采购管理系统操作手册

1、采购管理系统操 作 手 册慈溪市联创软件有限公司2014年 10月一、采购申请单前奏：物料需求计划一MRP算（上接物料需求计划）后续：采购订单1.1新增执行“供应链一采购管理一采购申请单一采购申请单-新增”路径，弹出如下界面二用rstvi 工卬 仁川口中 H iB Ul - ：-三步口 *回=命|sW* j- 町田Pst *中国，iz.栗制申圈挚操作说明：使用部门：按F7进行手工选择使用部门，双击就可以选进来；为必填项业务类型：物料属性外购的则为外购入库类型；物料属性为委外加工时则为订单 委外，可以手工选择。如果是物料需求计划跑出的需求订单， 则根据 物料属性需求生成相应类型单据；为必填项。日

2、 期：默认取系统当前日期，可以手工修改；为必填项。物料代码：可以手工录入，如果该张单据是通过关联生成的， 则物料代码是自动 关联源单据相关分录而生成的，用户也可以进行修改；为必填项。物料名称：所选物料的名称，是从物料基础资料中自动取得，用户不能修改；系 统自动生成。规格型号：所选物料的规格型号信息 修改；系统自动生成。是从物料基础资料中自动取得，用户不能数 量：即当前物料按当前所选单位计量的申购数量，取得方法是：如果该张单据是手工录入的，用户就按实际情况手工录入。单 位：所选物料的规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能 修改。采购申请人：按F7进行职员选择，双击选进来；为必填项。上

3、述信息完成之后，点击“保存”，单据保存成功，继而跳出“审核”按钮，确 认单据信息无误后，审核单据，右上角会跳出“审核”标志。结果如下图1.2维护执行“供应链一采购管理一采购申请单一采购申请单-维护”路径，弹出如下 界面操作说明：单据状态设定对于一般查询，系统提供比较简单的查询方式，即按单据的期间、审核与否 等等单据状态特征进行单据的查询的设置，即可按单据状态查询单据。在“条件查询”界面的右下方，可以设置单据状态，系统预先对每种状态设 置了默认选择，用户也是通过选择下拉列表框中的选项的方式来设置。采购申请单序时簿的状态设置包括：1、时间，是指所要查询的单据的时间归属，系统提供了当天、本周、本期、

4、 全部四种可供选择的时间范围。当天，是指制单日期是系统当前日期的所有单据； 本周，是指制单日期在系统当前日期所在周范围内的所有单据；本期，是指制单日期在系统当前期间范围内的所有单据；全部，就是查询所有期间的当前单据。2、审核标志，是指所要查询的单据所处的业务审核状态。系统提供已审核 、未审核 和 全部 状态以供选择。3、作废标志，是指所要查询的单据所处的可用状态。系统提供了 已作废单据、正常单据、全部三种类型可供选择。4、关闭标志，是指所要查询的单据所处的是否执行完成的状态。系统提供已关闭 、未关闭 和全部,以供选择。以上各种单据状态查询可以任意组合查询，如可查询当日未审核单据、或本 期已关闭

5、单据等等。点击“确定”，跳出如下界面采购订单口底 X 白 可埋* * K2J 期叱 X*上* F*聪利件S&碓w号片 市如此良宜独A 回 /，年 帆牛匕性包佶S*果两中清*羯甲E!9 口传耳酷11日Nt单增用号ifWOSI岸才乐富相H名tE帽学吁曾产用杵忸h1Xa_|It5W1J| lli i g”7|鼻鼻 PWllWIrdiiHixi 青|一 L耽轲晚刎H* m会日却:| 5BX 1nBjrer 1J 卜用MtVlME *t=SmH xntr?a单独m则 b mus4 wS H-la* i 寸牌耗 nE 02研才l a班事f4扰W DHdDd4前 mmc* p MMK0 电 H蜘(nWIdh

