大中小型房地产公司管理系列工程材料管理

1、大中小型房地产公司管理系列之六 材料设备管理第7章 材料设备管理 27. 1 材料设备管理制度设计 27. 1 . 1 材料设备采购管理制度 27. 1. 2重要设备招标采购办法 77.1.3材料设备运输管理制度 117.1 .4材料设备领用回收办法 137.1 .5企业工程材料管理制度 157.1.6仪器设备档案管理制度 177. 2 材料设备管理操作工具 197.2.1年度设备采购计划表 197.2.2月度材料采购计划表 197.2.3材料设备考察信息表 207.2.4材料设备采购询价表 207.2.5供应商评价记录 217.2.6合同谈判记录表227.2.7合同信息统计表 237.2.8

2、材料检验报告表 237.2.9设备验收记录单 247.2.10材料采购费用结算单 257.2.11材料采购货款结算单 267.2.12材料采购付款汇总表 277. 3 材料设备管理工作流程 287.3.1采购计划编制工作流程 287.3.2材料设备采购工作流程 297. 3. 3 材料设备检验工作流程 307. 4 材料设备管理方案设计 317.4.1采购谈判方案 317.4.2材料采购合同357.4.3供应商管理方案 387.4.4机械设备保管方案 427.4.5合同违约处理方案 447.4.6供应商质量保证协议 47I7.4.7材料设备采购成本控制方案 49第7章材料设备管理7. 1材料设

3、备管理制度设计7. 1. 1材料设备采购管理制度制度名称材料设备采购管理制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第一章总则第1条目的（1）确保采购材料（设备）完全符合相关国家规范及标准。（2）确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成。（3）保证企业采购管理工作的规范化、制度化，降低采购成本，规范采购行为。第2条适用范围本制度适用于企业总部、各分企业以及企业驻各地办事处的采购行为。第3条管理职责（1）企业成立材料设备采购领导小组，是材料设备采购的最高管理机构，直接对总经理负责。材料设备采购领导小组组长由工程总监兼任，成员包括材料设备部、项目经理部以及财务部等相 关部门人员。（

4、2 ）采购领导小组主要职责 审定企业总部以及非法人分支机构的材料设备采购管理办法及业务流程。 审定企业总部材料设备采购年度计划。 决定重大材料设备采购项目的采购方式。 决定材料设备采购招标方案和供应商选择。 审定重大材料设备采购项目验收方案。 组织协调企业大宗材料设备采购活动，实现信息共享，降低采购成本。 决定采购工作中的重大事项。（3）材料设备部负责采购领导小组决策的执行、组织和日常协调等工作。第二章采购范围和采购方式第4条米购范围本制度所采购的材料设备，主要包括如表7-1所示的范围。表7-1 材料设备采购种类表材料设备种类具体内容主材水泥、钢筋、木材、预拌混凝土装饰材料饰面砖、饰面板、不锈

5、钢制品、玻璃制品、铝合金制品、罩面板、涂料水电安装材料消防及电气设备、电气主材、需求量较大的辅材、电器设备大型施工设备塔式起重机、施工升降机、混凝土输送泵、40千瓦以上发电机组、6立方米以上空压机、物料提升机、厂内运输车辆、挖掘机一般施工设备混凝土搅拌机、钢筋弯曲机、电焊机、钢筋切断机、砂浆搅拌机及发电机 组第5条采购方式企业材料设备的采购实行如下三种采购方式。（1）招标采购方式 招标采购方式适用于以下两种情况：A. 依据国家相关法律、法规、政策和企业管理规章制度，必须采取招标方式进行采购的；B. 根据企业采购委员会的决定，需要采取招标方式进行采购的。 实施采购招标项目需按照国家有关规定和企业

6、采购国产设备招标规程、企业采购进口设备招标规程、设备及建设工程项目招标监督规定等相关文件执行。（2）比质议价方式。对资质相近的供应商的投标进行比质议价，确保选择物资适用、价格经 济的供应商。（3）独家采购方式。只能从某一特定供应商处采购，并且无其他合适的替代物资，采取单一 来源的采购方式。第三章采购计划的编制和审批第6条大宗建筑材料、装饰材料和大型特种机电设备采购流程（1）项目经理部根据工程需要，经初步核算所需材料设备后，编制使用计划，填写材料设 备使用计划表报材料设备部，材料设备部初步审核后提出初步意见交采购领导小组审批，审批后材料设备部编制采购计划单，一式三份，一份交项目经理部，一份留材料

