信息技术在高校档案管理的运用

1、信息技术在高校档案管理的运用摘要：随着我国信息化时代的到来，全国各大高校的管理都在向着数字化、科技化、信息化的方向进军，而档案管理作为高校管理中重要的一个组成部分，在学校的评估及人员的调动等等方面都起着举足轻重的作用，在高科技时代中，传统的档案管理已经明显的落后于时代的发展，不能满足社会经济发展及高校改革与创新的需要，只有让信息化的管理模式合理的融入到高校档案管理工作中，才能使其发挥出最大的效力，推动高校档案管理工作的发展和进步。本文从传统的档案管理中存在的弊端进行分析，对信息技术在高校档案管理中的具体应用提出了建设性的意见。关键词：信息技术；高校；档案管理；运用信息技术以其独特的形象性、直观

2、性、快捷性成为现代人们管理的工具，为了提高高校档案管理的质量只有把现代信息网络技术合理的应用在其中，改变传统的管理模式，发挥其容量大、速度快、不受地域限制的优势，用信息化的方法对资料、数据等等进行收集、整理、保存和评估，促进高校整体管理水平的提高。一传统档案管理中存在的各项弊端各个高校都有自己的档案室，也有专门的档案管理员，但在传统的档案管理中却存在着很多的问题，使档案管理工作不够完整，起不到档案储存应用的作用。（一）档案搜集费时、费力传统的档案整理都是以手工的方式进行的，所有的资料收集、汇总、整理、入档等等一系列的工作都是由人工来完成的，这其中不仅需要大量的人力、物力，还需要大量的时间，尤其

3、是那些建校时间较长的高校，其档案资料的种类繁多，所涉及的方面特别的广泛，不但需要专人去进行搜集，还要派专人进行分类和汇总，如果没有专业性的管理人员进行检查和监督，其错误率还会特别的高，档案的查询工作也十分的困难，如果需要提取档案资料就要下大功夫进行查找。因此，这样的工作让档案管理员累死累活也做不好，还会拖高校整体管理工作的后腿。（二）难储存，易损坏传统的档案存储都是以纸质的形式进行归档的，而这种纸质的材料是有其时间限制的，如果没有良好的储存环境，很容易导致其字迹不清，缺页少角，档案不全等等弊端，再加上如果高校管理部门对档案储存工作的不重视，随便设立一间仓库来当作档案室，不注意通风向阳，也不配备

4、最起码的设备与设施，比如说档案室的环境潮湿、阴暗，这种条件下就会导致档案资料发霉，甚至还会有老鼠等等的啃咬，直接影响到档案的储存效果，给档案管理工作带来直接的影响。（三）档案管理员素质低作为档案管理员一定要具备专业的知识素质和思想道德水平，要能意识到档案管理的重要性，从思想上去重视，要认真负责的做好各项琐碎的小事，而就当下的现状来看，档案管理员只是按流程办事，没有自己的思维或想法，只需要把档案往储藏柜里一塞就算完事，这就给后期的查询或提取工作带来了很大的隐患，要么造成档案丢失，要么就是找不到原始凭证或存根，直接影响管理工作的正常进行。二信息技术具体的应用探析信息技术在高校档案管理工作中的具体应

5、用，打破了传统管理模式存在的弊端，其作为新鲜事物的代表，其优越性不言而喻。信息技术的广泛运用使档案管理工作变得更加严谨、快捷，相关信息的存储及处理也逐步趋于完善，电子档案以其储量大、占用内存小，便捷等一系列优势得到人们的广泛认可。（一）硬件技术的完善与应用要想使信息技术能科学而合理的融入到高校档案管理工作中，并发挥其最大的效用，就必须要改善陈旧的管理体系，引进先进的信息技术硬件设备设施，运用现代化的手段进行档案的归整。1.设备的配置。要完成档案管理工作首先就要配备齐全的计算机设备以及与之相配套的打印机、扫描仪等等设备，只有这些硬件设备齐全了才能保证高校档案管理工作的高效开展，因为传统的档案管理

6、大多数都是靠人工操作的方式来完成所有的流程，其工作效率极其低下，而且错误率高，为档案的查询及整理工作带来很大的麻烦，如果配备了信息化的技术设施，不仅可以提高工作效率，降低错误率，还可以节约大量的人力、物力，推动高校档案管理工作更上一个台阶。2.人员的配备。配置了现代化的信息设备，就需要有专业的操作人员来进行操作完成，因为信息化的档案管理不再需要人工手写的纸质版资料，或者说这样的资料会很少，只要通过计算机直接打印便可，既简单、工整又快捷、方便，所以只有配备专业化的技术人才，才能把这项工作做好，也才能让信息化的管理技术完全替代传统的管理模式，实现信息化、网络化的高校档案管理。（二）软件技术的完善与

7、应用硬件设备的实施需要软件技术的支持，没有先进的软件技术，像计算机、扫描仪一类的硬件设备就等同于摆设，所以软件的开发项目更是高校档案管理工作的重要部分，需要进行深入的研究和探讨。1.数据库系统的应用。运用数据库系统进行电子文档的整理与存储可以节约大部分的人工操作，因为传统的文件系统不仅数据信息繁琐，而且信息检索方面也很落后，因此没有得到广泛的应用和推广，为了使高校档案管理工作达到其高效性，必须要对数据库管理系统进行改善与创新，引进现代化的软件技术，建立统一的数据库管理模式，只有这样才能充分发挥出计算出速度快、信息范围大、查询方便的优势，提高高校档案管理的高效性和安全保密性。2.网络技术的应用。

8、互联网已经成为当下的一种时尚风气，也是其高端性的代名词，更是实现计算机信息共享的必要前提，所以实现高校档案管理的网络化技术不仅可以使各种信息之间实现互动与交流，更能进行资料的传输与共享，使档案管理工作变得更加的便捷和高效，同时也为高校节约大量的人力、财力和物力。（三）强化档案信息化管理理念在高校档案管理过程中，相关人员应及时更新管理理念，强化对档案信息化管理的认识。强化管理理念可以从引入竞争机制和培养科研意识两点入手。竞争机制在档案管理工作中的有效融合，可以培养相关负责人员的竞争意识，通过把工作实况与工资收益进行联系，可以提高工作人员的积极性及严谨性，对提高档案管理效益深化档案管理改革有着重要

9、作用。培养科研意识应将其运用在工作实践中是新形势下管理技术现代化的具体体现，其在高校档案管理中的应用，可以及时发现并有效规避其中出现的不足之处，对提高整体管理水平有着不可磨灭的作用。（四）加快档案管理的信息化转型作为现代化的高校一定不能在信息化档案管理建设上进行资金的压缩，要正确认识档案管理工作的重要性，认清其发展方向，大力支持新型档案室的建设，只有这样才能让高校档案管理工作与现代化的信息技术良好的接轨，而且对于人员的配备一定要特别重视，因为现代化的仪器需要专业的技术人员才能发挥其效能的最大化，所以，要想让档案管理工作起到为高校管理服务的作用，就必须要加大对管理人员的学习和培训。三结语总而言之，信息技术在高校档案管理中的有效应用已经成为高校发展的必然趋势，而要想达到其信息管理的高效性，除了要加强其软、硬件设施外，更要注重人才的培养、机制的建立等等细节性、辅助性的工作，只有这样才能使高校的档案管理工作走上规范化、系统化、智能化的发展道路。参考文献1傅永珍.现代信息管理技术在高校档案管理中的应用探析J.科教导刊（上旬刊）,2011,12:198-199.2史兰亭.信息技术在高校档案管理中的应用J.中国教育技术装备,201