文书档案管理办法

1、文书档案管理办法第一章 总 则第一条 为规范控股集团、各产业集团及下属公司文书档案的管理， 依据档案管理制度并参照国家有关法律、法规， 结合集团实际情况，特制定本办法。第二条 本办法规定了控股集团、各产业集团及下属公司的文书档案的归档管理内容、整理方法及移交程序。第三条 文书档案是指控股集团、各产业集团及下属公司在经营管理、生产管理、行政管理、党群管理等职能管理活动中形成的、应归档保存的各种形式的记录材料。第二章 归档管理第一条 归档范围文书档案归档范围详见文书档案分类、归档范围及保管期限表（参见附件）。第二条 归档时间1、 属于文书档案归档范围的文件，应按照归档时间（每年 3 月底、 9 月

2、底前为归档时间）及时归档，任何单位及个人不得将归档文件据为己有；2、 电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致；3、 重要文件应随办随归，如产权变动产生的文件、机密文件等。第三条 归档要求1、 归档实行承办单位和承办人负责制；2、 归档文件原则上一式一份，重要文件可归档多份；3、 归档的文件应为原件。没原件的归复印件，并加盖公章；4、 归档文件的载体和字迹材料应符合耐久性要求。所使用的载体、字迹材料、装订材料，应符合档案保护要求。不得采用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写；不得采用易生锈的金属装订材料装订文件。不得采用热敏纸，印章不得采用印台油。第四条 归档手续1、 各职能部

3、门兼职档案员在归档材料整理完毕后填写文档移交清册（参见档案管理制度），一式两份，签字确认；各单位档案管理人员依据文书档案归档范围与保管期限表（参见附件），对归档文件材料及目录进行检查，核准之后，在文档移交清册上签字确认，正式接收；2、 文档移交清册一份由各单位档案管理人员归档，一份由相关职能部门兼职档案员保存。第三章 档案整理第一条 整理要求1、 整理应遵循文件材料形成的顺序，区分不同价值，便于保管和利用；2、 归档文件材料应齐全、完整、准确，已破损的文件应予以修复；字迹模糊或易褪变的文件，应予复制，并将复制件附于原件后一并归档；3、 文书档案整理以“件”为单位，具体表现形式为：(1) 单份文

4、件；(2) 正本与定稿合为一件；(3) 正文与附件合为一件 ；(4) 文件处理单与正文合为一件；(5) 原文与复印件合为一件；(6) 转发文件与被转发文件合为一件；(7) 各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件；(8) 会议记录以每次会议为一件（用记录本的，一本为一件）；(9) 编辑成册的会议材料为一件；(10) 来文和复文为一件。4、 归档文件的分类采用年度类别进行分类，不同年度的文件不放在同一卷内。即：(1) 跨年度的请求与批复，放在复文年立卷；(2) 没有复文的，放在请示年立卷；(3) 跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；(4) 跨年度的会议文件放

5、在会议开幕年立卷。第二条 卷内文件材料排列顺序：1、 批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；2、 印件在前，审定稿在后；重要法规性文件的历次草稿、修改稿依次排列在审定稿之后；3、 各类文件决定性文件在前，依据性材料在后。第三条 档号编制1、 档号编制原则(1) 唯一性原则。一个编号对象只能给予一个代码，一个代码只表示一个编号对象；(2) 合理性原则；(3) 稳定性原则。档号一经确定，一般不应随意改变。改变档号时，应注明原档号；2、 档号的结构及编制方法(1) 按全宗号年度类别号案卷号件号方式编制，各段编号之间用“”号分隔；(2) 全宗号。全宗号由集团档案管理部门指定

6、给每个单位，采用各单位名称汉语拼音首字母，以四位代码以内为宜；(3) 类别号。类别号是档案类目的代码。参照国家有关规范，由集团统一制定。集团文书档案类目分三级（参见附件），确有必要可以在三级类目下设四级类目，如采用四级类目，应制定相应的规则并报集团备案；(4) 案卷号。案卷号指案卷排列的顺序号，从 1 号开始流水编号，不应有空号；每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号；(5) 件号。按件存档的文件，不整卷装订，卷内每份文件用不锈钢钉单件装订，在每份文件右上角加盖档号章并填写档号；件号按其排列次序流水编号，其间不应有空号。每个案卷在卷内备考表说明中注明该案卷所含档案的总件数或总页数。例 1

