊写稿、打印稿进行核对校正,是对公文质量的最后一次把关。校对工作的目标是:杜绝差错,切实保证公文的文字正确、格式规范。校对的形式有单人校、双人校、多人校、通校(多次校对之后,不看原稿,把校样从头到尾通读一遍等,每次校对最好由不同的人进行。校对的方法有两校一读(普通公文;三校一读(重要公文;校对要使用国家有关部门统一规定的校对符号。校对的程序有初校、二校、

19、三校、复核、看大样、核对等。7.用印国务院办法规定:“公文除会议纪要和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。联合上报的公文由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。”中办条例则规定:“除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外,公文应当加盖发文机关印章。”行政公文与党的公文在用印上稍有不同,行政公文大多用印,较少署名,而党的公文较少用印,多用署名。用印是公文生效的标志,必须严肃对待。印章要盖得端正、清晰,用印位置在成文日期上侧,上不能压正文,下要骑年盖月;如果盖两个以上的印章,印章之间不能相交或相切,相距不得超过3毫米;凡公文用印,需有关领导人批准,并履行登记手续。【案例分析】

20、请同学们看大屏幕投影:案例:小王是××区教育局办公室的文书,平时办事很得领导的信任,只是在公文写作上不太用心去考究,认为基层单位的行文,只要把意思表达清楚就可以了,大可不必去讲究公文的程式,结果常常在工作中出些小麻烦。一次,教育局为了深化教育改革,决定将局下属的校办企业管理科更名为校办工业公司,局领导要小王向上级拟写一份请示。小王是这样写的:关于××区教育局校办企业管理科更名的请示报告××区委、区政府、区经委:经局务会议讨论通过,决定将局校办企业管理科更名为××区校办工业公司,原该科科长刘××同

21、志任总经理。以上请求如无不当,请即批复。××区教育局2005年5月15日这份请示送出之后,很快被退回。你能找出它的毛病吗?从中能得到什么启示?分析:1.这份请示至少有以下几个错误:标题的单位与事由杂糅;生造文种;多头主送;请示平级;结尾不合作者本意,表达有误。2.由该案例可以看出,即使是基层单位的文秘人员,也必须严格地遵循公文的办文规范。因为正确遵循公文的撰拟和规范地处理公文,有利于加强对公文的传递过程的控制,确保公文传递的快捷、准确、有效,有利于机关正常工作的开展,提高行政办事效率。【课堂小结】这一节主要介绍了公文的概念及其特点,阐释了公文形成的全过程,并对公文形成的各环

22、节的过程及要求作了介绍。同学们必须重点掌握公文形成的七个环节的先后顺序,熟悉其制作流程。尤其是如何撰拟公文稿,这是秘书人员在发文阶段最重要的一项工作,在制发中要注意:文稿是否符合党和国家的法律法规和方针政策;主题是否明确,格式是否规范;用语是否庄重严谨,简明通顺,平实得体。【板书设计】 【课后练习】一、填空题1.公文是国家机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在 公务 活动中,为行使法定职权 所制作的文件。2.交拟的重点在交代 写作意图 上,即行文目的、对象和指导思想等方面,而不只是时限 的要求。3.议拟是公文形成的 准备 阶段,可分为三个步骤:领会领导意图、收集资料、 拟写提纲 。4.签发

23、的权限,是指机关领导人签发文件的 审批权限 与 职责分工 。5.公文的校对一般应经过 初校 、二校、三校和 复核 、看大样、签名付印、复查等程序。二、选择题1.公文处理工作应该由下列哪一个部门完成( C A.档案部门B.人事部门C.秘书部门D.保卫部门2.公文具有其他任何文献形式无法替代的功能是( A A.权威性B.强制性C.执行性D.凭证性3.公文的作者是指( B A.撰拟公文的机关工作人员B.制发公文的机关C.审核签发公文的机关领导D.参与公文形成过程的所有人4.在一个机关内部,它的公文处理工作是由( D A.机关领导人负责领导B.机关副职领导人负责领导C.职能部门负责D.办公室主任负责领导5.公文在制发程序上,必须履行法定的( A A.审批手续B.登记手续C.会签手续D.承办手续6.公文的主体部分是( C A.标题B.作者C.正文D.印章或签署7.公文区别于其他信息记录的特点是( A A.具有法定权威和现行效用B.具有查考价值C.书面文字材料D.传播知识8.下列环节属于发文办理环节的是( D A.签收B.拟办C.批办D.审核9.联合上报的公文,应当加盖印章的机关是( B A.发文机关B.主办机关C.行政机关D.