外文图书采访制度与规范

1、外文图书采访制度与规范    2012-07-16     论文导读:在了解和借鉴国内外图书馆外文图书采选制度的基础上,结合中国工程物理研究院图书馆实际情况,论述了制定外文图书采访工作制度和工作流程的主要内容、结构和相应要求。 采访工作内容繁复,应该建立一套科学合理的规范和工作流程才能保证信息资源建设工作顺利进.    在了解和借鉴国内外图书馆外文图书采选制度的基础上,结合中国工程物理研究院图书馆实际情况,论述了制定外文图书采访工作制度和工作流程的主要内容、结构和相应要求。采

2、访工作内容繁复,应该建立一套科学合理的规范和工作流程才能保证信息资源建设工作顺利进行。而外文图书又是中国工程物理研究院(以下简称"我院")读者利用率较高的文献类型,价格比较昂贵,更需要制定相应规范,以保证图书经费合理使用,确保每本图书都能为读者所用。多年来,采访人员通过多种方式了解读者需求,通过在工作中对院所各专业的了解以及通过各种渠道与读者直接沟通;通过信息服务人员到所里以征订单的方式征求读者意见;每年查看复印工作人员的读者利用统计数据等积累了一定的经验,但采访规范以及科学的工作流程至今还没有建立起来。因此,制定科学合理的外文图书采访规范和工作流程是信息资源建设工作的一项

3、迫切任务。国内外图书采选制度发展现状选书是采访工作中最重要的一环,是采访规范中应该着重考虑的方面。一直以来,国内外图书馆在采选制度上都力求寻找一种最佳方式,以便最大程度地满足读者需求。国内外选书制度的主要发展过程经历了以下三个阶段。科研人员选书曾经一度盛行科研院所由科研人员进行选书,采访人员负责收集目录交给科研人员,定期进行回收,经整理后发给书商。这样做的好处在于每本图书的订购都有针对性。但面对目前网络环境下数量庞大且类型多样的文献,这种做法也出现不少问题。第一,科研人员不是采访人员,选书不是其工作职责,难免会出现随意圈选的行为,造成所选图书质量不高和出现学科专业布局不平衡的现象。第二,科研人

4、员图书馆专业知识不够,缺乏对具体文献的判断能力。特别是在网络环境下,文献数量剧增,载体类型多样,科研人员更是无暇去判断孰优孰劣,也无法使各种文献类型达到科学合理的配置。纲目采购制"纲目采购"是由书商按图书馆事先提供的购书纲目主动地将有关新书或新书出版消息提供给图书馆。这项制度起源于20世纪60年代后期的美国,随后在英国、加拿大等西方国家的图书馆中得到不断发展。国外一些著名的书商,如Blackwell公司、Baker & Taylor Books公司、John Willy公司等都对图书馆提供了此项服务。从20世纪80年代中后期开始,国内陆续有高校采用"纲目采

5、购"订购外文图书。以浙江大学图书馆为例,于1998年,他们即与杭州市新华书店合作实施"纲目采购",收到了明显效果。纲目采购的主要优势在于事前控制,只要纲目编制恰当,采购能够做到有的放矢,准确率高、漏订率低,从而在一定程度上使文献采集结构比较合理,也能够提高采访工作的效率。但此项工作实施得好坏主要取决于书商的服务质量,包括书目收集的完整性和工作的细致程20科技文献信息管理2010年第2期度等。学科采访馆员制国外一些图书馆采用学科专家选书制度:由高级馆员组成的选书委员会负责书刊的圈选。这些高级馆员不仅拥有图书馆学硕士以上学位,而且还有第二专业硕士或博士学位,不仅懂图书

6、馆知识还对某些学科有较深的了解,有进行选书决策的能力。近年来,国内一些高校图书馆吸取了国外的思想,设立学科采访馆员,选书工作由学科采访馆员负责。如厦门大学图书馆自2000年下半年开始进行采访改革,率先建立学科采访馆员制。采访部设有6个学科采访馆员岗,选派有相关专业背景的馆员分别负责某个学科或临近学科各类型文献的圈选。实行学科采访馆员制度需要设置的学科采访馆员岗位比较多,而且对采访人员的素质要求也很高,目前对于我国很大一部分图书馆来说实现起来都有一定的难度。了解国内外其他图书馆的采选制度对我馆制定采选规范有一定的借鉴和参考意义,但是不能完全照搬。就我院及我馆目前实际情况来看,完全由科研人员选书不

7、具有现实可行性。采访人员的学历水平和专业结构也还无法达到学科馆员的要求,实行学科采访馆员制度还不成熟。在这种情况下,应该采用多种方式相结合的办法,通过借鉴其他图书馆在采选制度上的经验和成果,制定符合我馆自身实际情况的外文图书采选制度、规范和流程。制定适合我院图书馆的外文图书采访制度图书采访工作有很多环节,其中包括书商选择、选书、订前调研、订后分析等,每一个环节都应该有相应的规范,这样才能指导图书采购顺利进行。实行采购招投标制度目前,在书商选择这个环节上,国内很多图书馆都采用招投标的方式进行。这样做的好处是:一方面,可以避免权力对采访工作的干预,使采访工作更加规范;另一方面,可以促使图书经销商提

