Chapter1ThelayoutofEnglishletterwriting

1、Layout and Elements of Practical English WritingChapter 1Main topics:Unit 2The Layout of English Letter WritingUnit 3The Elements of English Letter WritingUnit 2 The Layout of English Letter WritingSection 1 Layout of English Letters1. 齐头式齐头式(Block Format) LetterheadDateInside Address SalutationBody

2、 of LetterComplimentary Closing Signature 2. 缩行式缩行式(Paragraph-indented Format)LetterheadDateInside Address SalutationBody of LetterComplimentary Closing Signature 3. 混合式混合式(Modified Block Format) LetterheadDateInside Address SalutationBody of LetterComplimentary Closing Signature Section 2 Layout of

3、 an envelope 1. 齐头式（齐头式（Block Format）Xian WeiInternational Economics Dept.Hunan Finance CollegeChangsha, Hunan 410079P.R.C Mr. Edward Brungraber 390 Parkway Drive Pittsburgh, PA 15228 USAStamp寄信人姓名地址寄信人姓名地址收信人姓名地址收信人姓名地址Section 2 Layout of an envelope 2. 右缩式（右缩式（Indented Format）Xian Wei Internationa

4、l Economics Dept. Hunan Finance College Changsha, Hunan 410079 P.R.C Mr. Edward Brungraber 390 Parkway Drive Pittsburgh, PA 15228 USAStamp寄信人姓名地址寄信人姓名地址收信人姓名地址收信人姓名地址Notice:The English address is rightly opposite to the Chinese one. When you finish each line, you can add a “comma” or omit it; but yo

5、u must add it if there exists “break-up”. Omit the name of country if it is written within the same country or city or town. Dont add “No:” before the doorplate. Dont add “,” after the number.“Road, Street, Avenue” can be abbreviated as “Rd., St., Ave.”Other abbreviated words: Apt. (Apartment), Bldg

6、. (Building), Blvd. (Boulevard), Co. (Company), Corp. (Corporation), Dept. (Department), Inc. (Incorporated), Sq. (Square), N.W.E.W. (North, South, East, West), S.E. (Southeast), N.W. (Northwest) The stamp must be stuck on the right top of the envelop3. 宋力托李娜转交一封信给李明宋力托李娜转交一封信给李明Song LiNO. 1 Middle

7、SchoolNantong, 226000Jiangsu Li Ming C/O Li Na Peking University Beijing, 100871Stamp寄信人姓名地址寄信人姓名地址收信人姓名收信人姓名转交者姓名转交者姓名转交者地址转交者地址Exercise: Envelop李明住在福建省福州市福飞路李明住在福建省福州市福飞路147号，邮政号，邮政编码是：编码是：350002，他给美国芝加哥大学化，他给美国芝加哥大学化学系的学系的John Heymans教授写信，该系地教授写信，该系地址是址是5735 Ellis Avenue，Chicago，Ilinois，邮政编码是，邮政编

8、码是60637Suggested answer:Li Ming147 Fufei RoadFuzhou, Fujian 350002P.R.C. Prof. John Heymans Chemistry Department Chicago University 5735 Ellis Avenue Chicago，Ilinois 60637 U.S.A.Unit 3 The Elements of English Letter Writing信头信头 （Heading / Letterhead）写信日期写信日期 （Date）信内地址（信内地址（Inside Address）称呼（称呼（Salu

9、tation）正文（正文（Body of Letter）客套结束语（客套结束语（Complimentary Closing）署名（署名（Signature）1. 信头信头 （Heading / Letterhead）信头是指发信人的地址，通常写在第一页的右上角右上角。行首可以齐头写，也可以逐行缩进写。地址的书写顺序由小到大：门牌号、街道、城市、省（州）、邮编、国名。信头格式：信头格式：齐头式齐头式(Block Form) & 缩进式缩进式(Indented Form)封闭式封闭式(Close punctuation) & 开放式开放式(Open Punctuation)190

10、Phoenix Road,Atlanta, Georgia,U.S.A.Jan.15, 2001.190 Phoenix RoadAtlanta, GeorgiaU.S.A.Jan.15, 20012. 写信日期写信日期 （Date）发信日期的写法：发信日期的写法：年份应完全写出，不能简写。月份要用英文名称，不要用数字代替。月份名称多用公认的缩写式。但May, June, July因为较短，不可缩写。写日期时，可用基数词1,2,3，29,30等，也可用序数词1st, 2nd, 3rd，29th,30th等。日期可有下列几种写法：日期可有下列几种写法：Sept. 10, 201510 Sept.

