数字档案室与电子文件管理

1、数字档案室与电子文件管理2013年5月数字档案室的组成o 一、网络和网络设备o 二、数据o 三、三、档案管理系统o 四、安全保障体系o 五、制度o 六、人员一、网络和网络设备o一、网络和网络设施一、网络和网络设施：o办公自动化网络：o1、局域网o面向本单位全体人员的档案服务利用平台o2、政务网o利用同级政务网面向本级党政机关的档案信息利用平台o3、公众网o利用公众网面向广大社会公众的公共档案信息服务平台o网络设施：o传输介质、集线器、交换机、路由器、光电交换设备等o数字档案室工作设备：o计算机（服务器）、扫描仪、光盘刻录机、打印机、磁盘阵列或磁带机（备份设备）、光盘柜（光盘、磁盘、磁带）、照相

2、机、摄像机等二、数据（三个数据库） 内容数据库内容数据库： 、永久、定期保管的文书档案的电子版以及电子公文的收发登记；o、科技档案中形成的电子文件；o、会计电算化材料和会计档案管理软件；o、人物档案中的电子文件；o5、 业务档案（民生档案）的电子版；o 6、 永久期限传统照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片；o7、其他音频、视频形式的电子文件；o8、档案管理软件及有关电子版说明；o9、现行文件和政府公开信息的电子版； 目录数据库目录数据库o（一）依据全宗卷规范（DAT294）和全宗指南编制规范（DAT494）建立全宗卷；o（二）文书档案、业务档案的归档文件目录和照片档案的基本目录；o（三）

3、科技档案总目录和分类目录； o（四）实物登记目录；o（五）文书档案的专题目录和文号索引；o（六）会计档案目录和卷内目录；o（七）现行文件和政府信息公开目录；o（八）重大活动档案登记目录；o（九）人物档案目录；o（十）公务活动礼品档案送交目录；o（十一）录音、录像及其他多媒体档案的基本目录；o（十二）资料登记台帐；元数据库元数据库（包括背景信息）o1、对电子文件数据本身进行描述：如文件属性、数据类型、格式、结构o2、电子文件的著录信息。全宗号、题名、文件类别代码、附件、稿本、责任者、其他责任者、文件编号、成文时间、保管期限、组织机构类、件号、页数、利用权限、载体形态、附注、主题词等o 3、电子文

4、件的硬件环境、软件环境、压缩算法的相关软件和迁移软件等。如：计算机型号、cpu型号、内存数；网络环境：网络类型、协议、版本号；操作系统：名称、版本号；应用软件：名称、版本号。o 4、在电子文件的利用过程中：实施访问操作的人员、时间、设备、项目、内容等o 5、电子文件的鉴定、销毁和审查过程中的数据。如：鉴定销毁过程的鉴定者、鉴定时间、销毁审批者与审批内容、销毁时间、销毁者；审查过程的审查者、审查记录背景信息o 在电子文件的产生、办理、交接过程中产生的，如文件的登记、起草、修改、签发或者承办、传阅、办结过程中的各类责任者:起草者、修改者、审核者、签发者等及其意见；各类操作者：打字者、发文者、收文者

5、、存储管理者；责任凭证信息：批示、签名、印章、代码（公文处理单、办文单等）；电子文件修改、交接、传递过程的其他标识（交接文据）。o 这三个数据库应进行挂接，内容数据与目录数据挂接，可以进行有效管理；内容数据库与其元数据建立有效的联系，可以防止非法修改，确保电子文件的真实性和有效性。三、三、档案管理系统o 数字档案室管理系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能。收集功能o 1、收集各门类电子文件、元数据及背景信息，并保证其真实性o -提供在线和脱机两种收集方式o -能够批量导入和导出，并保证数据不损坏o -自动采集目录数据库、内容数据库及元数据库等有关数据管理功能o 2、按照设定的

6、分类方案，将数字档案信息存储到系统中o -著录o -辅助人工完成档案的开放鉴定o -对档案内容数据进行抽取及元数据添加，并建立两者的持久关联，形成长期的数据包o -统计并打印相关信息保存功能o 3、设定标准格式（数据格式和存储格式）o -数据格式的转化功能o -定期对载体及其软硬件环境进行测试o -计算机软硬件环境发生重大变化时，为保证数字可读，采取迁移等手段对所存储的数据进行技术处理o -数据只读、备份功能（即时备份、长久备份）利用功能o 4、快速检索和利用o -通过网络平台发布档案信息o -辅助进行档案信息职能编研、深度挖掘o -档案管理者和利用者之间提供交流平台o -进行档案访问量等的自