6、 婚a id$国事/2DE帼刈Hl生第4L D44JB+ZQC 3Da u11 IBa ED4 m*由*恒0 a / m*16?uILIEJTHnM3卜.|H，Ent 0dft Ei& tt?* m*H口.LM操作说明:供应商：按F7,进入供应商列表，双击选择相应的供应商；为必填项。日期：默认取系统日期，可以手修改；为必填项。源单类型：一般为采购申请单，可以手工选择，是否必填取决于业务流程设置选单号：如果源单类型为采购申请单时，双击选单号或按 F7选择，可以进入 采购申请单维护界面，选中需要采购的条目，双击选择回来，结果如上图。物料代码：由源单采购申请单上的物料代码自动携带而来， 不可以修改；

7、为必填 项；手工新增话，按F7进行物料列表，双击选择而来。物料名称：由源单采购申请单上的物料代码自动携带而来， 不可以修改；为必填 项；手工新增话，按F7进行物料列表，双击选择而来。规格型号：由源单采购申请单上的物料代码自动携带而来， 不可以修改；为必填 项；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。单 位：所选物料的规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能 修改；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。数 量：默认携带采购申请单上的数量，可以手工修改；如果手工新增单据时，可以手工录入要采购物料的数量。单 价：可以手工录入物料单价或由事先已经维护好的采购价格资料携带而来。金 额：则由数量*

8、单价而来。部 门：按F7,进入到部门列表，双击选择而来。业务员：按F7,进入到职员列表，双击选择而来。上述信息完成之后，点击“保存”，单据保存成功，继而跳出“审核”按钮，确 认单据信息无误后，审核单据，右上角会跳出“审核”标志。结果如上图2.2维护执行“供应链一采购管理一采购订单一采购订单-维护”路径，弹出如下界面操作说明：单击【采购订单】一【维护】，即弹出“条件查询”界面。在这个界面中用户可以设置单据的查询条件、 针对关键字排序、保存查询方案、对已筛选的单 据进行数据的重新提取，此外针对查询结果，系统还可以实现自定义表格设置功采购订单序时簿的状态设置包括：1、时间，是指所要查询的单据的时间归

9、属，系统提供了当天、本周、本期、 全部四种可供选择的时间范围。当天，是指制单日期是系统当前日期的所有单据； 本周，是指制单日期在系统当前日期所在周范围内的所有单据；本期，是指制单日期在系统当前期间范围内的所有单据；全部，就是查询所有期间的当前单据。2、审核标志，是指所要查询的单据所处的业务审核状态。系统提供已审核 、未审核 和 全部 状态以供选择。3、作废标志，是指所要查询的单据所处的可用状态。系统提供了 已作废单据、正常单据、全部三种类型可供选择。4、关闭标志，是指所要查询的单据所处的是否执行完成的状态。系统提供已关闭 、未关闭 和全部,以供选择。以上各种单据状态查询可以任意组合查询，如可查

10、询当日未审核单据、或本 期已关闭单据等等。点击“确定”，跳出如下界面融中懈。I 文Ra，El 富,廿 KUtai TH i. 宴-l i 晞小点 口隼口 X n 0 * 后令必 D a lA 国与* H ZL V*wt a * * EM IJ II Ft Wl E H用 的 at 卧 呻粒 S 4 *Edi I I ra 幅邛3科荤 fttJw SM枷p*七Sffl iW11曜皆电少通融h小ARM曼a琪拗 3 Ha&gdfM MB工耀博所占除黑打的侬鼻，5布AlftfiuntL XU HKU HUD部nWxnnMJ的事M：包zn ZEJi-o-ntma千2DQ juk HU/rO51j事在这里

11、，可以对单据进行单据查看、修改、审核、删除等相关操作三、收料通知单前奏：采购订单-已审核未关闭后续：外购入库单3.1新增执行“供应链一采购管理一收料通知单一收料通知单-新增”路径，弹出如下 界面3 小配.”、wwwi-片电看 Mx Hlri 的g E|口电。毋鼻 I=T .日Q e而国语 jI *胃内由唁*9 -9 工二电0牲口向加单aamt *:，明*即Bmtw 呷*:ZS RIXM II 的人期6万i，sa屿遇：II 曰.Mgitj-冬-3 . 事.方号琳W涮 和就 曷事汩 VMI1 旗月 ffa利I端 轩il3主舐晌传修 嗝脸 ItRftt Q ”河 口2号 恸上L w 3 1 0：:1

