数字档案销毁方法及制度研究(可编辑)

1、四川师范大学文理学院本科毕业论文数字档案销毁方法及制度研究学生姓名 王 月 丽 院系名称 文 学 院 专业名称 汉语言（中外文秘方向） 班 级 2010级 2 班 学 号 201010045224 指导教师 李 伟 (硕士) 数字档案销毁方法及制度研究学生：王月丽 指导教师：李伟内容提要： 自出现计算机始，直到现在或未来我们的生活中，网络逐渐占据其主要的一部分。现实中在网络时代中信息不断数字化，档案也顺应时代的潮流进行着数字化。在档案数字化的时候，虽然给我们的生活学习研究带来了便利，但是在档案数字化的过程中出现不少问题，国内外的研究者在不断解决问题的过程中加深档案数字化，。在数字档案处理过程中

2、处于末端环节的销毁，往往会为大家所忽略。销毁作为最后环节，它不仅关系着档案本身的问题，同时更重要的是档案所涉及的国家公司单位的秘密。若销毁环节不注意，产生的后果将不堪设想。本文主要对国内学者关于数字档案销毁方法的理论和成果进行分析和概述：分析了数字档案的发展前景、相关概念、形成过程和销毁过程、销毁的作用和原则以及销毁方法的介绍，最后对数字档案销毁制度进行简要的梳理介绍。关键字：数字档案 信息清除 数据销毁 载体销毁 销毁制度 Digital File Shredder Method and SystemAbstract: Since the beginning of the computer

3、appears , until now or in the future of our lives , the network gradually occupy the main part of it. Reality in the Internet age information is constantly digitized files are also with the trend for the digitization. In the archives digitized time, although the study and research to our lives to br

4、ing the convenience , but in the process of digitizing archives many problems , domestic and foreign researchers to solve problems in the process of constantly deepening digital files . In the digital file processing at the end part of the destruction , often ignored by everyone . Destroyed as the l

5、ast link, it is not only the file itself, but also important is the file involved in the secret state company units . If the destruction of part of attention, the consequences would be disastrous. This paper focuses on domestic scholars on the digital file destruction methods and results of theoreti

6、cal analysis and overview : analysis of prospects for the development of digital archives , related concepts , the process of formation and destruction , the destruction of the role and principles and methods of destruction of the introduction, the last of the digital file shredder system briefly co

7、mbing introduction.Key words: Digital Archive Offers Data Destruction Carrier destruction Destruction system目 录一、研究背景1二、有关概念1（一）档案1（二）数字档案概念1三、数字档案形成过程2（一）档案整理2（二）档案扫描及校对2（三）图像处理、图像存储和图像质检2（四）数据挂接和数据验收2（五）准确性与完整性检查3（六）数据备份、备份检查3（七）档案还原装订与档案原件还库3（八）批量抽线技术与格式转换3（九）数字化成果管理3四、数字档案的销毁的作用和原则3（一）数字档案销毁的作用3

8、（二）数字档案销毁的原则4五、数字档案销毁的方法4（一）数据销毁4（二）介质销毁6（三）新型的销毁方法7六、档案的制度7参考文献：8数字档案销毁方法及制度研究 一、研究背景 21世纪，属于网络时代，同时网络已经成为我们生活中不可缺少的一部分。综合所查资料，“计算机真正开始运用于档案领域可追溯到20世纪80年代，此时的计算机只是作为检索工具存在，辅助人工进行档案管理；进入20世纪90年代后，随着计算机技术、网络通信信息技术和社会信息化程度的发展与提高，尤其是电子商务的出现，导致整个经济社会产生巨大变革，数字产品不断出现在人们的视野中，同时世界各国的档案研究也开始朝着数字化、网络化方向发展，因为档