7、设备部做市场调查ii 和评审供方用，一份交财务部做财务预算。Ii(2) 根据企业规定需要进行招标采购的材料和设备，其操作流程详见企业招标采购工作管II理办法。B !(3 )项目经理部根据工程进度要求，提前五天填写材料设备采购计划表，交材料设备部I组织审核，并将初步审核意见在两天内交工程总监审批。材料设备采购计划表一式三份，项目i 经理部、材料设备部、财务部各留一份。i (4 )材料设备部将经审核批准后的材料设备采购计划表中需采购的材料设备在做好市场|i 调查，进行货比三家和对供方评审合格后，与供方初步拟订购销合同，交工程总监审核后提交总I| 经理审批，材料设备部派出材料员根据已批准合同填写支票

8、使用申请表到财务部办理相关领Ii 用手续，严格按合同条约完成采购过程。Ii第7条 小宗和一般性建材，价值在 1 000元以下的工具、设备和低值易耗零部件采购流程i i(1 )项目经理部提前510天，填写材料设备采购计划表交材料设备部审核，经工程副Ii 总审核、总经理审批许可。Ii(2)审批通过后，材料设备部采购专员办理请款手续，在货比三家后购进。| 第8条产品和机电设备抢修的材料或零部件采购流程Ii(1) 由项目经理部主管人员提出购物申请清单，经项目经理部经理签字，由材料设备部i 采购主管审核后，经材料设备部经理和工程总监审核后由材料设备部采购专员采购。i(2) 价值在XXX元以下的采购可以不

9、经工程副总审批，由材料设备部经理签字即可。 贵重、i关键或涉及重要安全部件材料、零部件的选购必须通过工程部经理或材料设备部经理审核。i第9条 所有购进材料设备的报销手续必须凭进料单、发票和采购专员、仓库管理员、验i收员签字并报总经理审批确认后才能报销。II 第四章采购合同管理Ii第10条签订合同I 材料设备部代表企业同供应商签订采购合同，并负责采购合同的落实。II1 第11条 采购材料和设备根据采购方式的不同应在签订合同之前预留适当的合同审批时间|i 和招投标时间。i第12条 采购主管负责所购材料设备的招投标管理，按企业招标采购工作管理办法及投标结果，与供货厂商签订采购合同并报请审批。II!I

10、i !第五章材料设备的验收第13条 材料（设备）在合同签订之前， 采购主管以及材料员必须检查供货厂商的法人委托 书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同 和入围资格要求。第14条 采购专员、项目经理部材料员检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并 将“产品封样”保留到工程竣工乃至保修期结束。第15条验收项目（1）材料（设备）的品牌是否符合合同要求。（2） 材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。（3）材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。（4）材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求

11、达到的标准。（5）材料（设备）合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。（6）材料（设备）的产品保护措施是否到位。（7）材料（设备）的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工 期、经济损失，则由采购主管书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。（8）对关键材料（设备）的关键生产加工过程，采购主管须会同质检工程师委派专门人员对 其过程进行现场跟踪监督。（9）材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。（10）材料（设备）的存贮及堆放是否符合有关规定要求。第16条 材料（设备）的检查、验收工作必须做到100%的验收率，由材料设备部采购主管验收合格后方可支付材

12、料（设备）款。第17条 材料设备部对每次采购合同的执行和验收情况需填写材料（设备）进货质量、进 度统计表，并进行汇总保存，以备参考。第六章罚则第18条 采购人员有下列情形之一，给企业造成经济或名誉损失的，根据情节轻重，企业将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及相应的经济处罚；给企业造成重大损失的， 企业将依法追究法律责任。（1 ）采购人员私自接收或向供应商索取财物的。（2）采购人员接收财物后未主动上缴公司的。（3）米购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密。 泄露其他供应商对同类产品的报价。 招投标中泄露其他参与的供应商名称。 泄露标底的。 泄露其他