7、动统计o -进行利用权限的角色处理四、安全保障体系四、安全保障体系o 包括数据的安全和信息系统的安全o 方法：o 一、采取相应的保障技术手段，配备必要的软硬件设施；o 二、建立健全数字档案室安全管理制度并严格遵照执行；o 三、高度重视数字化过程和电子文件收集过程中的信息安全；o 四、制定应急预案，完善灾难恢复机制。o 数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等五、制度 电子文件归档制度 各门类电子文件的收集范围 收集标准 移交方法和时限 现代化设备维护使用制度 其他信息技术管理制度六、人员o 一、高度的

8、责任心o 二、相当的专业知识有关的法律法规和标准o 一、电子文件归档与管理规范（2002)o 二、公务电子邮件归档与管理规则（2005）o 三、 纸质档案数字化技术规范（2005）o 四、 中国档案机读目录格式（2006 o 五、 版式电子文件长期保存格式需求（2009）o 六、 基于XML的电子文件封装规范o 七、 文书类电子文件元数据方案（2009）o 八、电子文件管理暂行办法（2009）电子文件管理的具体内容1、收集2、整理3、保管归档电子文件管理的总要求归档电子文件管理的总要求o保证归档电子文件的真实性、完整性和有效性。o 真实性：保证与其形成时的原始状态一致。o 完整性：内容、背景信

9、息和元数据无缺损。o 有效性：信息的可读性、存储系统的可靠性、载体的完好性。明确电子文件管理职责o 文书处理部门和业务部门应指定专人负责电文书处理部门和业务部门应指定专人负责电子文件收集工作。负责将本部门形成的应归子文件收集工作。负责将本部门形成的应归档保存的文件收集积累起来，按时按规定向档保存的文件收集积累起来，按时按规定向档案部门移交归档。档案部门移交归档。o 档案部门对文件的收集积累工作进行监督和档案部门对文件的收集积累工作进行监督和指导；并负责归档电子文件的整理、保管和指导；并负责归档电子文件的整理、保管和利用工作。利用工作。一、电子文件的收集一、电子文件的收集o牢记电子文件的收集关键

10、“及时”“准确”o牢记电子文件收集的双轨制o 带密级的文件不作为电子文件保存，只带密级的文件不作为电子文件保存，只可以有著录信息。可以有著录信息。收集内容o 1、档案内容信息o 2、元数据o 3、背景信息数据： 、永久、定期保管的文书档案的电子版以及电子公文的收发登记；o、科技档案中形成的电子文件；o、会计电算化材料和会计档案管理软件；o、人物档案中的电子文件；o5、 业务档案（民生档案）的电子版；o 6、 永久期限传统照片档案的电子版及数码相机拍摄的数字照片；o7、其他音频、视频形式的电子文件；o8、档案管理软件及有关电子版说明；o9、政府公开信息的电子版；o上述应归档电子文件的元数据和背景

11、信息要一并收集。 机读目录：o（一）依据全宗卷规范（DAT294）和全宗指南编制规范（DAT494）建立全宗卷；o（二）文书档案、业务档案的归档文件目录和照片档案的基本目录；o（三）科技档案总目录和分类目录； o（四）实物登记目录；o（五）文书档案的专题目录和文号索引；o（六）会计档案目录和卷内目录；o（七）政府信息公开目录；o（八）重大活动档案登记目录；o（九）人物档案目录；o（十）公务活动礼品档案送交目录；o（十一）录音、录像及其他多媒体档案的基本目录；o（十二）资料登记台帐；一、档案内容信息：稿本、格式q 准确地区分稿本（签发稿和版式公文）。一般将文件的正本和定稿即文件的最终版本收集起来

12、，一定要注意不能将文件草稿混作文件的正本收集起来。q 与其相应的纸质文件保持一致。电子、纸质是文件依存的两种载体，也是文件的两种版本，为保证文件的真实原始，应注意两种版本信息的一致性。 完整性要求o 1、文件及附件的页数o 2、有定稿、有领导签发标示或其他公文流转标示o 3、案件是否有处理结论o 4、审批表是否有审批机关的章o 5、会议文件o 6、汇报材料o 7、剪报o 8、统计报表有制表人和负责人的签字电子文件的类型和通用格式o文本文件文本文件：用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件。各个单位的办公自动化系统形成的大多是文本文件，CAD系统、CAM系统也形成部分文本文件。类别代码为T T。

13、o图像文件图像文件：将公文或图纸、图表通过扫描仪、数码相机等设备输入计算机管理而形成的二维点阵图文件。类别代码为I。o图形文件图形文件：由CAD、CAM系统或其他制图软件生成的二维、三维图形文件。类别代码为G G。o数据文件数据文件：因管理需要，在计算机数据库系统上建立起来的各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理数据等文件。类别代码为D D。电子文件的类型和通用格式o 计算机程序（命令文件）：计算机程序（命令文件）：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件。其类别代码为P P。o 影像文件影像文件：通过计算机影像处理技术形成的记录着各种影像的文件。类别代码为