9、案作为历史见证、社会的财富有必要也可以进行数字化，实现共享。”谭远宏,赵家文,刘健华:湘潭师范学院学报(社会科学版)我国档案数字化建设中存在的问题与对策,2005年（第五期）。 档案数字化是档案事业发展的必经之路，是数字政府、电子商务蓬勃发展的需要。然而在数字档案为工作和生活带来方便时，它如何有序、安全的管理成为当前档案数字化工作急需解决的问题。销毁是末端环节，对不需要但有重要的档案进行销毁是很重要的，而且对档案信息安全防护工作将产生重要影响，在现实中档案销毁方法还需要根据计算机技术、网络通信信息技术的发展而进行不停地改进、提高，这样才能对档案进行很好的保护。数字档案作为新型的信息资源，它的发

10、展在各方面存在着问题，它需要进行不断的完善。在国内外数字档案发展研究中，对于数字档案销毁方法以及相应的制度研究者涉及的很少，在各个领域对数字档案销毁方法和制度都没有统一的规定，皆是按照自己内部的方法、制度。我国的高校现在也有对数字档案各方面研究的项目，档案数字化的进程在不断的深入，世界各方也在不断的研究有关问题，在不断查阅的资料的过程中，我发现我国对数字档案销毁方法研究力度远不及外国，本文以电子文件的销毁方法来阐述现在档案数字化的销毁方法和制度的有关人员研究资料进行分析和概述，希望在将来我国能针对数字档案销毁方法及制度有统一的标准，在保护档案的基础上对承载档案的载体没有损害能继续实用减少浪费。

11、二、有关概念 （一）档案 “档案是指社会组织机构或个人在社会实践中直接形成的，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。档案是有史以来最早产生的文献之一，也是现代社会的核心信息资源的重要门类。也是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、音像等不停形式的历史记录。”和宝荣、王英玮等著:档案管理学基础，中国人民出版，第三版，第10页。 （二）数字档案概念 在王芳的21世纪档案学系列教材数字档案馆学中对数字档案是这样的描述：“社会组织机构信息化的直接结果是电子文件键的产生与数字信息资源的积累

12、。2006年，我国国家档案局组织的一项调查表明，中央和国家机关、中央企业已有将近80%的单位采用了办公自动化或电子政务系统，共产生各种类型电子文件近两亿件，成为各项工作的真实记录的重要组成部分。当电子文件在完成了管理科研生产市场交易等种种社会职能之后，其中具有历史保存价值的一部分资源需要长期储存，就形成了数字档案。”王芳：21世纪档案学系列教材数字档案馆学，中国人民大学出版社，2002年版，第22页。 三、数字档案形成过程 （一）档案整理 对所需要数字化的档案提卷并分类整理，然后进行档案拆分。档案提卷、分类整理以及拆分时要严格按照要求来进行。而在拆分档案之前需要对档案进行统一编号，在编完号之后

13、将需要扫描的页面进行重新编号，在重新编号时需注意要与第一次编的号进行区分以免产生误解，从而在还原装订时产生错误。 （二）档案扫描及校对 扫描原稿和扫描文件的存储格式必须严格按照档案管理的统一标准。扫描人员按照扫描与处理工作说明书的要求，填写移交清单（清单由拆分人员和扫描人员的共同填写完成）并签字领取后进行纸介扫描。采用先进的图像处理软件来扫描图像，扫描原稿时根据不同情况调整图像分辨率、亮度和扫描原稿扫描模式和扫描速度，以确保扫描的图像的质量的情况下，原稿的完整无缺。同时，可以根据原稿质量进行系统定义，如自动纠偏，自动去污、自动分文件等批处理功能 。在自动处理系统工作时，扫描者根据实际情况作出适

14、当的调整，如处理超大页面，纸张色调和薄厚处理。 （三）图像处理、图像存储和图像质检运用自动化处理和人工处理相结合的方法，保证图像质量的完美无暇。由图像校队系统进行图像校对，确保图像的顺序染色倾斜等等无误，发现不合格的图像，及时返回到上一步进行校正。图像储存格式与页面空间分辨率为200pdi；图像格式为TIFF、JPG；储存空间是A4,20-30KB/页 这时的图像质检是电子图像的第二次检查，是处理后的电子图像进行的质量检查。 （四）数据挂接和数据验收 数据挂接由汇总挂接和数据关联挂接两部分组成。 1.汇总挂接在数字档案转换过程中所产生的图像数据库以及目录数据库经过质量检测是合格后，将数据通过网

