档案管理制度-

1、档案管理制度一、为规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,特制定本制度。二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。四、档案管理员的职责:保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。五、资料的收集与整理1. 公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度,即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。2. 在档案资料归档期,由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始

2、资料。各主管部门经理应积极配合与支持。3. 凡应该及时归档的资料,由档案管理员负责及时归档。4. 各部门专用的收、发文件资料,按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。5. 档案管理员根据公司的文书立卷归档管理制度实施档案归档整理。六、资料的分类与归档1. 公司档案资料的分类依据文书立卷归档管理制度的有关规定执行。2. 公司档案资料的归档每年一次,属于平时立卷归档的不在此规定范围内。七、档案的借阅1. 总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。2. 因工作需要,公司的其他人员需借阅非密级档案时,由部门经理办理借阅档案申请表送

3、总经理办公室主任核批。3. 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级档案禁止调阅,机密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批,具体按委托书的内容执行。4. 档案借阅者必须做到:爱护档案,保持整洁,严禁涂改。注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。八、档案的销毁1. 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。2. 当某些档案到了销毁期时,由档案管理员填写公司档案资料销毁审批表交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。3. 凡属于密

4、级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料,由总经理办公室主任批准后方可销毁。4. 经批准销毁的公司档案,档案管理员须认真核对,将批准的公司档案资料销毁审批表和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。5. 在销毁公司档案资料时,必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。档案员岗位职责做好文书、声像档案的收集、整理、鉴定、统计、借阅工作。定期维护、清查,做好防鼠、防虫、防潮、防水、防盗等措施,遵守保密制度。每天记录一次库房湿度情况。负责档案的修复、复制工作。做好档案交接工作,及时向科长通报文书档案工作情况。督促、协助、指导各有关部门档案的收集、整理、归档工

5、作。对应销毁的档案及时清理、造册,按保密制度进行销毁,做好善后工作。搞好档案的开发、利用,服务态度好,并做好各项统计工作。完成领导交办的其它任务。行政事务管理制度一、目的为了加强公司行政事务管理,使公司各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本管理制度。二、适用范围本制度行政事务管理所指的是公司会议管理;办公环境卫生管理;文件打印、复印管理;保密规定;档案管理;电话管理规定等。三、职责3.1综合部负责组织执行并监督各项管理工作;3.2其他所有部门需遵守各项管理规定。四、会议管理制度4.1总则:为规范公司会议管理,做好上情下达和下情上报工作,实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递,确保会议

6、内容及议定的事项得到有效落实,特制定本管理制度。4.2为避免会议过多或重复,全公司正常性的会议一律纳入例会制,原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下:4.3会议主持会议由总经理召集并主持召开,总经理因故不能出席,指定代理者,由其代理召集并主持会议。其他会议成员可以用书面或口头的形式,说明理由,申请并获取会议召集和主持权。在这种情况下,召集和主持权获得者,必须尽早召集会议。4.4所有与会人员要按时到场,无故不得迟到、缺席、早退,并在会议签到表上签到及签退。因故不能参加会议的,必须亲自向会议主持人说明理由。4.5所有会议都要指定专人负责做好会议记录,会后应及时将会议记录整

7、理上报,并交综合部备案。4.6业务联系会每两周召开一次,由销售助理负责做好会议记录、存档并呈报总经理审阅。4.7会议决议事项,与会人员应在会后立即执行,不得拖延或敷衍了事。4.8此制度由综合部负责制定解释。五、办公室卫生管理细则5.1总则:为创造一个整洁有序的办公环境、增强员工对公司的责任感和归属感、推进公司日常工作规范化、秩序化、树立公司形象,特制定此卫生管理细则。5.2办公室所有人员要讲究卫生,做到办公室内外环境清洁、整齐、统一,严禁随地吐痰,杜绝脏、乱、差现象。5.3办公室环境卫生的管理由办公室人员负责,所有人员按照卫生安排表,每天一小扫,两天一大扫,消除卫生死角。5.4当天负责卫生管理

8、人员要严格执行卫生标准,分工合作、尽职尽责,到岗时间要求提前10分钟上班,离下班时间提前10分钟开始打扫。5.5卫生要求:象,报纸摆放整齐有序,无尘土。5.6办公室人员应尊重值日人员的劳动成果,良好的卫生环境重在维持,各人员需做好日常维持工作。5.7此制度由综合部负责制定解释。六、文件打印、复印及传真管理办法6.1总则:为使公司打印、复印及传真工作规范化、制度化,并节约办公纸张,特制定本规定。6.2 打印机、复印传真机由公司综合部负责管理,各机器设备须定期检查、及时维修,确保工作业务正常进行。6.3公司提倡无纸化办公,非需要均使用电子档文件。6.4除重要文件(管理制度、合同等打印、复印使用白纸

9、外,其他资料的打印、复印请使用单面纸以降低纸张消耗。6.5各部门人员在进行打印或复印时,必须填写纸张使用登记表,登记使用纸张的用途和数量。6.6综合部每月月底根据使用纸张的实际数量,同办公用品的使用一起提交报表。6.7本管理办法同办公用品管理办法一起配合执行。七、保密管理规定7.1总则:为维护公司利益,保守公司秘密,进一步加强公司信息及资料管理,特制定本规定。7.2公司保密内容包括以下几个方面:7.3公司资料按密级分为:绝密级、机密级、秘密级三种。信息资料;料、经营状况、管理制度等;7.4属于公司机密文件、资料由专人专职进行管理,其他人员不得摘抄、复制及打听。7.5负责机密文件、资料的管理者不

10、得在私人交往和通信中泄露公司秘密,不得在公共场所谈论公司秘密,不得通过其他方式传递公司秘密;7.6对于泄露公司机密文件、资料者,并给公司造成经济损失的,按照公司奖惩制度进行处理,公司并有权追究当事人的经济和法律责任。八、档案管理制度8.1总则:档案管理是企业管理的重要内容之一,为规范公司的档案管理,特制订本制度。8.2适用范围:主要用于公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。8.3档案的归档管理齐全完整,密级档案必须保证安全。8.4档案的借阅8.5档案的销毁2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的 各种文字、图表

11、、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。 3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存。 结案后及时归档。 工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚， 不得擅 自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集， 交行政部备案。会议文件由行政部收集。 三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公

12、司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 四、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不 同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文 件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归

13、档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年 度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批 复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规 律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。 五、档案管理人员职责 1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 六、档案的利用 1、 公司档案只有公司内部人员可以借阅， 借阅者都要填写 借阅单 报主管人员批准后， ， 方可借阅， 其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准， 受控文档的借阅要由总经理签字 批准。 2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失 或逾期未还，应写出书