11、, 201510th Sept., 2015Sept. 10th, 2015Practice: Rewrite the following address and date into a heading:California / Woodside / 21st Feb. 1998 / U.S.A. / 21Brooke St.(2) New York / 504 West 94 St. / N. Y. / 24th June, 1998 / U.S.A.Suggested answers: 21 Brooke St. Woodside, California U.S.A. Feb. 21, 1

12、998 504 West 94 St. New York, N.Y. U.S.A. June 24, 19983. 信内地址（信内地址（Inside Address）信内地址要写收信人的姓名和地址收信人的姓名和地址。在公务信件中要写明这一项，在私人信件中，这一项常常省略。信内地址书写的地方根据所选择书写的书信格式的不同而不同。在齐头式中，提行顶格写在写信日期的正下方；在缩进式中，提行顶格写在写信日期的左下方。说明：信内地址应与所选择说明：信内地址应与所选择的寄信人的格式保持一致。的寄信人的格式保持一致。4. 称呼（称呼（Salutation）称呼是对收信人的称谓，应与左边线对齐，写在收信人姓名

13、、地址下面1-2行处。在称呼后，英国人常用逗号，美国人则常用冒号。英文书信的称呼一般都是以Dear或My dear开头的，但写信人与收信人之间存在着亲疏远近不同的关系，因此称呼也因人而异。写给家人、亲戚和关系密切的朋友等人时，一般在Dear或My dear之后分别加上表示亲属关系的称呼或直书其名：Dear Mother, My dear Father, Dear John, My dear Mary, Darling / Dearest Robert等。写给长辈、关系一般的朋友，甚至素不相识的人时，习惯在Dear之后用诸如“先生”，“女士”，“教授”等之类的称呼加上某人的姓氏：Dear Mr.

14、 Brown, Dear Ms. Brown, Dear Professor Smith, Dear Doctor Smith等写给机关、团体、公司、工厂、学校等单位时，一般用Dear Sir or Dear Madam, To Whom It May Concern, Gentlemen。Gentlemen总以复数姓氏出现，前面不加Dear。5. 正文（正文（Body of Letter）正文是书信的主体。与中文信件不同的是，英文书信的正文的开头不是先写一些问候语，再阐明写信的目的，而是直接说明写信人的身份及写信的目的直接说明写信人的身份及写信的目的，然后提出写信人的情况、想法或要求，并加以

15、必要的解释或说明。英文书信陈述目的时，应该直截了当，意思明确，层次清楚，言简意赅。书信正文的第一句话或第一段，通常被称为起首语起首语。一般说来，人们习惯用一些客套的写法作为书信正文的起始，即先将对方来信的日期、主题加以简单描述，以便使对方一看便知该信是回答那一封信的。如果是第一次给别人写信，也可用开头语作必要的自我介绍，并表明自己写信的主要目的。正文写作格式：正文写作格式：正文的写作格式主要有英式和美式两种。正文的写作格式主要有英式和美式两种。 （1）英式结构即缩进式结构）英式结构即缩进式结构，属于比较传统的结构，即每一段的第一行都向里缩进4-8个字符，且所有段落的缩进距离必须保持一致；称呼顶

16、格写，落款则在中间偏右的位置。 （2）美式结构则是齐头式结构）美式结构则是齐头式结构，其特点是所有段落的第一行都顶格写，段与段之间空一行，另外称呼、落款等也都顶格写。商业信函以及电子邮件最好使用齐头式。商业信函以及电子邮件最好使用齐头式。缩进式：缩进式：Dear Kate, I wonder if you can lend me your MLA Handbook for Academic Writing. I am in the process of writing my graduation thesis, and need to consult the book now and then

17、 for standard formatting. Thus I might need to keep the book for about a month and a half, and I hope that would not bring any inconvenience to you I assure you that I will maintain the book in good condition. If possible, please give me a call and I will come by your house to pick up the book. Than

18、ks a lot. Yours, Judy齐头式：齐头式：Dear Kate,I wonder if you can lend me your MLA Handbook for Academic Writing. I am in the process of writing my graduation thesis, and need to consult the book now and then for standard formatting. Thus I might need to keep the book for about a month and a half, and I ho

19、pe that would not bring any inconvenience to you I assure you that I will maintain the book in good condition.If possible, please give me a call and I will come by your house to pick up the book. Thanks a lot. Yours, Judy6. 客套结束语（客套结束语（Complimentary Closing）写于正文下方约一两行处，开头字母要大写，末尾用逗号。结束语又称敬语，使用时也应因人而

20、异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉程度。写给家人、亲戚时，一般用Your loving mother (son, brother), Yours very affectionately, Yours lovingly, With love, All my love, Love and all good wishes, With all the best等写给长辈或关系一般的朋友时，用Your (very) respectfully, Yours (very) sincerely, Yours obediently, Yours (very) truly, Yours (very) cor

21、dially, With best wishes等。写给机关、团体、公司、工厂、学校等单位时，一般用Yours faithfully, Yours sincerely, Yours truly等。以上各种形式结束语中以以上各种形式结束语中以Yours 开头的结束语的开头的结束语的次序可颠倒。如次序可颠倒。如Yours sincerely, Yours cordially可写成可写成Sincerely yours, Cordially yours。7. 署名（署名（Signature）写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中的全部内容负责。签名最好是写信人写信人亲笔，手写后可附打印的全名亲笔，手

22、写后可附打印的全名。署名下方可注明写信人的职务。有时还包括附件和附言：有时还包括附件和附言：附件（附件（Enclosure）信函如有附件，通常在信笺左下角注明，如：Encl., Enc., Enclosure;如有两个以上附件，则如： Encls. 2 insurance policies / Enclosures 3 (invoices)。附言（附言（Postscript）因附言给人随意且不周密的感觉，所以现代商务信函与社交信函趋于不设附言。如不得已，一般写在签名下几行，左齐头，简略式为：PS。Sample: 154 Shaosan Rd. Changsha 410075 Hunan July 31, 1998Personnel DepartmentNo. 8, Lane 257Chung Ching N. Rd.Changsha, HunanDear Sir: Please consider me as an appl