15、络传入服务器汇总。然后通过编程或者运用对应的软件，就可以完成目录数据对相关的数字图像的自动搜索，这样就是实现了批量快速挂接。 2.数据关联 在纸质档案目录数据库是基于一个或多个图像的每一个文档扫描的纸质文件的副本存储为图像文件。到相应的文件夹中的图像文件，你应该仔细检查每个图像文件名和文件目录数据库中的文件的文件号是相同的，页面和图像文件的数据库文件中的目录页的文件号是相同的，在数据库中的图像文件和目录的文件总数的总数是相同的，等等。“通过每个图像的文件名和文件目录数据库中文件数量的文档的一致性和唯一性，建立一对一的关系，为实现目录数据库的文件与图像文件，连接到提供散装的条件。 认真填写纸质档

16、案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。”连华:办公自动化（综合版）纸质档案数字化处理的工作流程,2007年（07期）。 扫描处理检验后的图像成品与文本域录入统一有系统自动进行图像文字和系统的匹配挂接。完成挂接至档案管理系统中后进行再次的成品验收。 （五）准确性与完整性检查统一由系统进行经由扫描处理检验之后的图像、文本域录入的文字和系统的匹配挂接，在实现匹配挂接到档案管理系统中以后，进行再一次的成品验收。 （六）数据备份、备份检查 在完成扫描、挂接等工作后对数据进行备份，根据要求对加工

17、数据进行不同的方式备份比如光盘备份、硬盘备份等等。同时，备份时注意档案的目录顺序、储存格式、完整的数据信息等，不可以让其丢失。 （七）档案还原装订与档案原件还库 在完成扫描和文字录入后要对纸质文件进行还原归档。在进行还原装订时要注意符合档案归档的相关规定、标准。同时，要在不破坏原档案的前提下，将用于数字化加工的档案回复到原版原貌，原始顺序和装订形式与之前相吻合，保持不变的同时要更换卷皮及卷内的目录。 在完成还原之后，进行移交之前要按照原始档案清单进行核对，确认无误后签字移交。在移交时注意要提供纸质和电子的交接清单。 （八）批量抽线技术与格式转换 在生成的成品后，对需要利用的数据，可根据要求对高

18、精度图像实现批量修改分辨，对图像进行抽线处理。 在利用时，根据利用的要求，可以对做后的数据成品进行格式转换。 （九）数字化成果管理 对数字档案进行定期检查、更新。 四、数字档案的销毁的作用和原则 （一）数字档案销毁的作用 1.减少系统负担在网络时代的社会中提倡“无纸化办公”的理念已经贯彻人心，由于利用起来极为方便，各种纸质文档不可避免的向着电子文件、数字文件所发展。它们的储存空间较之纸质文件小得多，随着数字、电子文件的增多，信息系统的负担就会不断的增加，这样就会降低系统的反应速度，从而影响工作效率。所以对失去利用和保存价值的数字档案、电子文件等进行销毁，能够有效的减少系统的负担，继而提高办公效

19、率。 2.避免信息泄漏 随着信息技术的不断发展，信息的覆盖面越来的越大，其利用率不断提高。在信息技术给我们带来方便时，信息安全问题逐渐显露出来。在那些将要销毁的数字档案，电子文件中，不乏有些档案文件涉及保密的信息，特别是在各级政府机关、科学研究机构、国防等领域中，假如对这些档案文件处理不当，是很容易导致各种秘密信息的泄漏。因而，销毁这些档案文件数据和其载体是很重要的，是防止信息泄漏的重要环节，是保护国家、科研等领域信息安全的有效手段。 3.减少管理成本 伴着信息量的剧增，所有的文件都保存起来将会增加管理和维护费用，但是有些文件失去保存价值在保存就会浪费，故而在经鉴定之后，将这些无用的文件销毁则