13、企业的秘密或企业认为是泄密行为的。 故意规避本制度或未按本制度规定及房地产建筑材料（设备）采购实施细则执行的。（4 ）隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给企业造成经济损失或工程质量问题的。（5）因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的。（6）在供应商年度考评中徇私舞弊的。（7）其他有损企业形象或不利于企业行为的。第七章附则第19条本制度由材料设备部制定并报主管副总和总经理审批后执行。第20条本制度的解释权和修改权归材料设备部。第21条 相关文件附录（1）企业招投标管理工作细则。（2） 企业材料（设备）招标文件采购合同。（3）有关材料（设备）国豕行业标准及国际标准。编制日期审核日期

14、批准日期修改标记修改处数修改日期7. 1. 2重要设备招标采购办法制度名称重要设备招标采购办法受控状态编号执行部门监督部门考证部门第一章总则第1条 为了规范企业公开招标的采购行为，确保合格供应商中标，特制定本办法。第2条 根据企业相关规定，本办法所指设备特指价值在xx万元以上的设备以及其他依照 国家和行业规定，需要进行招标采购的设备。| 第3条权责主体|i(1) 企业成立招标采购领导小组，全面负责招标采购过程的管理工作。i(2) 材料设备部在采购领导小组的领导下开展工作，包括进行招标的准备工作、组织工作以i 及合同管理等工作。i 第二章招标准备Ii 第4条确定招标期限ilII 采购领导小组根据

15、企业采购管理制度，确定公开招标的期限和具体要求。Ii 第5条 材料设备部根据采购设备的特征和类型，拟订招标文件，并将文件报招标领导小组j 审核后公布。I! 第6条招标文件的内容1(1) 招标公告。i(2) 招标书及其附件。i 招标邀请书、投标人须知。I 采购合同的通用条款、专用条款。III 采购设备的型号等要求一览表(格式)、技术规格(规范)、图纸。j 投标书格式；资格审查需要的报表、工程量清单、报价一览表；投标保证金格式及其他Ii 补充资料表。i 双方签署的协议书格式、履约保证金格式、预付款保函格式等。i 第三章发布招标公告和进行资格预审IIy 第7条发布招标公告|i 采购设备招标公告发布媒

16、体要选择行业内熟知的报刊、信息网络或者其他媒介，必须是国i !家正规媒体。第8条 招标公告应当载明招标人的名称和地址，招标项目的性质、数量、实施地点和时间 以及获取招标文件的办法等事项。第9条材料设备部负责投标文件的接收和登记工作，并接受相关投标事宜的咨询。第10条采购领导小组对投标人在 招标邀请书中提供有关资质证明文件和业绩等信息进 行资格审核。资格预审主要内容及条件包括以下几方面。（1） 投标申请人企业资质等级满足招标项目的资质要求，组成联合体投标的，联合体各成员 单位资质等级均需满足要求，并明确规定联合投标协议书的责任。（2）投标申请人是独立法人单位，具有独立签订和履行合同的能力。（3

17、）投标申请人企业法定代表人或授权委托代理人要身份合法、证件齐全有效。（4）投标申请人没有处于被责令停业，被取消投标资格，财产被接管、冻结，破产的状态。（5） 没有因骗取中标或严重违约或发生重大质量、安全事故而正处于被调查处理或停业整顿 的阶段。（6）投标申请人提交的资格预审材料符合资格预审文件要求，并且齐全、真实、有效。第11条 设备选型在确定 35家供应商之后进行，采购领导小组负责设备的选型工作，并 填写如表7-2所示的选型建议表。表7-2 选型建议表厂家型号1厂家型号n厂家型号川厂家型号IV备注主要技术参数设备相关标准证明设备售后服务能力零配件供应及时性报价情况付款方式市场调查材料设备部意

18、见项目管理部意见总经理批示签名：年月IiiIiiI!ii；iIi i日i i第12条 招标人要求投标人提交投标担保的，应当在招标文件中明确投标担保的方式和金I额。投标担保可以采用投标保函或者投标保证金的方式。投标保证金可以使用支票、银行汇票、iII 现金等。投标担保金额控制在投标总价的1%,最高金额不高于XX万元。B ! i 第四章开标、评标和中标I 第13条开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行，开标地点|应当是招标文件中预先确定的地点。第14条 开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。i 第15条 开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人