8、高服务质量。在招投标会上,可以根据以下方面对书商进行选择:第一,折扣以及汇率结算政策。外文图书价格昂贵,折扣和汇率结算比例应该是重点考虑的一个方面,但不是唯一的方面。书商在进行图书代理时通常会给予一定的折扣;每个书商在外文图书折算成人民币时汇率折算公式也会有所不同,在图书和会议录之间的差异也会比较大,因而对于不同的书商,相同图书的价格存在一定的差异,那么反应在图书订购总量上的数额差异也会是一笔不小的数字。第二,服务质量。服务质量是衡量书商实力的一个重要方面,其中包括到书率、提供书目的质量、到书速度以及其它应该提供的服务等。如果书商图书获取渠道广泛并且负责任的话,一般都会尽力使到书率提高。中标商

9、在年底应该统计本馆该年度的到书率,加以整理和简单的分析,对于没有订到的书,应该说明未到的原因。另外,中标商应该给图书馆提供尽量全的书目,并且根据图书馆提供的采选纲目提供相关目录,实现纲目采购。目前,吉鑫公司已经在尝试为我馆做这样的服务,但双方人员的工作还需做进一步的细化和改进。此外,如果书商服务质量好的话,其到书速度一般会比较快,其它服务也会做得比较到位。书商的服务质量关系到采访工作的效率和质量,因而在选择书商时,服务质量也应该是重点考虑的因素之一。通过各种方式广泛征求读者意见就我馆目前实际情况而言,在外文图书订购过程中征求读者意见的环节是不能少的,而且还需要做进一步加强和规范。首先,由于采访

10、人员是专职从事信息资源建设的人员,信息获取渠道比较广泛,因此由采访人员尽可能广泛地收集书目信息,并通过各种方式了解读者需求,先进行初选,然后再通过多种渠道征求读者意见,让读者自己选书。征求读者意见的方式有很多,第一,可以由图书馆信息服务人员将图书征订意见单直接发放到各个所科研室读者手中,并定期收回。第21第2期付建茹:外文图书采访制度与规范二,应该充分利用网络直接与读者建立联系,对于读者和图书馆工作人员来说都不失为一个方便的方法。比如通过图书馆网站的读者留言、图书馆采购投票、注册海外图书采选系统等方式向采访人员进行荐购。以上征求读者意见的方式都是多年来图书馆探索并努力实现的方法,但由于宣传不到

11、位、措施不得力等方面的原因目前实施得不够理想。今后,应该不断改进工作方法,力求达到较好的效果。将这种方法作为选书的辅助手段之一,对提高外文图书订购的针对性具有现实意义。聘请专家选书采用广泛征求读者意见的方式选书目前实施得不够理想的另一个重要原因在于,科研人员不是专职选书人员,选书不是其工作职责之一,其积极性可能会不高,也可能会出现不负责任的态度和随意勾选的现象,甚至还有可能出现发放的征求意见单石沉大海的情况。因此,最好成立院"专家选书委员会",以信息中心的名义聘请各学科专家,给予一定的工资报酬,使他们能够成为常务性的兼职选书人员,对采访人员初选的图书进行圈定和筛选,并在采访

12、工作上给予一定的指导。由于各学科专家对其所从事的学科全面了解,并且对院里其它专业学科情况也基本了解;如果他们长期从事选书工作,那么长此以往对图书情报行业知识的了解也会增加,对信息资料的判断能力也会增强。因此,由他们来选书并对信息中心的采访工作进行监督和指导,会使采访工作更加具有科学性,使所订购图书更加具有针对性,而且在全院读者面前也非常具有说服力。制定科学的外文图书采选工作流程采访工作有多个环节,每一个环节都应有规范并制定相应的制度,在日常工作中采访人员应严格按照规范和制度执行和操作,从而形成和建立一整套科学合理的工作流程(见图1)。对书商进行招标。通过预先调研召集实力较强和服务较好的书商,在

13、信息中心内部组织评标委员会,根据上文中提到的标准对其进行评审。了解需求,收集并初选书目。采访人员通过平时工作经验的积累以及通过其它各种广泛的渠道掌握全院各科研所学科专业发展情况,了解读者需求;全方位地收集书目信息,包括纸版书目、各出版社和书商的网络书目。根据读者对外文图书的需求情况,在收集的目录中进行初选,初选数量要比需要订购的数量高出一定的比例。公布书目清单,广泛征求意见。将初选目录清单制作成"外文图书预订书目征求意见单",通过信息服务人员发放给读者和选书专家,在规定的期限内进行回收;同时,将此征求意见书目清单放在图书馆网站上供读者圈选。确定书目订单。由采访人员对回收的"征求意见单"进行整理