20、有利于降低管理的成本，尤其是将不用保密的无利用价值的文件进行销毁后还可以对其载体重复利用，减少社会资源的浪费。 4.管理过程有序化销毁作为数字档案管理工作的一部分，比起利用等他的重要性丝毫不减。让数字档案安全有序彻底的销毁则有利于档案管理的有序化，促进其管理方式的规范化。 （二）数字档案销毁的原则 1.统一管理的原则 国家政府机关企事业单位对数字档案的销毁工作有统一的安排、规定。有专门的部门负责销毁工作，使其有序的按照规定进行销毁。相对于普通的文件来说，涉及保密文件销毁应对销毁中的运作过程进行严密监控，未经审批私自销毁保密文件的情节进行严肃处理。 2.先鉴后销的原则 由于数字档案的秘密等级不同

21、，采取的销毁准则要求和方式也是不同的。因为在销毁之前，要对需要销毁的文件进行认真、仔细的分析、鉴定，然后将属于要销毁的文件进行等级划分之后按照相应的准则、要求来进行销毁。 3.确保安全的原则 对保密文件，应建立统一的档案销毁中心，并对中心工作人员进行保密教育工作，建立统一的销毁工作流程，这样就有利于避免泄漏信息，造成不必要的麻烦。 4.方便工作的原则 对于档案进行定期的鉴定工作，以确定那些需要销毁的文件，同时这样也有利于加快系统的反应速度，有利于档案信息的规范，有利于提高工作效率。 5.严格标准的原则 各个部门进行统一的销毁流程，进行载体和秘密等级的划分，这样按照相关规定办事会大大的提高效率，

22、标准化的规定更容易进行工作。 五、数字档案销毁的方法 数字档案的销毁包括：数据（信息）销毁和载体（即介质）销毁。这两种方式各有不同的优缺点。数据销毁方式将需要消除的档案进行对数据的各种销毁，但是其最大的问题及缺点是若消除不好则有可能恢复，而最大的有点在于它不会破坏数据载体。相反，载体销毁就是运用各种途径对载体进行毁坏从而达到销毁的功效，其最大的优点是毁坏彻底。 （一）数据销毁 “ 数据销毁是指采用各种技术手段将计算机存储设备中的数据予以彻底删除，避免非授权用户利用残留数据恢复原始数据信息，以达到保护关键数据的目的。” 王宏：金融电子化信息销毁方式及安全性分析，2010年09期。 计算机或者其他

23、设备在进行废弃、转售或捐赠等等的时候，必须要将设备中所记录的所有数据运用各种方法进行完全、彻底的删除，是数据无法还原，避免造成信息、资料等的泄漏，避免产生不必要的危害。尤其是国家涉密数据、文件则更要删除。其方法包括格式化、覆写法、消磁法、紫外线照射删除与移除电源等等。 1.格式化 格式化主要应用于对磁盘资料进行初始化设置，能够直接的一次性清除磁盘数据，根据格式化具体实施的过程，还可以分为低级格式化和高级格式化。硬盘往往可以采用两种方式，而软盘职能采用高级格式化。 “ 低级格式化指将空白的磁盘划分出柱面和磁道，然后将磁道划分为若干个扇区，每个扇区又划分出相应标识部分ID、间隔区GAP和数据区DA

24、TA等。”郑珊珊：苏州大学硕士论文电子文件销毁研究，2012年一般，只有在十分必要的情况下，用户才需要进行低级格式化，原因是低级格式化是一种损耗性操作，对硬盘寿命有一定的负面影响。 “高级格式化就是清除硬盘上的数据、生成引导区信息、初始化FAT表、标注逻辑坏道等。它主要是对硬盘的各个分区进行磁道的格式化，在逻辑上划分磁道。在高级格式化时，不同的操作系统有不同的格式化程序、不同的格式化结果、不同的磁道划分方法。”郑珊珊：苏州大学硕士论文电子文件销毁研究，2012年。高级格式化最典型的应用就是对系统进行重装，也就是能够将操作系统进行清除，而对比之下，低级格式化不会对系统进行操作。 格式化虽然在实际

