采购及费用报销管理办法

1、采购及费用报销管理办法*有限公司采购及费用报销管理办法编制部门：财务部总则1 .为保证*公司”（以下简称“公司”）的运作效率，进一步加强公司财 务管理、费用管理及各项开支审批流程的规范性 ，本着节约、高效与强化经济 效益的原则，特制定本办法。2 .适用范围：本办法适用于公司各部门。3 .本办法部分名词解析：“费用经办人”，就是指主办发生费用并报销的直接经办 人；“代办费用报销人”，就是指受费用经办人委托，代办费用原始单据归集、 统计、粘贴、填写审批表等报销手续的代办报销人 ；“部门经理”就是指负责 部门全面工作的部门经理；“部门总监”就是指就是指负责部门全面工作的部 门管理人员；“财务经理”就

2、是指负责财务全面工作的部门经理；“财务总监” 就是指由董事会直接任命的主管公司财务工作的高级管理人员；“总经理或副 总经理”就是指由董事会直接任命的主管或分管公司各项业务活动的高级管理 人员；“员工”就是指公司所有人员；“一般员工”就是指主管以下的员工；公 司”中层管理人员”就是指经公司总经理任命的部门经理、部门副经理、主管 人员等管理人员；公司“高层管理人员”就是指经公司董事会任命的总经理、 副总经理、财务总监、总经理助理等高级管理人员。二、费用管理原则1 .费用管理的总原则就是：根据公司高层管理人员、部门经理的职责分工，对其所 管辖范围产生的管理费用实行预算编制、监控分析管理。各项费用的开

3、支定额 按照公司各项管理规定及审批的各部门预算定额的本年累计进度进行审核。在具体执行中体现为事前申请、授权支出、限额内使用 ，总额预算控制。2. 各部门每年按零基预算编制本部门年度费用预算。费用预算的编制原则就是:实事求就是, 既要满足正常工作需要, 又要厉行节约, 不铺张浪费, 强化投入产出的费用管理理念。3. 费用报销采取在规定限额内凭票实报实销原则, 遵守以下规定:1) 费用的报销单位原则上就是在实际发生费用并产生经济效益的单位。2) 费用报销应附清晰、合法、齐全的原始单据( 合法的发票), 除国家事业单位与出国公务发生的国外( 包括香港) 费用外 , 任何收据不可作为报销凭据。3) 本

4、着“谁经办 , 谁负责”原则 , 严禁提供虚假发票与收据报销费用, 费用经办人对取得的发票真伪负全部责任, 经税务机关查出任何虚假发票, 由费用报销人负责解释与承担相应责任。报销的发票正面或背面须有费用经办人签名确认; 定额发票 ( 如停车费、巴士/地铁票、的士费等), 可在按顺序粘贴后 , 在骑缝处签名确认。4) “费用经办人”根据费用性质完整填写相关费用审批表 , 保证报销单内容、金额的完整性及合法性, 不得随意涂改, 将原始单据按费用类型与顺序粘贴后 , 按财务审批条例规定的费用审批程序完成签批手续。5) 高层管理人员作为“费用经办人”时 , 可委托人力资源与行政部指定人员作为“代办报销

5、人”。“代办报销人”完成费用原始单据归集、统计、粘贴、填写报销单等报销手续后, 须将成套费用报销单据交给“费用经办人”在“经办人”栏上签名确认 , 并提示费用经办人须在发票正面或背面签名。6) 财务部有权拒绝办理有涂改痕迹的、不合法、不完整及没有费用经办人签名确认的费用审批表。7) 当月发生的费用原则上必须在当月到财务部办理报销手续, 因特殊原因不能在当月报销的, 不能超过下月; 当年发生的费用必须在年度内到财务部办理报销手续; 对跨年度的费用报销不能超过次年1 月份。8) 严格执行会计法、税法等相关管理规定, 规范报销人员的签名, 保证签名的清晰、合法性。经办人及审核人必须以清晰、端正的字体