19、委!j 托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和| 投标文件的其他主要内容。II 第16条 招标人在招标文件要求提交投标文件的截止时间前收到的所有投标文件，开标时都应当当众予以拆圭寸、宣读。i i 第17条 开标过程应当记录，并存档备查。第18条 评标由采购领导小组组建的评标委员会负责，委员会成员由外请专家和本企业招标|代表组成。IIII 第19条采购领导小组必须确保评标过程的保密性。I第20条 评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容做必要的澄清或者说! I 明，但是澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。i 第

20、21条评标委员会应当按照招标文件确定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比i较。设有标底的，应当参考标底。评标委员会完成评标后，应当向招标人提出书面评标报告，并I推荐合格的中标候选人。i 第22条 采购领导小组应根据评标委员会提出的书面评标报告和推荐的中标候选人确定中|I标人。第23条 采购领导小组向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的1投标人。i I 第五章签订采购合同iI第24条 企业按照招标文件和中标人的投标文件订立书面合同，不可再另行订立背离合同实Ii质性内容的其他协议。|I ! I i !第25条 在不违背合同根本条款的前提下，企业可以就合同的具体条款同中标人进行

21、合同洽商和谈判。第六章附则第26条 企业严禁员工个人串通投标人骗取标的。严禁在招标过程中，员工向相关投标人泄露有关标书的任何信息。违者将处以扣除奖金、降职以至开除的处罚。第27条 本办法由材料设备部拟订，经工程总监审核，总经理审批签字后生效。第28条 本办法未尽事宜，由材料设备部另行规定。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期第25条 在不违背合同根本条款的前提下，企业可以就合同的具体条款同中标人进行合同洽7. 1. 3材料设备运输管理制度制度名称材料设备运输管理制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第一章总则第1条为了确保材料设备在运输过程中不受折损和损坏，特制定本制度。第2条本

22、制度适用于对项目施工所用材料设备的运输管理，其范围既包括企业总部仓库向 分公司仓库的运输，也包括由仓库向施工现场的运输。第二章运输管理第3条材料设备部负责材料设备的运输管理工作，项目经理部参与管理。第4条 材料设备部根据材料设备的特征和运输要求，可以选择自行组织车辆运输，也可以 选择专业运输公司进行运输。第5条 企业不同仓库之间的材料设备运输（1 ）由接收材料设备的仓库提出运输申请，经仓库主管领导审核，材料设备部签字备案。（2 ）材料设备部根据运输申请单所列的材料设备数量、型号以及运输时间等，安排运输 事宜。（3 ）材料设备运输前需要根据材料设备的特征和运输要求对材料设备进行合理的包装及加固，

23、防止材料设备在运输过程中出现意外。第6条仓库到施工现场的运输（1）项目经理部负责接收、审核施工单位编写的材料设备清单，并将清单交至材料设备部。（2 ）材料设备部负责根据清单所列的名称、数量、型号等组织备货。（3）材料设备部运输主管根据所需运输的材料设备联系运输车辆和运输时间。（4） 所运材料设备到达施工现场后，施工单位材料负责人同材料设备部人员根据材料设备 清单的要求，共同进行材料设备的清点和材料设备质量的检验，并进行记录和签字。（5） 材料设备的运输也可以由施工单位负责，材料设备部运输主管在仓库清点材料和设备后， 同施工单位的运输负责人交接材料设备，并在交接记录上签名确认。第三章材料设备搬运

24、第7条水泥搬运搬运袋装水泥时，必须轻拿轻放，不得与尖锐物体接触，以防水泥袋破损。雨天搬运时必须 在室内装卸，如在露天必须做好防雨措施，车辆必须盖好雨布，以防受潮。散装车的筒仓必须清 理干净，不得与不同标号及不同生产厂家的水泥混装。易碎物品搬运时，不得碰撞挤压，不准超 高堆放，必须轻放以防破损。第8条 搬运大型及重要的电器、设备时，必须根据该产品的技术要求，由材料设备部会同 运输、生产厂家、技术部门另行制定搬运要求书，并严格按规定执行。第9条材料设备的搬运质量直接关系到工程的产品质量，除上述条例在材料设备搬运时应 严格遵守外，对其他材料设备的搬运须严格注意人员、设备及被搬运物资的安全，尽量避免材