25、办公中有着广泛的应用，但这需要注意格式化的使用队形，并且不能对有保密级别的资料进行格式化。此外，格式化需要对硬盘扇区进行全面的处理，方能实现格式化的效果。通常情况，只要未进行高级格式化就可以将数据还原。从理论上讲，无论快速或者普通的高级格式化都不能真正彻底、完全的删除数据，它只是在将数据写入磁盘的扇区开始的地方写入一个特别的数据，从此可以写新的数据，这可以通过分区表修复工具或数据恢复软件。在高级格式化后如果不立即使用一个新的数据覆盖整个硬盘上，那么恢复原来的数据，成功率高达100 。换句话说高级格式化是不适合的有秘密等级的文件销毁。相反，低级格式化就相对好一些。它是在磁盘上的每一个扇区用“00

26、”的覆盖，这意味着原信息将会被覆盖，这样的数据可能不再恢复。因此，在理论上，秘密等级的文件可以使用低级格式化。格式化适合销毁被存储在硬盘，软盘等的磁性载体，以及U盘、半导体和其它电子文件在载体上，因为它的特性，它只能被用来摧毁非机密文件或安全分类下的秘密文件，高调密级不适用于此销毁方法。 2.覆写法 覆写法主要是进行数据的掩盖，将数据进行清除，可以再进行新的读入数据，使载体能够重复使用。然而，在经过多次覆写后载体可能存在被破坏的风险，也就是应用过程中可能出现数据遗失的风险。企业在应用覆写法中要重复考虑其风险，根据风险实施具体的活动。原则上，用数据覆写方法清除过的档案存储载体只能在原单位使用，因

27、为它只是尽可能地覆盖存储介质中当前可用区域上的信息而已。该方法适用于销毁秘密等级不高的档案，特别适用于选择性的消除某一介质中部分内容的情况。3.消磁法擦除一体机（Data Copy King ）是当前应用最为广泛的数据擦除工具，能够在较高的速度下进行数据销毁，其速度可以达到普通工具的三倍左右。同时，该工具适用于多种存储装置，例如移动硬盘、U盘和TF卡数据销毁等，在应用过程中表现出良好的功能特性，能够在短时间内完成数据的擦除。同时，在工具的使用获得用户的一致认可，可以在该技术上获得专业性的服务。消磁法主要针对于应用磁性技术进行存储的工具，例如，磁盘和磁带，通过将其磁性进行破坏，就可以达到去除数据

28、的作用。在进行消磁操作中需要使用消磁机，进行消磁操作往往需要委托消磁单位。消磁法能够快速地将数据进行消除，在应用中有着重要的意义。 消磁法最明显的特点是高效，它可在一秒钟完成销毁任务，但经过消磁处理的存储介质无法再使用。其中，直流消磁法适用于一般涉密档案的销毁，交流消磁法则可用于高密档案的销毁。 4.紫外线照射删除“紫外线照射删除法是指利用特殊的擦除器通过紫外线照射擦出半导体芯片上记录的数据的销毁方法，适用于EPROM芯片。其工作原理是通过紫外线照射EPROM芯片顶部中心位置的方形窗口，将其中的电荷释放出来，数据全部被改写成二进制“0”或“1”值从而达到删除数据的目的。数据擦出被擦除后，还可在

29、原来的介质上重新写入数据，但在新的数据为写入之前可以借助专业手段进行恢复。”郑珊珊：苏州大学硕士论文电子文件销毁研究，2012年。 紫外线照射删除法的优点是，档案存储介质上的原数据被擦除后，可在该介质上重新写入数据，且价格较低，操作方法简便。但是，若要重新改写，必须将存储器拆下，置于专门的编程器中进行。 由于采用紫外线照射法删除的数据在未被新数据覆盖之前仍有可能借助于专业手段恢复，因此，它仅可用于非密数据的清除或低密数据的销毁。 5.移除电源移除包括电池在内的所有电源则适用于DRAM与SRAM两种半导体存储器。此种方法就是利用RAN存储器具有数据一时的特性，移除或关闭包括电池在内的所有电源，是