6、在费用报销单上签名确认, 签名为可识别的中文字样, 高级管理人员的签字可使用英文, 但应具有可识别性。9) 任何费用报销的批准人不得就是当事人, 费用审批人为费用经办人时, 须交上一级主管审批人审批。即部门经理的费用交部门总监审批; 高层管理人员发生的业务费用, 在审批权限范围内相互交叉审批; 特殊情况下超签批范围的业务费用需由总经理签批同意后执行。4. 费用审批权限分项目管理, 总体遵循“预算总控、逐级授权、限额审批”原则。各部门必须根据实际情况, 预算下一年度的费用总额, 报公司管理层会议商讨同意 , 报财务部备案。1) 预算控制原则 在季度预算总控及限额范围内, 预算考核范围内进行签批。

7、 超过季度预算累计额度未超年度预算总控范围, 或超限额范围的费用,由部门经理提出书面费用申请报告, 经部门总监同意、财务总监审批同意后 , 交财务部备案。 超过年度预算总控或限额范围内, 必须由部门经理提出书面费用申请报告 , 经部门总监、财务总监与总经理审批同意, 上交董事会批准后,交财务部备案并调增预算额度。2) 预算考核范围内的审批标准: 各项费用审批权限按照董事会批准制定的财务审批条例执行, 需要财务总监、副总经理与总经理审批但因出差或外出而无法现场签字的, 可由其授权代理人签字, 出差返回后及时补签。5. 费用经办人、费用审批人、财务审核人、人力资源与行政部指定费用管理员的职责。1)

8、 费用经办人的职责: 经办人为费用直接报销人, 任何代办报销及代整理报销单据的代办报销人不得在经办人栏签名。 费用发生前, 经办人按费用审批人事前约定的费用管理模式, 以邮件或书面申请的方式提出费用开支申请计划。 费用发生时, 经办人归集相关费用单据, 提前填写 费用开支审批表,按照财务部的格式要求粘贴单据, 填制相应费用审批表, 并在 “经办人”一栏签名 , 提交费用审核人审核及审批人审批。 经办人必须使用黑色水笔, 如实填写费用报销的内容、金额 , 不得涂改,经办人负有对报销的费用进行合理解释的责任。2) 费用审批人的职责: 一般员工的上一级费用审批人为部门经理, 部门经理的上一级费用审批

9、人为部门总监; 高层管理人员费用实行交叉互签审批。 部门费用审批人在费用管辖范围内, 对费用的必要性、合理性与合法性进行事前管理。 费用发生后, 审批人审核费用报销人的报销金额及相关单据的真实性、合理性与合法性, 并按审批权限签名审批。费用审批人负责监控管理所管辖的费用, 对预算管控范围内审核审批费用, 对超过预算进度的费用进行合理性解析, 并采取措施。3) 财务审核人职责: 财务部负责审核原始报销单据的合理性、合法性、金额准确性、流程签批的完整性, 对各部门费用预算进度进行合理分析。 财务经理审核费用性质的合理、合法性。 会计核算员审核费用单据金额准确性、流程签批的完整性及填制单据的规范性。

10、 财务审核费用时, 如发现存在不合规、 不合理与不合法的事项、有涂改痕迹的报销单证, 应退回费用经办人予以更正或重办, 不得私自更改或办理报销手续。4) 人力资源与行政部费用管理员的职责: 作为高层管理人员费用汇总的经办窗口, 对费用与单据流转进行清晰、高效、安全的管理。 负责归集高层管理人员及人力资源与行政部的费用单据, 集中传递费用审批人 , 并做好费用登记及签收记录。 遵循费用报销人为经办人原则, 费用管理员归集费用时, 负责通知费用经办人在原始发票背后及报销单据经办人栏签名确认业务内容。6. 报销付款时间: 每月报销截止日期根据集团规定的结账日期执行, 具体时间由财务部每月提前通知各部

