秘书相关资讯,其职业范围与从业人员能力素质要求

1、秘书相关资讯，其职业范围与从业人员能力素质要求· 大学城栏目：居民空间消息快播|· 空间栏目：作业（3）· 收藏到我的学习空间 · 收藏到我的课堂魔方 全屏发表时间：2011-3-26 16:13:54浏览：356评论：1秘书的职业范围及职责秘 书 工 作 范 围 广 泛 ， 包 括 打 字 员 、 速 记 打 字 员 、 录 音 打 字 员 、 电 讯 机 操 作 员 、 私 人 秘 书 和 行 政 秘 书 等 。 这 些 职 位 ， 偏 布 于 商 业 、 工 业 、 服 务 性 行 业 及 政 府 部 门 。 工 作 简 述 · 打 字

2、员 o 负 责 将 手 稿 或 文 件 用 打 字 机 打 出 · 速 记 员 o 负 责 速 记 默 录 资 料 ， 再 打 成 文 件 o 速 记 员 的 工 作 比 普 通 打 字 员 较 繁 重 · 录 音 打 字 员 o 负 责 聆 听 录 音 带 所 记 录 的 资 料 ， 宜 接 打 成 信 件 或 文 件 · 电 讯 机 操 作 员 o 负 责 发 送 和 接 收 讯 息 · 私 人 秘 书 o 职 责 包 括 打 字 ， 速 记 及 撰 写 会 议 纪 录 ， 为 上 司 安 排 约 会 时 间 ， 给 予 访 客 所 需 资 料 ，

3、答 覆 电 话 谘 询 ， 将 信 件 分 类 、 整 理 和 存 入 檔 案 o 资 深 的 秘 书 更 可 获 授 权 回 覆 普 通 的 信 件 ， 而 无 须 上 司 亲 自 处 理 o 在 规 模 较 少 的 公 司 ， 私 人 秘 书 或 会 兼 任 接 待 员 · 高 级 / 行 政 秘 书 o 对 雇 主 的 工 作 有 深 切 认 识 而 又 能 干 的 私 人 秘 书 资 历 · 中 五 程 度 ， 及 有 良 好 的 中 英 文 水 准 · 须 具 备 基 本 速 记 、 打 字 及 电 讯 机 操 作 等 技 能 · 懂 得 操

4、作 办 公 室 内 的 仪 器 · 谦 恭 有 礼 ， 有 耐 性 及 乐 于 助 人 · 须 保 守 秘 密 及 有 良 好 的 专 业 操 守 · 在 国 际 性 机 构 任 职 ， 懂 得 其 他 语 言 对 工 作 会 很 有 帮 助 秘书从业人员能力素质的新要求 (一)应变意识秘书专业自身生存的特点。要积极主动地关注变化、新情况、新问题，及时关注社会动态，了解市场热点和“敏感点”，掌握瞬息万变的信息，更好地为领导服务。作为新世纪的秘书，不能封闭、保守、僵化，做事被动。充分发挥自己办文办事的主观能动性。更好地发挥参谋助手作用。古人讲“登高望远”，只有思想放

5、开了，才有可能打破僵化。 (二)创新意识秘书从业人员参谋决策性体现秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决策并有效执行方面提供参谋服务，即辅助领导进行科学决策。有人比喻得力的秘书是领导的“左膀右臂”。显而易见，秘书在日常工作中，不仅应该正确领会领导意图，更应该及时补充领导思想盲区，帮助领导打开思路，激活思想。因此。秘书从业人员必需增强创新意识，学会独立思考，打破常规，张扬个性。而回到现实中来，“秘书工作被动论”的论调占据主导地位，不少秘书在工作中对领导是绝对的服从。不是唯唯诺诺，不敢越雷池半步，就是溜须拍马，俯首贴耳。从根本上毫无主见，创新精神更是无从谈起。秘书从业人员要有自我实现的追求

6、，要实现自我价值，必须当好领导的助手，就必须将自我意识融入到角色的扮演中。在角色中体现自我。在规范的角色位置上塑造自我。在21世纪这样一个高科技时代，人们思维方式的深刻变革是必然的趋向。(三)独立意识秘书的独立人格的体现 在秘书行业，有不少这样的定位：秘书是“参谋”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是无名英雄等。而涉及到秘书人格，却有不少人持这样的观点：领导两袖清风，秘书也清正廉洁；领导人腐败犯罪，秘书也必然品行不端。这就完全抹煞了秘书人格的独立性。秘书。夹杂在上级与下级中间，对上级来说，是“跑腿的”、“打杂的”；对下级来说，又是领导的“跟班”。其实多年之后，不少秘书对于自己的