30、存储器中的数据无法保留。移除电源法操作简单，但只能用于非保密数据的清除。 （二）介质销毁介质销毁指运用各种方式对存储介质例如硬盘、U盘等使其发生变形，从而达到销毁档案文件的目的。1.捣碎法/剪碎法 捣碎法/剪碎法指的是对物理存储介质的破坏，从而使数据不能被读取系统，这样就能保证数据的保密性和安全性。比如对数据存储的光盘进行大型机器捣碎、绞碎破坏它们的形状，以达到破坏的目的。 2.焚毁法 每一个储存介质都免不了退休的命运，所以在彻底废弃储存介质时让数据完全的永久性的不存在就要运用焚烧法。焚毁法指采用高温焚烧文件载体，破坏载体来达到数据销毁的方法。 3.泡水法具有磁性的载体直接丢到水里，当水透过外

31、壳，浸泡到内部时，由于水会破坏盘片上纪录数据的磁粉就会将数据完全销毁。数据恢复程度还需视进水状况而定。 4.刀割法 破坏关盘的表面数据记录层，达到销毁数据的目的。该方法操作简单、方便，破坏性大，实用性很强。 5.滴盐酸法 盐酸是腐蚀性的液体，它对于销毁碟盘上的磁粉，有很显著的效果。但是盐酸法和泡水法的问题一样，要想彻底销毁数据的话，需要保证每一片光盘上都浸泡在腐蚀液体中，如果没有浸泡彻底的话，文件还是有恢复的可能。 6.铁锤敲击法铁锤敲击法与刀割法相似都是破坏载体的外形从而使数据无法读出来。当然，最好的办法是用力强制使光盘敲变形，这样我们就可以确保完全无法透过任何磁头读取数据。这种方法快捷而毁

32、坏力大，破坏性强。 （三）新型的销毁方法 1.基于远程控制的数据销毁技术“基于远程控制的数据销毁系统是采用网络出发的方式，并结合心跳检测技术与数据覆写技术的优点而开发出的数据销毁系统，他能更好的解决远程控制下数据的彻底销毁问题，从而保证数据的安全。”徐箐、余建桥、朱有佃：计算机工程与设计基于远程控制的数据销毁技术的研究与实现，2008年 （第9期）。该系统的主要功能模块包括：文件定位模块（主要负责定位需要销毁的数据的存放路径等。）状态检测模块（定时检测数据服务器是否脱网，并在服务器脱网时报警；及时对数据服务监控程序的运行状态信息进行检测，完成主机的调度，并重新启动关闭了的监控程序。）监测模块（

33、使用心跳检测技术的方法来监测数据销毁过程中的运行状态，并在自毁程序关闭时将其重新启动。）本地数据销毁模块（使用数据覆写技术完成数据的本地销毁。） 2.EEPROM信息安全处理机 “EEPROM信息安全处理器采用了物理和电子双管齐下的方法来销毁数据。它先用反复写的方法，使写入的数据尽可能的覆盖EEPROM上的原始数据，随后使用物理方法高压电击穿芯片使芯片遭受损坏，而高压电所产生的热量，也能使芯片内受到二次摧毁。这种设备参考的是美军数据清理标准。”郑珊珊：苏州大学硕士论文电子文件销毁研究，2012年。开发人员说，EEPROM可移动，并在移动的过程中，可能会遭受盗窃和抢劫，因此，信息安全处理机将开发一种便携式装置，即就是将其做成箱式并上锁。在箱子被非法打开时，EEPROM芯片将会在开箱的瞬间自动销毁，从而使信息达到安全。2013年3月30日来自集大的消息说，该校计算机学院院长李咏梅教授的科研成果EEPROM信息安全处理机已经通过专家验收。新型的销毁方法在不断的被研究出来，这些方法将会越来越能简单的快速的销毁需要销毁的的文件。 六、档案的制度针对我国的电子文件管理制度，发现提的问题在于空泛的条款内容，不明确的要求等等，总之就是有些笼统。还有就是负责销毁文件的工作人员大多数不具备专业知识，这样就有可能造成文件的误销，导致不必要的损失。对于直接就将销毁这一