11、门。三 借款 ( 备用金 )1. 因工作需要, 经申请审批, 员工或部门可申请备用金借款。2. 申领备用金, 必须遵守以下规定:1) 申领人需填写借款( 备用金 ) 审批表, 注明申请款项用途金额预计还款日之前就是否有未结清欠款等事项, 并按备用金限额办理相关手续后方可到财务部申领。2) 备用金根据需要申请, 具体审批流程按下述财务审批条例执行, 需要财务总监副总经理与总经理审批但因出差或外出而无法现场签字的, 可由其授权代理人签字, 出差返回后及时补签。3) 所有备用金借款须在相关事项办理完毕后的3 个工作日内, 由经办人办理核销手续。逾期未办理核销手续的, 不允许再次申领备用金。如特殊原因

12、需延期核销备用金的, 或因特殊原因需长期使用备用金的, 须在申请备用金时备注说明清楚。4) 财务部定期检查未核销的备用金, 对逾期未办理备用金核销的借款, 及时通知经办人办理清还手续; 如果经办人接财务部通知后仍不办理核销手续的 , 须报财务经理及经办人所在部门经理处理。5) 对于使用时间跨会计年度的备用金, 经办人应于12 月 8 日前办理核销手续并于次年年初重新办理申领手续。四 支票汇款管理1. 支票由出纳员妥善保管。支票使用时需按照国家关于票据使用的规定执行, 出纳应设置登记簿, 登记票据使用情况, 包括领用日期收款单位用途金额等信息。2. 支票汇款的审批权限标准如下:1) 支票汇款付款

13、审批权限按按照董事会批准制定的财务审批条例执行。2) 如审批领导因出差或外出而无法现场签字或签章的, 可由其授权代理人签字审批 , 出差返回后及时补签等手续。3. 不得签发空白票据。如有特殊情况, 须经财务经理审核同意并交财务总监副总经理与总经理签批后, 方可签发限额票据。4. 开出的票据必须在签发后3 个工作日内, 由票据领用人凭票据存根及相关费用发票交由出纳办理票据核销手续, 再将相关单据交由会计进行账务处理。对逾期未办理票据核销手续的, 财务部及时催促领用人办理有关核销手续, 并向其上级主管反映, 予以处理。5. 所有汇款 , 财务人员均须审核付款发票审批表等付款资料, 制作 付款凭证按

14、下述的付款审批权限审批后方予以付现或汇款转账, 银行预留印鉴管理及使用按照人力资源与行政部制定的印章管理办法执行。五 业务招待费1. 业务招待费包括: 招待客户用餐或其她公务接待用餐食品酒水礼品等费用。2. 业务招待费必须就是与经营活动有关的合理支出, 并能提供足够的有效凭证与资料 , 证明费用的真实性合法性。3. 各部门的业务招待费报销限额, 在各自年度预算考核范围内, 年度招待费用总额不得超过核定的年度招待费用预算总额, 如超过的按公司预算管理办法的相关规定处理。4. 业务招待费的使用原则:1) 提倡勤俭节约, 注重费用效益, 各部门发生的业务招待费限额按年度预算执行。2) 严格控制业务招

15、待费开支, 反对铺张浪费, 因工作需要宴请客户或各单位人员工作用餐, 应注意限制陪同人员数量, 原则上陪同人员不得多于来宾人数。3) 关联单位工作往来的, 原则上只安排工作餐。4) 部门内部活动及公司部门间活动一律不得使用公款消费, 不得报销业务招待费。5. 业务招待费报销需列明接待对象、来访人数、来访事由、接待时间、地点及陪同人员等 , 写明事前预算金额及实际报销。上述资料如填写不全, 财务部有权退回更正或不予报销。报销招待费必须填写招待费审批表并按下述审批流程签批。6. 月结的接待餐费及酒水, 由人力资源与行政部制定签订合同, 报财务部备案。月结的接待餐费, 须提供接待明细清单, 列明接待