25、料 设备在搬运过程中发生划伤磕碰。有包装的材料设备应严格按照包装上标注的标志作业，保证材 料设备的包装完好无损，以确保材料设备在搬运过程中不受损坏。第四章运输费用支付第10条 若是企业总部仓库与分公司仓库间的材料设备运输，其运输费用统一由提出运输需求的一方给予报销，材料设备部人员持经总部仓库和分公司仓库共同签字确认的运输记录以及仓 库出示的材料设备入库单到财务部核销，财务部审核相关单据后给予报销。第11条 仓库向施工现场运输材料设备的费用报销程序同本制度第10条的规定。第12条 若材料设备部根据材料设备的运输要求，选择专业运输公司进行运输，则由专业运输公司出示运输单据，运输主管凭借经专业运输公

26、司签字的运输单到财务部报销。第13条 若材料设备由施工单位负责运输，其运输费用应纳入追加的工程费用中，经由项目经理部进行核算和备案，待工程完成时汇总其他费用一起核算。第五章附则第14条 本制度由材料设备部制定， 项目经理部给予协助，经工程总监审核通过后，总经理 签字生效。第15条本制度的解释权和修改权归材料设备部。第16条本制度自xxxx年xx月xx日起实施。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期7. 1. 4材料设备领用回收办法制度名称材料设备领用回收办法受控状态编号执行部门监督部门考证部门第一章总则第1条 为了规范材料设备的领用、回收和借用管理，特制定本办法。第2条 本办法适用于

27、项目施工所用材料设备的领用、回收和借用。其他非工程使用的材料、 设备等不在此范围内。第二章材料设备的领用第3条建筑与装饰材料、设备维修使用的材料和零部件的领用办法（1 ）由施工班组长或维修人员到仓库填写领料单，经材料员仔细核算签字后交仓库管理员发出使用。（2）因施工急需来不及办理入库手续而急于领用的材料经材料员、采购主管确认，在仓管员进行登记后，由施工班组长到仓库办理借用手续后直接将材料设备运至现场使用，仓库管理员在 三天之内补办进出仓手续。第4条 劳动保护用品的发放办法由施工班组长提出，项目经理批准并经材料员核实后，由仓库管理员办理领料发放手续。第三章材料设备的回收第5条 因故未使用完毕的材

28、料，由施工班组长填写退料单，材料员进行审核后，报施工主管签字，交仓库管理员清点入库。第6条材料设备的借用回收（1）配备专职操作员的大型机电设备、特种设备和机电班专用设备的出仓由机电班长从仓库借出，仓库管理员办理借出手续，机电班长负责开展保管、操作、保养和维修工作，使用完毕后 的设备由机电班长办理退还入仓手续。（2 ）施工班组使用的中小型设备工具包括搅拌机、砂浆机、圆盘锯、振动器、焊机、砂轮切 割机、斗车、铁锹、铁锤以及安全帽等，由施工班组长申请，经施工主管审批、签字后由施工班 组长向仓库管理员办理借出手续，并由施工班组长负责组织保管、使用、日常保养。该类工具的 日常保养由项目部施工员督促，机电

29、设备员协助管理、安装、拆除及维修，使用完毕后必须清洁I完整，仓库管理员验收把关办理退还手续。(3) 公用工具，如冲击钻、手电钻、角磨机、大锤、公用测量工具、大扳手、大管子钳、3050 米卷尺、1米或以上直钢尺、坍落度筒、振动器等的借用由施工班长、机电设备员、施工员按需借用，经材料员审核后，由仓库管理员负责办理手续，原则上当天归还并办理归还手续。(4) 机电设备员、施工员常用的电工工具、钳工工具、精确测量器由使用者申请，经施工项 目部经理签字后，仓库管理员负责办理借用手续，并在工具手册登记。该手册一式两份，借用人 员和仓库人员各持一份。该类工具损坏时要尽可能维修，报废时以旧换新，遗失时必须写明遗

30、失 原因并有两人证明为非保管不善，经项目经理批准后销账重新借用。低值易耗工具(如麻花钻头 等)除外。工作调动时其工具按工具手册退还，随机专用工具由操作员保管，冋样在工具手册中 登记。无合理理由遗失的要照价赔偿。(5) 涉外维修的设备、 零部件的借用由机电班长审核，仓管员办理借出手续后方可离开项目 部工地。第7条仓管员负责组织有关人员将回收物资按需做好相关防腐、防水、防火、防潮措施后，分类按规格堆叠整齐入仓，并做好标志。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期I7. 1. 5企业工程材料管理制度制度名称企业工程材料管理制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第一章总则第1条 本制度适用于

