记录控制程序参考模板

1、记录控制程序1、 目的规范食品安全管理体系记录编制、标识、填写、贮存、保护、检索、保存期限和处置的控制方法，确保记录的真实性、准确性、完整性和有效性，通过记录的可追溯性来提供食品安全管理体系有效运行的证据。2、 适用范围适用于公司食品安全管理体系运行有关的记录控制。3、 职责3.1 品质部文控中心负责记录控制的检查、督办和定期汇总保管。3.2 各职能部门负责本部门范围内食品安全管理体系相关记录的编制、填写、收集、管理与控制。4、 定义4.1 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动证据的文件。4.2 记录保存期限：最短的保存期限要求，法律法规或顾客、文件对记录有保存期要求的，也应满足要求。5、

2、程序内容1. 记录的编制与标识1.1 食品安全管理体系文件规定格式化记录的，使用格式化记录，可从文件控制中心获得空白表格。1.2 食品安全管理体系文件没有规定格式化记录的，由各部门负责人组织编制，报食品安全小组组长批准，由文件控制中心备案后使用。1.3 记录格式的设计、更改按照文件控制程序有关文件更改的规定执行。1.4 记录的标识，主要包括记录名称、记录表格编号（按文件控制程序规定执行）、记录的时间、有关责任人的签名，必要时可标明部门或范围。记录的名称和编号具有唯一性。2. 记录的填写、审核、批准2.1 记录填写要及时、真实、准确、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改，填写时，内容不得遗漏，未发生

3、项应在栏目上用单杠划去。不得用铅笔或红色笔（除非文件规定）做记录。2.2 如因笔误或填写错误要修改，应采用单杠划去，在其上方写上更改后的内容加盖或签上更改人的印章姓名及日期。修改前的记录应能识别，不得用涂改的方式修改记录。2 / 42.3 记录应得到部门负责人或相关主管的审核。审核应关注内容是否正确无误，有无明显的错误字段，填写是否完整、易认。2.4 记录的填写、审核、批准人均应手写签名，并签署日期。2.5 文件有规定时，记录应得到有相应职权的人的批准方为有效。3. 记录的归档、保存与保护3.1 记录可呈任何媒体形式，如纸质、硬拷贝和电子媒体。采用电子媒体保存的记录，应建立备份。3.2 品质部

4、文件控制中心负责编制记录清单，列明公司范围内所有与食品安全管理体系运行有关的记录，包括名称、编号、保存期限和保存部门等内容，并附上原始样本。3.3 在记录使用期内，各部门必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，妥善保存。所有记录保持清洁、字迹清晰，及时进行整理，装订成册，分类编目，存放有序，便于查阅，定期归档，按规定的期限保存记录。3.4 各部门在保存记录时，应做到“防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防强光、防失密”，经常通风，防止记录的丢失或损坏。3.5 品质部文件控制中心应至少每年一次检查各部门记录的使用、管理情况。3.6根据国家有关部门的记录档案管理规定及记录的重要性和必要性规定其保存期限，记录的保存时间无特殊规定时，一般为2年。4. 记录的查阅、借阅4.1 记录应便于检索、查阅，需借阅档案者应办理借阅登记手续。4.2 与记录无关的人员查阅记录应得到食品安全小组组长批准。5. 记录的作废、销毁5.1 品质部文件控制中心应至少每季度一次地对已超过保存期或无参考价值或其他特殊情况需要销毁的记录进行清点登记，填写作废文件销毁申请单，由部门负责人审核，经食