7、 ：集团公司 2011 年度第 9 卷案卷编号方式为：例 2 ：金安桥水电站 2011 年度第 2 卷编号方式为：第四条 案卷编目案卷编目包括：案卷目录、卷内目录、案卷封面、卷内备考表、案卷背脊的编制。1、 案卷目录案卷目录由序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限和备注等组成。2、 卷内目录17 、大熊座的明显标志就是我们熟悉的由七颗亮星组成的北斗七星， 卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数和备注等组成。归档的每一案卷应填写一式三份卷内目录，其中一份置于卷首，一份由立卷部门留底，另一份交档案管理部门作为检索工具。3、 4、 4 、举例说明微生物对人类有益的方面是什么？ 案卷封

8、面案卷封面采用外封面形式，内容主要有：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号等。5、 卷内备考表2 、如果我们想要设计一个合理、清洁的垃圾填埋场，我们首先应考虑要解决的问题有哪些呢？ 卷内备考表置于盒内文件之后，备考表要标明 该案卷所含档案的总件数或总页数 ，不同载体文件的数量以及盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，说明组卷情况（立卷人、检查人、立卷时间）。6、 7、 12 、淡水在自来水厂中除了沉淀和过滤之外，还要加入药物进行灭菌处理，这样才能符合我们使用的标准。 脊背答：尽可能地不使用一次性用品；延长物品的使用寿命；包装盒纸在垃圾中比例很大，购物时减少对它们的使用。 脊

9、背的内容包括：保管期限、档号和案卷题名（或关键词）等，规格与卷盒的长度和厚度相同，制作用纸要统一。第四章 附则第一条 第二条 2 、如果我们想要设计一个合理、清洁的垃圾填埋场，我们首先应考虑要解决的问题有哪些呢？ 本办法由集团行政管理中心负责制定、解释和修改。第三条 本办法由董事局主席批准。第四条 第五条 6 、化学变化伴随的现象有改变颜色、发光发热、产生气体、产生沉淀物。 本办法自发布之日起实施。2 、物质变化有快有慢，有些变化只改变了物质的形态、形状、大小，没有产生新的不同于原来的物质，我们把这类变化称为物理变化；有些变化产生了新的物质，我们把有新物质生成的变化称为化学变化。第五章 第六章

10、 答：硫酸铜溶液的颜色逐渐变浅，取出铁钉后，发现浸入硫酸铜溶液中的那部分变红了。 附件附件：文书档案分类、归档范围及保管期限20 、在水中生活着许我微生物，常见的有草履虫、变形虫、喇叭虫、眼虫、团藻等。 文书档案分类、归档范围及保管期限档案分类及归档范围保管期限0 党 群00 党务综合000党务工作相关文件：上级党组织有关党的建设文件材料、党代会材料，党委工作计划、报告、总结、决定、通报、通知、大事记、简报、表彰奖励材料等10 年001党支部会议纪要、决议及会议讨论文件；各支部工作计划、总结、请示及批复等10 年002党群系统启用印章的文件和印模、重要统计材料、报表等永久009其它01 组织工

11、作010组织工作材料相关文件：计划、总结，规章制度、条例、会议文件、资料（包括会议的组织、会议形成的指示、决定、报告、通知等）、调查研究材料等10 年011组织机构、党建材料：组织机构设置、变动的报告及决定、批复；发展党员计划、党内重要组织活动材料，支部、党委改选报告及审批材料，党员转正或取消资格名单等材料；党员名册、党费存根30 年019其它02 工会020上级有关工会工作的文件材料；工会工作计划、总结，规章制度，统计报表； 职工代表大会及有关会议文件 ； 工会会员代表大会文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等）10 年021表彰工会先进集体、名单、个人材料10 年02

12、2工会干部名册，会员名册、 工会会费 管理永久023工会重大活动形成的材料、文体活动资料10 年029其它03 协会030专业学会、协会重要活动的文件材料 10 年031一般活动的文件材料 10 年039其它1 行 政10 行政综合100相关部门 颁发的本企业应执行的有关文件 、重要往来函件（含电子邮件）10 年101行政工作制度、规范、 计划、总结 、 会议记录、纪要、决定 、 通报 、 任务单、备忘录等形式文件10 年102机构设置、 部门职能相关文件； 机构 设立、撤销、合并、改变隶属关系等文件30 年103企业的设立、关、停、并、转及更名 的注册、变更、备案等文件