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13、双击选单号或按 F7选择，可以进入采 购订单维护界面，选中需要根据订单送来的物料，双击选择回来，结果如上图。物料代码：由源单采购订单上的物料代码自动携带而来， 不可以修改；为必填项;手工新增话，按 F7 进入物料列表，双击选择而来。物料名称：由源单采购订单上的物料代码自动携带而来，不可以修改；为必填项；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。规格型号：由源单采购订单上的物料代码自动携带而来，不可以修改；为必填项；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。单 位： 所选物料的规格型号信息， 是从物料基础资料中自动取得， 用户不能修改；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。数 量：由源单采购订单上的相对

14、应的物料自动携带而来，可以进行修改，具体数量应依供应商实际送来的数量为准；为必填项。日 期：默认取系统日期，可以手修改；为必填项。部 门：由源单采购订单上的相对应的部门自动携带而来，可以进行修改。亦可按F7,进入到部门列表，双击选择而来。业务员： 由源单采购订单上的相对应的业务员自动携带而来， 可以进行修改。 亦可按F7,进入到职员列表，双击选择而来。上述信息完成之后，点击“保存” ，单据保存成功，继而跳出“审核”按钮，确认单据信息无误后，审核单据，右上角会跳出“审核”标志。3.2 维护执行 “供应链 采购管理 收料通知单收料通知单-维护”路径， 弹出如下界面操作说明：单击【收料通知单】一【维

15、护】，即弹出“条件查询”界面。在这个界面中用户可以设置单据的查询条件、 针对关键字排序、保存查询方案、对已筛选的 单据进行数据的重新提取，此外针对查询结果，系统还可以实现自定义表格设置 功能。收料通知单序时簿的状态设置包括：1、时间，是指所要查询的单据的时间归属，系统提供了当天、本周、本期、 全部四种可供选择的时间范围。当天，是指制单日期是系统当前日期的所有单据； 本周，是指制单日期在系统当前日期所在周范围内的所有单据；本期，是指制单日期在系统当前期间范围内的所有单据；全部，就是查询所有期间的当前单据。2、审核标志，是指所要查询的单据所处的业务审核状态。系统提供已审核 、未审核 和 全部 状态

16、以供选择。3、作废标志，是指所要查询的单据所处的可用状态。系统提供了 已作废单据、正常单据、全部三种类型可供选择。4、关闭标志，是指所要查询的单据所处的是否执行完成的状态。系统提供已关闭 、未关闭 和全部,以供选择。以上各种单据状态查询可以任意组合查询，如可查询当日未审核单据、或本 期已关闭单据等等。点击“确定”，跳出如下界面ffl *W,GS ILH FWS1|/ fcc和粒I 量如 Sftm 4lia）震理I电式 Tin I ，RPn占国收岫mi 3中口 m国0 k 且电 容合 砧 曲吕L1 国专用 回/ /胪 融* ifl审革 tvl hi下先覃IW嗣咂械 例口 图 * * * 作阴IX

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18、操作四、外购入库单4.1新增前奏：收料通知/请检单 后续：采购发票执行“供应链一采购管理一外购入库一外购入库单-新增”路径，弹出如下界 面外期入阵单Uffl一Qjtt0-ig科， niM4H Mur.*看护峥看 制哂71Mhi： m 彳旨 闻HI量 *恭1c操作说明:供 应 商：由源单收料通知单上的供应商自动携带而来， 不可以修改；为必填项；手工新增话，按F7进行供应商列表，双击选择而来。源单类型：采购管理里面，一般为收料通知单，为选填项。标准流程必须选择。选单号：当源单类型为收料通知单时，双击选单号或按 F7选择，可以进入收 料通知单维护界面，选中需要根据收料通知单送来的物料，双击选择回来，