31、对施工材料的管理。第2条 本制度的制定旨在规范材料的使用、保管，防止材料变质和损耗，以节约成本。第二章材料验收入库第3条 对入库材料的品种、规格、型号、质量、数量、包装等要认真验收核对。按照有关 标准严格验收，做到准确无误。第4条 入库材料验收应及时、准确，不能拖拉，尽快验收完毕。如有问题要及时提出验收 记录，向主管采购人员反映，以便得到解决。第5条 材料验收合格后，应及时填写入库验收单，同时核对发票、运单、明细表、装箱单及产品合格证，核对无误后入库签字，并及时登账。第三章材料出库第6条 材料出库应本着先进先出的原则，及时审核发料单上的内容是否符合要求，核 对库存材料是否准确，做好材料储备工作

32、。第7条按发料单上的品种、规格、数量准确备料、复查，以免发生差错，做到账实相 符。第8条 按照材料保存期限，对于快要过期失效或变质的材料应在规定期限内发放，对能回 收利用的材料尽可能利用，及时回收利用剩余材料，非正常手续不得出库。第四章材料保管保养第9条 根据库存材料的性能和特点进行合理储存和保管，做到保质、保量、保安全。第10条 合理码放。对不同的品种、规格、质量、等级的材料都要分开，按先后顺序码放， 以便先进先出。第11条材料码放要整齐，怕潮湿物品要上盖下垫，注意防火、防潮，易燃材料要单独存放, 所有材料要明码标识，搞好库区环境卫生，经常保持清洁。第12条 对于温、湿度要求高的材料，做好温

33、、湿度的调节控制工作，高温季节要防暑、降温；梅雨季节要防潮、防霉；寒冷季节要防冻、保温。第13条 要经常检查、随时掌握和发现材料的变质情况，并积极采取补救措施。第14条 对机械设备、配件定期进行涂油或密封处理，避免因油脂干脱使性能受到影响。第15条 定期盘库清点，做到数量清、质量清、账表清。第五章其他规定第16条 本制度由材料设备部负责制定、解释及修改。第17条本制度自XXXX年XX月XX日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期7. 1. 6仪器设备档案管理制度制度名称仪器设备档案管理制度受控状态编号执行部门监督部门考证部门第一章总则第1条 凡是价值在XX万元以上的各种进口和

34、国产的精密、贵重、稀缺仪器及设备，都必 须建立档案。i 第2条 材料设备部负责档案的建立、更新、维护以及保管等工作。| 第二章具体规定Ii 第3条 凡属归档范围内的仪器设备的购置申请报告及批复文件，都要存入该仪器设备档案|i 内。i 第4条 凡属归档范围内的仪器设备，到货后材料设备部检验人员要开箱验收，详细填写验4 收报告，一式两份，其中一份存档。I第5条凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，如仪器设备说明书、样本、图纸、iIII 技术操作规程、合格证及安装调试等材料若一式两份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，Ii 复印件随机使用。Ij 第6条 已建档的仪器设备在管理、使用、维修和

35、改进工作中形成的文件材料应归档，不得i 随意乱放，以免丢失。i 第7条 材料设备部负责仪器设备档案的收集、整理、保管、利用和统计工作。仪器设备档i 案内的文件材料，要按时间顺序排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面都要编号，正面编在i 右上角，背面写在左上角，然后填写好卷内目录，一式三份，其中一份存档，一份交综合档案室，II 一份存设备科。II第8条综合档案室负责督促、检查和业务指导工作。j 第9条仪器设备档案由材料设备部负责保管，应有专用的柜橱，做到完整安全、存放有序、|i 查找方便，不得随意堆放，严防毁坏和散失。i第10条 仪器设备档案的原件一般不外借，如因特殊需要必须借用时，应经材料设备

36、部经理i 同意，办理借阅手续，借出的档案材料，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有I y 损坏、遗失，由借用人负责。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期i!iiiii7. 2材料设备管理操作工具7. 2. 1年度设备采购计划表IiiIiiI!i序号设备名称型号、规格采购数量单价总价备注注：设备采购主要采取招投标采购的方式进行，对于特殊设备可对原产地进行限制，以确保设备采购质里编制：日期：审核：日期：批准：日期:i；iIi i7. 2. 2月度材料采购计划表材料名称型号规格库存量预计材料消耗量订购量单价总价备注上旬中旬下旬编制：日期：审核： 日期：批准：日期:7. 2.