7、身份。常常感叹“什么也不是”。那么，秘书的人格到底在哪里? 秘书人格的确立，必然要求秘书明确角色意识和自我意识的关系。人的自我意识表现为愿望、意向、兴趣、信念等，是不断进取、自我实现的精神支柱。依马斯洛的“需求理论”。每个人在进入自我实现的某个阶段后，又会出现新的更高的造出鲜明的角色形象。在角色形象中展现出独特的自我。 (四)现代意识秘书与时俱进能力的体现 。增强秘书从业人员的现代意识，应该做到以下几点：一是公关意识。在现代社会，秘书从业人员没有一定的公关意识是难以立足的。一个单位如果不懂得塑造自身良好形象，不懂得知名度和美誉度对单位生存和发展的价值，势必在日益激烈的竞争中失去地位和发展空间。

8、群众是事业发展的基石，如何有效地实现与公众的沟通，是秘书从业人员的一项重要职能。秘书从业人员要开展好工作，还必须协调好与单位内部各部门的关系。秘书从业人员在实际工作中要强化公关意识，就必须掌握基本的公关理论知识和实务知识，要有良好的精神风貌和心理承受能力，要有较强的协调组织能力和宣传推广能力。二是竞争意识。当今社会是一个充满竞争的社会，面对竞争日益激烈的环境，秘书从业人员必须强化竞争意识。随着领导水平的不断提高，作为领导的助手和参谋的秘书只有不断挑战自我、超越自我，才能更好地胜任工作。三是法律意识。随着市场经济体制的确立和社会主义法制的日趋完善，社会各行业与法律的关系日益密切。这必然要求秘书从

9、业人员熟悉法律知识，树立较强的法律意识，否则就难以在依法治国、依法行政方面当好领导的参谋助手。四是协作意识。当今世界，许多生产、工作离不开部门、行业的协作，而市场经济的发展更强化了人们相互依赖、相互协作的社会关系。对一个秘书从业人员来说，不依靠集体的力量，个人再有能力和抱负都难以成就事业。因此，秘书从业人员要自觉地与其他同事加强沟通和交流。这样才能提高工作效率。达国家英国的秘书与秘书工作，与其语言和种族本属同一沿革历程的美国相比，确迥然有异，大相径庭。表现在英国的秘书与秘书工作之政治性较美国突出鲜明。英国的秘书工作范围，秘书自身知识、能力等结构，有其突出的特点。 英语中秘书Secretary一

10、词，来自拉丁语Secretum。在中世纪，秘书在大不列颠原本是处理国王通信，处理机密或秘密紧要问题的高级官阶的人。今天西方秘书的种种工作虽有发展变化，而机密和通信技能的原始概念，却依然保持，同这种职务有最基本的传统关联。 秘书一词在英国的概念，按英国牛津字典解释：秘书一为办事处、营业所、公司或企业的雇员，有一种雇佣关系，其任务是处理通信，整理记录，安排约会。往往有地位有财富的人士，将秘书作为一种特殊成员，几乎都有私人秘书；二为高级官员，其职责为负责通讯、记录等事宜。不以盈利为目的、团体会社的秘书，是义务的不受报酬。三为国家的秘书，负责政府机关的政务工作，名为秘书，实为部长。如英国的国务大臣、外

11、交大臣、陆军大臣，其名称为Minister（部长或大臣），但也称Secretary（秘书）。 就英国高级官员和国家的秘书而言，英国内阁办公厅及议会下院的办事机构，均设有秘书机构，不仅为内阁服务，还为内阁委员服务，如为委员安排议事日程、起草决议等，在各方面协助委员会主席进行工作并为大臣的特别会议服务。英国议会下院设议长办事处，下设四个办公室，即议长办公室，秘书主要负责处理议长的公文和信件，协助议长们进行社交和工作方面的联系；官方报告办公室，主要负责下院每周议事录的印发工作；决议事宜办公室，主要负责向议员发送一切有关议会的文件；供销办公室，主要负责出售报纸和议员需要购买的其它资料。 英国下院设事务

12、处，主管下院重要事务。事务处下设一处五室，即：会议秘书处，主要负责处理议员对大臣提出质询的通知，并准备一览表，列出大臣们答复质询的日程；委员会办公室，负责给常设委员和特别委员配备人员；公议案办公室，负责下院的公议案程序和财政程序方面的事务；议事记录办公室，负责编辑下院每周议事录、决议事项与会议记录等项工作。 英国国家秘书既为官职，可分两类：一类是政务官，一类是事务官。前者是如上所举的政府成员，由他们决定政府政策，共同对议会负责，皆与内阁共进退；后者则为政务次长以下的各级官员，其任务是处理政府事务，如收税、会计、管理教育、卫生以及办理文书等项工作。从事管理这些事务的宫员，被称为事务官员。英国的事

