会议室管理制度_第1页
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文档简介

1、会议室管理制度为了加强会议室的管理,保障各部门的工作效率,节约公司资源,保证管理公司会议的顺利召开及规范有序使用,面向公司内部实施会议室使用管理制度,具体规定如下:一、会议室的管理与协调:1、会议室的管理,由人事行政部门负责。各部门安排的各种会议需提前到前台申请登记,会议室使用分固定使用和临时使用,由人事行政部门负责协调、安排时间,避免发生时间交叉与冲突。2、人事行政部门按每周会议安排表提前准备好会议室。及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排。二、相关流程与要求:(一)、会议室使用分类:会议室的使用按时间的持续性分为固定使用和临时使用:1、固定使用:指的是各部门定期召开的会议使用的情况。

2、人事行政部将根据公司整体规划为依据,从实际发生情况出发对会议室的固定使用进行协调与安排,并以表格的形式张贴公示,以便于各部门需要申请会议室时查询。2、临时使用:是各部门以即时通知或要求为依据召开的临时性的短期或间断性会议使用会议室的情况。临时使用应尽量避免与固定使用情况发生冲突。(二)、会议室的使用申请: 1、固定使用:人事行政部根据公司下达的通知不定期规范和调整公司会议室固定使用情况一览表(附表一)并予以公示;2、临时使用(附表二):(1)会前申请:前台登记申请表人事行政部协调安排/审核确认会议室交付使用会议结束整理清洁会议使用反馈与总结注意事项申请:各部门使用会议室,请指定专人负责,在前台

3、处登记会议室使用申请表。申请时间:因分固定使用和临时使用,临时使用则要在使用时间前三日内进行申请,便于人事行政部通知、协调与安排。(2)会议室的使用:会议室使用人员应爱护会议室的公共设备,会议室内不得随意乱贴乱画。若经发现按公司行政处罚制度对使用会议室的各部门负责人进行罚款,若以事实为依据查实相关违规人员,则将违规人员与负责人一并处罚。会议室的照明、空调、设备的使用及管理由人事行政部门负责。会议室配置的设备、桌椅未经许可,不得随意搬动挪作它用。会议期间,人事行政部需跟进会议的茶水、音响等服务,全程跟进做好会议行政服务工作;(3)会后清洁要求:会议结束后,使用会议室的部门负责人需安排人员清洁会议

4、室,保证桌面与地面的清洁,并将桌椅排放整齐。并及时关闭各项照明电器、空调等设施设备的电源;做好会后清洁后应关闭门、窗和全部设施设备电源,切实做好防火、防盗及其他安全工作,以确保下次会议的顺利召开,便于会议室的高效循环使用。人事行政部对会后清洁的执行情况有监督执行和行使处罚的权力,若经发现证实未将进行会后未及时关闭相关设备设施电源或会后清洁工作的,将按公司行政处罚制度对使用会议室的各部门领导及其责任人进行罚款;会后人事行政部应及时检查会后清洁情况,对使用部门不到位的地方进行及时协调处理,对屡说屡犯或情节严重的情况进行处罚,并及时复查做好设施设备的清洁与电源关闭工作,节约能源耗损,减少公司的固定费

5、用开支。(4)公司要求的全体或对外形式的大型固定或临时会议(如员工大会、厂家会议等),由人事行政部门负责整个会议的安排(会前)、协调(会中)与清洁(会后)工作。三、注意事项:1、会议室的使用人员应控制会议时间在申请范围内进行使用,不得无故拖延占用会议室,以免因拖滞引起的两会议时间冲撞;若遇到会议时间控制不当需延期占用,则需会议负责人提前向人事行政部申报,由人事行政部负责协调工作。2、音响、投影仪等设备由专门人员调试,未经允许,不得随意变动。如出现故障,影响会议进行,可通知人事行政部门进行协调。3、会议人员须严格遵守会议管理制度,保持会场秩序,保障各类会议、接待活动的正常进行。附表一:会议室固定使用情况一览表序号使用日期使用时间段使用部门负责人用 途备注请各使用部门注意做好会后卫生清洁工作1每月1日09:0012:00公司每月员工大会及培训如遇假期顺延至假期后第一天上班日2每周三10:0012:00促销部(餐饮)陆玉妹每周促销团队管理会议3每周六10:3012:00公司每周例行主管会议45678附表二:会议室临时使用申请表序号填写日期申请情况协调安排/审批/回复情

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