13、永久104工商行政管理活动产生的文件（包括企业工商登记、营业执照、各项证书等）； 启用与废止印 章的文件及印 模永久105重要 领导视察本企业的题词、指示、讲话材料永久106组织绩效、计划、总结、运营分析、通知等文件永久107领导分工30年109其它11 宣传工作110宣传工作计划、总结、规章制度等管理性、制度性文件30 年111重大活动宣传策划材料，包含摄影、摄像、画册、宣传品、 企业形象宣传文件材料 等；宣传工作会议文件（包括会议的组织、会议形成的指示、通知、报告、会议纪要等）、宣传稿等永久112反映本单位各类重大活动的媒体报道材料剪报永久113本单位办的报刊 、 简报、出版物样本与定稿

14、等永久114组织沿革、大事记永久119其它12 法律事务 监察120法律及公证事务中形成的文件材料 （包括谈判资料、授权书、证明等）永久121争议解决（自主参与诉讼 / 仲裁，委托律师参与诉讼 / 仲裁）中形成的文件材料永久122案件、纠纷及公证事务中结论性材料永久123监察工作的指导性、管理性文件、规章制度、工作计划、总结，会议记录、纪要30 年124违纪案件调查处理材料 ， 重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料永久125监察活动形成的材料30 年129其它13 外事工作130外事工作的规定、 制度、 请示 、 批复 、 计划、通知、总结 等永久131来往函电 （含电子邮件

15、）30 年132外事接待工作、审批手续、 谈判记录、 纪要、 考察资料 、 考察报告10 年139其它14 企业信用管理140企业标识、商标标识方面的材料 永久141企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等永久142商标方面的管理材料 、 商标方面的申报、 审批、证明等材料永久143企业所有的知识产权、专利方面文件材料永久144企业获得的资质、信誉方面的 材料永久149其它15 合同管理（行政类）150合同管理规定，制度，总结30 年151合同（包含合同评审单、合同跟踪、合同执行过程中合同双方签署的补充文件、合同清算文件）、 协议、委托书， 招投标文件等永久152重大

16、事项调查、处理、索赔材料30 年159其它30 年16 档案 信息工作160档案、信息工作的通知、计划总结 规章制度、规定、办法等30 年161档案工作评估、检查材料、档案移交清册、统计报表、鉴定、销毁清册及相关材料永久162图书资料工作材料30 年169其它17 后勤 安全保卫170后勤管理规章制度、规定、办法、工作计划、总结及后勤重要工作请示报告与批复等10 年171物资管理（包括维修、价格、固定资产调拨、固定资产台帐）10 年172车辆管理（包括变更、保险、维修、使用、车辆成本等）10 年173安全保卫工作 规章制度、 决定、办法 、 通知、计划、总结 、请示 报告 与 批复30 年17

17、4企业及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表 ； 事故报告、调查分析（含设备、人身、交通等非生产事故及未遂事故）等形成的文件材料永久175消防安全材料30 年179其它2 经营管理20   经营 综合  200企业发展规划、方针目标及 其他 管理 方面文件 材料30 年201企业转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等 文件永久202企业董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件材料永久203厂长（经理）责任制、任期目标等30 年204股东 大会及董事会 会议 形成的文件（包括会议 记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议 、公司章程等）永久20

18、5股票、股市方面的材料30 年206红利分配材料30 年207价格 、资金 管理规定、制度30 年209其它21 统计工作 210统计工作制度、规定、办法、通知30 年211企业综合性统计报表 （含 技术、经济统计报表 ） 及分析材料永久219其它22 资产管理 220企业的房地产 文件： 房地产的权属证明材料 ， 房地产的租赁、使用方面材料永久221对外投资项目 文件： 投资规划、决策等方面的材料 ， 投资企业的董事会、股东会材料永久222投资企业的财务报告、红利分配材料 ， 股权证、转让协议等股权管理方面的材料永久223企业的产权变动 文件： 产权变动的请示、批复方面的

19、材料 ， 清产核资、资产评估工作的文件材料 、 产权变动的协议、合同等 ， 资产处置方案、归属方面的材料 因产权变动所致职工身份变化的材料永久224多种经营管理 文件： 经营机构的工作计划、汇报、总结30 年225内部承包章程、合同、协议 ， 经济核算材料30 年229其它23 贸易 230规定、制度， 总结、计划等管理性、指导性文件30 年231合同（包 含合同评审单、合同跟踪、合同执行过程中合同双方签署的补充文件、合同清算文件等 ）、协议、委托书， 招投标文件30 年232重大事项调查、处理、索赔材料30 年239其它24 采购240规定、制度， 总结，计划等管理性、指导性文件3

