提高工程项目资料检索的效率

1、 提高工程项目资料检索的效率 发布单位：信通公司小组名称：课题小组 目录一、选择课题41、小组简介42、小组成员列表43、小组本次活动课题简介54、选择课题背景55、调查分析65.1 流程图65.2 分析原因65.3 确定要因76、确认课题77、活动计划8二、设定目标81、目标82、目标值82.1 建立完整资料管理体系82.2 提高工作效率9三、提出方案并确定最佳方案101、方案的提出102、方案分析102.1 方案一 纸质资料检索102.2 方案二 电子资料检索112.3 结论12四、制定对策121、方案一122、方案二12五、实施对策131、方案一132、方案二142.1 软件功能需求调查

2、152.2 设计软件数据库结构152.3 开发软件各个功能模块15六、确认效果18七、结论20一、选择课题1、小组简介信通公司课题小组共有成员14人，其中中高级职称4人，负责河南省电力公司信息化项目、工程类项目的计划工作、跟踪管理、运行维护、事故处理等。小组曾多次获得省市级奖励。2、小组成员列表小组成立日期2014年5月10日课题登记号小组名称信通公司课题小组小组类型创新型课题名称提高工程项目资料检索的效率出勤率100%活动起至时间2014年5月2014年12月活动次数1次/年TQM人均时20人数15小 组 成 员 表成员姓名性别年龄文化程度职务或职称组内分工组长李 雄男38本科高级工程师负责

3、小组工作开展副组长姬发家男37本科高级工程师负责小组策划工作组员秦 龙男31本科工程师负责小组把关组员刘伯宇男37本科高级工程师负责小组技术工作组员赵海斌男37本科工程师负责小组技术工作组员朱 瑞女38本科高级工程师负责小组技术工作组员刘 博男31硕士工程师质量监督检查组员李功明男31硕士工程师质量监督检查组员席文勋男39专科助工实际操作组员赵 伟男26本科助工实际操作组员徐剑晖男32本科助工实际操作组员何俊峰男31本科助工技术指导/资料收集组员张晓丹女27专科助工质量检查/资料收集组员李 坤男27本科技术员负责软件开发3、小组本次活动课题简介工程项目资料整理及检索是工程中心的重要的日常工作，

4、目前，我部门仍然采用人工整理和查找的方式，效率及正确率都不是十分理想，针对这些情况，QC小组成员为提高检索资料的效率和正确率而展开关于提高检索效率的QC活动。4、选择课题背景项目的信息管理是通过对各个系统、各项工作和各种数据的管理，使项目的信息能方便和有效地获取、存储、存档、处理和交流。项目资料是在项目中通过各种途径获得的、对项目工作有重要价值。信通公司工程中心负责大量的工程项目资料的管理工作，尤其在资料的管理过程中，需要耗费大量的人力和财力，并且需要检索资料的时，常常要耗费较长的时间，严重影响了工作的效率。同时各项目负责人管理各自的项目资料，检索量较大，一定程度上加大了各项目负责人的工作量。

5、造成文件检索耗时长、效率低，而又容易出错。因此，工程中心需要一套新方法来提高工程项目资料的检索效率。5、调查分析5.1 流程图 我们把工程项目资料检索标准流程分解如图1所示： 图1 检索流程5.2 分析原因小组成员之间的讨论和分析找出影响检索资料的问题，分析问题的根源。（1）资料管理制度不健全，不完善（2）资料分散（3）合同数量多 （4）纸质文档检索量大（5）入账信息检索多（6）常用的公共模板检索量大5.3 确定要因小组对影响检索资料效率各要因进行分析，如表2所示。表2 要 因 分 析 表序号原因原因分析是否为要因1资料管理制度不健全资料的管理制度不健全，在资料的管理中存在缺陷。造成检索断链。

6、无法及时检索到所需信息。要因2资料分散各项目经理管理各自的工程资料，资料过于分散，不利用资料的管理和查询。要因3合同数量多工程中心合同数量多，任务量大，检索所耗费时间多要因4纸质文档检索量大纸质文档大量堆积，归档工作体系不完整，无法及时找到相关的纸质文档，对工作影响较大。要因5入账信息检索多发票入账后，检索相关的信息需要到财务部门进行查询，不可及时获取信息，降低了工作效率 非要因6常用的公共模板检索量大公共模板频繁使用，缺少常用的模板整理和下载非要因由表2可知，管理制度不健全、资料分散、合同数量多和纸质文档检索量大为影响检索效率的主要原因。6、确认课题为了提高资料的检索效率，系统合理的管理工程