13、务官员较多，超过100万人，其中普通行政人员约60-70万人，实业人员40一50万人，他们都在政府各部会的政务官员领导下也行管理，但与内阁的进退无关。他们的职业是非政治性的，是永久性的。英国政府中的普通行政人员分为四级：一是行政级，包括上述各部常务次长、次长、司长、副司长、助理司长，下至科长、副科长等，其职务为辅助大臣和协助机关制定、草拟政策，联系与协调各级工作，改进机关组织与工作方法，负责机关内行政人员的考核与监督。二是非行政级，这一级为文官的中下层干部，其职务是对次要提案进行初步审查分析，对不重要的事务进行直接指导，以及解决、处理公务中所引起的问题，负责主持次要工作的进行等等。三是文书或办

14、事员级，其主要任务是按一定法规、指示，处理特定事务，按规定格式准确记录，回答问题及统计资料，做简单的文书起草工作，搜集、提供和保存资料，作为上级处理工作的依据。四是打字、文书和计算机操作级，此类人员大部分为妇女，地位为雇员，主要做誉写、打字、计算机统计、接电话等工作。由以上所述，明确看出，英国的政务官与事务官，官职是称谓，从事秘书工作是实质。换言之，这四类行政人员的工作，大致包括了英国的实际秘书工作，英国的全部秘书工作或秘书职责尽然归属于上述内涵。 英国的秘书三个不同的醒目之处： （一）制定政策的常务秘书 英国制定国家政策，是由20名高级同僚组成的内阁决定。内阁之下分设各部门委员会，在制定政策

15、的时候起关键性作用。每一部门委员会的大臣首先负责提出他所管辖范围的有关政策，但在提出政策之前，内阁大臣必须广泛听取专家的意见，首先是常务秘书的意见。常务秘书的传统作用，是收集并整理一切能收集到的详细材料和统计资料，以便做出完善的决定。英国认为这是安国根本，正国纲常。在英国体制中，内阁大臣绝不能避开其常务秘书及其部门的技术专家，而是共同议，言听计从于常务秘书。因此，常务秘书对于决策起着相当有效的影响作用。常务秘书必须尽量客观和公正，根据所掌握的材料情况，向大臣提出可供选择的政策以及在执行各项选择方案中，可能遇到的问题和可能出现的后果。一旦做出决定，大臣就必须接受和维护决定。再者，无论政府如何更迭

16、，常务秘书的地位总是不变的。虽然常务秘书在政治上保持中立，但他必须了解情况，明确认识政府的政治哲学，以便能够制定达到政府计划目标的总战略。 （二）内阁秘书 内阁秘书处包括50多名官员，他们分工研究五大方面的政策，即外交、经济、内务、社会服务与技术。此外，尚有欧洲经济共同体方面的问题。这50多名官员与有关各部、局的对口人员保持密切联系。内阁秘书处对内阁的各个委员会都提供秘书方面的支持，对内阁各大臣准备集体汇报材料，负责将不完善的政策材料退回给主管大臣，要求修改后再行上送。此外，它还尽力预测大约半年后可能发生的一切问题，以便事先得到各部门的意见，提出必要的配合行动，使各大臣能座出妥善的决定，故而内

17、阁秘书除自己的职能外，尚包括文官系统负责人的职能。内阁秘书对文官的影响不外是与各部的常务秘书一起开会，讨论如何解决全国施政过程中出现的具体问题。内阁秘书与文官局的常务秘书同等地位，也与负责外交系统及财务系统的高级常务秘书等同。 （三）私人秘书 英国的私人秘书，不仅不同于其文字种族同一的美国的私人秘书，也与世界各国的私人秘书迥然有别。大臣的私人秘书，是由一般文官担任。这是英国文官制度中公认的一种标准作法。这种作法吸引人的特点是：私人秘书一般都是由常务秘书向大臣提名并由大臣任命的精神饱满的文宫充任。除首相的私人秘书是属于副大臣一级的以外，多数私人秘书都是高等的执行级官员。私人秘书的作用，主要是将大臣的意见下达到下属各单位，并为大臣全面安排各种会见，以解决大臣管辖范围内的各种难题。由于私人秘书系公务员，属于文官系统，因此实际上并非长期充任作私人秘书。在英国，始终一直获得顺利贯彻执行职位描述从事私人秘书，你要做的工作不仅仅是办公