20、0 年241合同（包 含合同评审单、合同跟踪材料、合同执行过程中合同双方签署的补充文件、合同清算文件等） 、协议、委托书永久242重大事项调查、处理、索赔材料永久243重要往来函件（含电子邮件）30 年244市场调研、市场动态、市场预测， 营销组织管理、网络建设材料 ， 订货会、市场分析和用户调查材料30 年245采购、销售人员档案；供应商、客户档案30 年249其它25 销售250销售管理规定、制度、办法、总结、计划等30年251合同（包含合同评审单、合同跟踪材料、 合同执行过程中合同双方签署的补充文件、合同清算文件等 ）、协议、委托书永久252重大事项调查、处理、索赔材料253重要往来函件

21、（含电子邮件）30 年254产品 广告 、 宣传材料 ； 市场调研、市场动态、市场预测， 营销组织管理、网络建设材料 ， 订货会、市场分析30 年255客户开发 ， 客户基本资料 ， 客户服务和客户反馈信息分析， 客户资信调查材料 ， 客户档案 管理 ；30 年256销售人员档案； 售后服务材料30 年257产品销售计划、 方案， 总结、会议记录与纪要30 年258销售定价，销售价格30 年259库存管理，进销存管理30 年3- 生产管理30 生产综合300合同 （包含合同评审、合同跟踪、合同执行过程中合同双方签署的补充文件、合同清算文件等） 、协议、 委托书永久301生产经营计划、成本预算、

22、总结、报告及计划调整等材料永久302生产技术、经济指标完成情况分析 及结论，管理评审永久303重要往来函件（含电子邮件）永久309其它31生产调度    质量管理   节 能管理   计量工作  310生产调度工作计划、总结、报告 ,  生产作业计划的编制、执行及调度工作 情况 , 生产调度会议记录3年311生产调度的 职责 、制度永久312生产订单， 物料 清单3年313质量管理计划、 措施 、总结3年314质量管理制度 ，质量目标，质量认证文件永久315产品质量测 试 、 检验数据，质量异议处理、 事故分析及处理材料， 投诉处理、

23、仪器检测， 质量检查、评比材料永久316能源管理的规定、计划、总结、请示、批复 长期317能源消耗定额管理材料 , 节能工作方案、措施、总结短期318计量工作规划、计划、计量工作管理规定 、 总结 ， 计量管理工作方面的材料 ， 统计报表 （生产日报表、周报表、月报表等）3年319计量设备、仪器、器具资料及定期检查记录3年32    安全生产320安全技术管理规定、 安全操作规程、 通报、总结、会议纪要等3年321事故报告、调查 分析 及处理材料永久322安全教育、 安全生产 竞赛活动的材料3年323安全性评价文件、消防管理3年324统计报表3年329其它33 &

24、#160;科技管理   环境保护   标准化工作330科技发展规划、计划、总结，科技工作规定等长期331技术革新和合理化建议文件材料、 技术改造相关文件短期332现代化管理文件 材料长期333学术论文、考察报告、专题总结长期334环境保护规划、计划、总结 , 环境保护 制度、通知永久335环境污染防治措施、总结、 报告永久336标准化管理的规划、制度、 办法 、规定3年337标准化管理计划、总结3年338生产 工艺技术文件，工艺说明书，作业指导书永久339本单位技术标准 、 工作标准 、 管理 标准永久4 金融、财务、审计40 金融400融资合同（含借款合同、担保合同、授信

25、合同等）永久401项目资料30 年402会计师事务所出据的审计报告30 年409其它41 财务管理410财务管理规定、办法、通知 ( 包括工作联系单 ) 等永久411财务管理计划、总结 、 年度财务报告、决算10年412资金管理（资金周报、现金盘点表、支票登记薄、收据、作废发票）30 年413工商、 税务方面的材料 （开户许可证、出纳原始凭证交接单）  30 年414金融资料30 年415财务管理必须留存的合同（协议）、合同变更、授权委托书30 年416存货盘点、生产成本核算及分析报表（日常料工费的归集、分配、核算、报表）10 年417发票（增值税专用、普通发票、服务业发票、增值税发

26、票抵扣联、作废发票）购买、发放、使用情况等文件；进口业务单据30 年418固定资产新增、报废等方面文件材料10 年419其它42 会计420会计凭证 ( 原始记账凭证、汇总凭证 )按照会计档案保管期限表421会计账簿（总账、明细账、日记账、辅助账簿等、固定资产盘点表）422报表（对外报表、月报表、季度报表、年度报表）423验资报告、专项审计报告、审计报告（内审、外审）424银行余额调节表、对账单、会计档案保管、移交、销毁清册429其 它43 审计430审计工作规定、规范、制度永久431审计工作计划、总结、统计表、请示与批复等永久432审计报告、审计工作底稿、 调查与 证明材料、审计通知书、审计备查资