7、项目资料，完成各个信息的检索工作，小组经过认真讨论、分析研究决定提出了以下创新课题：提高工程项目资料检索的效率。7、活动计划 图2 活动计划二、设定目标1、目标建立完整的电子资料与纸质资料管理体系，完善资料控制流程。提高检索工程项目资料的效率。2、目标值2.1 建立完整资料管理体系有效的管理制度是完善措施是做好一切工作的必要条件，更是做好资料检索工作的必要保证。建立覆盖工程资料管理全过程的管理体系是企业提高资料管理水平的首要任务。目前随着公司的发展，资料管理的规范化标准化水平不断提高，但仍有待于进一步健全完善。项目资料的管理体系并不健全，项目管理流程不清晰。项目资料并没有按照应有的节点有序进行

8、管理，没有健全的项目资料管理体系。应建完整的电子资料与纸质资料的管理体系，以电子资料为主。完整的资料管理体系对于资料检索有这重大的推动作用。2.2 提高工作效率 目前项目经理如果想了解项目的信息，因没有完善的资料管理体系，项目经理需要查询大量的资料工作效率非常低。如果想统计所有项目的信息，更是一项艰巨的任务且数据的正确率较低。项目管理体系能够使项项目情况一目了然，大大增加了工作效率，提高统计的数据准确率。 工程资料检索的时间平均时间小于10分钟 图3 目标实施图三、提出方案并确定最佳方案1、方案的提出 为了实现我们设定的目标，小组召开会议，集思广益，充分发挥成员的生产实践经验，根据实际设计提出

9、建立电子资料与纸质资料检索2种设计方案。以下是二种设计方案：2、方案分析2.1 方案一 纸质资料检索方案一：确定项目资料分类，进行资料编码。所有的重要纸质资料集中管理，按需要归档，制定存档规范。将各类资料进行分类管理，建立相关台账，对各类资料进行编码，按照编码进行排列整合进行归档。通过台账查询项目资料信息，提高检索资料的效率。 图4 项目资料台账2.2 方案二 电子资料检索方案二：采用信息化管理手段。运用当代科技新成果和管理新手段，来提高资料管理工作的效率和水平，以尽快的速度来实现资料信息化管理，建立完整的电子资料文档管理体系。可以根据文件的名称、收发时间、种类、重要性等进行归类，并能根据需要

10、制定一系列检索符号将各种信息录入管理项目系统中，各项目经理录入各种合同信息，项目信息，发票信息，上传纸质扫描文档，实时进行更新。提高项目检索的正确率和效率。 图5 电子资料管理系统主页 2.3 结论根据对二种方案的分析后，小组确定了提高工程项目资料检索的方案电子资料：方案二开发信息管理的软件平台，纸质资料：方案一建立台账对重要资料编号。四、制定对策 为了实现我们设定的目标，小组召开会议，集思广益，充分发挥成员的生产实践经验，根据方案提出对策：1、方案一随项目进展及时收集、分发、整理和归类项目资料。落实专门部门或岗位责任文档管理并实行分级管理。项目技术负责人负责全过程文档组织管理工作并负责审核，

11、文档信息管理员负责文档的收集、分发、整理和归类；对文档资料不应该涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失。对资料进行分类编号，建立台账系统。2、方案二序号对策目标措施1软件功能需求调查使软件对项目信息管理的各环节全覆盖通过对成员进行调查，整理出软件具体功能需求。2设计软件结构软件结构紧凑、完成，满足工作需要。将各类与工程有关资料进行收集、整理，统计出需要包含的关键字段。3开发软件各个功能模块实现软件的各大功能实现工程资料的检索，查询等各类资料上传等主要功能4软件综合调试处理软件的各类缺陷进行操作试用，查找缺陷、提出建议对软件进行改进。5新软件模拟试验新软件能实现既定任务，满足各项要求 对用户进行软件使

12、用培训，使用户按照标准流程使用软件。五、实施对策1、方案一项目纸质文件管理是一个系统的过程，包括文件处理、文件报批、文件借阅、文件保管与保存、文件发放与控制、文件作废与销毁等过程。各管理阶段的控制和管理要注意把握以下要点1、对收文、传真、邮件的书面资料应及时进行登记； 2、收到的文件及时整理并在项目管理部门进行传阅，保证项目管理部门内部信息畅通； 3、对已经处理完毕的文件定期进行标注、编号和整理，并将文件书面和电子归档； 4、文档资料分类明确清晰，归档应标明文档内容和编号，并有完整的文件目录。为简明、精确而有条理地办理与管理文件，有效地保证项目管理的服务质量和水平，进一步提高工作效率。5、项目