19、结果如上图。物料代码：由源单收料通知单上的物料代码自动携带而来， 不可以修改；为必填 项；手工新增话，按F7进入物料列表，双击选择而来。物料名称：由源单收料通知单上的物料代码自动携带而来， 不可以修改；为必填 项；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。规格型号：由源单收料通知单上的物料代码自动携带而来， 不可以修改；为必填 项；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。单 位：所选物料的规格型号信息，是从物料基础资料中自动取得，用户不能 修改；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。实收数量：由源单收料通知单上的相对应的合格数量和让步接收数量物料自动携 带而来，可以进行修改，具体数量应依供应商实际检

20、验合格和让步接 收的数量为准；为必填项。收料仓库：如果物料上设置默认仓库，会自动带出默认仓库，可以手工修改。单 价：则由对应有采购订单上的价格携带而来， 可以手工修改，这个一股仓 库不用管，由上游单据携带而来即可。金 额：金额=实收数量*单价，自动计算而来。日期：默认取系统日期，可以手修改；为必填项。部 门：由源单收料通知单上的相对应的部门自动携带而来，可以进行修改。亦可按F7,进入到部门列表，双击选择而来。保管员：由源单收料通知单上的相对应的业务员自动携带而来，可以进行修改。亦可按F7,进入到职员列表，双击选择而来。验收：按F7按钮，进入到职员列表，双击选择而来。上述信息完成之后，点击“保存

21、”，单据保存成功，继而跳出“审核”按钮，确 认单据信息无误后，审核单据，右上角会跳出“审核”标志。5.2维护执行“供应链一采购管理一外购入库单一外购入库单-维护”操作说明：在进入单据序时簿之前，首要步骤是进行所有已存在单据的筛选查询工作。这项工作非常重要，是进行单据批量处理和管理控制的前提条件。只有查询确定的单据，下面的处理工作才会相对通畅和严谨。单击【外购入库单一维护】，即弹出“条件查询”界面。 在这个界面中用 户可以设置单据的查询条件、针对关键字排序、保存查询方案、对已筛选的单据 进行数据的重新提取，此外针对查询结果，系统还可以实现自定义表格设置功能。对于一般查询，系统提供比较简单的查询方

22、式，即按单据的期间、审核与否 等等单据状态特征进行单据的查询的设置，即可按单据状态查询单据。以上各种单据状态查询可以任意组合查询，如可查询当日未审核单据、或本 期已关闭单据等等。外购入库单序时簿的状态设置包括：1、时间，是指所要查询的单据的时间归属，系统提供了当天、本周、本期、 全部四种可供选择的时间范围。当天，是指制单日期是系统当前日期的所有单据； 本周，是指制单日期在系统当前日期所在周范围内的所有单据；本期，是指制单日期在系统当前期间范围内的所有单据；全部，就是查询所有期间的当前单据。2、审核标志，是指所要查询的单据所处的业务审核状态。系统提供已审核 、未审核 和 全部 状态以供选择。3、

23、作废标志，是指所要查询的单据所处的可用状态。系统提供了 已作废单据、正常单据、全部三种类型可供选择。4、记账标志，是指所要查询的单据所处的是否执行完成的状态。系统提供已记账、未记账 和全部,以供选择。5、红蓝字，是指所要查询的单据所处的是蓝单、红单或者全部。蓝单正向选择，红单是反向（冲减或增加）单据。以上各种单据状态查询可以任意组合查询，如可查询当日未审核单据、或本 期已记账单据等等。点击“确定”，跳出如下界面吊噱生，哥U 方陆0 W Cl M Q!I裕式中 T| !事他小g 收，小幽。中0国X口4M 口 3 叫电电 禽 序 各由由3*上口，*M 11 审* M iH 康矗 TI 溢M （Zt