16、时间、地点、接待单位、接待事由、接待人及陪同人员数量等。所有的接待事项必须由接待经办人签名确认,按招待费审批流程签批。7. 集中采购的接待酒水, 人力资源与行政部应每月根据实际使用情况, 提供每次接待的对象、接待事项等明细清单, 及时办理报销签批手续。6、 差旅费公司差旅费报销原则及标准, 按照人力资源与行政部制定的公司员工出差管理规定执行, 报销差旅费必须填写差旅费审批表并按下述财务审批条例执行审批。7、 个人通讯费公司通讯费报销原则及标准, 按照人力资源与行政部制定的公司通讯管理规定执行 , 由各部门报送人力资源与行政部汇总, 人力资源与行政部安排专人审核后汇总到财务部报销, 并附各部门报

17、销清单, 报销通讯费必须填写费用开支审批表并按下述财务审批条例执行审批。8、 市内交通费1. 市内交通费就是指员工因业务需要产生的交通费, 原则上员工因公务外出应使用公司安排的车辆, 具体按照人力资源与行政部制定的公司车辆管理制度执行 , 但因特殊紧急原因, 需要外出, 如车辆已外出, 不能及时赶回, 可选择合适经济的交通方式外出。业务交通费实行凭据报销方法。2. 员工因紧急公务需要外出市区的, 原则上由公司安排车辆接送, 公司不能安排车辆接送的, 经部门经理同意后, 可乘坐的士。报销该的士费用时, 须在的士票背后注明公务事由、起始地点、时间等, 填写费用开支审批表并按下述财务审批条例执行审批

18、。9、 会议 （ 培训 ） 费1. 各部门因工作需要组织会议或培训, 原则上应利用公司现有办公资源, 本着从简高效的原则组织会议或培训。2. 各部门因工作组织外出的会议或培训, 涉及费用开支的, 应提前提交审批表, 将会议或培训的计划时间、地点、内容、出席人、费用预计金额等提交领导审批同意。由人力资源与行政部协助安排会议或培训场地、用餐等。3. 各部门参加工作会议或培训, 必须在会议或培训结束3 个工作日内, 将会议或培训单据进行归集整理, 附会议证明材料（ 包括 : 会议时间、地点、出席人员签名、内容、目的、费用标准、支付凭证及其她书面证明材料）, 填写会议（ 培训 ） 费审批表, 附费用明

19、细清单等资料, 并按下述财务审批条例执行审批。十、 办公费公司人力资源与行政部负责编制年度的办公用品预算及采购计划, 遵循“成本效益”的原则进行公司办公用品的集中采购工作。日常办公用品费用申购及使用原则按照人力资源与行政部制定的公司办公用品申购管理制度执行, 办公用品申购费用审批权限按照下述财务审批条例规定执行。十一、 车辆使用费公司车辆使用及报销按人力资源与行政部公司车辆管理制度及私车公用管理规定规定执行, 报销时实行按车辆分费用项目核算报销, 并附车辆费用发生明细清单 , 车辆费用报销需填写车辆费用审批表并按下述财务审批条例执行审批。十二、 固定资产购置费用、处置费用固定资产指使用期限在一

20、年以上, 单位价值在2000 元以上的资产, 或价值大于1000 元但实际使用年限超过一年, 每年消耗较小的资产。（ 其她类别价值较高的物资采购、经营费用可参照本制度执行。） 具体采购流程如下:（一 ）采购申请:申请部门提出采购申请, 要求注明名称、类型、数量、需求日期、预算价格、用途、产品规格等信息, 涉及技术指标的, 须注明相关参数、指标要求等。新员工入职时需要采购固定资产的要同时附表新员工入职所需办公设备（ 固定资产） 。由人力资源与行政部安排采购人员进行询价, 申请人协助询价。（二 ）询价比价议价:（1） 由人力资源与行政部安排采购人员及部门申请人员对物资进行市场询价每种物品原则上至少