37、3材料设备考察信息表填表日期：年 月曰编号:材料设备名称规格型号数量供货厂家联系方式厂家报价情况考察情况记录考察结论相关部门意见材料设备部项目经理部工程总监总经理经办人:7. 2. 4材料设备采购询价表采购计划单工作号询价单工作号申请采购商品序号供应厂商电话厂商报价（单价）（单位：兀）备注出厂价批发价零售价询价员询价员员工号询价日期7. 2. 5供应商评价记录供应商编号:企业名称成立时间详细地址邮政编码企业性质网址职务姓名电话传真手机E-mail业务联系人开户行账号货款结算方式使用或依据的产品标准国际标准名称、编口号国家、行业标准、编号企业标准、编号其他产品体系认证情况 IS09001 IS0

38、14001其他产品认证情况 ROHS CCC UL CE其他同本企业的交易记录交易日期 产品名称 规格型号 单价（含供应量交易交货（天）运输方式税）（元）总价款填表人：填表日期:7. 2. 6合同谈判记录表记录人：记录时间:供货方谈判时间供货时间谈判地点采购产品名称数量产品规格和型号目标价格技术要求质里要求谈判内容描述：（内容较多可以附表）谈判主要争议点：谈判结果：谈判参加人员谈判日期主管领导审批意见：签字：日期：年月日登记日期：登记人:序号合同 编号合同 内容供应单位合同 数量合同 单价合同 总额采购 形式联系人 及联系方 式审核人：审批人:7. 2. 7合同信息统计表7. 2. 8材料检验

39、报告表检验日期：年 月曰编号:材料名称材料规格材料采购日期采购数量检验记录检验项目检验标准检验结果合格不合格备注总评合格不合格检验人仓库主管签字7. 2. 9设备验收记录单编号：序号:设备名称出厂编号型号（规格）价格生产厂家进货日期主要技术参数随机附件及数量随机资料设备安装调试情况设备验收结论参加验收人员备注使用部门签名日期7. 2. 10材料采购费用结算单合同编号:序号结算项目增减款原因金额备注1合同价款2增加材料供应量3减少材料供应量4质量扣款5延期扣款6其他扣款7结算款8质量保证金7. 2. 11材料采购货款结算单供应商：合同号：日期： 年 月曰收货单号：验收单号:品种规格结算规格换算率

40、（每片）计算单位数量（片）面积含税单价不含税单价税率（%）金额税额价税合计合计预付金额实付金额（大写）备注经办人：财务负责人:四联：存根联财务联 客户联 供应联7. 2. 12材料采购付款汇总表工程项目名称：时间：单位：元序 号供货单 位、姓 名材料名称规格、型号单 位数 量单价结算金额退 货 数 量退 货 金 额质 量 罚 款已 付 款欠 款备注123材料款总计项目经理：材料设备部：材料员：会计:7. 3材料设备管理工作流程7. 3. 1采购计划编制工作流程7. 3. 2材料设备采购工作流程7. 3. 3材料设备检验工作流程7. 4材料设备管理方案设计7. 4. 1采购谈判方案xx房地产企业

41、采购谈判方案一、采购谈判参加人员采购谈判的主要参与人员包括材料设备部经理、采购主管、采购专员及相关物资的使用人员。二、采购谈判的原则1. 互利互惠原则在谈判过程中，不仅要从企业自身的利益出发考虑谈判的方式和技巧，也要通过换位思考的方式，从对方的利益角度考虑谈判目标的实现，努力实现合同谈判过程中的互利互惠原则，以不损害谈判双方的友好合作关系为前提。2. 时间原则时间就是优势，在谈判前和谈判中要通过时间技巧掌握谈判的主动权，力求速战速决。3信息原则信息的掌握情况在很大程度上决定着谈判的成功与否。在谈判前要通过各种渠道占有各类与谈判有关的信息，在谈判过程中通过对谈判信息的总结、提升，将其转化为谈判的