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25、。6.1 新增前奏：外购入库单后续：付款单（转到应付系统）执行“供应链一采购管理一采购发票一采购发票-新增”路径，弹出如下界面邛* 4c HIMI SIDi 出TE电. J 岳才HJA 口 口R 回 ,事国g“事配W-E工田而 用LMffi|烟坨方小购黄发手专用）行冬 啪d W&HKMH5 M9 昔EM丽普 wim E ft|M1帕加力她皿中vnrocc| ff M0H* hW-HEM 021.H dj i . d d_i F in b h T8?1liiZ3 cncc c, urn na u叫叫gwm阴ww璃包a触财sa n q糖*0 W啤严尚螂手螂H l.鞠M .方步眸屐傅M31. DC

26、530 R QEE E 4,国ED CU“ # 必 1.44 W 群.58 .B.* | j操作说明:供 应 商：由源单收料通知单上的供应商自动携带而来， 不可以修改；为必填项；手工新增话，按F7进行供应商列表，双击选择而来。源单类型：采购管理里面，一般为外购入库单，为选填项。标准流程为必填项。选单号：当源单类型为外购入库单时，双击选单号或按 F7选择，可以进入外 购入库单维护界面，选中需要根据外购入库单送来的物料，双击选择回来，结果如上图。物料代码：由源单外购入库单上的物料代码自动携带而来，不可以修改；为必填项；手工新增话，按F7进入物料列表，双击选择而来。物料名称：由源单收料通知单上的物料

27、代码自动携带而来， 不可以修改；为必填项；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。规格型号： 由源单收料通知单上的物料代码自动携带而来， 不可以修改； 为必填项；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。单 位： 所选物料的规格型号信息， 是从物料基础资料中自动取得， 用户不能修改；手工新增话，则由物料代码自动携带而来。数量：由源单外购单上的相对应的实收数量自动携带而来，可以进行修改，为必填项，一般建议数量与外购入库单数量操持一致。币别：按F7 进入币别选择列表，双击选择而来，并进行汇率的维护。单 价： 则由对应有采购订单上的价格携带而来， 可以手工修改， 这个一般仓库不用管，由上游单据携带而来即可

28、，具体的跟系统参数设置有关。金 额：金额=数量*单价，自动计算而来。税 率： 根据参数设置取供应商的税率或物料的税率， 也可以手工修改， 为选 填项。含税单价、税额、价格合计均由系统根据单价、金额、税率计算得来。日期：默认取系统日期，可以手修改；为必填项。部门：由源单上的相对应的部门自动携带而来， 可以进行修改。 亦可按 F7，进入到部门列表，双击选择而来。业 务 员： 由源单外购入库单上的相对应的业务员自动携带而来， 可以进行修改。亦可按F7,进入到职员列表，双击选择而来。开票人：可以手工录入，为选填项。上述信息完成之后，点击“保存” ，单据保存成功，继而跳出“审核”按钮，确认单据信息无误后

29、，审核单据，右上角会跳出“审核”标志。6.2 维护执行“供应链采购管理 采购发票 采购发票-维护”操作说明：在进入单据序时簿之前，首要步骤是进行所有已存在单据的筛选查询工作。 这项工作非常重要，是进行单据批量处理和管理控制的前提条件。只有查询确定的单据，下面的处理工作才会相对通畅和严谨。单击【购货发票（专用）一维护】，即弹出“条件查询”界面。在这个界面中用户可以设置单据的查询条件、 针对关键字排序、保存查询方案、对已筛选 的单据进行数据的重新提取，此外针对查询结果，系统还可以实现自定义表格设 置功能。对于一般查询，系统提供比较简单的查询方式，即按单据的期间、审核与否 等等单据状态特征进行单据的查询的设置，即可按单据状态查询单据。以上各种单据状态查询可以任意组合查询，如可查询当日未审核单据、或本 期已记账单据等等。外购入库单序时簿的状态设置包括：1、时间，是指所要查询的单据的时间归属，系统提供了当天、本周、本期、