“文件连续体理论”的实践应用探讨

1、“文件连续体理论”的实践应用探讨“文件连续体理论的实践应用探讨 三、文件连续体理论在档案治理中的实践应用 文件连续体理论是基于电子文件的一种全新的档案治理理念，是包含了前端操纵和全程管控思想在内的一种档案治理方式。在档案治理的具体实践中，应从以下几个方面入手，并与其他治理模式相结合，到达对海量电子文件有效管控的效果。1.以前端操纵为导向，以制度为驱动，构建且切合实际的文件流转体系，从源头上管控文件流转的合规性。文件连续体理论把对文件实体的关注扩展到对于文件流转所依附的“职责、流程、服务的关注，文件的流转不再是一种单一的行为，而是在“职责、流程、服务相关制度约束或导向下进行的一种系统性运作。要贯

2、彻实施文件连续体理论，就要求建立完好系统的档案治理制度。制度对于档案的治理至关重要。制度从顶层规范了文件运转的规则，为文件的形成和归档提供了可靠的流转保障。制度或规范的缺失对于档案治理来说，是不行想象的。文件连续体理论要建立一套符合时代进展需求的档案治理制度和规范，要留意两个方面：一是制度和规范要覆盖文件全体系，既要对纸质文件进行系统治理，更要对海量的电子文件进行有效管控。目前来说，大部分的制度还是停留在对于纸质文件治理之上的，对于电子文件的治理和具体操作这一块制度相对缺失。二是相对于电子文件的特性以及信息技术的飞速进展和更新，需要我们依据自身的进展需要，准时完善和细化电子文件制度规范的编制。

3、例如，电子文件产生的环境、电子文件的法律效力、电子文件的利用等，都要依据实际状况，重新去定义规范。2.以档案信息系统为抓手，贯穿“制度、“流程与操作，管控文件流转的各环节。这就是说要依据档案信息利用者的需求，建立一套符合社会整体信息化进展实际的档案治理系统。所谓符合社会整体信息化进展实际是指档案治理系统应与其他信息化系统相匹配，并且与其他信息系统相兼容，能够对文件进行必要的操纵，并符合社会整体的信息化进展需要，能够与其他信息系统进行文件的互通、流转。也就是说，档案治理系统应当与其他治理系统互相补充，共同对文件进行有效的管控。文件连续体理论本质上是对文件进行全程管控。文件在流转过程中会不同程度的

4、参加到别的应用系统之中，对于文件的管控，不仅仅要依靠档案治理系统本身，还要对流转在其他信息系统中的文件进行有效管控。这就需要档案治理系统与其他信息系统相兼容，能够对文件信息进行必要的操纵，从而确保文件的有效性、真实性、完好性。要做到以上几点，就要通过下面的方式来实现：一是依据文件连续体理论来建立档案治理系统，并实现对电子文件及纸质文件的有效管控;二是在档案治理系统建立之初就应当与其他应用系统进行接口的对接，实现数据的互通，以便在今后的数据流转过程中有效的管控数据;三是要注重档案治理系统与其他应用系统之间的协作。随着信息量的骤增，单纯依靠档案治理系统是无法治理海量电子文件的，这就必需与其他应用系

5、统协作，如办公自动化系统、产品数据库治理系统等，从而对全部电子文件进行全方位的有效管控3。3.建立监督和反馈机制，照看前端操纵环节，调整、补充、落实系统偏差，确保文件流转的合规性、有序性。文件连续体理论要求对文件进行全过程管控的同时，文档治理者应适时介入文件流转的各环节，作为参加者确保文件流转的有序、合规。这就对档案或文件的治理者提出了更高要求。从传统对纸质文件治理的角度而言，文档治理者对于纸质文件的治理大都集中在编目和提供利用上。而基于电子文件的文件连续体理论对于文档治理者提出了新的要求，包括对于电子文件的前端操纵，对于电子文件运行的全程管控等等。也就是说，作为文档治理者必需做好以下三项工作，一是全面了解文件产生的全过程;二是全面了解文件的各种形式，并在文件形成之初，对包括模板、格式在内的文件要素进行操纵;三是文档治理者要进行监督和准时反饋，依据实际调整文件在运行、流转中的偏差，确保文件根据“前端设定的轨迹有序、合规的运转。文件连续体理论是一种对于文件进行有效管控的理论，也是一种进展的理