13、管理部门所有文件资料，统一进行管理。安排专人（负责项目管理文件资料的收发，以及来往函件管理工作。 6、项目文件的收发均应进行编号、登记、定期清理，并建立文件资料的台账。 7、项目文件处理要做到准确、及时，讲究实效并保证有效地运用。对特殊文件做到急事急办，一般文件不拖拉、不积压。8、文件的借阅应办理文件借阅手续，阅后及时归还。未办理登记手续的不予借阅。2、方案二电子资料通过电脑录入，可直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改。由项目经理进行录入完成后，马上存贮到办公信息数据中，由公司资料人员、技术人员所共享。并且通过互联网，不受地点的限制，进行网络信息共享与实时通信：在需要几个人同时完成一项工作时，就

14、大大提供了方便，资源共享可以及时查阅和添加有用信息，不仅提高了工作效率，还避免了工作的重复性。电子信息资源都可以按照信息的不同形成者进行第一层次的分类，划分为不同的全宗。其次，在不同的全宗范围内可以根据内容、时间、价值等不同标准进行不同的信息组织。概念分类整理有可能取代档案实体分类，不仅体现一种属性联系，可利用办公自动化对文件进行自由组合分类。并可以设立“资源共享中心”和“信息收集中心”，把产生的电子信息及时进行处理、修改或删除，经过知识化、系统化处理后使用，也有利于进行信息互动，提高了各项信息的检索时间。2.1 软件功能需求调查通过对成员进行调查，整理出软件具体功能需求，如图2.2 设计软件

15、数据库结构为了满足软件需求，设计的Acess数据库2.3 开发软件各个功能模块（1）软件检索流程 项目基础信息。检索主项目数据。用户可以通过项目名称和项目编码检索主项目，并且可以把项目的详细信息导出成excel表格。 图6 项目基础信息检索（2）招投标管理。相关的信息可进行筛选，如计划年度可选2013.2014，同时还有招标类型，招标范围进行筛选。使检索更加方便。 图7 招投标资料搜索（3）资金支付检索资金支付主要包括发票入账、支付计划、资金支付、报表统计等功能，可上传发票扫描件等提供详细的项目信息。 图8 发票入账页面（4）公共文件管理公共文件管理主要用于维护一些公共的模板文件，以供用户工作

16、中直接下载使用。六、确认效果小组成员在2014年9月至12月对项目进行了测试、试运行，并在运行中不断完善系统功能，最终使得项目资料检索能够很好的与实际工作相结合，并且大大提高了项目质量、工作效率和数据的准确性。实施前实施后资料管理制度不健全，不完善项目资料管理系统不完善，使资料没有按节点进行管理，对查阅资料影响较大，加大了检索资料的难度进行系统的完善，建立电子资料和纸质资料的体系，让管理制度更加系统化，提高了检索资料的效率工程项目资料项目资料分散杂乱，检索麻烦检索项目资料实施前用时20分钟，需要翻阅各种资料准确度低，100份检索出现错误的5-6份系统进行整理归档，在软件中保留相关文件的电子备份

17、扫描件，可快速检索到相关项目的详细信息，正确率大幅度提高。合同合同数量较多，检索工作量大，检索需要分别核对，严重影响工作效率合同进行归档整理，在各项目下有各自的合同列表及合同的电子档备份，不用在查找纸质合同纸质文档纸质文档多，检索麻烦，要翻阅数堆文档才找到需要的信息。纸质文档进行归档设立相关的execl表格，可快速找到相关的纸质文档信息资金支付信息检索检索不到相关的发票信息，需要到相关的财务部门进行查询，影响工作效率，加大了工作量在软件资金支付环节可快速检索到需要的各种信息，发票的扫描电子档等详细数据信息。公共模板检索量大，检索频繁公共模板统一共享，各个项目经理可以随时下载使用，方便检索和查找活动后，资料检索的平均用时35分钟，活动前为35分钟，目标值为10分钟，实现并超过了预期目标。目标超出预期 图10 目标实施图资料检索实施前、实施后如图所示： 图11 实施前实施后对比 图12 实施前实施后对比