14、V V。o 声音文件声音文件：通过计算机系统的声音处理技术形成的记录声音的文件。其类别代码为A A。o 超媒体链结文件超媒体链结文件：网页文件。类别代码为O O。 收集的电子文件的格式应尽量统一。文字型数收集的电子文件的格式应尽量统一。文字型数据采用据采用XMLXML、RTFRTF、TXTTXT、PDFPDF格式，扫描图像数格式，扫描图像数据采用据采用JPEGJPEG、TIFFTIFF或者或者PDFPDF格式，视频或多媒体格式，视频或多媒体数据采用数据采用MPEGMPEG、AVIAVI格式，音频数据采用格式，音频数据采用MP3MP3、WAVWAV等格式。等格式。二、元数据o 字面上看:关于数据

15、的数据,即定义和描述其他数据或过程的数据o 美国国家标准化组织出版的一书中,开篇这样写到:元数据是确保数据资源长久保存下去并在未来可继续利用的关键.o 在电子文件管理领域,元数据指:自始至终地描述文件的背景、内容、结构及其管理的数据，是保证电子文件真实性、可靠性、完整性和可使用性的关键措施。元数据分类：o1、对电子文件数据本身进行描述：如文件属性、数据类型、格式、结构o2、电子文件的著录信息。全宗号、题名、文件类别代码、附件、稿本、责任者、其他责任者、文件编号、成文时间、保管期限、组织机构类、件号、页数、利用权限、载体形态、附注、主题词等o 3、电子文件的硬件环境、软件环境、压缩算法的相关软件

16、和迁移软件等。如：计算机型号、cpu型号、内存数；网络环境：网络类型、协议、版本号；操作系统：名称、版本号；应用软件：名称、版本号。o 4、在电子文件的利用过程中：实施访问操作的人员、时间、设备、项目、内容等o 5、电子文件的鉴定、销毁和审查过程中的数据。如：鉴定销毁过程的鉴定者、鉴定时间、销毁审批者与审批内容、销毁时间、销毁者；审查过程的审查者、审查记录三、背景信息o 在电子文件的产生、办理、交接过程中，如文件的登记、起草、修改、签发或者承办、传阅、办结过程中的各类责任者:起草者、修改者、审核者、签发者等；各类操作者：打字者、发文者、收文者、存储管理者；责任凭证信息：批示、签名、印章、代码（

17、公文处理单、办文单等）；电子文件修改、交接、传递过程的其他标识（交接文据）。移交时间移交时间及时及时q 发文发文 应在文件定稿以后马上进行收集。如果是网上签发的，应在签发后由办公自动化系统自动将已经签发过程的文件转到文件的收集库，交文件收集人员管理。如果是在纸制文件上签发的，文件在交文书处理部门缮印时，将电子文件交责任人员收集起来。q 收文收文 应在运转处理完毕，文书处理过程结束后，立即交文件收集人员管理。需办理的，在办理完毕，向文书处理部门注结后交文件管理人员管理。只需要传阅的文件，应在传阅完毕后，交文件管理人员管理。q 工程文件工程文件 应在项目过程中由责任人员随时收集积累，等项目完成或者

18、搞一段落后，向档案部门移交。q 会计会计电算化的文件与纸制一起移交；人物、照片、录音人物、照片、录音、录象录象、实物实物要即时移交。o电子文件与其相应的纸质文件同时收集。并保电子文件与其相应的纸质文件同时收集。并保证二者在内容、相关说明及描述上的一致性。证二者在内容、相关说明及描述上的一致性。o电子文件定稿后，应将其属性设置为只读形式，电子文件定稿后，应将其属性设置为只读形式，并存储在特定的存储载体之上，脱机保管。并存储在特定的存储载体之上，脱机保管。o定期制作电子文件的备份。定期制作电子文件的备份。o注意做好收集起来电子文件的保管工作，创造注意做好收集起来电子文件的保管工作，创造良好的保管条

19、件，严格管理，防止因载体的损良好的保管条件，严格管理，防止因载体的损坏而导致电子文件无法读出。坏而导致电子文件无法读出。二、电子文件整理二、电子文件整理o总要求总要求有序化o一般要求：保持文件之间的有机联系，便于保管和利用o 整理程序： 1、载体选择o 2、归档审查o 3、组织信息o 4、刻盘o 5、封签载体选择标准 存储容量大。 易长期保存，性能稳定，比较耐久。 读取速率高。 使用方便。 标准化程度高，易于信息交流。 价格合理。载体选择：存储介质 存储设备按照使用的方式和存储规模，有移动存储设备和非移动存储设备；按照存储介质和存储技术的不同又可分为磁盘存储、磁带存储、光存储、磁光存储，其中磁