21、需要三家的供应商进行报价。在选择供应商应当考虑供应商资质 （ 如具有合法经营主体资格、信誉良好、品质、交货期、价格、服务良好、客户满意度良好等） 。（2） 接到报价单后, 需进行比价、议价后填写询价比价表, 按低价高质的原则进行评估。表单及有关资料收集整理完毕后, 需按照下面第十四条财务审批条例的权限报送领导, 对询价议价情况进行讨论审议, 同意采购的方可执行下一流程。（3） 属下列情况者, 无须进行比价、议价: 已由集团总部签订相关合同的采购活动 , 或市场无法进行三家报价的物品采购（ 如独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无替代品等）, 但仍需保留单家相关报价记录。（4） 按照规定 ,

22、采购金额伍佰万元及以上的大额采购, 必须经过招投标的形式采购 , 严格按照国家关于招投标的相关管理制度执行。（三 ）审核审批:（1） 填写资本开支审批表, 报送领导审批。采购询价议价结果报有关领导审议批准后, 根据财务部要求填写资本开支审批表 , 交由部门经理、财务经理对经办人提交的审批表进行审核, 对审批表、报价单等进行严格审核, 对不符合规定的资料可要求经办人补充完整或退回经办人重新办理 ;（2） 根据财务审批条例的规定, 审批人在审批权限内对资本开支审批表进行严格审批 , 对不符合规定的可以要求经办人修改或退回。（四 ）办理采购:由采购人员根据签字完结后的资本开支审批表办理采购事宜, 及

23、时与选定的供应商签订合同、索要发票等, 并及时报送财务部门。（五 ）申请预支付:采购人员根据合同约定, 如需要提前预支付款项的, 需申请财务部门预支付,财务部门根据审批表、报价单、采购合同、对方银行账户信息、发票等资料办理预付款手续, 并将付款情况反馈到采购人员。（六 ）进度跟催（1） 为确保准时交货, 采购人员或申请人员应提前采用电话、传真、邮件或亲自到供应商处跟催, 以确保物资能适时到货。（2） 若采购物资无法在预定时间内交货的, 采购人员须提前通知申请部门, 寻求解决办法; 如须重新与供应商确定新的交货期或约定其她事项, 要签订补充协议,并报送财务部门。（七 ）验收入库:采购物资到公司后

24、, 由采购人员要会同申请部门、财务部办理验收手续, 按流程办理入库手续。如验收不合格的, 由采购人员在三日内办理换（ 退 ） 货手续。需要安装的物品, 应在完成安装达到可使用状态后办理验收手续。（八 ）付款对账:财务部门根据资本开支审批表、 询价比价表、采购合同、发票、预付款资料、验收单据、入库单据等办理结算付款手续, 并将付款情况反馈到采购人员,付款流程按照下述付款审批权限规定执行。财务部门协助采购部门及时安排与需要对账的供应商核对账务。（九 ）采购资料保管: 申请部门、人力资源与行政部、财务部 , 应妥善保管各类采采购及费用报销管理办法购资料,制作资料清单,装订成册。固定资产在使用寿命结束

25、或提前报废处置时，由使用部门填写资产报废审批 表，注明报废原因，财务部门协助填写资产价值等信息，报送有权限的审批人审批 后方可报废，报废收入及时入账。完结后财务部据此进行相应财务处理。十三、人工成本薪酬管理按照人力资源与行政部制定的薪酬福利管理制度执行，审批权限按照财务审批条例规定执行。十四、财务审批条例财务审批条例由董事会批准，公司所有经营性支出审批与资本性支出审批，付 款审批，必须严格按照此条例执行。1.经营支出审批权限经营支出数额（人民币）所需要的报价数目审核人员*审批人员底限顶限5,000,000任意数额招投标-董事会500,0005,000,0003个正式报价-董事会50,000500,0003个正式报价副总经理总经理与董事会主席2,50050,0003个正式报价副总经理总经理或副总经理与 财务总监02,500备用金报销部门经理部门总监*审核人员的权责就是被告知支出的性质内容与细节，并相应提供意见与建议。2.资本支出审批权限资本支出数额（人民币）所需要的报价数目审核人员*审批人员底限顶限5,000,000任意数额招投标-董事会500,0005,000,0003个正式报价-董事会25,000500,0003个正式报价副总经理总经理与董事会主席025,0003个正式报价副总经理总经理与财务总