42、优势。4. 诚信原则诚信是谈判成功的基础， 是与供应商保持长期良好合作关系的前提。在谈判中严禁使用涉嫌欺诈的方式和手段。三、谈判目标谈判目标的具体内容如表 7-3所示。表7-3谈判目标明细表项目层次价格支付方式交货条件运输费用产品规格质量标准服务标准最优目标可接受目标最低限度目标四、谈判项目1. 材料设备的质量保证满足企业需要，附有产品合格说明书、检验合格证书及物料的有效使用年限。2. 包装内包装和外包装，根据谈判价格确定具体的包装形式，确保采购材料设备无折损。3价格明确合理的采购价格可以给供应商带来销售量的增加、销售费用的减少、库存的降低等利好因素。4订购量根据企业施工实际进度和企业仓储能力

43、确定订购量。5. 折扣折扣有数量折扣、付现金折扣、无退料折扣、季节性折扣以及新品折扣等几种。6. 付款条件综合分析一次性付款、月结付款和付款方式带来的替代效应，选择最有利的付款方式。7. 交货期交货期的确定以不影响企业的正常生产为前提，结合企业货物存放的成本，尽量选择分批供货。8. 售后服务事项售后服务事项包括维修保证、品质保证、退换货等内容。五、谈判准备（一）信息收集收集信息的种类如表 7-4所示。表7-4信息收集的种类及目的序号种类目的1谈判模式及价格的历史资料了解供应商谈判技巧的趋势、供应商处理上次谈判的方式等2材料设备购买的历史资料价格的上涨有时意味着材料设备的下降，也可作为谈判的筹码

44、3宏观环境资料了解政府法令、企业政策等，增强谈判能力4供应商情报资料了解价格趋势、科技重要发明、市场占有率等供应商产品市场信息，做到知己知彼5主要合同条款的起草起草一份企业熟悉的采购合同，列举岀主要的合同条款（二）议价分析1 采购人员在财务部相关人员的帮助下，对物料成本进行专业分析，设置议价底线。2. 进行比价分析。表7-5比价分析表比价项目内容价格分析对相同成分或规格的产品的售价或服务进行比较，至少要选取三家以上成本分析将总成本分为人工、原料、外包、费用、利润等，作为讨价还价的筹码3确定实际与合理的价格。六、采购谈判的优劣势分析（一）关注企业作为买方的实力1. 采购数量的多少。2. 主要原料

45、。3 标准化或没有差异化的产品。4. 利润的大小。5. 商情的把握程度。（二）供应商作为卖方的实力1. 是否独家供应或独占市场。2. 复杂性或差异化很大的产品。3. 产品转换成本大小。（三）替代品分析1. 可替代产品的可选种类。2. 替代产品的差异性。（四）竞争者分析1. 所处行业的成长性。2. 竞争的激烈程度。3. 行业的资本密集程度。（五）新供应商的开发1. 资金需求的多少。2. 供应材料设备的差异性。3 采购渠道的建立成本。七、采购谈判的议程1. 谈判时间时间：XXXX年XX月XX 日XXXX年XX月XX日。每日：上午 8： 3011： 30;下午2： 005： 00。2. 谈判地点地点

46、：XX市XX宾馆XX会议室。八、采购谈判过程采购谈判过程如表 7-6所示。表7-6采购谈判过程第一阶段第二阶段开局报价1 建立良好的谈判氛围1 把握报价原则：可以2 交换相关谈判的内容采取书面报价或口头报意见价的方式3 双方进行开场陈述2确定合理的报价范围第三阶段第四阶段磋商成交1.磋商的形式，包括书1 .达到成交目的的策略，面或见面，以书面磋商为包括最后通牒、折中等主2 争取完全成交，在完2把握磋商的反复性。全成交不现实时，可把握磋商的过程就是讨价还部分成交价的过程3 签署协议。谈判的成3在磋商过程中要做适果只有在协议签署以后当让步才能成立九、谈判特殊情况的处理1. 材料设备部经理根据谈判的具体情况从总体上把握谈判的进程，并在自己的权限范围内灵活处理谈判中出现的新情况和新问题。2. 对材料设备部经理无法决定的谈判内容，应报请工程总监和总经理进行审核批准。7. 4. 2材料采购合同材料采购合同合同编号：（略）。签订合同时间：XXXX年XX月XX日。签订合同地点：（略）。