20、带是最为便宜的存储介质、而磁盘是存取速度最快的存储介质； 常用的信息存储介质有纸张、缩微胶卷（照片底片）、磁带、磁盘 (软盘和硬盘 )和光盘 (optical disk)等 载体选择 o 1、硬磁盘：利用RAID技术的磁盘阵列o 2、磁带：无论是硬盘技术，还是光盘技术，都不适合用来进行数据存储备份，只有磁带机技术才真正适合数据存储备份领域。事实上，磁带机技术长期以来一直是首选的唯一的数据存储备份技术，因为磁带介质不仅能提供高容量、高可靠性以及可管理性，而且价格比光盘、磁盘媒体便宜很多。 光盘o 3、我们常说的刻录盘则是指CD-R和CD-RW两种。o CD-R是CD-Recorder或CD-Re

21、cordable的缩写，是一张光盘只可以让用户写一次的光盘，就是我们说的“一次写多次读”。CDRW是CD-ReWritable的缩写，是允许用户在同一张可擦写光盘上反复进行数据擦写操作的光盘。我们叫做“可擦写式光盘”载体选择结果o一次写光盘一次写光盘o磁带磁带o硬磁盘硬磁盘2、归档审查o 齐全性鉴定：是否符合归档范围齐全性鉴定：是否符合归档范围o 准确性鉴定：是否为定稿及规范的文件格准确性鉴定：是否为定稿及规范的文件格式式o 完整性鉴定：文件内容、元数据、背景信完整性鉴定：文件内容、元数据、背景信息息o 一致性鉴定：与纸制文件是否一致一致性鉴定：与纸制文件是否一致o 价值鉴定：保管期限价值鉴定

22、：保管期限o 使用权限鉴定：使用权限鉴定：3、组织信息o 文书档案归档电子文件的整理文书档案归档电子文件的整理按归档文件整理规则DA/T22规定的要求进行。以件为单位整理。o 分类方案分类方案：各种门类电子文件的分类方案应参考纸质文件的分类方案，尽量与纸质文件分类方案一致。归档文书档案的分类方案o A A、年度、年度保管期限保管期限组织机构组织机构适宜于那些文件数量大的大单位。o B B、年度、年度保管期限分类法保管期限分类法。这种方法适用于那些文件很少，文件类别单一的单位。o具体采用哪种分类法，如何建立分类方案，各单位应同档案行政管理部门一同确定。光盘信息结构光盘信息结构o 说明文件：文件名

23、为 README 。一张光盘只有一个说明文件，存放有关本张光盘的各种信息。包括光盘参数；光盘制作单位、保管单位；光盘一致性检查单位；光盘的制作时间；阅读本光盘的硬件环境和软件环境（如：硬件环境：PC586/32M/2G,软件平台环境：windows98）。以及存储的档案类别及每个类别的应用软件环境。如：txt文件：由wood2003的输出文件，版本号为XX.X；TIF文件：第5版本的TIFF4图像压缩格式光盘信息结构o 著录文件（机读目录）：文件名是 DESCRIPT.DB ，存放有关档案的目录信息。就是归档的各门类电子文件的机读目录。 1、文书档案的归档文件目录、专题目录和文号索引；o 2、

24、科技档案编制总目录和分类目录；o 3、照片、声像档案的基本目录；o 3、编制实物档案登记目录；o 4、专门档案如会计、人物、业务等档案的机读目录光盘信息结构o 将相应的文件内容、元数据和背景信息连接到各子目录中。光盘信息结构o 其他文件子目录。子目录名称为 OTHERS 。存放各种帮助显示浏览本张光盘中电子文件的辅助性文件，如解码程序、解压缩程序、图形文件的存取和显示软件、图像文件的存取和显示软件等。如果这张光盘中存的只是办公自动化系统产生的公文电子档案，而且是通用的字处理软件形成的，没有必要存留相应的文件，那么本子目录可以为空。4、刻录o 一个立档单位将一年中形成的所有电子文件刻录到两张光盘上，分永久和定期两种保管期限刻录。o 在专门用来整理电子文件的硬盘上，将准备刻录到光盘上的电子数据打包成光盘数据结构，生成说明文件、著录文件，建立电子文件子目录和其他文件子目录，将应归档的电子文件及其元数据和背景信息连接到其相应的子目录下。o 一切准备就绪，即可采用光盘刻录软件进行光盘刻录了。复制o一式三套一式三套：以通过浏览审查标准有效的光盘为母盘，再复制两套光盘。o封存o查阅利用o异地保存5、封签o 每张光盘都应加封标签。o 位置：光盘封套或光盘封面。o 封签填写项目：全宗号、套别、保管期限、归档年度、载体序